Implementación de Odoo

2.1 Kick-off

El proyecto principal siempre empieza con un kick-off. Aquí nuestro equipo de proyecto se presenta por primera vez y explica los respectivos roles y responsabilidades. Además, se cierran el plan y el calendario del proyecto y se establecen las herramientas y prácticas de comunicación futuras.

2.2 Configuración

Antes de que empiecen los talleres, nuestro equipo sienta las bases del proyecto conjunto. Esto incluye configurar tu instancia de Odoo ERP y las instancias de desarrollo y staging asociadas, dominios, servidores de correo, así como crear cuentas de usuario para los principales interesados. Según los módulos que necesites, aquí también se realizan configuraciones adicionales, como un plan de cuentas.

2.3 Talleres de módulos

Para cada aplicación de Odoo celebramos un taller de kick-off aparte. Aquí presentamos a todos los interesados sus futuros flujos de trabajo diarios en Odoo. Además, hablamos de las integraciones necesarias y recogemos requisitos adicionales. Después definimos contigo el plan de implementación posterior para el módulo correspondiente.

2.4 Implementación

En la fase de implementación propiamente dicha, nuestros consultores traducen los requisitos recogidos en las configuraciones adecuadas de tu nuevo Odoo. La implementación es en sí misma todo un proceso e incluye varios pasos, como la personalización del sistema, la formación, la migración de datos y la integración con otros sistemas.

2.4.1. Configuración

Durante la configuración inicial de Odoo creamos todas las empresas, subempresas, idiomas y monedas que quieras e instalamos todas las aplicaciones, módulos y extensiones de Odoo necesarios. Después creamos y configuramos los datos básicos para que tus procesos centrales funcionen de forma sencilla y eficiente en Odoo. Esto incluye, por ejemplo, datos de clientes, datos de productos, listas de materiales, información de proveedores y más.

2.4.2. Personalización

Si los requisitos no se pueden cubrir con las funciones estándar de Odoo, nuestros expertos deben personalizar tu sistema en consecuencia. Aun así, procuramos siempre mantenernos lo más cerca posible del estándar y hacer solo pequeños cambios en el núcleo del sistema, para ahorrar costes de mantenimiento más adelante, garantizar que se mantengan bajos incluso tras la finalización del proyecto y mantener tu Odoo lo más sencillo posible a nivel técnico. La personalización incluye, entre otras cosas, el desarrollo o la extensión de aplicaciones, la incorporación de nuevas integraciones, procesos, botones, campos, acciones y flujos de trabajo.

2.4.3 Integraciones de Odoo

Para que en el futuro no tengas que introducir datos manualmente, integramos todos los sistemas de terceros que influyen en tus procesos de negocio. Esto incluye transacciones de entrada y salida de plataformas de e-commerce y marketplaces (por ejemplo, Shopify, Magento, Shopware, Amazon, eBay), soluciones CRM punto a punto (por ejemplo, Salesforce, Pipedrive y HubSpot) o incluso una conexión directa con tu operador logístico, transportista, sistemas financieros (por ejemplo, Veri*factu) y otros sistemas específicos del cliente. Para muchos sistemas habituales hemos desarrollado además infraestructuras de integración propias, líderes del mercado sobre todo en rendimiento, que hacen de Odoo una alternativa real a las soluciones ERP tradicionales y obsoletas, incluso para empresas con muchas transacciones.

2.4.4 Formación

La formación, las revisiones y las pruebas son componentes centrales de nuestro ciclo de proyecto. Esto permite que tus empleados se familiaricen con Odoo en una fase temprana. Al final de cada hito se realiza una sesión de formación completa que se graba para posibles dudas posteriores, de modo que cualquier laguna de conocimiento se pueda cubrir de forma fácil y económica. Para reforzar la transferencia de conocimiento a los usuarios durante la implementación y fomentar fases de prueba rigurosas, ponemos a tu disposición una amplia base de conocimiento de Odoo con vídeos, preguntas frecuentes y artículos para todas las áreas del negocio. Esto ayuda a tus usuarios a familiarizarse con Odoo y a entender exactamente cómo los apoyará el sistema en su trabajo diario. 

2.4.5 Optimización y migración de datos

• Ventas: ofertas, pedidos de venta, envíos
• Compras: acuerdos marco, precios de proveedor, recepciones
• Logística: estructura de almacén, niveles de stock, números de serie/lote
• Contabilidad: plan de cuentas, movimientos de cuenta, contabilidad analítica, presupuestos, pagos, seguimiento

2.4.6 Primera ronda de pruebas: pruebas internas

Cada personalización la prueba siempre uno de nuestros desarrolladores, para detectar y evitar errores técnicos en una fase temprana. Después, el jefe de proyecto o consultor responsable revisa de nuevo la personalización en busca de discrepancias entre la implementación y los requisitos. Luego, el ticket pasa al equipo junto con información sobre el uso y la prueba de la funcionalidad.

2.5 Presentación guiada

Una vez completada con éxito la implementación, programamos una presentación guiada. Aquí te mostramos a ti y a tus usuarios el sistema en marcha y todos los procesos necesarios en tu nuevo Odoo. Si la funcionalidad del sistema cumple los requisitos predefinidos, el cliente empieza a probar el sistema.

2.6 Feedback de los usuarios y segunda ronda de pruebas

¡Ahora te toca a ti probar tu nuevo Odoo! Primero definimos el alcance de las pruebas con manuales y guiones de prueba. Todos los módulos y funciones de Odoo se probarán por separado y en conjunto. Del mismo modo, hay que probar todas las integraciones para garantizar que Odoo interactúa correctamente con los demás sistemas. Mientras pruebas el sistema con tus usuarios, por supuesto puedes informar de errores y hacer preguntas en cualquier momento.

2.7 Ajustes finales

Después de recibir tu feedback, ultimamos las configuraciones. Cuando se cumplen todos los requisitos de las fases anteriores, el equipo de proyecto y los interesados comienzan las pruebas finales.

2.8 Pruebas extremo a extremo

Una vez completados todos los módulos y funciones de Odoo, empieza la fase de pruebas de extremo a extremo. Es cuando tus usuarios prueban por última vez tu Odoo totalmente configurado antes de que entre en producción. Por primera vez, todas las integraciones funcionan a la vez y los usuarios pueden ver cómo funcionarán sus procesos en el sistema productivo. En esta fase también empezamos a crear la documentación del proyecto y materiales de formación adaptados a tus necesidades y peticiones exactas. Este es el último paso antes de que tu Odoo entre en producción.

2.9 go-live

Entrar en producción con un sistema nuevo siempre genera cierto nerviosismo y suele ser bastante difícil incluso cuando todo funciona a la perfección. Si surgen problemas sin una asistencia adecuada disponible, la experiencia puede ser negativa. Te apoyamos como primer punto de contacto in situ ante cualquier problema de los usuarios y te ayudamos a clasificar y resolver rápido dudas y problemas. ¡Siempre estamos de tu lado!