Consultoría e implementación ERP
Tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) debería ser el núcleo de tu negocio. Depende de los objetivos, procesos, operaciones y personas de tu empresa y es siempre único. Esto da lugar a una enorme cantidad de sistemas para distintos sectores y tamaños de organización. Te ayudamos a orientarte en la jungla de la elección del ERP adecuado, recopilar tus necesidades, optimizar tus procesos, implementar tu nuevo sistema ERP, mejorarlo con el tiempo y operarlo con eficiencia.
Al final, solo tenemos un objetivo en mente: crear una ventaja competitiva para tu empresa optimizando tu negocio con sistemas informáticos que funcionen con eficiencia. Aquí te mostramos cómo cumpliremos esta promesa. Pero empecemos por el principio.
¿Qué es exactamente un sistema ERP?
La tarea principal de un sistema de planificación de recursos empresariales (o, para abreviar: ERP) es ayudarte a dirigir tu negocio de la forma más fluida y eficiente posible.
Un ERP te ayuda a gestionar, dirigir y planificar:
- Los procesos de negocio rutinarios (por ejemplo, enviar facturas por correo electrónico automáticamente),
- El despliegue de activos, empleados, material y capital (por ejemplo, planificar la maquinaria)
Con el objetivo de mejorar tu negocio, hacerlo más rentable y, en consecuencia, darte una ventaja competitiva.
Te ayuda a ejecutar todos los procesos centrales de tu negocio, por ejemplo:
- Del lead al pedido: hablar con un cliente potencial, enviar un presupuesto y firmar el pedido
- Del pedido al cobro: vender un producto o servicio, entregarlo al cliente, enviar la factura, reclamar los pagos
- De la compra al pago: comprar algo a un proveedor, hacer seguimiento de la entrega, recibir y comprobar la factura y pagarla
Cada sector tiene casos de uso y retos diferentes. Reserva una consulta gratuita de 1 hora para hablar de tu caso de uso.
Los principales objetivos de mejorar o implementar un sistema ERP son:
- Combatir la presión sobre los márgenes de tu sector eliminando las ineficiencias
- Resolver tus problemas de crecimiento creando procesos estandarizados y automatizando las tareas rutinarias
- Gestionar y decidir basándote en datos, con información de negocio a tiempo real
- Lograr el cumplimiento de las normativas rastreando la información en toda tu organización
Puedes descubrir cómo empezar en nuestra extensa guía de ERP o seguir leyendo para ver cómo te acompañamos en el proceso.
Lo que ofrecemos para que tu sistema ERP sea un éxito
1. Seleccionar un sistema ERP y un proveedor
1.1 Análisis de potencial
Para encontrar el sistema y el proveedor de servicios adecuados para tu proyecto ERP es crucial entender el potencial de mejora. Esto te dará una buena idea de cuánto dinero se puede ahorrar y, por tanto, cuánto puedes invertir para lograr un retorno positivo de tu inversión.
Para esta evaluación analizamos el sistema actual, los procesos y tu estrategia a medio plazo. Después identificamos con tu equipo las oportunidades de mejora, incluidos nuevos procesos, el rediseño y la automatización de procesos existentes y posibles integraciones. Además, evaluamos cómo apoyar mejor tu estrategia a medio plazo y si los nuevos proyectos de negocio pueden automatizarse desde el principio. Al final, estas se recopilan y se presentan a la dirección con una primera idea de los ahorros posibles.
Si analizar el potencial de tu ERP se te queda corto, echa un vistazo a nuestros servicios de estrategia informática integral y arquitectura a nivel de toda la empresa.
1.2 Definición de la arquitectura ERP
Diseñar la mejor arquitectura, combinación de módulos y herramientas requiere entender por completo tu negocio y tus procesos. Partiendo de lo aprendido en el análisis de potencial, seleccionamos los módulos ERP estándar, las apps de terceros, los nuevos desarrollos y el software adicional que se utilizará.
Tras seleccionar todos los sistemas, podemos trazar los pasos principales de los procesos y cómo fluyen por los módulos. En el último paso se definen todos los puntos de contacto con otros sistemas y la integración en tu infraestructura informática.
1.3 Análisis preliminar de requisitos
Mediante talleres con tus equipos y la recopilación de información de la documentación existente, construimos una especificación de requisitos completa. El objetivo es tener una primera imagen de las necesidades más importantes y su prioridad.
La especificación no solo abarca usabilidad, casos de uso y funciones específicas, sino también requisitos técnicos e integraciones.
Al final, contrastamos los requisitos con los objetivos de negocio y elaboramos un documento de especificación funcional definitivo para que los socios de servicios puedan crear ofertas para tu proyecto ERP.
