Gestão de projetos
Um projeto ERP só funciona quando o sistema e as pessoas estão prontos ao mesmo tempo.
Uma boa gestão de projeto mantém os objetivos, o calendário e o orçamento no rumo certo. Mas, sem gestão da mudança, mesmo o melhor sistema pode ter dificuldade em vingar.
Abordamos as duas em conjunto — para que a estrutura se mantenha e a equipa cresça com ela de forma natural.
O que entendemos por gestão de projetos?
Sempre que prestamos consultoria ou realizamos projetos com os nossos clientes, o objetivo é sermos o mais rápidos e eficientes possível. Para isso, precisamos de um enquadramento excelente que não só dê ao cliente e a nós uma visão transparente do estado do projeto, como também permita a ambos trabalhar em conjunto com a máxima eficiência.
Estamos convictos de que os principais fatores de sucesso dos projetos são as três restrições: orçamento, tempo e cumprimento de todos os requisitos para alcançar o objetivo do projeto – um sistema ERP em funcionamento. Do nosso ponto de vista, a tarefa central de um gestor de projeto é equilibrá-las e manter tudo a avançar para uma conclusão bem-sucedida, sem comprometer a qualidade do resultado do projeto.
Os nossos três princípios fundamentais na gestão de projeto:
1. Transparência
Proporcionamos um elevado nível de transparência e visibilidade. Estamos convictos de que isso ajuda a conduzir o projeto de forma mais eficaz. Concretizamos o princípio da transparência total através do nosso portal do cliente, que lhe dá acesso a todos os processos ligados ao projeto:
- Visão geral das tarefas e do respetivo estado
- Tempo despendido
- Estado do orçamento
- Pedidos de alteração
2. Previsibilidade
Graças ao nosso processo transparente, os nossos gestores de projeto conseguem antecipar cedo as alterações ao âmbito e discuti-las consigo. A previsibilidade permite às equipas de projeto abordar o desempenho do projeto de forma proativa e atempada, através de decisões de gestão adequadas, e assim aumentar o valor para a sua organização, por exemplo, ao dar prioridade a tarefas e eliminar as desnecessárias, gerir as despesas do projeto e planear os recursos humanos.
3. Comunicação
O fluxo de informação e a comunicação desempenham um papel importante no sucesso de um projeto. Existem três tipos de reuniões periódicas padrão: os jour fixes semanais de projeto, os jour fixes de atualização e os jour fixes mensais de faturação, que estão ancorados no nosso fluxo de trabalho. Os nossos consultores estão disponíveis para qualquer questão sobre o seu projeto e sempre atentos aos seus problemas.
O nosso ciclo de projeto
Fase 1: Conhecer a much.
Após o primeiro contacto, queremos aproveitar a oportunidade para o conhecer, bem como às suas necessidades e problemas específicos. Neste primeiro ponto de contacto com a equipa do cliente, ficamos a conhecer-nos e vemos se há um bom encaixe.
Fase 2: Demonstração
Utilizamos a informação dos questionários, a informação pública sobre o cliente e o nosso conhecimento do setor para adaptar a sua demonstração. Uma demonstração bem focada permite-lhe ver-nos em ação e mostra as funcionalidades do sistema. Depois da sessão de demonstração, os clientes têm a possibilidade de explorar o sistema e de o experimentar por si próprios.
Fase 3: Proposta e assinatura
Após a demonstração e as perguntas adicionais, preparamos a sua proposta com uma descrição detalhada de todos os serviços e custos. Assim, fica com uma primeira ideia do preço. Disponibilizamos também todos os custos de terceiros, para que possa calcular o custo total de propriedade.
Fase 4: Kick-off
Uma reunião de kick-off é igualmente importante para si e para nós, pois é o primeiro de muitos passos para o lançamento bem-sucedido de um projeto. Os objetivos da reunião de kick-off são:
- Apresentar a equipa que vai trabalhar no projeto, os seus papéis e responsabilidades
- Integrar o cliente na much.
- Rever a estratégia, o objetivo e o processo do projeto
- Estabelecer métodos de comunicação durante o projeto e remover potenciais barreiras ao sucesso
- Finalizar o plano e o calendário do projeto
- No final da reunião de kick-off, há tempo suficiente para uma sessão de perguntas e respostas sobre o projeto!
Fase 5: Gestão de projeto
5.1 Configuração inicial
Antes de podermos começar os nossos workshops de kick-off, é necessário realizar algumas tarefas gerais de configuração. Isto inclui configurar a sua instância ERP e as respetivas instâncias de desenvolvimento e staging, domínios e servidores de e-mail, bem como criar as contas de utilizador dos principais intervenientes. Consoante os módulos necessários, é também aqui feita a configuração adicional, por exemplo, a configuração de um plano de contas.
