Consultoria e implementação ERP
O seu sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) deve ser o núcleo do seu negócio. Depende dos objetivos, processos, operações e pessoas da sua empresa e é sempre único. Isto dá origem a uma enorme quantidade de sistemas para diferentes setores e organizações de diferentes dimensões. Ajudamo-lo a navegar na selva da escolha do ERP certo, a levantar as suas necessidades, a otimizar os seus processos, a implementar o seu novo sistema ERP, a melhorá-lo ao longo do tempo e a operá-lo com eficiência.
No final, temos apenas um objetivo em mente: criar uma vantagem competitiva para a sua empresa através da otimização do seu negócio com sistemas de TI eficientes. Aqui mostramos como cumprimos esta promessa. Mas comecemos pelo princípio.
O que é exatamente um sistema ERP?
A principal função de um sistema de planeamento de recursos empresariais (ou, abreviadamente: ERP) é ajudá-lo a gerir o seu negócio da forma mais fluida e eficiente possível.
Um ERP ajuda a gerir, orientar e planear:
- Os processos de negócio de rotina (por exemplo, enviar faturas por email automaticamente),
- A afetação de ativos, colaboradores, material e capital (por exemplo, planear a utilização da maquinaria)
Com o objetivo de tornar o seu negócio melhor e mais rentável e, consequentemente, dar-lhe uma vantagem competitiva.
Ajuda a executar todos os processos centrais do seu negócio, por exemplo:
- Da lead à encomenda: falar com um potencial cliente, enviar um orçamento e assinar a encomenda
- Da encomenda ao recebimento: vender um produto ou serviço, entregá-lo ao cliente, enviar a fatura, cobrar os pagamentos
- Da compra ao pagamento: comprar algo a um fornecedor, acompanhar a entrega, receber e verificar a fatura e pagá-la
Cada setor tem casos de utilização e desafios diferentes. Marque uma reunião gratuita de 1 hora para discutir o seu caso de utilização.
Os principais objetivos de melhorar ou implementar um sistema ERP são:
- Combater a pressão sobre as margens no seu setor com a eliminação das ineficiências
- Curar as suas dores de crescimento com a criação de processos padronizados e a automatização das tarefas de rotina
- Permitir uma gestão e tomada de decisões orientadas por dados, com informação de negócio em tempo real
- Garantir a conformidade com os regulamentos através do rastreio da informação em toda a organização
Pode descobrir como começar no nosso extenso guia de ERP ou continuar a ler para ver como o acompanhamos no processo.
O que oferecemos para fazer do seu sistema ERP um sucesso
1. Selecionar um sistema ERP e um fornecedor
1.1 Análise de potencial
Para encontrar o sistema e o prestador de serviços certos para o seu projeto ERP, é crucial compreender o potencial de melhoria. Isto dá-lhe uma boa ideia de quanto dinheiro pode ser poupado e, portanto, de quanto pode investir para obter um retorno positivo do seu investimento.
Para esta avaliação, analisamos o sistema atual, os processos e a sua estratégia de médio prazo. Depois, identificamos com a sua equipa as oportunidades de melhoria, incluindo novos processos, o redesenho e a automatização de processos existentes e possíveis integrações. Além disso, avaliamos como apoiar melhor a sua estratégia de médio prazo e se os novos projetos de negócio podem ser automatizados desde o início. No final, estas são reunidas e apresentadas à gestão, com uma primeira ideia das poupanças possíveis.
Se uma análise de potencial apenas do ERP lhe souber a pouco, veja os nossos serviços de estratégia de TI completa e de arquitetura ao nível de toda a empresa.
1.2 Definição da arquitetura ERP
Desenhar a melhor arquitetura, combinação de módulos e ferramentas exige compreender totalmente o seu negócio e os seus processos. Com base nas conclusões da análise de potencial, selecionamos os módulos ERP standard, as apps de terceiros, os novos desenvolvimentos e o software adicional a utilizar.
Depois de selecionar todos os sistemas, podemos mapear os principais passos dos processos e a forma como fluem pelos módulos. No último passo, definem-se todos os pontos de contacto com outros sistemas e a integração na sua infraestrutura de TI.
1.3 Análise preliminar de requisitos
Através de workshops com as suas equipas e da recolha de informação da documentação existente, construímos uma especificação de requisitos completa. O foco está em ter uma primeira imagem das necessidades mais importantes e da sua prioridade.
A especificação não abrange apenas usabilidade, casos de utilização e funcionalidades específicas, mas também requisitos técnicos e integrações.
No final, cruzamos os requisitos com os objetivos de negócio e elaboramos um documento final de especificação funcional, para que os parceiros de serviços possam criar propostas para o seu projeto ERP.
