Automatización de procesos con IA
Cada vez es más difícil encontrar personal cualificado. Para seguir creciendo con el equipo que tienes, necesitas aprovechar al máximo cada hora de trabajo. Eso es lo que hace la automatización: tu software se encarga de las tareas repetitivas y tu equipo recupera ese tiempo para el trabajo que de verdad lo necesita.
Añadir IA a tus automatizaciones actuales va un paso más allá. La IA puede encargarse de tareas que antes requerían a una persona, como leer documentos, tomar decisiones con criterio o responder preguntas.
Identificamos los procesos en los que más tienes que ganar y los automatizamos con IA para que tengas menos trabajo manual, menos errores, decisiones más rápidas y costes más bajos.
La IA llega donde termina la automatización de procesos «clásica»
La automatización de procesos es la base de cualquier automatización con IA. Las automatizaciones basadas en reglas ya ahorran mucho tiempo a tu equipo. La IA se apoya en ellas para encargarse de las tareas que las reglas fijas no pueden resolver.
La IA solo aporta valor cuando forma parte de tus procesos. Cuando está integrada en tu ERP y funciona junto a tus automatizaciones actuales, puede asumir tareas de tu equipo y ayudarte a ganar tiempo y productividad.
Por eso la IA no debería ser el primer paso. Lo que puede hacer depende de cómo funcionan ya tus procesos. La mayoría de las empresas se encuentra en alguna de estas cuatro fases.
Manual
La información está en papel, hojas de cálculo, correos electrónicos y notas, y se copia de un documento a otro. Tu equipo pierde tiempo buscando documentos y volviendo a introducir los mismos datos, lo que provoca errores y horas perdidas.
Digital
Los datos y documentos se almacenan en formato digital y se puede acceder a ellos desde cualquier lugar. No se pierde nada, pero cada paso sigue dependiendo de que alguien introduzca o mueva datos a mano.
Automatizado
Un ERP integrado conecta ventas, compras, inventario, contabilidad y el resto de áreas. Los datos introducidos una vez están disponibles para todos los equipos que los necesitan, y las reglas de automatización activan por sí solas los siguientes pasos de un proceso.
Nativo en IA
Los agentes de IA se encargan de las tareas por sí mismos, en lugar de esperar a que una regla o una persona las inicie. Los casos estándar se ejecutan sin que nadie intervenga y tu equipo solo revisa las excepciones. Con el tiempo, la IA asume trabajo más complejo y se convierte en una parte esencial de tus procesos.
Cómo automatizamos tus procesos con IA
Nos centramos en el retorno de la inversión. Empezamos por los procesos que se amortizan antes, así que nuestros proyectos de automatización suelen recuperar la inversión en menos de 6 meses.
1. Analizamos cómo funcionan hoy tus procesos
En un análisis del potencial de los procesos, trabajamos con tus equipos clave para obtener una imagen clara de en qué se van el tiempo y el dinero:
Tus procesos clave y los equipos que los ejecutan
Con qué frecuencia se ejecuta cada uno al mes, cuánto tarda y cuánto cuesta
La calidad de los datos subyacentes y de los sistemas de los que dependen, que determina cuánto trabajo requerirá la automatización.
2. Detectamos dónde pierdes más tiempo
Con las cifras sobre la mesa, buscamos las tareas que ralentizan a tu equipo:
Procesos que siguen siendo manuales en cada departamento
Datos introducidos dos veces, tareas a la espera de otra persona y errores recurrentes
Los procesos que ocupan la mayor parte del tiempo de tus empleados, que suelen ser los que menos les gustan.
3. Elegimos la automatización adecuada y priorizamos
Para cada proceso, decidimos qué necesita y qué abordar primero:
Automatización basada en reglas para tareas con pasos fijos, por ejemplo, recordatorios de pago o actualizaciones de paneles de control
IA para tareas que requieren interpretación, por ejemplo, leer facturas, prever la demanda o cualificar leads
Una estimación del esfuerzo: ¿pueden cubrirlo las funciones estándar del ERP o hará falta desarrollo a medida y nuevas integraciones?
Situamos cada proceso en una matriz de beneficio frente a esfuerzo y empezamos por las mejoras rápidas. Recibes una lista priorizada de tus procesos con un plan paso a paso para cada uno.