1.4 Visión general del mercado
Con tus requisitos definidos, podemos recopilar una lista de socios de implementación y sistemas relevantes. Esto te permite recibir multitud de ofertas y distintas opciones con sus costes asociados.
Al final, puede ser ventajoso recibir varias ofertas y evaluar a varios socios para encontrar el que mejor encaje contigo en presupuesto, plazos, requisitos y trato personal.
1.5 Solicitud de propuestas / licitación y evaluación de proveedores
Con nuestra lista de sistemas y proveedores, solicitamos propuestas para la implementación o iniciamos una licitación. Te ayudamos analizando las ofertas, evaluando al proveedor y la tecnología, haciendo las preguntas adecuadas en las demos, destapando el coste final real y clasificando sistemas y proveedores por coste total de propiedad (TCO) a 5 y 10 años.
2. Analizar y modelar los procesos
2.1 Modelado de procesos
El núcleo de operar una empresa es tener procesos robustos, eficientes y rápidos. Mejorarlos requiere una imagen completa de los procesos centrales. Por eso trabajamos con tu equipo para definir todos los procesos centrales y modelar su estado actual, las particularidades de la empresa y las ventajas competitivas.
Al final recibes la documentación y una visión gráfica de todos tus procesos, además de una lista de las mejoras más fáciles de conseguir a corto plazo. Esto te permite empezar a ser más eficiente de inmediato y sienta las bases para los requisitos de detalle.
2.2 Automatización de procesos
Nuestra oferta principal en much. Consulting es hacer tu negocio más eficiente.
Si te interesa introducir nuevos procesos automatizados, automatizar procesos existentes o reconstruirlos desde cero, consulta toda la información sobre los procesos más eficientes.
3. Introducir un nuevo sistema ERP
Introducir un nuevo sistema ERP supone mucho trabajo y presión para tu empresa. Te ayudamos aportando experiencia, competencias y capacidad en todas las áreas. Tanto si necesitas que desarrollemos tus apps, configuremos o hagamos evolucionar procesos y automatizaciones, como si necesitas que definamos planes de gestión del cambio y formemos a tus empleados, nuestro equipo de profesionales puede apoyarte donde haga falta.
3.1 Configuración
En esta fase, la mayoría de tus requisitos ya están desarrollados en el sistema. Para aprovechar al máximo las funciones disponibles, nuestros consultores saben exactamente cómo funcionan y cómo deben configurarse.
En la configuración inicial añadimos todas tus empresas y entidades, idiomas y monedas, e instalamos todas las apps, módulos y extensiones necesarias. Después se crean y configuran los datos base para que tus procesos centrales puedan ejecutarse en el sistema con facilidad y eficiencia. Esto incluye datos de clientes, datos de productos, listas de materiales, información de proveedores y más. A continuación, nuestros expertos en cada módulo te apoyarán en áreas como:
- CRM y ventas
- Almacén, logística y gestión de la cadena de suministro
- Compras e integración de proveedores
- Gestión de la fabricación
- Prestación de servicios, registro de tiempos y gestión de proyectos
- Facturación, finanzas, contabilidad y control de gestión
- Inteligencia empresarial (BI), previsión y planificación
3.2 Personalización
Para los requisitos que no pueden cubrirse razonablemente, hay que personalizar el sistema. Aquí nos centramos en mantenernos cerca del estándar del software y minimizar la intrusión en el núcleo de los sistemas, para ahorrar costes de mantenimiento y mantenerlo todo lo más simple posible. La personalización incluye la creación de nuevos módulos, la ampliación de módulos existentes con nuevas funciones y la adición de nuevas interfaces, procesos, botones, campos, acciones y flujos de trabajo.
Como nuestro equipo de desarrollo es altamente cualificado, experimentado y está ubicado en la UE (Alemania y Portugal) y el Reino Unido, podemos ofrecer la máxima calidad y los plazos de entrega más rápidos. Además, la estrecha colaboración entre desarrolladores y consultores garantiza que las personalizaciones no se subestimen y que las funciones desarrolladas cumplan exactamente los requisitos.
3.3 Integraciones ERP
Tu sistema ERP es tan bueno como los datos que contiene. Para evitar la introducción manual de datos, integramos todos los sistemas que tocan tus procesos de negocio. Esto incluye transacciones entrantes de sistemas de tienda (Shopify, Magento, WooCommerce y Shopware), soluciones CRM One-to-One (por ejemplo, Salesforce, Pipedrive y Hubspot) o soluciones específicas del sector (por ejemplo, motores de reservas), pero también la conexión directa con tu proveedor logístico, servicios de envío (paquete y palé), call center, sistemas financieros (por ejemplo, Veri*factu) y otros sistemas a medida. Para muchos sistemas habituales trabajamos con conectores estándar que podemos adaptar a tus necesidades específicas.