1.4 Panorama de mercado
Com os seus requisitos definidos, podemos compilar uma lista de parceiros de implementação e sistemas relevantes. Isto permite-lhe receber uma multiplicidade de propostas e diferentes opções, com os respetivos custos.
No final, pode ser vantajoso receber várias propostas e avaliar vários parceiros, para encontrar o que melhor se ajusta a si em orçamento, prazos, requisitos e relação pessoal.
1.5 Pedido de propostas / concurso e avaliação de fornecedores
Com a nossa lista de sistemas e fornecedores, pedimos propostas para a implementação ou lançamos um concurso. Ajudamo-lo a analisar as propostas, a avaliar o fornecedor e a tecnologia, a fazer as perguntas certas nas demos, a revelar o custo final real e a ordenar sistemas e fornecedores pelo custo total de propriedade (TCO) a 5 e 10 anos.
2. Analisar e modelar os processos
2.1 Modelação de processos
O núcleo da operação de uma empresa é ter processos robustos, eficientes e rápidos. Melhorá-los exige uma imagem completa dos processos centrais. Por isso, trabalhamos com a sua equipa para definir todos os processos centrais e modelar o seu estado atual, as particularidades da empresa e as vantagens competitivas.
No final, recebe a documentação e uma visão gráfica de todos os seus processos, além de uma lista das melhorias mais fáceis de alcançar. Isto permite-lhe começar de imediato a ser mais eficiente e lança as bases para os requisitos detalhados.
2.2 Automatização de processos
A nossa oferta principal na much. Consulting é tornar o seu negócio mais eficiente.
Se lhe interessa introduzir novos processos automatizados, automatizar processos existentes ou reconstruí-los de raiz, consulte toda a informação sobre os processos mais eficientes.
3. Introduzir um novo sistema ERP
Introduzir um novo sistema ERP significa muito trabalho e pressão para a sua empresa. Ajudamo-lo com experiência, competência e capacidade em todas as áreas. Quer precise que desenvolvamos as suas apps, que configuremos ou façamos evoluir processos e automatizações, ou que definamos planos de gestão da mudança e formemos os seus colaboradores, a nossa competente equipa pode apoiá-lo onde for necessário.
3.1 Configuração
Nesta fase, a maioria dos seus requisitos já está desenvolvida no sistema. Para que tire o máximo partido das funcionalidades disponíveis, os nossos consultores sabem exatamente como estas funcionam e como devem ser configuradas.
Na configuração inicial, adicionamos todas as suas empresas e entidades, idiomas e moedas, e instalamos todas as apps, módulos e extensões necessárias. Depois, os dados base são criados e configurados para que os seus processos centrais possam correr no sistema com facilidade e eficiência. Isto inclui dados de clientes, dados de produtos, listas de materiais, informação de fornecedores e muito mais. De seguida, os nossos especialistas em cada módulo apoiam-no em áreas como:
- CRM e vendas
- Armazém, logística e gestão da cadeia de abastecimento
- Compras e integração de fornecedores
- Gestão da produção
- Prestação de serviços, registo de tempos e gestão de projetos
- Faturação, finanças, contabilidade e controlo de gestão
- BI, previsão e planeamento
3.2 Personalização
Para os requisitos que não podem ser razoavelmente cobertos pelo standard, o sistema tem de ser personalizado. Aqui, concentramo-nos em manter-nos próximos do standard do software e em minimizar a intrusão no núcleo dos sistemas, para poupar custos de manutenção e manter tudo o mais simples possível. A personalização inclui a criação de novos módulos, a extensão de módulos existentes com novas funcionalidades e a adição de novas interfaces, processos, botões, campos, ações e fluxos de trabalho.
Como a nossa equipa de desenvolvimento é altamente qualificada, experiente e está localizada na UE (Alemanha, Portugal e Reino Unido), conseguimos entregar a máxima qualidade e os prazos de resposta mais rápidos. Além disso, a estreita colaboração entre programadores e consultores garante que as personalizações não são subestimadas e que as funcionalidades desenvolvidas cumprem exatamente os requisitos.
3.3 Integrações ERP
O seu sistema ERP é tão bom quanto os dados que contém. Para evitar a introdução manual de dados, integramos todos os sistemas que interagem com os seus processos de negócio. Isto inclui transações de entrada de plataformas de e-commerce (Shopify, Magento, WooCommerce e Shopware), soluções CRM One-to-One (por exemplo, Salesforce, Pipedrive e Hubspot) ou soluções específicas do setor (por exemplo, motores de reservas), mas também a ligação direta ao seu operador logístico, serviços de envio (pacote e palete), call center, sistemas financeiros e outros sistemas à medida. Para muitos sistemas comuns, trabalhamos com conectores standard que podemos adaptar às suas necessidades específicas.
