ERP Beratung & Implementierung

1.1 Potenzialanalyse

Um das richtige System & den richtigen Dienstleister für Ihr ERP-Projekt zu finden, ist es entscheidend, die Potenziale zu verstehen. Dadurch erhalten Sie eine gute Vorstellung davon, wie viel Geld gespart werden kann und wie viel Sie für eine positive Rendite investieren können.

Für diese Beurteilung analysieren wir das aktuelle System, die Prozesse und Ihre mittelfristige Strategie. Danach identifizieren wir die Potenziale einschließlich neuer Prozesse, Neugestaltung und Automatisierung bestehender Prozesse und möglicher Integrationen in Ihr Team. Zusätzlich bewerten wir, wie Ihre mittelfristige Strategie am besten unterstützt werden kann und ob neue Geschäftsprojekte von Anfang an automatisiert werden können. Am Ende werden die Ergebnisse gesammelt und dem Management mit einer ersten Vorstellung der möglichen Einsparungen präsentiert.

Wenn Ihnen die Analyse des Potenzials für Ihr ERP zu eng gefasst ist, informieren Sie sich über unsere Dienstleistungen bezüglich einer vollwertigen IT-Strategie und unternehmensübergreifenden Architektur.

1.2 Definition der ERP-Architektur

Um die optimale Architektur, Modulkombination und Tools zu entwerfen, benötigen wir ein umfassendes Verständnis für Ihr Unternehmens und Ihre Prozesse. Aufbauend auf den gewonnenen Erkenntnissen aus der Potenzialanalyse wählen wir Standard-ERP-Module, Anwendungen von Drittanbietern, Neuentwicklungen und Zusatzsoftware aus, die zum Einsatz kommen sollen.

Nachdem wir alle Systeme ausgewählt haben, können wir die wichtigsten Prozessschritte und deren Ablauf durch die Module darstellen. Im letzten Schritt werden alle Kontaktpunkte mit anderen Systemen und die Integration in Ihre IT-Infrastruktur definiert.

1.3 Vorläufige Bedarfsanalyse

Durch Workshops mit Ihren Teams und Informationssammlung aus der vorhandenen Dokumentation erstellen wir ein vollständiges Pflichtenheft. Im Mittelpunkt steht ein erstes Bild zu schaffen über die wichtigsten Bedürfnisse und deren Priorität.

Die Spezifikation umfasst nicht nur Benutzerfreundlichkeit, Anwendungsfälle und spezifische Funktionen, sondern auch technische Anforderungen und Integrationen.

Am Ende erstellen wir einen Querverweis zwischen den Anforderungen und den Geschäftszielen und ein endgültiges funktionales Spezifikationsdokument, um es den Dienstleistungspartnern zu ermöglichen, Angebote für Ihr ERP-Projekt zu erstellen.

1.4 Marktüberblick

Anhand Ihrer Anforderungen können wir eine Liste relevanter Implementierungspartner und Systeme zusammenstellen. So erhalten Sie eine Vielzahl von Angeboten und verschiedenen Optionen sowie angehängte Kostenpunkte.

Letztendlich kann es vorteilhaft sein, mehrere Angebote zu erhalten und mehrere Partner zu prüfen, um die für Sie am besten geeignete Lösung hinsichtlich des Budgets, des Zeitrahmens, der Anforderungen und der persönlichen Ebene zu finden.

1.5 Angebotsanfrage / Ausschreibung & Überprüfung der Anbieter

Mithilfe unserer Liste von Systemen und Anbietern fordern wir Vorschläge für die Implementierung an oder starten eine Ausschreibung. Wir helfen Ihnen, indem wir die Angebote analysieren, den Anbieter und die Technologie prüfen, die richtigen Fragen in den Demos stellen, die tatsächlichen Endkosten aufdecken und die Systeme & Anbieter nach den Gesamtbetriebskosten (TCO) über 5 und 10 Jahre einstufen.

2.1 Prozessmodellierung

Der Kern eines Unternehmensbetriebs besteht aus robusten, effizienten und schnellen Prozessen. Um sie zu verbessern, ist ein vollständiges Bild der Kernprozesse erforderlich. Deshalb arbeiten wir mit Ihrem Team zusammen, um alle Kernprozesse zu definieren, ihren aktuellen Zustand, die Unternehmenseinheiten und Wettbewerbsvorteile zu modellieren.