4. Implementamos y supervisamos
Empezamos poco a poco y construimos sobre lo que ya funciona:
Poner en marcha primero un proceso con un equipo
Recoger opiniones en las primeras semanas, ya que tu equipo detectará los problemas rápidamente
Medir las mismas cifras que en el paso 1 para mostrar lo que realmente ahorras
Ajustar donde haga falta y luego pasar al siguiente proceso.
Para los procesos del día a día, no partimos de cero. Nuestras plantillas, probadas en la práctica, ya funcionan en algunas de las empresas de mayor crecimiento con las que trabajamos y normalmente solo necesitan pequeños ajustes.
Procesos que ya podemos automatizar con IA
Contabilidad y facturas
Llega una factura de proveedor → la IA la lee y extrae los datos → la IA la cruza con el pedido de compra y el albarán de recepción → el pago se programa automáticamente según las condiciones de pago.
Gastos
Un empleado sube un recibo → la IA lo lee y rellena el importe, la fecha, el IVA y la categoría → el gasto se envía al responsable para su aprobación → el gasto aprobado se añade automáticamente al siguiente reembolso.
Compras
La IA prevé la demanda a partir de tu historial de ventas → el stock cae por debajo del nivel previsto → la IA activa un nuevo pedido → el pedido de compra se crea y se envía automáticamente al proveedor.
Ventas y CRM
Llega un nuevo lead → la IA lo cualifica a cualquier hora → el lead se asigna automáticamente al comercial adecuado → la IA redacta un seguimiento personalizado.
RRHH y reclutamiento
Llega una candidatura → la IA la analiza y puntúa al candidato según los requisitos del puesto → los candidatos preseleccionados pasan a la siguiente fase → las invitaciones a entrevistas se envían automáticamente.
Informes e inteligencia empresarial
Los paneles de control se actualizan automáticamente a tiempo real → haces una pregunta sobre tus datos → la IA la responde y convierte tus registros en un informe breve o una visualización.
Asistencia al cliente
Un cliente envía una pregunta → se crea un ticket y se dirige automáticamente al equipo adecuado → la IA responde basándose en el conocimiento de tu empresa → los casos complejos pasan a tu equipo.
Estos procesos son el núcleo de la mayoría de las empresas. Si tu caso de uso es muy específico o tu sector tiene sus propias normas y requisitos, necesitarás automatizaciones a medida, y eso requiere tiempo y conocimientos que quizá tu equipo no tenga.
Creamos nuestras propias herramientas de IA
Desarrollamos nuestras propias herramientas de IA, incluido un servidor MCP, que da a los asistentes de IA acceso directo y seguro a los datos de tu ERP.
Usamos lo que implementamos
Usamos agentes de IA personalizados y creamos conexiones MCP en nuestro propio trabajo y en proyectos de clientes, así que sabemos lo que funciona en la práctica. Además, eso nos hace más rápidos: menos horas en los proyectos por tiempo y materiales y presupuestos más ajustados en los de precio cerrado.
Nuestros expertos en IA siguen a tu lado
Nuestros expertos en IA y desarrollo de producto crean tus automatizaciones. Una vez en marcha, nos encargamos del mantenimiento y la asistencia para que tus procesos automatizados con IA sigan funcionando sin problemas.
Encontremos tus mejoras rápidas
Reserva una consulta gratuita con nuestros expertos. Cuéntanos cómo funcionan hoy tus procesos y te mostraremos dónde puede ahorrarte más tiempo la IA.
¡Estaremos encantados de conocerte en persona!
Victor Popov
Senior Solutions Consultant
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Caine Fearn
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Preguntas frecuentes sobre la automatización de procesos con IA
La IA necesita datos conectados y fiables con los que trabajar, y un ERP integrado es la mejor fuente para obtenerlos. Si tus datos están repartidos en varias herramientas desconectadas, empezamos por analizar tu configuración actual y lo que haría falta para poner tus datos en orden.
Empieza por los procesos que ocupan mucho tiempo a tu equipo y requieren poco esfuerzo para automatizarse. Los primeros candidatos típicos son las facturas de proveedores, los gastos y la cualificación de leads. Un análisis del potencial de los procesos los clasifica por beneficio y esfuerzo para que empieces por las mejoras rápidas.
Un proceso con un equipo suele llegar al go-live en pocas semanas, sobre todo cuando lo cubren las plantillas estándar. Nuestros proyectos de automatización suelen amortizarse en menos de 6 meses.