5.2 Kick-off de módulo
Para cada módulo, organizamos uma reunião de kick-off. Apresentamos a todos os intervenientes diretos o seu futuro fluxo de trabalho diário no sistema. Para além disso, apresentamos o fluxo de trabalho do projeto e as integrações necessárias, e recolhemos requisitos adicionais. Em seguida, o plano e o calendário do projeto para o módulo ou os módulos devem ser finalizados.
5.3 Implementação
Durante a implementação, os nossos consultores traduzem os requisitos do cliente nas configurações certas do seu novo ERP. A implementação abrange também outros aspetos, como a personalização, o desenvolvimento da formação de utilizadores, a importação de dados e as integrações com outros sistemas, como o Shopify, o Salesforce e sistemas personalizados.
5.4 Apresentação guiada
Depois de uma implementação bem-sucedida, marcamos uma reunião de walk-through. O objetivo desta reunião é mostrar ao cliente o sistema em funcionamento e todos os processos necessários no seu ERP. Se a funcionalidade do sistema estiver alinhada com os requisitos definidos para o projeto ou para o módulo atual, os clientes começam a testar o sistema.
5.5 Feedback e testes
Primeiro, definimos o âmbito dos testes com manuais/guiões de teste. Todos os módulos e funcionalidades do ERP são testados separadamente e em conjunto, e todas as integrações de dados têm também de ser testadas para garantir que o sistema interage com os outros sistemas como esperado. Os clientes podem reportar erros e colocar questões através do nosso portal de gestão de projeto e recebem uma resposta rápida.
5.6 Ajustes finais
Após o feedback do cliente, finalizamos a configuração. Assim que todos os requisitos das fases anteriores estiverem concluídos, a equipa de projeto e os intervenientes iniciam os testes finais.
Fase 6: Testes end-to-end
A fase de testes end-to-end começa quando todos os módulos estão prontos e os ajustes finais foram feitos. Os principais intervenientes testam o sistema na sua configuração completa antes de entrar em produção. Esta é normalmente a primeira vez que todas as integrações funcionam em simultâneo e que os utilizadores conseguem ver como os seus processos vão funcionar num sistema produtivo.
Durante esta fase, começamos também a trabalhar na documentação personalizada do projeto e nos materiais de formação a longo prazo, de acordo com as necessidades e os desejos do cliente. Este é o último passo antes de passar para o sistema em produção.
Fase 7: Go-live
Durante o Go-live, prestamos apoio presencial, para que as questões e os problemas sejam resolvidos de imediato. Os membros da equipa de projeto sentem-se agora à vontade para fazer o seu trabalho no novo sistema. O Go-live é o culminar de todo o trabalho realizado até este momento.
Fase 8. Melhoria contínua
Depois de o sistema ERP entrar em produção, o propósito da equipa de projeto muda. Com o tempo, à medida que a forma como os utilizadores trabalham no sistema evolui, podem ser necessários ajustes e alterações à configuração do sistema. Após a fase de go live, damos grande importância a uma reunião em que criamos uma base de conhecimento de lições aprendidas e informação útil do projeto, à medida que se passa para o modo de apoio pós-implementação. Verificamos regularmente até que ponto a solução ERP implementada continua a responder aos seus requisitos específicos e trabalhamos em conjunto na melhoria contínua dos sistemas ERP (requisitos adicionais, se necessários, desempenho do sistema, atualização de versão, etc.)
O que entendemos por gestão da mudança?
A implementação de um novo sistema ERP implica muitas mudanças na sua organização. Estas mudanças envolvem estruturas, processos e colaboradores. De modo a melhorar a adoção das mudanças, acompanhamo-lo com métodos de gestão da mudança, para que o processo de implementação e adoção seja o mais rápido e fluido possível.
Do lado humano, distinguimos entre gestão de projeto e gestão da mudança.
Enquanto a gestão de projetos é necessária para gerir prazos e requisitos, a gestão da mudança é essencial no que diz respeito aos fatores intangíveis. Estes incluem fatores ligados às pessoas, como a motivação ou os valores pessoais, bem como influências organizacionais, por exemplo, ética de comunicação, métodos de trabalho ou estilos de gestão.
Assim que a solução técnica pretendida desencadear ou exigir uma mudança de comportamento dos intervenientes ou dos utilizadores, as abordagens típicas de gestão de projeto não serão suficientes para impulsionar a adoção, tendo de ser complementadas por uma gestão da mudança correspondente. De um modo geral, o aumento da complexidade das tarefas torna os fatores humanos mais importantes para o sucesso do projeto.
