7 errores a evitar en una migración de datos Odoo y 3 formas de acertar

0. Errores prohibidos desde el primer día de tu migración de datos a Odoo

Antes de desglosar todo lo que debes vigilar en una migración de datos a Odoo, hay algunas reglas básicas que conviene seguir. 

Es fundamental tenerlas presentes, ya que cualquier error es muy difícil de corregir o incluso irreversible.

• Migrar mediante una importación SQL en lugar de la API: Este método se salta las validaciones y los controles de seguridad de Odoo, lo que hace que el sistema pierda todas sus certificaciones, como las certificaciones fiscales, los rastros de auditoría o las garantías de integridad del sistema. En configuraciones complejas, también puede hacer que el sistema incumpla la normativa legal o sectorial, lo que podría hacer ilegal su uso
• Migrar sin tener acceso a todo el conjunto de datos ni haberlo analizado de antemano: Te arriesgas a cometer errores desde el principio y a medida que añades más datos al sistema
• Migrar en lotes sin control y sin visibilidad de los datos: Si no conoces todos los datos que vas a migrar antes de planificar los lotes, no hay forma de saber si es viable importarlos todos
• Migrar los datos en un orden aleatorio: Te encontrarás con un gran número de errores de restricciones, ya que tu conjunto de datos estará desestructurado, lo que afectará a todo tu sistema
• Migrar todos tus datos a partir de archivos de importación y exportación (.xlsx): Un solo error en tu archivo .xlsx pondrá en peligro toda la migración.

1. No incluir en tu lista de migración todos los datos que quieres conservar

Al preparar una lista de migración, no es raro que los usuarios se olviden de añadir partes de los datos que quieren migrar. 

Los conjuntos de datos más pequeños y menos críticos que quizá sigas necesitando, por ejemplo, las solicitudes de ausencia de los empleados, pueden pasarse por alto cuando la atención se centra en los datos críticos para las operaciones. 

Sin embargo, omitir registros de datos u olvidarse de añadir todos los datos que quieres migrar puede afectar a la implementación en su conjunto. Puede afectar especialmente al calendario de tu proyecto y provocar retrasos.

Para evitarlo, asegúrate de:

• ​Revisar a fondo las áreas no críticas de tu sistema: Recorre todo tu sistema, revisa todos los registros e identifica cualquier otro modelo que deba migrarse, no solo los que se marcan de inmediato como críticos para las operaciones
• Hacer responsables a tus distintos equipos: Asegúrate de que cada equipo implicado en el proyecto revise y firme la lista de migración, para garantizar que se incluyen todos los datos que cada departamento necesita migrar.  

2. Ignorar las subsecciones de datos

Una estructura de datos relacional es fundamental para que la migración de datos tenga éxito.

Por ejemplo, una empresa necesita migrar todos sus productos a su nuevo sistema. Al preparar los datos, añade las plantillas de producto, pero se olvida de todos los modelos adicionales.

Esto significa que a todos sus productos les faltarán datos cruciales, como atributos de producto, categorías, unidades de medida, plan de cuentas y más. 

Si falta alguno de los modelos relacionados necesarios en el nuevo sistema, importar el registro principal del producto no sirve de nada. 

Para evitarlo, asegúrate de:

• ​Controlar todos los modelos de datos relacionales: Recopila no solo los registros de datos principales que vas a migrar, sino también sus atributos, etiquetas, categorías y sus conexiones con otros procesos
• Filtrar los datos relacionales y decidir qué debe migrarse: Es la ocasión perfecta para separar los datos que sin duda necesitarás de los que pueden eliminarse antes de la migración
• ​Comprobar dos veces todos los registros de datos y subsecciones: Asegúrate de que varios miembros de tu equipo revisen todos los modelos de datos relacionales.

3. No conocer todas tus fuentes de datos 

Las múltiples fuentes de datos suelen ser un problema al migrar desde distintos programas a un único sistema integrado como Odoo.

Puede ser complicado hacer coincidir identificadores de datos comunes al conectar datos de varias fuentes, como un CRM independiente, un software de contabilidad o sistemas WMS.

Necesitas saber exactamente de dónde proceden todos tus datos y decidir de forma consciente qué migrar y qué dejar atrás. 

Olvidarte de migrar datos importantes porque no sabías que existían o en qué sistema heredado estaban almacenados puede dejar lagunas graves en tu nuevo sistema.

Es fundamental consolidar todos los datos antes de la migración. Para evitar complejidad y garantizar que tu sistema siga cumpliendo la normativa, asegúrate de:

• ​Limitar el alcance de los datos que se van a migrar: Ten en cuenta que no todos los datos antiguos se transferirán al nuevo sistema y define con claridad qué datos exactamente deben conectarse
• Gestionar las expectativas internas: Asegúrate de comunicar con claridad a tu equipo qué datos se migrarán y cuáles no
• ​No utilizar campos de texto libre: Si tus datos se añaden en notas de registro o comentarios, y no en campos estándar que puedan exportarse y migrarse correctamente, se perderán
• ​Utilizar identificadores probados (referencias únicas que existen en ambos sistemas) con una coincidencia de al menos el 99% al migrar los datos existentes.

4. Usar campos de datos con nombres poco claros o incoherentes

La mayoría de las veces, la terminología de los registros de datos no es coherente en todo el sistema. 

Esto puede provocar fácilmente un mapeo incorrecto de campos y modelos.

Por ejemplo, el campo «código de barras» de un producto podría referirse a un número interno en tu software antiguo y a un GTIN en tu nuevo sistema. 

Este tipo de problemas son muy difíciles de detectar una vez que el trabajo de migración está en marcha.