Am Ende erhalten Sie eine Dokumentation und einen grafischen Überblick über alle Ihre Prozesse und eine Liste der am einfachsten zu erreichenden Verbesserungen. So können Sie sofort mit der Effizienzsteigerung beginnen und legen auch die Grundlage für speziellere Anforderungen.

2.2 Prozessautomatisierung 

Unser Kernangebot bei much. Consulting, die Beratung, macht Ihr Unternehmen effizienter.

Wenn Sie daran interessiert sind, neue automatisierte Prozesse einzuführen, bestehende Prozesse zu automatisieren oder von Grund auf neu aufzubauen, erfahren Sie hier mehr über die effiziente Prozessegestaltung an.

3.1 Konfiguration

Die meisten Ihrer Anforderungen sind bereits im System entwickelt. Um die verfügbaren Funktionen bestmöglich nutzen zu können, wissen unsere Berater genau, wie sie funktionieren und wie sie konfiguriert werden müssen.

Bei dem anfänglichen Setup fügen wir alle Ihre Unternehmen und Geschäftsbereiche, Sprachen, Währungen hinzu und installieren alle benötigten Anwendungen, Module und Erweiterungen. Daraufhin werden die Basisdaten erstellt und konfiguriert, so dass Ihre Kernprozesse einfach und effizient im System ausgeführt werden können. Dazu gehören Kundendaten, Produktdaten, Materiallisten, Lieferanteninformationen und vieles mehr. Anschließend unterstützen Sie unsere Experten unter anderem in folgenden Bereichen:

• CRM & Vertrieb
• Lager, Logistik und Supply Chain Management
• Einkauf & Lieferantenintegration
• Fertigungsmanagement
• Leistungserbringung, Zeiterfassung & Projektmanagement
• Abrechnung, Finanzen, Buchhaltung & Controlling
• BI, Forecast und Planung

3.2 Systemanpassung

Bei Anforderungen, die nicht vernünftig erfüllt werden können, muss das System angepasst werden. Dabei konzentrieren wir uns darauf, nahe am Standard zu bleiben und nur minimale Eingriffe an den Systemkernen vorzunehmen, um Kosten bei der Wartung des Systems zu sparen und es so einfach wie möglich zu halten. Das Customizing umfasst die Erstellung neuer Module, die Erweiterung bestehender Module mit neuen Funktionen, das Hinzufügen neuer Schnittstellen, Prozesse, Schaltflächen, Felder, Aktionen und Workflows.

Unser Entwicklungsteam ist hochqualifiziert (mit jeweils mindestens einem Informatik-bezogenem Hochschulabschluss), verfügt über Erfahrung und hat seinen Sitz in München, Deutschland. Dadurch können wir höchste Qualität und schnellste Durchlaufzeiten liefern. Die enge Zusammenarbeit zwischen Entwicklern und Beratern stellt sicher, dass Anpassungen nicht unterschätzt werden und die entwickelten Funktionen genau den Anforderungen entsprechen.

3.3 ERP-Integrationen

Ihr ERP-System ist nur so gut wie die Daten im System. Um eine manuelle Dateneingabe zu vermeiden, integrieren wir alle Systeme, die Ihre Geschäftsprozesse betreffen. Dazu gehören eingehende Transaktionen aus Shopsystemen (Shopify, Magento, WooCommerce & Shopware), One-to-One-CRM-Lösungen (z.B. Salesforce, Pipedrive & Hubspot) oder branchenspezifischen Lösungen (z.B. Buchungsmaschinen), aber auch eine direkte Verbindung zu Ihrem Logistikdienstleister, Versanddienstleistungen (Paket & Palette), Call-Center, Finanzsystemen (z.B. DATEV) und anderen kundenspezifischen Systemen. Für viele gängige Systeme arbeiten wir mit Standard-Connectoren, die wir an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen können.

3.4 Optimierung der Benutzerfreundlichkeit

Eine unsere wichtigsten Aufgaben besteht darin, Ihre Mitarbeiter zu befähigen, das ERP einfach und effektiv zu nutzen. Nur so gelingt die Übernahme effizienter Prozesse in den Alltag. Deshalb optimieren wir neben der Schulung [> Schulung] auch die Benutzerfreundlichkeit für Ihre spezifischen Bedürfnisse.