A quantidade de gestão da mudança de que um projeto necessita depende do ponto de partida individual, da dimensão da empresa, dos requisitos e dos respetivos efeitos sobre os colaboradores.
Os clientes precisam de gestão da mudança nas seguintes situações:
Eliminar ineficiências
Os processos e sistemas da organização são redundantes, pouco eficientes e estão desatualizados.
Gerir a mudança
As mudanças planeadas têm impacto na forma como os colaboradores se comportam e fazem o seu trabalho diário: funções, fluxos de trabalho, processos, etc.
Qualificar os colaboradores
Os colaboradores devem aprender a utilizar um novo sistema para obter os resultados esperados.
Comunicar as mudanças
As mudanças previstas afetam toda a organização e os colaboradores devem ser envolvidos.
Princípios fundamentais da much. na gestão da mudança
As mudanças são sempre difíceis, mas, sem elas, as empresas perderiam a sua vantagem competitiva e não conseguiriam responder às necessidades dos clientes, que estão em constante mudança. Ignorar o lado dos colaboradores na implementação do novo sistema ERP e focar apenas os requisitos técnicos aumenta o risco de custos de processo adicionais e de desmotivação dos seus colaboradores em relação ao resultado. Em vez disso, apoiamos e orientamos de forma proativa os seus colaboradores e intervenientes ao longo das mudanças, para que as encarem como uma oportunidade.
A nossa abordagem de gestão da mudança dá aos seus colaboradores a preparação, o apoio, as competências e o conhecimento de que precisam para terem sucesso na mudança.
Fases do processo de gestão da mudança
Uma vez que a gestão da mudança apoia a introdução e a adoção do seu novo sistema ERP, a nossa oferta de serviços acompanha o projeto e o estado emocional pretendido dos seus colaboradores.
Nas diferentes fases, o desempenho e a participação dos seus colaboradores variam e, por isso, são necessárias atividades diferentes ao longo das fases do projeto para manter todos envolvidos. No fim, queremos suavizar a montanha-russa do desempenho, de modo a manter a pressão emocional e a carga de trabalho o mais longe possível da sua organização.
Com base na nossa experiência, adaptámos a curva da mudança de Kübler-Ross ao nosso processo durante a implementação do novo sistema ERP.
Isto permite-nos apoiar a sua organização e os seus colaboradores individualmente, consoante a posição de cada um na curva. Nem todas as organizações passam por todas as fases; algumas avançam depressa e outras podem ficar bloqueadas em pontos ao longo da curva. O nosso modelo ajuda-nos a compreender e a lidar de forma eficaz com as suas mudanças e transições pessoais, para prestar o apoio adequado durante o processo de mudança. Saber onde se encontra um colaborador, um gestor ou um grupo de utilizadores afetados na curva da mudança ajuda-nos a desenvolver e a implementar planos eficazes de gestão da mudança para comunicar, envolver e apoiar estas pessoas ao longo do processo de transição.
«Com os nossos serviços queremos achatar a curva»
- Simon Stappen, Managing Partner
Como vamos conduzir a sua equipa ao longo da mudança
Fase 1: Fase de planeamento
Antes do início do projeto, é necessário definir os componentes de gestão da mudança necessários e preparar suficientemente a comunicação da mudança.
1.1 Pré-anúncio
Antes do anúncio do projeto, analisamos a necessidade de gestão da mudança com a nossa lista de verificação de avaliação de preparação. Esta lista dá aos nossos consultores uma visão geral das necessidades definidas e da preparação para a mudança na empresa, e dá-nos uma base para planear o tempo, os recursos e o pessoal. Nesta fase, o mais importante é recolher as expectativas e preocupações das áreas funcionais afetadas e identificar os fatores críticos de sucesso. Após a análise detalhada da informação obtida na avaliação de preparação, nos requisitos do ERP e noutras fontes, os nossos consultores preparam a estratégia de transformação detalhada.
1.2 Kick-off: comunicar a mudança
Durante o kick-off do projeto com toda a equipa, damos à sua equipa uma visão detalhada do processo e espaço para perguntas abertas. Para nós, é importante explicar o processo, disponibilizar o calendário e mostrar a todos de que forma são afetados pelo novo sistema ERP. Para além disso, damos a oportunidade de interagir com o sistema desde o início. Segundo a nossa experiência, isto ajuda a reduzir o receio da complexidade do sistema, minimiza a sensação de impacto negativo da mudança e ajuda a sua equipa a adaptar-se mais rapidamente. No final desta fase, cada potencial utilizador deve compreender quando é envolvido e que mudanças podem ocorrer para si pessoalmente, de modo a limitar a sensação de choque e evitar a negação.