3.4 Otimização da usabilidade
Conseguir que os seus colaboradores usem o ERP é um dos fatores-chave para levar os processos eficientes para o dia a dia. Por isso, além da formação, otimizamos a usabilidade para as suas necessidades específicas, para que os seus colaboradores possam usar o sistema com facilidade e eficácia.
Para encontrar os pontos críticos mais importantes, analisamos a utilização do sistema e a relevância para o negócio, para identificar um padrão ABC e ter um ponto de partida para otimizar. Depois, ou acrescentamos formação adicional para os colaboradores, ou melhoramos a usabilidade para tornar o sistema mais fácil de usar.
3.5 Design de documentos
Muitas vezes, faltam nos sistemas ERP documentos profissionais e perfeitamente ajustados. Ou os designs standard não cumprem todos os requisitos funcionais, ou a linguagem de design carece de profissionalismo. Ajudamo-lo a criar documentos 100% ajustados, a partir dos nossos designs existentes, para resolver o conflito entre adequação e custo.
Os documentos mais comuns do sistema ERP são orçamentos, notas de encomenda, faturas, guias de remessa, convites à apresentação de propostas, relatórios para investidores, folhas de horas e modelos de email. Além disso, podem criar-se documentos especializados para autoridades (por exemplo, declarações de IVA), investidores (por exemplo, relatórios mensais) e documentos de tarifários, de acordo com os seus requisitos individuais.
3.6 Inteligência empresarial
O seu sistema ERP vai conter os dados mais importantes da sua empresa. Por isso, tornamos a informação acessível com relatórios standard e com a configuração de dashboards individuais.
Além disso, oferecemos uma vasta gama de serviços de dados, incluindo relatórios de analítica avançada e previsão estatística. Para as necessidades mais avançadas, levamos os dados do ERP para o seu data warehouse e apoiamos a sua equipa de BI na interpretação dos dados no local.
3.7 Gestão de projetos, gestão da mudança e formação
A dimensão mais subestimada dos grandes projetos de TI são as pessoas que vão trabalhar nos sistemas. Para entregar todos os requisitos dentro do prazo e do orçamento, disponibilizamos uma grande variedade de serviços de gestão de projetos. Além disso, apoiamos a sua organização na adoção de novos processos e de um novo sistema, através de consultoria de gestão da mudança.
A formação, as revisões e os testes de utilizador estão no centro do nosso ciclo de projeto. Isto permite que todos os colaboradores se habituem cedo ao sistema. No final de cada marco do projeto, é dada uma formação completa, gravada para formações futuras.
Na nossa ferramenta exclusiva de gestão de projetos, registamos também todas as questões e preocupações e construímos uma FAQ, para dar a todos acesso imediato a todas as questões relevantes.
4. Otimizar e importar os dados
4.1 Otimização dos dados base
Os dados base são todos os dados partilhados e sempre necessários para trabalhar no seu ERP, e incluem produtos, contactos de clientes e fornecedores, preços, listas de materiais e mais. Para levar estes dados para um sistema novo, analisamos os dados e a estrutura existentes, definimos requisitos mínimos de qualidade para a automatização futura, fazemos as limpezas necessárias e transferimo-los para a nova estrutura. No novo sistema, implementamos verificações contínuas da qualidade dos dados e criamos responsabilidades e papéis para a melhoria contínua.
4.2 Migração de dados
Depois de otimizarmos e reestruturarmos os dados base, importamo-los para o novo sistema. Sobre esta base, transferimos todos os pontos de dados importantes, por exemplo:
- Vendas: orçamentos, encomendas, entregas
- Compras: acordos-quadro, preços de fornecedores, entregas de entrada
- Inventário: estrutura de armazém, níveis de stock, números de série/lote
- Contabilidade: plano de contas, movimentos de contas, contas de custos, orçamentos, pagamentos, avisos de cobrança
A maioria dos consultores e implementadores de ERP teme o trabalho de migrar dados, porque é trabalhoso, difícil e exige grande competência. Na much., acreditamos que os seus dados históricos são necessários para trabalhar com sucesso no futuro. Por isso, desenvolvemos ferramentas e processos para transferir os seus dados de forma fiável, com esforço limitado e um preço relativamente baixo. Para muitos sistemas, temos experiência e modelos existentes que adaptamos às suas necessidades, para sermos o mais eficientes possível.
5. Testes
Uma das 6 principais razões pelas quais os sistemas ERP falham são os testes insuficientes. Para evitar este obstáculo, temos múltiplas camadas de testes.
