Gestión de proyectos

Fase 1: Conoce much.

Tras el primer contacto, queremos aprovechar la oportunidad de conocerte a ti y tus necesidades y problemas concretos. En este primer punto de contacto con el equipo del cliente nos conocemos y vemos si encajamos bien.

Fase 2: Demo

Utilizamos la información de los cuestionarios, la información pública del cliente y nuestro conocimiento del sector para adaptar tu demo. Una demo bien enfocada te permite vernos en acción y muestra la funcionalidad del sistema. Después de la sesión de demo, los clientes tienen la posibilidad de echar un vistazo al sistema y de probarlo por su cuenta.

Fase 3: Oferta y firma

Tras la demo y las preguntas adicionales, preparamos tu oferta con una descripción detallada de todos los servicios y costes. Así tienes una primera idea del precio. También ponemos a tu disposición todos los costes de terceros, para que puedas calcular el coste total de propiedad.

Fase 4: Kick-off

Una reunión de kick-off es igual de importante para ti que para nosotros, porque es el primero de muchos pasos hacia un lanzamiento de proyecto con éxito. Los objetivos de la reunión de kick-off son:

• Presentar al equipo que trabajará en el proyecto, sus funciones y responsabilidades
• Incorporar al cliente en much.
• Revisar la estrategia, el objetivo y el proceso del proyecto
• Establecer métodos de comunicación durante el proyecto y eliminar posibles barreras al éxito
• Cerrar el plan y el calendario del proyecto
• ¡Al final de la reunión de kick-off hay tiempo suficiente para una sesión de preguntas y respuestas sobre el proyecto!

Fase 5: Gestión de proyecto

5.1 Configuración inicial 

Antes de empezar con nuestros talleres de kick-off, hay que realizar algunas tareas generales de configuración. Esto incluye configurar tu instancia ERP y las correspondientes instancias de desarrollo y staging, dominios y servidores de correo, y crear las cuentas de usuario de las partes interesadas clave. En función de los módulos necesarios, aquí también se realiza la configuración adicional, por ejemplo, la configuración de un plan contable.

5.2 Kick-off de módulo

Para cada módulo organizamos una reunión de kick-off. Presentamos a todas las partes interesadas directas su futuro flujo de trabajo diario en el sistema. Además, presentamos el flujo de trabajo del proyecto y las integraciones necesarias, y recogemos requisitos adicionales. Después, se deben cerrar el plan y el calendario del proyecto para el módulo o los módulos.

5.3 Implementación

Durante la implementación, nuestros consultores convierten los requisitos del cliente en la configuración adecuada de tu nuevo ERP. La implementación también abarca otros aspectos como la personalización, el desarrollo de la formación de usuarios, la importación de datos y las integraciones con otros sistemas como Shopify, Salesforce y sistemas a medida.

5.4 Presentación guiada

Tras completar con éxito la implementación, organizamos una reunión de presentación guiada. El objetivo de esta reunión es mostrar al cliente el sistema en funcionamiento y todos los procesos necesarios en tu ERP. Si la funcionalidad del sistema se ajusta a los requisitos definidos para el proyecto o el módulo actual, los clientes empiezan a probar el sistema.

5.5 Feedback y pruebas

Primero definimos el alcance de las pruebas con manuales o guiones de prueba. Todos los módulos y funciones del ERP se prueban por separado y en conjunto, y todas las integraciones de datos también deben probarse para asegurar que el sistema interactúa con otros sistemas como se espera. Los clientes pueden notificar errores y hacer preguntas a través de nuestro portal de gestión de proyectos y reciben una respuesta rápida.

5.6 Ajustes finales 

Tras el feedback del cliente, finalizamos la configuración. Una vez completados todos los requisitos de las fases anteriores, el equipo de proyecto y las partes interesadas inician las pruebas finales.

Fase 6: Pruebas de extremo a extremo

La fase de pruebas de extremo a extremo comienza cuando todos los módulos están listos y se han hecho los ajustes finales. Las partes interesadas clave prueban el sistema en su configuración completa antes de salir a producción. Esta suele ser la primera vez que todas las integraciones funcionan a la vez y que los usuarios pueden ver cómo funcionarán sus procesos en un sistema productivo. 

Durante esta fase también empezamos a trabajar en la documentación personalizada del proyecto y en materiales de formación a largo plazo según las necesidades y deseos del cliente. Es el último paso antes de pasar al sistema en producción.

Fase 7: go-live

Durante el go-live, ofrecemos asistencia in situ para que las preguntas y las incidencias se resuelvan de inmediato. Ahora los miembros del equipo de proyecto se sienten cómodos haciendo su trabajo en el nuevo sistema. El go-live es la culminación de todo el trabajo realizado hasta este momento.

Fase 8. Mejora continua

Una vez que el sistema ERP está en producción, la finalidad del equipo de proyecto cambia. Con el tiempo, a medida que evoluciona la forma en que los usuarios trabajan en el sistema, pueden ser necesarios ajustes y cambios en la configuración. Tras la fase de go-live damos mucha importancia a celebrar una reunión en la que creamos una base de conocimiento de lecciones aprendidas e información útil del proyecto, al pasar al modo de asistencia posterior a la implementación. Comprobamos con regularidad hasta qué punto la solución ERP implementada sigue cumpliendo tus requisitos específicos y trabajamos juntos en la mejora continua de los sistemas ERP (requisitos adicionales si son necesarios, rendimiento del sistema, actualización de versión, etc.)