3.4 Optimización de la usabilidad
Conseguir que tus empleados usen el ERP es uno de los factores clave para llevar los procesos eficientes al día a día. Por eso, además de la formación, optimizamos la usabilidad para tus necesidades específicas, de modo que tus empleados puedan usar el sistema con facilidad y eficacia.
Para encontrar los problemas más importantes, analizamos el uso del sistema y su relevancia para el negocio con el fin de identificar un patrón ABC y tener un punto de partida que optimizar. Después, o añadimos formación adicional para los empleados o mejoramos la usabilidad para que el sistema sea más fácil de usar.
3.5 Diseño de documentos
En los sistemas ERP suelen faltar documentos profesionales que encajen a la perfección. O los diseños estándar no cumplen todos los requisitos funcionales, o el lenguaje de diseño carece de profesionalidad. Te ayudamos creando documentos que encajan al 100% a partir de nuestros diseños existentes, para resolver el conflicto entre ajuste y coste.
Los documentos más habituales del sistema ERP son presupuestos, pedidos de venta, facturas, albaranes, convocatorias de propuestas, informes para inversores, partes de horas y plantillas de correo. Además, pueden crearse documentos especializados para autoridades (por ejemplo, declaraciones de IVA), inversores (por ejemplo, informes mensuales) y documentos arancelarios según tus requisitos individuales.
3.6 Inteligencia empresarial (BI)
Tu sistema ERP contendrá los datos más importantes de tu empresa. Por eso hacemos accesible la información con informes estándar y configurando paneles de control individuales.
Además, ofrecemos una amplia gama de servicios de datos, incluidos informes de analítica avanzada y previsión estadística. Para las necesidades más avanzadas, llevamos los datos del ERP a tu data warehouse y apoyamos a tu equipo de BI para interpretar los datos allí mismo.
3.7 Gestión de proyectos, gestión del cambio y formación
La dimensión más subestimada de los grandes proyectos informáticos son las personas que trabajarán en los sistemas. Para entregar todos los requisitos a tiempo y dentro del presupuesto, ofrecemos una amplia variedad de servicios de gestión de proyectos. Además, también apoyamos a tu organización en la adopción de nuevos procesos y de un nuevo sistema mediante consultoría de gestión del cambio.
La formación, las revisiones y las pruebas de usuario están en el centro de nuestro ciclo de proyecto. Esto permite que todos los empleados se familiaricen pronto con el sistema. Al final de cada hito del proyecto se imparte una formación completa, que se graba para futuras formaciones.
En nuestra herramienta única de gestión de proyectos también registramos todas las preguntas y dudas y construimos unas preguntas frecuentes para dar a todos acceso instantáneo a todas las preguntas relevantes.
4. Optimizar e importar los datos
4.1 Optimización de los datos base
Los datos base son todos los datos compartidos y siempre necesarios para trabajar en tu ERP, e incluyen productos, contactos de clientes y proveedores, precios, listas de materiales y más. Para llevar estos datos a un sistema nuevo, analizamos los datos y la estructura existentes, definimos requisitos mínimos de calidad para la automatización futura, realizamos las limpiezas necesarias y los trasladamos a la nueva estructura. En el nuevo sistema implementamos controles continuos de calidad de datos y creamos responsabilidades y roles para la mejora continua.
4.2 Migración de datos
Una vez optimizados y reestructurados los datos base, los importamos al nuevo sistema. Sobre esta base trasladamos todos los puntos de datos importantes, por ejemplo:
- Ventas: presupuestos, pedidos, entregas
- Compras: acuerdos marco, precios de proveedores, entregas entrantes
- Inventario: estructura de almacén, niveles de stock, números de serie/lote
- Contabilidad: plan de cuentas, asientos, cuentas de coste, presupuestos, pagos, seguimientos
La mayoría de los consultores e implementadores de ERP temen el trabajo de migrar datos, porque es engorroso, difícil y requiere mucha destreza. En much. creemos que necesitas tus datos históricos para trabajar con éxito en el futuro. Por eso hemos desarrollado herramientas y procesos para trasladar tus datos de forma fiable, con un esfuerzo limitado y un precio relativamente bajo. Para muchos sistemas tenemos experiencia y plantillas existentes que adaptamos a tus necesidades para ser lo más eficientes posible.
5. Pruebas
Una de las 6 principales razones por las que fracasan los sistemas ERP son las pruebas insuficientes. Para evitar este obstáculo tenemos múltiples capas de pruebas.
