Automatização de processos com IA
Encontrar pessoas qualificadas é cada vez mais difícil. Para continuar a crescer com a equipa que tem, é preciso tirar o máximo partido de cada hora de trabalho. É isso que a automatização faz: o seu software assume as tarefas repetitivas e a sua equipa recupera esse tempo para o trabalho que realmente precisa dela.
Acrescentar IA às automatizações existentes permite ir ainda mais longe. A IA consegue realizar tarefas que antes exigiam uma pessoa, como ler documentos, tomar decisões com critério ou responder a perguntas.
Identificamos os processos onde tem mais a ganhar e automatizamo-los com IA, para que tenha menos trabalho manual, menos erros, decisões mais rápidas e custos mais baixos.
A IA continua onde a automatização de processos «clássica» termina
A automatização de processos é a base de qualquer automatização com IA. As automatizações baseadas em regras já poupam muito tempo à sua equipa. A IA assenta nelas para realizar as tarefas que as regras fixas não conseguem.
A IA só acrescenta valor quando faz parte dos seus processos. Quando está integrada no seu ERP e funciona em conjunto com as automatizações existentes, pode executar tarefas pela sua equipa e ajudá-lo a ganhar tempo e produtividade.
É também por isso que a IA não deve ser o primeiro passo. O que consegue fazer depende da forma como os seus processos já funcionam. A maioria das empresas encontra-se numa de quatro fases.
Manual
A informação está em papel, folhas de cálculo, e-mails e notas, e é copiada de um documento para o seguinte. A sua equipa perde tempo à procura de documentos e a introduzir os mesmos dados várias vezes, o que leva a erros e a horas perdidas.
Digital
Os dados e documentos são guardados em formato digital e podem ser consultados a partir de qualquer lugar. Nada se perde, mas cada passo continua a depender de alguém que introduz ou move dados manualmente.
Automatizado
Um ERP integrado conecta vendas, compras, inventário, contabilidade e as restantes áreas. Os dados introduzidos uma vez ficam disponíveis para todas as equipas que precisam deles, e as regras de automatização desencadeiam por si só os passos seguintes de um processo.
Nativo em IA
Os agentes de IA realizam as tarefas por si próprios, em vez de esperarem que uma regra ou uma pessoa as inicie. Os casos padrão são executados sem intervenção de ninguém e a sua equipa só revê as exceções. Com o tempo, a IA assume trabalho mais complexo e torna-se uma parte essencial dos seus processos.
Como automatizamos os seus processos com IA
Focamo-nos no retorno do investimento. Ao começar pelos processos com retorno mais rápido, os nossos projetos de automatização pagam-se muitas vezes a si próprios em menos de 6 meses.
1. Mapeamos o funcionamento atual dos seus processos
Numa análise de potencial dos processos, trabalhamos com as suas equipas principais para obter uma visão clara de onde vão o tempo e o dinheiro:
Os seus processos principais e as equipas que os executam
Com que frequência cada um é executado por mês, quanto tempo demora e quanto custa
A qualidade dos dados subjacentes e dos sistemas de que dependem, que determina quanto trabalho a automatização vai exigir.
2. Identificamos onde perde mais tempo
Com os números em cima da mesa, procuramos as tarefas que atrasam a sua equipa:
Processos que continuam a ser manuais em cada departamento
Dados introduzidos duas vezes, tarefas à espera de outra pessoa e erros recorrentes
Os processos que ocupam a maior parte do tempo dos seus colaboradores, que são normalmente aqueles de que menos gostam.
3. Escolhemos a automatização certa e definimos prioridades
Para cada processo, decidimos de que precisa e por onde começar:
Automatização baseada em regras para tarefas com passos fixos, por exemplo, lembretes de pagamento ou atualizações de painéis
IA para tarefas que exigem interpretação, por exemplo, ler faturas, prever a procura ou qualificar leads
Uma estimativa de esforço: as funcionalidades padrão do ERP dão resposta ou será necessário desenvolvimento personalizado e novas integrações?
Posicionamos cada processo numa matriz de benefício vs. esforço e começamos pelos ganhos rápidos. Recebe uma lista ordenada dos seus processos, com um plano passo a passo para cada um.
4. Implementamos e monitorizamos
Começamos com pouco e construímos sobre o que já funciona:
Implementar primeiro um processo com uma equipa
Recolher feedback nas primeiras semanas, já que a sua equipa vai detetar problemas rapidamente
Medir os mesmos números do passo 1 para mostrar o que realmente poupa
Ajustar onde for necessário e depois passar ao processo seguinte.