Para evitarlo, asegúrate de:

• ​Designa un responsable para cada sistema de origen que ayude a explicar y definir la terminología
• Consigue una descripción de cada campo de datos que quieras migrar y crea glosarios o listas para evitar malas interpretaciones
• ​Consigue conjuntos de datos de ejemplo de tu nuevo sistema lo antes posible para ver cómo hacer coincidir los nombres de tus campos de datos actuales con los campos estándar de Odoo.

5. No preparar ni compartir los datos con suficiente antelación

Recibir la estructura de los datos de entrada, un conjunto de datos de ejemplo o el conjunto de datos completo más tarde de lo previsto puede convertirse en un problema serio para el calendario de tu migración.

Sin acceso temprano a los datos, no puedes planificar ni probar con precisión tu proceso de migración. Esto significa que cualquier problema que se detecte retrasará la fecha de la migración completa

Para evitarlo, asegúrate de:

• ​Definir plazos claros para preparar y validar los datos, dejando tiempo de sobra antes de la migración
• Recordar a todos los responsables, pronto y a menudo, antes de los plazos, que deben preparar y validar los datos con suficiente antelación a la migración
• ​Comunicar cualquier retraso con rapidez a todos, ya que la fecha límite de la migración completa tendrá que moverse si no se cumple un plazo previo relacionado.

6. No dividir la migración en fases 

Cuanto mayor sea el conjunto de datos, más tardarán las exportaciones e importaciones.

Como las migraciones suelen hacerse justo antes del go-live, los tiempos de ejecución largos aumentan el riesgo de inactividad o pérdida de datos. 

Para solucionarlo, asegúrate de:

• ​Empezar pronto: Migra los datos antiguos e inmutables mucho antes de la fecha del go-live, ya que los datos base suelen poder migrarse hasta con cuatro semanas de antelación
• Migrar las transacciones por adelantado: Los datos de movimientos o transacciones de más de un año suelen poder migrarse entre una y dos semanas antes del go-live
• ​Priorizar los datos críticos: Migra los datos operativos importantes (por ejemplo, transferencias o pedidos abiertos) poco antes del go-live
• ​Terminar tarde: Los datos menos críticos (por ejemplo, solicitudes de ausencia) pueden migrarse después del go-live, lo que significa que los datos migrados antes también pueden actualizarse más adelante.

7. No hacer suficientes pruebas antes del go-live

Las migraciones de datos son complejas y la atención al detalle es fundamental para evitar errores.

Por eso las pruebas son esenciales y deben hacerlas varias partes implicadas en el proyecto, como desarrolladores, consultores, analistas y usuarios finales.

Si tu socio de implementación y tus usuarios clave no realizan ejecuciones de prueba, los errores solo aparecerán después del go-live, cuando corregirlos resulta mucho más perjudicial.

Para evitarlo, asegúrate de:

• ​Pide a un desarrollador que pruebe y ejecute un bot de «clic en todas partes»
• Implica en las pruebas a tu socio y a sus consultores o analistas de implementación
• ​Asigna pronto a los probadores, gestiona las expectativas y planifica tiempo suficiente
• ​Proporciona a los probadores una lista de pruebas con lo que se migró en cada área, además de una breve introducción sobre cómo realizar las pruebas
• Pide a los probadores que aprueben sus pruebas por escrito para garantizar que han revisado todas las áreas y no han encontrado errores.

Cómo hacer bien tu migración de datos a Odoo 

Hemos repasado los principales errores que debes evitar al migrar tus datos a un nuevo sistema Odoo. 

¿Qué pasos deberías seguir, en cambio, para tener éxito? 

Para migrar conjuntos de datos, es recomendable utilizar un proceso de migración estructurado y repetible. Sería así:

3 formas de importar datos de forma segura desde cualquier sistema a tu Odoo

Si sigues estas pautas y tus datos están preparados de forma segura, Odoo te facilita la vida con sus distintos métodos de migración de datos.

Estos métodos cubren distintos casos de uso con diferentes volúmenes de datos que migrar.

Sienta las bases adecuadas para tu migración de datos a Odoo

Una migración de datos no consiste en transferir en bloque todos tus datos antiguos. Es más bien una oportunidad para optimizarlos y empezar de cero en tu nuevo sistema Odoo.

Abordar pronto los riesgos de una migración garantiza que transcurra sin problemas y que la integridad de tus datos esté protegida. 

Así te aseguras de que tu proyecto Odoo va por buen camino hacia un go-live exitoso.

Preguntas frecuentes sobre la migración de datos a Odoo

¿Cuáles son los principales métodos de migración de datos a Odoo? 

Puedes elegir entre tres estrategias: Greenfield, para empezar de cero solo con los datos maestros; Greenfield + Cutover, para migrar los datos maestros más los pedidos de venta y de compra abiertos; o Brownfield, para una migración completa de todos los datos históricos. 

¿Cómo migrar datos a Odoo de forma segura? 

Para proteger la integridad del sistema, usa la API de Odoo para importar datos en lugar de SQL directo. La migración basada en la API garantiza que cada registro pase por las validaciones internas y los controles de seguridad de Odoo, lo que preserva las certificaciones fiscales y los rastros de auditoría. Las importaciones SQL directas se saltan estas salvaguardas y pueden provocar errores irreversibles en el sistema.

¿Cómo estructurar una migración de datos a Odoo con éxito?

Sigue un calendario de migración por fases: migra los datos fijos, como productos y contactos, hasta cuatro semanas antes del go-live, y traslada las transacciones activas (pedidos abiertos) poco antes del cambio definitivo. Incluye una fase de pruebas en la que los consultores y los usuarios finales puedan validar el mapeo antes de la transición final.