Cada pieza de personalización la prueba siempre el desarrollador para evitar errores técnicos. Después, el jefe de proyecto o consultor responsable revisa el cambio en la interfaz para detectar desajustes entre la implementación y los requisitos. A continuación entregamos el ticket al equipo solicitante con información sobre cómo usar y probar la función. En nuestro ciclo de proyecto, los usuarios tienen un primer punto de revisión y más adelante un periodo completo de 2-3 semanas para probar a fondo.
En el último paso antes del go-live probamos todos los procesos principales de extremo a extremo para identificar problemas que surgen en la colaboración de varios módulos y con las integraciones. Este ensayo general garantiza que no haya grandes sorpresas en la semana del go-live.
Además de las pruebas de interfaz, proporcionamos pruebas automatizadas unitarias, de integración y de interfaz. Se ejecutan con cada nuevo incremento del software y no permiten añadir modificaciones si provocan fallos en las pruebas. Con esta automatización, los problemas complicados se encuentran antes y más rápido en el proceso. Esto es especialmente importante para los grandes componentes a medida.
6. Asistencia en el go-live
Poner en marcha un sistema nuevo ya es bastante difícil cuando todo va perfectamente. Pero los problemas que surgen cuando el sistema arranca sin asistencia suficiente pueden acabar en una mala experiencia. Te ayudamos a superarlo estando in situ como primer punto de contacto para las incidencias de los usuarios, para clasificarlas rápidamente y resolver de inmediato las incidencias críticas. Siempre te cubrimos las espaldas.
7. Actualizaciones, mantenimiento y asistencia
7.1 Actualización
Los sistemas con los que trabajamos suelen instalar automáticamente las actualizaciones que no son de seguridad y las correcciones de errores. Además, el lanzamiento de nuevas funciones está totalmente automatizado. Esto hace que haya muy pocos casos en los que el sistema deba actualizarse de verdad. El más importante es la actualización de versión mayor. Además de instalar la actualización, hay que ajustar las personalizaciones existentes para que funcionen en el entorno cambiante. Esto a menudo lleva a eliminar personalizaciones si se introducen como funciones estándar. Tras trasladar todas las capacidades, también hay que migrar tus datos. Esto puede ser un reto, sobre todo cuando cambian las estructuras de datos.
Para evitar saltar varias versiones de golpe, normalmente intentamos actualizar a nuestros clientes cada 12 a 18 meses. Esto reduce el coste total y pone antes a tu disposición las nuevas funciones.
Si analizar el potencial de tu ERP se te queda corto, echa un vistazo a nuestros servicios de estrategia informática integral y arquitectura a nivel de toda la empresa.
7.2 Mantenimiento
Con el sistema ya al día, aún hay que mantener la base de código refactorizando y limpiando, resolviendo incidencias, corrigiendo errores técnicos, optimizando el rendimiento, ampliando la documentación técnica, garantizando la disponibilidad y añadiendo mejoras cosméticas. Además, si se producen cambios en los sistemas integrados, los identificamos y adaptamos nuestras integraciones en consecuencia.
Nos aseguramos de que tu sistema esté en buen estado, siempre online, sea barato de mantener y fácil de actualizar.
7.3 Asistencia
Un sistema que funciona sin fallos en el plano técnico también debería poder usarse de la forma más eficiente. Con nuestros paquetes de asistencia, todos los usuarios reciben acceso a nuestro portal de clientes, con la posibilidad de notificar errores y hacer preguntas. Todas las preguntas se responden y se documentan como pregunta frecuente con capturas de pantalla y vídeos. Esto permite a los siguientes usuarios consultar las preguntas ya planteadas y nos ayuda a trabajar de forma más eficiente para ti respondiendo cada pregunta solo una vez.
Además, nuestra base de conocimiento también incluye todas las grabaciones de talleres y formaciones anteriores, de modo que los nuevos empleados pueden incorporarse y ponerse al día rápidamente.
En conjunto, te ayudamos gestionando y documentando tu conocimiento del ERP, respondiendo todas las preguntas, identificando y corrigiendo errores de usuario, formando a empleados actuales y nuevos, explicando las nuevas funciones y reuniendo todos los nuevos requisitos en un solo lugar.
8. Auditoría ERP
Si tienes un ERP antiguo, una implementación en curso o acabas de lanzar un nuevo ERP, realizar una auditoría ERP puede ser un requisito de cumplimiento o resultar útil para identificar el estado actual. Aquí ofrecemos el análisis de un sistema por motivos de cumplimiento o la auditoría de una implementación que se ha desviado del plan.
Al analizar el sistema, revisamos todos los procesos centrales y de soporte existentes en áreas como compras, logística, almacén, fabricación, servicio, producción y finanzas. Auditamos la preparación para el futuro, las tecnologías base y la posibilidad de aprovechar todo el potencial de eficiencia.
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