Fase 1: Fase de planificación 

Antes del inicio del proyecto hay que definir los componentes necesarios de gestión del cambio y preparar suficientemente la comunicación del cambio.

1.1 Preanuncio

Antes del anuncio del proyecto, analizamos la necesidad de gestión del cambio con nuestra lista de verificación de evaluación de preparación. Esta lista ofrece a nuestros consultores una visión general de las necesidades definidas y de la preparación para el cambio en la empresa, y nos da una base para planificar tiempo, recursos y personal. En esta fase, lo más importante es recoger las expectativas y preocupaciones de las áreas funcionales afectadas e identificar los factores críticos de éxito. Tras el análisis detallado de la información obtenida de la evaluación de preparación, los requisitos del ERP y otras fuentes, nuestros consultores elaboran la estrategia de transformación detallada.

1.2 Kick-off: comunicar el cambio

Durante el kick-off del proyecto con todo el equipo, ofrecemos a tu equipo una visión detallada del proceso y un espacio para preguntas abiertas. Para nosotros es importante explicar el proceso, poner el calendario a disposición de todos y mostrar a cada persona cómo le afecta el nuevo sistema ERP. Además, ofrecemos la oportunidad de interactuar con el sistema desde el principio. Según nuestra experiencia, esto ayuda a reducir el miedo a la complejidad del sistema, minimiza la sensación de impacto negativo del cambio y ayuda a tu equipo a adaptarse más rápido. Al final de esta fase, cada usuario potencial debe entender cuándo participa y qué cambios pueden producirse para él personalmente, de modo que se limite la sensación de shock y se evite el rechazo.

Fase 2: Implementación

2.1 Comunicación continua

Durante la fase de implementación, nuestros consultores de gestión del cambio están en contacto constante con todas las partes interesadas del proyecto y, además, celebran varios talleres y presentaciones guiadas por departamento. Asimismo, organizamos una reunión semanal de 15 minutos de actualización y preguntas para todas las partes interesadas, para asegurar una comunicación continua. Un intercambio más profundo con tus responsables de proyecto tiene lugar en el jour fixe semanal de proyecto, de 1 hora. Estas reuniones permiten la comunicación continua de todas las partes interesadas en el proceso de implementación desde el principio.

2.2 Participación

En esta etapa del proyecto, los clientes empiezan a entender que los cambios van a producirse y que no pueden hacer nada para evitarlos. Se sienten frustrados por la falta de conocimiento y de control sobre la situación actual. Por eso permitimos a las partes interesadas explorar el sistema desde una fase temprana y probar sus requisitos por su cuenta. Esto mejora notablemente la implicación en el proyecto y facilita las fases de pruebas de extremo a extremo y de go-live. A través de nuestro portal exclusivo, las partes interesadas pueden ver el estado actual del proyecto y todas las subtareas asociadas. Ofrecemos a todos los implicados en el proyecto la oportunidad de hacer preguntas directamente en las tareas y de dar su feedback sobre nuestras personalizaciones.

2.3 Transferencia y gestión del conocimiento

Para aumentar aún más la transferencia de conocimiento a los usuarios durante la implementación y permitir unas pruebas adecuadas, ofrecemos a nuestros clientes una amplia base de conocimiento con vídeos, preguntas frecuentes y artículos para todas las unidades organizativas. Esto ayuda enormemente en la incorporación de los usuarios y les permite entender cómo el sistema les ayudará en su trabajo diario.

Fase 3: Adopción por los usuarios

Desde nuestro punto de vista, este es un punto de inflexión para las organizaciones y sus empleados, porque durante las pruebas crece la aceptación del nuevo sistema ERP. Nuestro objetivo en esta fase es facilitar el proceso de pruebas y proporcionar a los clientes los manuales necesarios y un espacio para el feedback y las preguntas.

3.1 Asistencia práctica

Tras pruebas detalladas y el go-live, los empleados empiezan a entender de verdad el valor de los cambios y la curva sube en vertical hacia la aceptación. Como resultado, participan activamente en el proceso y hacen preguntas sobre el sistema que indican cambios reales en su comportamiento. Nuestros consultores están ahí para todas las preguntas y el apoyo necesario.

3.2 Cierre y evaluación del proyecto

Una retrospectiva a fondo del proyecto es la base para la colaboración futura, por ejemplo, la implementación de otro módulo o el mantenimiento posterior. En esta fase es importante dar al equipo la oportunidad de evaluar el rendimiento del proyecto y asegurar que todas las partes interesadas tienen la información, los recursos y la formación necesarios para usar con éxito el nuevo sistema ERP. Una perspectiva de gestión del cambio es esencial para asegurar que todos los usuarios potenciales están a bordo y listos («mentalmente») para empezar a trabajar con un nuevo sistema ERP.

3.3 Integración

La etapa final es un cambio de mentalidad: intentar adaptarse a la nueva forma de trabajar y buscar sus aspectos positivos. Las lecciones se aprenden y se aplican. Los empleados siguen aprendiendo a trabajar en el nuevo sistema, pero ya han notado cuánto tiempo dedicaban antes y lo eficientes que se han vuelto con el nuevo sistema ERP. En esta fase hacemos un seguimiento de los empleados y les ofrecemos formación adicional si es necesario. El camino desde la elección del sistema ERP adecuado hasta su implementación y la fase final puede ser difícil, y estamos convencidos de que el enfoque de much. en la gestión del cambio, la profesionalidad y la mentalidad de nuestro equipo en much. te ayudarán a superar cualquier obstáculo.