Was bedeutet Projektmanagement bei uns?
Wann immer wir unsere Kunden beraten oder Projekte mit ihnen durchführen, ist es unser Ziel, so schnell und effizient wie möglich zu sein. Um das zu erreichen, brauchen wir einen herausragenden Rahmenplan, der hohe Transparenz bei Projekten schafft, und der es dem Kunden und uns ermöglicht, mit maximaler Effizienz zusammenzuarbeiten.
Wir sind davon überzeugt, dass die die treibende Kraft für erfolgreiche Projekte aus drei Bedingungen besteht: Budget, Zeit und die Erfüllung aller Voraussetzungen, um das Projektziel – ein laufendes ERP-System – zu erreichen. Aus unserer Sicht besteht die Hauptaufgabe eines Projektmanagers darin, innerhalb dieser drei Bedingungen ein Gleichgewicht herzustellen und auf einen erfolgreichen Abschluss hinzuarbeiten ohne die Qualität des Projektergebnisses zu beeinträchtigen.
Unsere drei Schlüsselprinzipien für Projektmanagement lauten:
1. Transparenz
Wir bieten ein hohes Maß an Transparenz und Sichtbarkeit. Wir sind davon überzeugt, dass dies dazu beiträgt, das Projekt effizienter zu gestalten. Das Prinzip der vollständigen Transparenz erreichen wir über unser Kundenportal. Es macht Ihnen alle mit dem Projekt verbundenen Prozesse zugänglich:
- Aufgabenübersicht und deren Status
- Aufgewendete Zeit
- Budget-Status
- Änderungswünsche
2. Vorhersehbarkeit
Dank unseres transparenten Prozesses sind unsere Manager in der Lage, Änderungen des Umfangs frühzeitig zu erkennen und mit Ihnen zu besprechen. Die Vorhersehbarkeit ermöglicht es den Projektteams, durch richtige Managemententscheidungen proaktiv und rechtzeitig auf die Projektleistung einzugehen und so den Wert für Ihre Organisation zu steigern, z.B. bei der Priorisierung und Beseitigung unnötiger Aufgaben, bei der Verwaltung von Ausgaben für das Projekt und bei der Planung von Personalressourcen.
3. Kommunikation
Der Informations- und Kommunikationsfluss spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg eines Projekts. Es gibt drei Arten von wiederkehrenden Standard Sitzungen: wöchentliche Projekt-Jour Fixes, Update-Jour Fixes und monatliche Abrechnungs-Jour Fixes, die in unserem Prozessablauf verankert sind. Unsere Berater stehen Ihnen für alle Fragen zu Projekten zur Verfügung, und sind stets darum bemüht Lösungen für Ihre Probleme zu finden.
Unser Projektzyklus
Phase 1: Treffen Sie much.
Nach unserem ersten Kontakt möchten wir die Gelegenheit nutzen, Sie und Ihre spezifischen Bedürfnisse und Probleme kennenzulernen. Bei diesem ersten Treffen mit dem Team des Kunden lernen wir uns kennen und sehen, ob wir zusammenpassen.
Phase 2: Demo
Wir nutzen die Informationen aus Fragebögen, öffentlich zugängliche Kundeninformationen und unser Branchenwissen, um Ihre Demo speziell auf Sie zuzuschneiden. Die Lieferung einer On-Point-Demo ermöglicht es Ihnen, uns in Aktion zu sehen und die Funktionsfähigkeit des Systems zu demonstrieren. Nach der Demo Sitzung haben Kunden die Möglichkeit, sich das System anzuschauen und es selbst auszuprobieren.
Phase 3: Angebot & Unterzeichnung
Nach der Demo und weiteren Fragen erstellen wir Ihnen einen Kostenvoranschlag mit einer detaillierten Beschreibung aller Leistungen und Kosten. Damit erhalten Sie einen ersten Anhaltspunkt für den Preis. Wir stellen auch alle Kosten Dritter zur Verfügung, so dass Sie die Gesamtbetriebskosten berechnen können.
Phase 4: Kick off
Ein Kick-off-Meeting ist für Sie und für uns gleichermaßen wichtig, denn es ist ein erster von vielen Schritten zu einem erfolgreichen Projektstart. Die Ziele eines Kick-off-Meetings sind:
- das Team, das an einem Projekt arbeiten wird, seine Rollen und Verantwortlichkeiten vorzustellen
- den Kunden in den PM-Prozess von much. einzuführen
- Überprüfung von Strategie, Ziel und Projektprozess
- Festlegung von Kommunikationsmethoden während des Projekts und Beseitigung potenzieller Hindernisse für den Erfolg
- Fertigstellung des Projektplans und des Zeitplans
- Am Ende der Auftaktsitzung ist genügend Zeit für eine Fragerunde zum Projekt!