Um die wichtigsten Pain Points zu finden, analysieren wir die Systemnutzung und die Geschäftsrelevanz. Dadurch identifizieren wir ein ABC-Muster und erhalten einen Ansatzpunkt zur Optimierung. Im Anschluss fügen wir entweder zusätzliche Mitarbeiterschulungen hinzu oder verbessern die Benutzerfreundlichkeit, um die Nutzung des Systems zu erleichtern.

3.5 Dokumentengestaltung

Professionelle, passgenaue Dokumente fehlen oft in ERP-Systemen. Entweder erfüllen die Standarddesigns nicht alle funktionalen Anforderungen oder es mangelt der Designsprache an Professionalität. Wir helfen Ihnen, indem wir auf der Basis unserer bestehenden Designs 100% passgenaue Dokumente erstellen, um den Konflikt zwischen Passform und Kosten für Sie zu lösen.

Die gängigsten Dokumente im ERP-System sind: Angebote, Kundenaufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Ausschreibungen, Investorenberichte, Stundenzettel und E-Mail-Vorlagen. Zusätzlich können spezialisierte Dokumente für Behörden (z.B. Mehrwertsteuerberichte), Investoren (z.B. monatliche Berichte) und Tarif Dokumente nach Ihren individuellen Anforderungen erstellt werden.

3.6 Business Intelligence

Ihr ERP-System enthält die wichtigsten Daten Ihres Unternehmens. Wir machen Informationen zugänglich, indem wir Standardberichte bereitstellen und individuelle Dashboards konfigurieren.

Darüber hinaus bieten wir eine breite Palette von Datendiensten an, darunter erweiterte Analyseberichte und statistische Prognosen. Für die anspruchsvollsten Wünsche bringen wir die ERP-Daten in Ihr Data Warehouse und unterstützen Ihr BI-Team bei der Interpretation der Daten vor Ort.

3.7 Projekt, Change Management und Schulung

Der am meisten unterschätzte Aspekt großer IT-Projekte sind die Menschen, die mit den Systemen arbeiten werden. Um alle Anforderungen frist- und budgetgerecht erfüllen zu können, bieten wir eine breite Palette von Projektmanagement-Dienstleistungen an. Darüberhinaus unterstützen wir Ihre Organisation auch bei der Einführung neuer Prozesse und eines neuen Systems durch Change Management Beratung.

Schulung, Reviews und Benutzertests stehen im Mittelpunkt unseres Projektzyklus. Das ermöglicht es allen Mitarbeitern, sich frühzeitig an das System zu gewöhnen. Am Ende jedes Meilensteins wird eine vollständige Schulung durchgeführt und für die Zukunft aufgezeichnet.

In unserem einzigartigen Projektmanagement-Tool verfolgen wir auch alle Fragen und Bedenken und erstellen eine FAQ, um Ihren Mitarbeitern sofortigen Zugang zu allen relevanten Fragen zu ermöglichen.

4.1 Optimierung von Basisdaten

Basisdaten sind alle Daten, die gemeinsam genutzt werden und immer benötigt werden, um in Ihrem ERP zu arbeiten. Dazu gehören Produkte, Kunden– und Lieferantenkontakte, Preise, Materiallisten und vieles mehr. Um diese Daten in ein neues System zu bringen, analysieren wir die vorhandenen Daten & Struktur, definieren die minimal geforderte Qualität für die zukünftige Automatisierung und nehmen notwendige Bereinigungen sowie die Überführung in die neue Struktur vor. 

Im neuen System implementieren wir laufende Überprüfungen der minimal geforderten Datenqualität und schaffen Verantwortlichkeiten und Rollen für laufende Verbesserungen.