Nos processos do dia a dia, não começamos do zero. Os nossos modelos, testados no terreno, já estão em funcionamento em algumas das empresas com crescimento mais rápido com que trabalhamos e normalmente só precisam de pequenos ajustes.
Processos que já conseguimos automatizar com IA
Contabilidade e faturas
Chega uma fatura de fornecedor → a IA lê-a e extrai os dados → a IA associa-a à ordem de compra e à receção da mercadoria → o pagamento é agendado automaticamente com base nas condições de pagamento.
Despesas
O colaborador carrega um recibo → a IA lê-o e preenche o montante, a data, o IVA e a categoria → a despesa é enviada ao gestor para aprovação → a despesa aprovada é adicionada automaticamente ao próximo reembolso.
Compras
A IA prevê a procura com base no seu histórico de vendas → o stock desce abaixo do nível previsto → a IA desencadeia uma nova encomenda → a ordem de compra é criada e enviada automaticamente ao fornecedor.
Vendas e CRM
Chega um novo lead → a IA qualifica-o 24 horas por dia → o lead é atribuído automaticamente ao comercial certo → a IA escreve um follow-up personalizado.
RH e Recrutamento
Chega uma candidatura → a IA analisa-a e pontua o candidato face aos requisitos da função → os candidatos pré-selecionados passam à fase seguinte → os convites para entrevista são enviados automaticamente.
Relatórios e inteligência empresarial
Os painéis são atualizados automaticamente em tempo real → faz uma pergunta sobre os seus dados → a IA responde e transforma os seus registos num resumo ou numa visualização.
Apoio ao cliente
O cliente envia uma pergunta → é criado um ticket, encaminhado automaticamente para a equipa certa → a IA responde com base no conhecimento da sua empresa → os casos complexos passam para a sua equipa.
Estes processos estão no centro da maioria das empresas. Se o seu caso de utilização for muito específico, ou se o seu setor tiver regras e requisitos próprios, vai precisar de automatizações criadas à medida, o que exige tempo e conhecimentos que a sua equipa pode não ter.
Criamos as nossas próprias ferramentas de IA
Desenvolvemos as nossas próprias ferramentas de IA, incluindo um servidor MCP, que dá aos assistentes de IA acesso direto e seguro aos dados do seu ERP.
Utilizamos o que implementamos
Utilizamos agentes de IA personalizados e criamos conexões MCP no nosso próprio trabalho e em projetos de clientes, por isso sabemos o que funciona na prática. Isso também nos torna mais rápidos: menos horas nos projetos faturados por tempo e materiais e propostas mais ajustadas nos projetos a preço fixo.
Os nossos especialistas em IA ficam consigo
Os nossos especialistas dedicados à IA e ao desenvolvimento de produto criam as suas automatizações. Depois de entrarem em funcionamento, tratamos da manutenção e do suporte, para que os seus processos automatizados com IA continuem a funcionar sem problemas.
Vamos encontrar os seus ganhos rápidos
Marque uma reunião gratuita com os nossos especialistas. Diga-nos como funcionam hoje os seus processos e mostramos-lhe onde a IA lhe pode poupar mais tempo.
Teremos todo o gosto em conhecê-lo pessoalmente!
Victor Popov
Senior Solutions Consultant
Nuhash Kinzel
Senior Solutions Consultant
Também nos pode enviar uma mensagem aqui:
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Caine Fearn
Managing Director UK
Hamish Ritchie
Senior Solutions Architect
Hailey Edwards
Senior Solutions Architect
Anna Alyakina
Solutions Consultant
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Perguntas Mais Frequentes sobre automatização de processos com IA
A IA precisa de dados interligados e fiáveis para trabalhar, e um ERP integrado é a melhor fonte para os obter. Se os seus dados estiverem dispersos por várias ferramentas desligadas, começamos por analisar a sua configuração atual e o que seria necessário para pôr os seus dados em ordem.
Comece pelos processos que ocupam muito tempo à sua equipa e exigem pouco esforço para automatizar. Os primeiros candidatos típicos são as faturas de fornecedores, as despesas e a qualificação de leads. Uma análise de potencial dos processos classifica-os por benefício e esforço, de modo a começar pelos ganhos rápidos.
Um processo com uma equipa pode normalmente concluir o Go-live em poucas semanas, sobretudo quando é coberto por modelos padrão. Os nossos projetos de automatização pagam-se muitas vezes a si próprios em menos de 6 meses.