Phase 5: Die Projektleitung
5.1 Anfängliches Setup
Bevor wir mit unseren Kick-off-Workshops beginnen können, müssen noch einige allgemeine Aufgaben erledigt werden. Dazu gehören die Einrichtung Ihrer ERP-Instanz und der entsprechenden Entwicklungs- und Staging-Instanzen, Domänen, Mailserver und die Einrichtung von Benutzerkonten für die wichtigsten Beteiligten. Abhängig von den benötigten Modulen werden hier auch zusätzliche Setups durchgeführt, z.B. die Einrichtung eines Kontenplans.
5.2 Module-Kick-off
Für jedes Modul setzen wir ein Kick-Off-Meeting an. Wir führen alle direkten Beteiligten in ihren künftigen täglichen Arbeitsablauf innerhalb des Systems ein. Darüber hinaus stellen wir den Projekt-Workflow und notwendige Integrationen vor und sammeln zusätzliche Anforderungen. Anschließend werden der Projektplan und der Zeitplan für das Modul/die Module fertiggestellt.
5.3 Implementierung
Während der Implementierung übersetzen unsere Berater die Kundenanforderungen in die richtigen Konfigurationen in Ihrem neuen ERP. Die Implementierung umfasst auch andere Aspekte wie die Kundenanpassung, die Entwicklung von Schulungen und den Import von Daten sowie die Integration mit anderen Systemen wie Shopify, Salesforce und kundenspezifischen Systemen.
In dieser Phase überprüft der Projektleiter die Anforderungen, schreibt Spezifikationen und erste Testskripte für Sie.
5.4 Walk-Through
Nach einer erfolgreichen Implementierung setzen wir ein Walk-Through-Treffen an. Ziel dieses Treffens ist es, dem Kunden das laufende System und alle erforderlichen Prozesse in Ihrem ERP zu zeigen. Wenn die Funktionsfähigkeit des Systems mit den eingerichteten Anforderungen für das Projekt oder das aktuelle Modul übereinstimmt, beginnt der Kunde mit dem Testen des Systems.
5.5 Feedback und Tests
Zunächst definieren wir den Testumfang mit Testhandbüchern/Skripten. Alle ERP-Module und Funktionen werden separat und gemeinsam getestet. Die Datenintegrationen müssen ebenfalls alle getestet werden, um sicherzustellen, dass das System erwartungsgemäß mit anderen Systemen interagiert. Kunden haben die Möglichkeit, über unser Projektmanagement Portal Fehler zu melden, Fragen zu stellen und schnelle Antworten zu erhalten.
5.6 Abschließende Anpassungen
Nach dem Kundenfeedback schließen wir die Konfiguration ab. Sobald alle Anforderungen der vorangegangenen Phasen erfüllt sind, beginnen das Projektteam und die Beteiligten mit den abschließenden Tests.
Phase 6: End-to-End-Tests
Die End-to-End-Testphase beginnt, wenn alle Module fertig sind und letzte Anpassungen vorgenommen werden. Die direkten Beteiligten testen das System in seiner vollständigen Konfiguration, bevor es in Betrieb genommen wird. Das ist in der Regel das erste Mal, dass alle Integrationen gleichzeitig funktionieren und die Benutzer sehen können, wie ihre Prozesse in einem produktiven System funktionieren werden.
Während dieser Phase beginnen wir auch mit der Arbeit an kundenspezifischer Projektdokumentation und langfristigen Schulungsmaterialien, die auf den Bedürfnissen und Wünschen der Kunden basieren. Dies ist der letzte Schritt, bevor wir in das Live-System eintauchen.
Phase 7: Go-live
Während der Inbetriebnahme bieten wir Unterstützung vor Ort, so dass Fragen und Probleme sofort bearbeitet werden können. Jetzt können die Mitglieder des Projektteams ihre Arbeit in dem neuen System bequem erledigen. Der Go-Live ist der Höhepunkt der bisherigen Arbeit.