Fase 2: Implementação
2.1 Comunicação contínua
Durante a fase de implementação, os nossos consultores de gestão da mudança estão em contacto permanente com todos os intervenientes do projeto. Além de vários workshops e walkthroughs por departamento. Realizamos ainda uma reunião semanal de 15 minutos de atualização e perguntas para todos os intervenientes, para assegurar uma comunicação contínua. Uma troca mais aprofundada com os seus líderes de projeto acontece no jour fixe semanal de projeto, de 1 hora. Estas reuniões permitem a comunicação contínua de todos os intervenientes no processo de implementação desde cedo.
2.2 Participação
Nesta fase do projeto, os clientes começam a compreender que as mudanças vão acontecer e que nada podem fazer para as evitar. Sentem-se frustrados pela falta de conhecimento e de controlo sobre a situação atual. É por isso que permitimos aos intervenientes explorar o sistema desde uma fase inicial e testar os seus requisitos por conta própria. Isto melhora significativamente o envolvimento no projeto e facilita as fases de testes end-to-end e de Go-live. Através do nosso portal exclusivo, os intervenientes podem ver o estado atual do projeto e todas as subtarefas associadas. Oferecemos a todos os envolvidos no projeto a oportunidade de colocar questões diretamente nas tarefas e de dar feedback sobre as nossas personalizações.
2.3 Transferência e gestão de conhecimento
De modo a aumentar ainda mais a transferência de conhecimento para os utilizadores durante a implementação e permitir testes adequados, disponibilizamos aos nossos clientes uma extensa base de conhecimento, com vídeos, perguntas mais frequentes (FAQ) e artigos para todas as unidades organizacionais. Isto ajuda imenso no onboarding dos utilizadores e permite-lhes compreender de que forma o sistema os vai apoiar no seu trabalho diário.
Fase 3: Adoção pelos utilizadores
Do nosso ponto de vista, este é um ponto de viragem para as organizações e os seus colaboradores, porque, durante os testes, a aceitação do novo sistema ERP aumenta. O nosso objetivo nesta fase é viabilizar o processo de testes e proporcionar aos clientes os manuais necessários e espaço para feedback e perguntas.
3.1 Apoio prático
Depois de testes detalhados e do Go-live, os colaboradores começam a compreender verdadeiramente o valor das mudanças e a curva sobe na vertical para a aceitação. Em consequência, envolvem-se ativamente no processo e colocam questões sobre o sistema que indicam mudanças reais no seu comportamento. Os nossos consultores estão presentes para todas as questões e para o apoio necessário.
3.2 Encerramento e avaliação do projeto
Uma retrospetiva aprofundada do projeto é a base para a colaboração futura, por exemplo, a implementação de outro módulo ou a manutenção posterior. Nesta fase, é importante dar à equipa a oportunidade de avaliar o desempenho do projeto e garantir que todos os intervenientes têm a informação, os recursos e a formação necessários para utilizarem com sucesso o novo sistema ERP. Uma perspetiva de gestão da mudança é essencial para garantir que todos os potenciais utilizadores estão a bordo e prontos («mentalmente») para começar a trabalhar com um novo sistema ERP.
3.3 Integração
A fase final é uma mudança de mentalidade: tentar adaptar-se à nova forma de trabalhar e procurar os seus aspetos positivos. As lições são aprendidas e aplicadas. Os colaboradores continuam a aprender a trabalhar no novo sistema, mas já perceberam quanto tempo gastavam e como se tornaram eficientes com um novo sistema ERP. Nesta fase, fazemos o acompanhamento dos colaboradores e damos-lhes coaching adicional, se necessário. O percurso desde a escolha do sistema ERP certo até à sua implementação e à fase final pode ser difícil, e estamos convictos de que a abordagem da much. à gestão da mudança, o profissionalismo e a mentalidade da nossa equipa na much. o vão ajudar a ultrapassar quaisquer obstáculos.
Em geral, a abordagem da much. à gestão da mudança inclui:
Preparação
Preparar a organização ou os departamentos envolvidos para a mudança
Planeamento
Planear o processo de mudança de forma holística: desde a recolha da informação necessária através da avaliação de preparação até à disponibilização de um plano detalhado para todo o processo
Foco
Trabalhar tanto ao nível do negócio como ao nível emocional com os colaboradores afetados por uma mudança, de forma direcionada, controlada e ativa
Apoio
Apoiar os colaboradores afetados pelo processo de implementação com aconselhamento, bases de conhecimento de fácil acesso e formação personalizada
Notícias e temas atuais