4.2 Datenmigration

Nach der Optimierung und Umstrukturierung der Basisdaten, importieren wir sie in das neue System. Aufbauend auf diesen Basisdaten überführen wir alle wichtigen Datenpunkte wie z.B:

• Vertrieb: Angebote, Aufträge, Lieferungen
• Beschaffung: Rahmenvereinbarungen, Lieferantenpreise, eingehende Lieferungen
• Logistik: Lagerstruktur, Lagerbestände, Serien-/Chargennummern
• Buchhaltung: Kontenplan, Kontobewegungen, Kostenkonten, Budgets, Zahlungen, Nachverfolgung

Dieser Prozess ist wiederholbar und prüfbar aufgebaut, sodass wir vor der Inbetriebnahme seine Funktionsfähigkeit sicherstellen können und Unterschiede zwischen der anfänglichen Migration und dem Zeitpunkt der Inbetriebnahme importieren können. Die meisten ERP-Berater und -Implementierer scheuen die Arbeit der Datenmigration, da sie mühsam und schwierig ist und hohe Fachkenntnisse erfordert. Wir bei much. glauben, dass Sie Ihre früheren Daten benötigen, um in Zukunft erfolgreich arbeiten zu können. Daher haben wir Werkzeuge und Prozesse entwickelt, um Ihre Daten mit geringem Aufwand und zu einem relativ niedrigen Preis zuverlässig zu migrieren. Wir besitzen bereits Erfahrung und Vorlagen für viele Systeme, die wir an Ihre Bedürfnisse anpassen, um so effizient wie möglich zu sein.

7.1 Upgrade

Systeme, mit denen wir arbeiten, installieren in der Regel automatisch zuverlässige Sicherheitsupdates und Fehlerbehebungen. Darüber Hinaus ist der Release zu neuer Funktionen vollständig automatisiert. Dadurch muss das System nur in seltenen Fällen tatsächlich aufgerüstet werden. Der wichtigste Fall ist das Upgrade der Hauptversion. Neben der Installation des Updates müssen bestehende Personalisierungen abgestimmt werden, damit sie in der veränderten Umgebung funktionieren. Dies führt oft zur Entfernung von Personalisierungen, wenn diese als Standardfunktionen eingeführt werden. Nachdem alle Funktionen übernommen wurden, müssen auch Ihre Daten migriert werden. Das wird insbesondere dann zu einer Herausforderung, wenn sich Datenstrukturen ändern.

Um mehrere Releases auf einmal zu vermeiden, versuchen wir in der Regel, unseren Kunden alle 12 bis 18 Monate zu upgraden. Dadurch werden die Gesamtkosten gesenkt und neue Funktionen können schneller miteinbezogen werden.

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7.2 Wartung

Da unser System nun auf dem neuesten Stand ist, müssen wir die Code-Basis durch Refactoring und Bereinigung, Behebung von Problemen, Behebung technischer Fehler, Leistungsoptimierung, Erweiterung der technischen Dokumentation, Sicherstellung der Verfügbarkeit und Hinzufügen kosmetischer Funktionen noch pflegen. Auch wenn Änderungen an integrierten Systemen auftreten, identifizieren wir diese und passen unsere Integrationen entsprechend an.

Wir stellen sicher, dass sich das System unseres Kunden in einem guten Zustand befindet, stets online ist. Dabei bleibt es kostengünstig zu warten und einfach zu aktualisiere.

7.3 Support

Ein technisch einwandfrei laufendes System sollte auch von den Anwendern möglichst effizient genutzt werden. Mit unseren Support-Paketen erhalten alle Nutzer Zugang zu unserem Kundenportal mit der Möglichkeit, Fehler zu melden und Fragen zu stellen. Alle Fragen werden beantwortet und als FAQ-Eintrag mit Screenshots und Videos dokumentiert. Dies ermöglicht nachfolgenden Benutzern, bereits gestellte Fragen zu überprüfen und hilft uns, effizienter für Sie zu arbeiten, da Fragen nur einmal beantwortet werden müssen.

Darüber hinaus enthält unsere Wissensdatenbank auch alle Aufzeichnungen von vergangenen Workshops und Schulungen, so dass neue Mitarbeiter zur schnellen Einarbeitung eingeschickt werden können.

Insgesamt helfen wir Ihnen, indem wir Ihr ERP-Wissen verwalten und dokumentieren, alle Fragen beantworten, Benutzerfehler beheben und identifizieren, bestehende und neue Mitarbeiter schulen, neue Funktionen erklären und alle neuen Anforderungen an einem Ort sammeln.