Phase 8. Stetige Optimierung
Sobald das ERP-System live gegangen ist, wird sich der Zweck des Projektteams verlagern. Im Laufe der Zeit, wird sich die Arbeitsweise der Benutzer innerhalb des Systems weiterentwickeln und Anpassungen und Änderungen der Systemkonfiguration können erforderlich werden. Wir halten es für besonders wichtig nach der Go-Live-Phase ein Treffen anzusetzen, bei dem wir eine Lessons-Learned-Wissensdatenbank mit nützlichen Projektinformationen erstellen, wenn Sie in den Support-Modus nach der Implementierung übergehen. Wir überprüfen regelmäßig, wie gut die implementierte ERP-Lösung noch Ihren individuellen Anforderungen entspricht, und wir arbeiten gemeinsam an der kontinuierlichen Verbesserung der ERP-Systeme (zusätzliche Anforderungen, falls erforderlich, Systemleistung, Versionsupdate usw.).
Was bedeutet Change Management?
Die Implementierung eines neuen ERP-Systems ist mit vielen Veränderungen innerhalb Ihrer Organisation verbunden. Diese Veränderungen betreffen Strukturen, Prozesse und Mitarbeiter. Um die Übernahme von Änderungen zu verbessern, begleiten wir Sie durch den Einsatz von Change Management-Methoden. Dadurch wird der Prozess der Implementierung und Übernahme so schnell und reibungslos wie möglich gestaltet.
Auf der menschlichen Ebene unterscheiden wir zwischen Projektmanagement und Change Management.
Während das Projektmanagement für die Einhaltung von Fristen und Anforderungen erforderlich ist, ist das Change Management bei den weichen Faktoren von wesentlicher Bedeutung. Dazu gehören sowohl menschliche Faktoren wie Motivation oder persönliche Werte als auch organisatorische Einflüsse, z.B. Kommunikationsethik, Arbeitsmethoden oder Managementstile.
Sobald die gewünschte technische Lösung eine Verhaltensänderung bei Stakeholdern oder Anwendern erfordert, reichen typische Projektmanagement-Ansätze nicht aus, um die Akzeptanz zu fördern. Sie müssen durch ein entsprechendes Change Management ergänzt werden. Im Allgemeinen führt die zunehmende Komplexität der Aufgaben dazu, dass weiche Faktoren für den Projekterfolg immer wichtiger werden.
Der Umfang des Change Management, den ein Projekt benötigt, hängt von der individuellen Ausgangslage, der Unternehmensgröße, den Anforderungen und den damit verbundenen Auswirkungen auf die Mitarbeiter ab.
Letztendlich haben wir nur ein Ziel vor Augen: wir möchten für Ihr Unternehmen Wettbewerbsvorteile schaffen, indem wir Ihr Geschäft mit effizient betriebenen IT-Systemen optimieren. Hier zeigen wir Ihnen, wie wir dieses Versprechen einlösen werden. Aber lassen Sie uns am Anfang beginnen.
Unternehmen brauchen Change Management, um:
Ineffizienzen zu beseitigen
Prozesse und Systeme innerhalb der Organisation sind redundant, nicht effizient und nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik
Den Wandel zu steuern
Geplante Änderungen haben Auswirkungen darauf, wie sich die Mitarbeiter verhalten und wie sie ihre tägliche Arbeit erledigen: Arbeitsrollen, Arbeitsabläufe und Prozesse usw.
Mitarbeiter zu qualifizieren
Die Mitarbeiter sollen lernen, wie sie ein neues System nutzen können, um die geforderten Ergebnisse und Resultate zu erzielen.
Den Wandel zu kommunizieren
Erwartete Veränderungen betreffen die gesamte Organisation, und die Mitarbeiter sollten einbezogen werden.
Unsere Schlüsselprinzipien für Change Management
Veränderungen sind immer schwierig, aber ohne sie würden Unternehmen ihren Wettbewerbsvorteil verlieren und den stetig wandelnden Kundenbedürfnissen nicht gerecht werden. Ignoriert man bei der Implementierung des neuen ERP-Systems die Mitarbeiterseite, indem man sich nur auf die technischen Anforderungen konzentriert, erhöht sich das Risiko zusätzlicher Prozesskosten und die Abkopplung Ihrer Mitarbeiter vom Ergebnis. Um dies zu verhindern, unterstützen und begleiten wir Ihre Mitarbeiter und Stakeholder proaktiv durch den Wandel und lassen sie die Veränderungen als Chance begreifen.
Unser Change-Management-Ansatz bietet Ihren Mitarbeitern die Vorbereitung, Unterstützung, Fähigkeiten und Kenntnisse, die sie benötigen, um Veränderungen erfolgreich zu bewältigen.
Die Phasen im Change-Management-Prozess
Da Change Management die Einführung und Übernahme Ihres neuen ERP-Systems unterstützt, begleitet unser Dienstleistungsangebot das Projekt und die gewünschte emotionale Befindlichkeit Ihrer Mitarbeiter.
