Quando se migra de sistema, o ideal é que todos os dados sejam transferidos sem complicações.
No entanto, a migração de dados é um processo delicado.
Se for mal feita, pode causar problemas como dados que deixam de estar em conformidade, erros no sistema ou até o fracasso de toda a implementação devido a dados corrompidos.
Preparámos uma lista de verificação para a migração de dados para o Odoo, para saber o que não fazer, a que prestar atenção e como realizar com sucesso uma migração de dados para o Odoo.
Índice
0. Erros proibidos logo no início da migração de dados para o Odoo
1. Não incluir na lista de migração todos os dados que pretende manter
2. Ignorar as subsecções de dados
3. Não conhecer todas as fontes de dados
4. Utilizar campos de dados com nomes pouco claros ou inconsistentes
5. Não preparar e partilhar os dados com antecedência suficiente
6. Não dividir a migração em fases
7. Não testar o suficiente antes do Go-live
Como fazer corretamente a migração de dados para o Odoo
3 formas de importar dados em segurança de qualquer sistema para o seu Odoo
0. Erros proibidos logo no início da migração de dados para o Odoo
Antes de analisar tudo aquilo a que deve estar atento numa migração de dados para o Odoo, há algumas regras básicas a seguir.
É fundamental tê-las presentes, pois qualquer erro é muito difícil de corrigir ou até irreversível.
- Migrar através de uma importação SQL em vez da API: este método contorna as validações e os controlos de segurança do Odoo, fazendo com que o sistema perca todas as certificações, como as certificações fiscais, os registos de auditoria ou as garantias de integridade do sistema. Em configurações complexas, pode também deixar o sistema em incumprimento da regulamentação legal ou do setor, o que pode tornar ilegal a sua utilização
- Migrar sem ter acesso a todo o conjunto de dados nem o ter analisado previamente: corre o risco de ter erros desde o início e à medida que adiciona mais dados ao sistema
- Migrar em lotes descontrolados e sem visibilidade dos dados: se não conhecer todos os dados a migrar antes de planear os lotes, não há forma de saber se é viável importá-los todos
- Migrar os dados por uma ordem aleatória: vai deparar-se com um grande número de erros de restrições, uma vez que o conjunto de dados ficará desestruturado e afetará todo o sistema
- Migrar todos os dados com base em ficheiros de importação e exportação (.xlsx): basta um único erro no ficheiro .xlsx para comprometer toda a migração.
1. Não incluir na lista de migração todos os dados que pretende manter
Ao preparar uma lista de migração, não é raro os utilizadores esquecerem-se de adicionar partes dos dados que pretendem migrar.
Conjuntos de dados mais pequenos e menos críticos que ainda possam ser necessários, e.g. pedidos de ausência dos colaboradores, podem passar despercebidos quando o foco está nos dados críticos para as operações.
No entanto, a falta de registos de dados e o esquecimento de dados a migrar podem ter impacto na implementação como um todo. Podem afetar especialmente o calendário do projeto e provocar atrasos.
Para o evitar, deve:
- Analisar a fundo as áreas não críticas do sistema: percorrer todo o sistema, ver todos os registos e identificar outros modelos que precisem de ser migrados, e não apenas os que são logo assinalados como críticos para as operações
- Responsabilizar as várias equipas: garantir que cada equipa envolvida no projeto verifica e assina a lista de migração, assegurando que todos os dados que cada departamento precisa de migrar estão contemplados.
2. Ignorar as subsecções de dados
Uma estrutura de dados relacional é fundamental para o sucesso da migração de dados.
Por exemplo, uma empresa precisa de migrar todos os seus produtos para o novo sistema. Ao preparar os dados, adiciona os modelos de produto, mas esquece-se de todos os modelos adicionais.
Isto significa que faltarão a todos os produtos dados cruciais, como atributos, categorias, unidades de medida, plano de contas e muito mais.
Se faltar algum dos modelos relacionados necessários no novo sistema, importar o registo principal do produto não serve de nada.
Para o evitar, deve:
- Acompanhar todos os modelos de dados relacionais: recolher não só os registos de dados principais a migrar, mas também os seus atributos, etiquetas, categorias e ligações a outros processos
- Filtrar os dados relacionais e definir o que tem de ser migrado: é a oportunidade ideal para separar os dados que serão mesmo necessários dos que podem ser eliminados antes da migração
- Verificar duas vezes todos os registos de dados e subsecções: garantir que vários membros da equipa verificam todos os modelos de dados relacionais.