Cada personalização é sempre testada pelo programador, para evitar erros técnicos. Depois, o gestor de projeto ou consultor responsável revê a alteração na interface, para detetar desajustes entre a implementação e os requisitos. De seguida, entregamos o ticket à equipa requerente, com informação sobre como usar e testar a funcionalidade. No nosso ciclo de projeto, os utilizadores têm um primeiro ponto de revisão e, mais tarde, um período completo de 2-3 semanas para testar a fundo.
No último passo antes do Go-live, testamos todos os processos principais end-to-end, para identificar problemas que surgem na colaboração de vários módulos e com as integrações. Este ensaio geral garante que se evitam grandes surpresas na semana do Go-live.
Além dos testes de interface, disponibilizamos testes automatizados unitários, de integração e de interface. São executados em cada novo incremento do software e não permitem adicionar modificações que façam falhar os testes. Com esta automatização, os problemas complicados são encontrados mais depressa e mais cedo no processo. Isto é especialmente importante para os grandes componentes à medida.
6. Apoio no Go-live
Pôr um sistema novo em produção já é suficientemente difícil quando tudo corre na perfeição. Mas os problemas que surgem quando o sistema arranca sem apoio suficiente podem resultar numa má experiência. Ajudamos a ultrapassar esta fase e estamos no local como primeiro ponto de contacto para os problemas dos utilizadores, para os classificar rapidamente e resolver de imediato os críticos. Estamos sempre do seu lado.
7. Atualizações, manutenção e suporte
7.1 Atualização
Os sistemas com que trabalhamos costumam instalar automaticamente as atualizações não relacionadas com segurança e as correções de erros. Além disso, o lançamento de novas funcionalidades é totalmente automatizado. Isto faz com que haja muito poucos casos em que o sistema tem mesmo de ser atualizado. O mais importante é a atualização de versão principal. Além de instalar a atualização, as personalizações existentes têm de ser ajustadas para funcionarem no ambiente em mudança. Isto leva frequentemente à remoção de personalizações, se forem introduzidas como funcionalidades standard. Depois de transferir todas as capacidades, os seus dados também têm de ser migrados. Isto pode ser um desafio, sobretudo quando as estruturas de dados mudam.
Para evitar saltar várias versões de uma só vez, normalmente tentamos atualizar os nossos clientes a cada 12 a 18 meses. Isto reduz o custo global e disponibiliza as novas funcionalidades mais cedo.
Se uma análise de potencial apenas do ERP lhe souber a pouco, veja os nossos serviços de estratégia de TI completa e de arquitetura ao nível de toda a empresa.
7.2 Manutenção
Com o sistema já atualizado, ainda é preciso manter a base de código: refatorizar e limpar, resolver problemas, corrigir erros técnicos, otimizar o desempenho, alargar a documentação técnica, garantir a disponibilidade e acrescentar melhorias cosméticas. Além disso, se houver alterações nos sistemas integrados, identificamo-las e adaptamos as nossas integrações em conformidade.
Garantimos que o sistema do nosso cliente está em bom estado, sempre online, barato de manter e fácil de atualizar.
7.3 Suporte
Um sistema que funciona sem falhas no plano técnico também deve ser utilizado da forma mais eficiente pelos utilizadores. Com os nossos pacotes de suporte, todos os utilizadores recebem acesso ao nosso portal de clientes, com a possibilidade de reportar erros e colocar questões. Todas as questões são respondidas e documentadas como item de FAQ, com capturas de ecrã e vídeos. Isto permite aos utilizadores futuros consultar as questões já colocadas e ajuda-nos a trabalhar de forma mais eficiente para si, já que respondemos a cada questão apenas uma vez.
Além disso, a nossa base de conhecimento inclui também todas as gravações de workshops e formações anteriores, para que os novos colaboradores possam integrar-se rapidamente.
No conjunto, ajudamo-lo a gerir e documentar o seu conhecimento do ERP, a responder a todas as questões, a identificar e corrigir erros de utilizador, a formar colaboradores atuais e novos, a explicar as novas funcionalidades e a reunir todos os novos requisitos num só lugar.
8. Auditoria ERP
Se tem um ERP antigo, uma implementação em curso ou acabou de lançar um novo ERP, realizar uma auditoria ERP pode ser um requisito de conformidade ou ser útil para identificar o estado atual. Aqui, disponibilizamos a análise de um sistema por motivos de conformidade ou a auditoria de uma implementação que saiu do rumo.
Ao analisar o sistema, revemos todos os processos centrais e de suporte existentes em áreas como compras, logística, armazém, produção industrial, serviço, produção e finanças. Auditamos a preparação para o futuro, as tecnologias base e a possibilidade de aproveitar todo o potencial de eficiência.
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