In den verschiedenen Phasen wechselt die Leistung und Beteiligung Ihrer Mitarbeiter und somit sind diverse Aktivitäten während der Projektphasen notwendig, damit alle am Ball bleiben. Letztlich wollen wir die unstete Leistungskurve abflachen, um die emotionale und arbeitstechnische Belastung so weit wie möglich von Ihrer Organisation fernzuhalten.
Aufgrund unserer Erfahrungen haben wir bei der Einführung des neuen ERP-Systems die Kubler-Ross-Change-Kurve in unseren Prozess übernommen.
Dadurch können wir Ihre Organisation und Mitarbeiter je nach ihrer Position auf der Kurve individuell unterstützen. Nicht alle Organisationen werden alle Stufen durchlaufen, einige können schnell vorankommen und andere könnten an Punkten entlang der Kurve stecken bleiben. Unser Modell hilft uns, Ihre Veränderungen und persönlichen Übergänge zu verstehen und effektiv damit umzugehen, um Sie während des Veränderungsprozesses angemessen zu unterstützen. Wenn wir wissen, wo sich ein Mitarbeiter, ein Manager oder eine Gruppe von betroffenen Anwendern auf der Veränderungskurve befindet, können wir effektive Pläne für das Change Management entwickeln, um mit diesen Personen zu kommunizieren und sie während des Übergangsprozesses zu unterstützen.
„Mit unseren Dienstleistungen wollen wir die Kurve abflachen“
- Simon Stappen, Managing Partner
So führen wir Ihr Team sicher durch den Wandel
Phase 1: Planungsphase
Bevor das Projekt beginnt, müssen die erforderlichen Komponenten des Change Management definiert und die Kommunikation der Änderung vorbereitet werden.
1.1 Vorankündigung
Vor Projektankündigung analysieren wir den Bedarf an Change Management mit unserer Readiness-Assessment-Checkliste. Diese Checkliste gibt unseren Beratern einen Überblick über den definierten Bedarf und die Veränderungsbereitschaft im Unternehmen sowie eine Grundlage für die Planung von Zeit, Ressourcen und Personal. In dieser Phase ist es am wichtigsten, die Erwartungen und Bedenken der betroffenen Funktionsbereiche zu sammeln und kritische Erfolgsfaktoren zu identifizieren. Nach der Analyse der erhaltenen Informationen, der ERP-Anforderungen und zusätzlicher Quellen bereiten unsere Berater die detaillierte Transformationsstrategie vor.
1.2 Kick Off: Den Wandel kommunizieren
Während des all hands project kick off geben wir Ihrem Team einen detaillierten Prozessüberblick und Raum für offene Fragen. Für uns ist es wichtig, den Prozess zu erklären, den Zeitplan zur Verfügung zu stellen und allen zu zeigen, wie sie von dem neuen ERP-System betroffen sind. Zusätzlich bieten wir die Möglichkeit, von Anfang an mit dem System zu interagieren. Unserer Erfahrung nach hilft dies, die Angst vor der Komplexität des Systems abzubauen, negative Gefühle bezüglich Auswirkungen zu minimieren und hilft Ihrem Team, sich schneller darauf einzustellen. Am Ende dieser Phase sollte jeder potenzielle Nutzer verstehen, wann er einbezogen wird und welche Veränderungen für ihn persönlich eintreten können. Dadurch werden mögliche Schocks begrenzt und Verweigerungen vermieden.
Phase 2: Implementierung
2.1 Laufende Kommunikation
Während der Implementierungsphase stehen unsere Change-Management-Berater in ständigem Kontakt mit allen Projektstakeholdern, zusätzlich zu zahlreichen Workshops und Walk-Throughs pro Abteilung. Darüber hinaus führen wir wöchentlich eine 15-minütige Aktualisierungs- und Fragestunde für alle Stakeholder durch, um eine kontinuierliche Kommunikation zu gewährleisten. Ein ausführlicherer Austausch mit Ihren Projektleitern findet im Rahmen des 1-stündigen wöchentlichen Projekt-Jour fix statt. Diese Besprechungen ermöglichen eine frühzeitige Kommunikation aller Stakeholder in den Implementierungsprozess.
2.2 Teilnahme
In dieser Phase des Projekts beginnen die Kunden zu verstehen, dass Veränderungen stattfinden werden und dass sie nichts dagegen tun können. Sie sind frustriert, weil es ihnen an Wissen und Kontrolle über die aktuelle Situation mangelt. Deshalb ermöglichen wir den Beteiligten, das System bereits in einer frühen Phase zu erkunden und ihre Anforderungen selbst zu testen. Das verbessert die Einbindung in das Projekt erheblich und trägt zu einer reibungsloseren End-to-End-Test- und Go-Live-Phase bei. Über unser einzigartiges Portal können die Beteiligten den aktuellen Stand des Projekts und alle damit verbundenen Teilaufgaben einsehen. Wir bieten allen am Projekt Beteiligten die Möglichkeit, Fragen direkt zu den Aufgaben zu stellen und Feedback für unsere Kundenanpassungen abzugeben.
2.3 Wissenstransfer und -management
Um den Wissenstransfer zu den Nutzern bei der Implementierung weiter zu erhöhen und eine ordnungsgemäße Prüfung zu ermöglichen, stellen wir unseren Kunden eine umfangreiche Wissensdatenbank zur Verfügung, die Videos, FAQs und Artikel für alle Organisationseinheiten enthält. Das ist eine große Hilfe bei der Einarbeitung der Nutzer und ermöglicht ihnen zu verstehen, wie das System sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen wird.
Phase 3: Akzeptanz der Nutzer
Dies betrachten wir als einen Wendepunkt für die Organisationen und ihre Mitarbeiter, denn während der Tests wächst die Akzeptanz des neuen ERP-Systems. Unser Ziel in dieser Phase ist es, den Testprozess zu ermöglichen und den Kunden die benötigten Handbücher zur Verfügung zu stellen und Raum für Feedback und Fragen zu schaffen.
3.1 Hands-on Unterstützung
Nach ausführlichen Tests und dem Go-Live beginnen die Mitarbeiter, den Wert der Änderungen zu begreifen, und die Kurve steigt vertikal bis zur Akzeptanz an. Daraufhin beginnen sie sich aktiv an dem Prozess zu beteiligen und Fragen zum System zu stellen: ein Hinweis auf echte Verhaltensänderungen. Unsere Berater stehen für alle Fragen und benötigte Unterstützung zur Verfügung.
3.2 Projektabschluss und -bewertung
Ein ausführlicher Rückblick auf das Projekt ist die Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit, z.B. die Implementierung eines weiteren Moduls oder die weitere Wartung. In dieser Phase ist es wichtig, dem Team die Möglichkeit zu geben, die Projektleistung zu bewerten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die nötigen Informationen, Ressourcen und Schulungen haben, um das neue ERP-System erfolgreich zu nutzen. Eine Change Management Perspektive ist wesentlich, um alle potentiellen Nutzer an Bord zu holen, und sicherzustellen, dass sie mental bereit sind, mit der Arbeit in einem neuen ERP-System zu beginnen.
3.3 Integration
Die letzte Phase ist ein Umdenken, das darauf abzielt, sich auf die neue Arbeitsweise einzustellen und die positiven Aspekte darin zu suchen. Lektionen werden erlernt und umgesetzt. Die Mitarbeiter lernen noch immer, mit dem neuen System zu arbeiten, aber sie haben bereits erkannt, wie viel Zeit sie damit einsparen und wie effizient sie mit einem neuen ERP-System werden. In dieser Phase gehen wir den Mitarbeitern nach und bieten ihnen bei Bedarf zusätzliches Coaching an. Der Weg von der Auswahl des richtigen ERP-Systems über die Implementierung bis hin zur Endphase kann schwierig sein, und wir sind überzeugt, dass der Ansatz von much. im Change Management, sowie die Professionalität und die Denkweise unseres Teams Ihnen helfen wird, alle Hindernisse zu überwinden.
Zusammengefasst beinhaltet unser Ansatz für Change Management:
Vorbereitung
Vorbereitung der Organisation oder der beteiligten Abteilungen auf den Wandel.
Planung
Ganzheitliche Planung des Veränderungsprozess: von der Sammlung notwendiger Informationen, über die Bewertung der Bereitschaft, bis hin zur Bereitstellung eines detaillierten Plans für den gesamten Prozess.
Fokus
Sowohl auf geschäftlicher als auch auf emotionaler Ebene mit Mitarbeitern, die von einer Veränderung betroffen sind, gezielt, kontrolliert und aktiv arbeiten.
Unterstützung
Unterstützung von Mitarbeitern, die vom Implementierungs-Prozess betroffen sind, durch Beratung, leicht zugängliche Wissensdatenbanken und individuelle Schulungen.
Aktuelles & Interessantes