3. Não conhecer todas as fontes de dados
A existência de várias fontes de dados é muitas vezes um problema ao migrar de diferentes programas para um único sistema integrado como o Odoo.
Pode ser complicado fazer corresponder identificadores de dados comuns ao ligar dados de várias fontes, como um CRM separado, um software de contabilidade ou sistemas WMS.
É preciso saber exatamente de onde vêm todos os dados e decidir de forma consciente o que migrar e o que deixar para trás.
Esquecer-se de migrar dados importantes por não saber que existiam, ou em que sistema antigo estavam guardados, pode criar lacunas graves no novo sistema.
É fundamental consolidar todos os dados antes da migração. Para evitar complexidade e garantir que o sistema se mantém em conformidade, deve:
- Limitar o âmbito dos dados a migrar: ter em conta que nem todos os dados antigos serão transferidos para o novo sistema e definir claramente que dados precisam exatamente de ser ligados
- Gerir as expectativas internas: comunicar claramente à equipa que dados serão migrados e quais não serão
- Não utilizar campos de texto livre: se os dados forem adicionados em notas de registo ou comentários, e não em campos padrão que possam ser corretamente exportados e migrados, perdem-se
- Utilizar identificadores comprovados (referências únicas que existem em ambos os sistemas) com uma correspondência de, pelo menos, 99% ao migrar os dados existentes.
Registos de dados | Dados com os quais fazer a correspondência |
Contas de credores e devedores | Clientes e fornecedores |
Contas contabilísticas | Categorias de produto |
Códigos de produto | Novos modelos de produto |
Números de documento | Novos modelos de encomenda de venda, encomenda de compra e fatura |
Normas ISO | Idioma, moeda e país para normalizar os dados |
4. Utilizar campos de dados com nomes pouco claros ou inconsistentes
Na maioria dos casos, a terminologia utilizada nos registos de dados não é consistente em todo o sistema.
Isto pode levar facilmente a um mapeamento incorreto de campos e modelos.
Por exemplo, o campo «código de barras» de um produto pode referir-se a um número interno no software antigo e a um GTIN no novo sistema.
Este tipo de problemas é muito difícil de detetar quando o trabalho de migração já está em curso.
Para o evitar, deve:
- Definir um responsável para cada sistema de origem que ajude a explicar e definir a terminologia
- Obter uma descrição de cada campo de dados a migrar e criar glossários ou listas para evitar interpretações erradas
- Obter conjuntos de dados de exemplo do novo sistema o mais cedo possível, para perceber como fazer corresponder os nomes dos campos de dados existentes aos campos padrão do Odoo.
5. Não preparar e partilhar os dados com antecedência suficiente
Receber a estrutura dos dados de entrada, o conjunto de dados de exemplo ou o conjunto de dados completo mais tarde do que o previsto pode tornar-se um problema sério para o calendário da migração.
Sem acesso antecipado aos dados, não é possível planear nem testar com precisão o processo de migração. Isto significa que qualquer problema detetado vai atrasar a data da migração completa
Para o evitar, deve:
- Definir prazos claros para preparar e validar os dados, deixando tempo de sobra antes da migração
- Lembrar todos os responsáveis, cedo e com frequência, antes dos prazos, de que devem preparar e validar os dados com a devida antecedência em relação à migração
- Comunicar rapidamente quaisquer atrasos a todos, uma vez que o prazo da migração completa terá de ser alterado se um prazo anterior relacionado não for cumprido.
6. Não dividir a migração em fases
Quanto maior o conjunto de dados, mais tempo demoram as exportações e importações.
Como as migrações acontecem normalmente mesmo antes do Go-live, tempos de execução longos aumentam o risco de indisponibilidade ou perda de dados.
Para o resolver, deve:
- Começar cedo: migrar os dados mais antigos e imutáveis bem antes da data do Go-live, já que os dados base podem muitas vezes ser migrados até quatro semanas antes
- Pré-migrar as transações: os dados de movimentos ou transações com mais de um ano podem muitas vezes ser migrados uma a duas semanas antes do Go-live
- Dar prioridade aos dados críticos: migrar os dados operacionais importantes (e.g. transferências ou encomendas em aberto) pouco antes do Go-live
- Terminar tarde: os dados menos críticos (e.g. pedidos de ausência) podem ser migrados após o Go-live, o que significa que os dados já migrados antecipadamente também podem ser atualizados mais tarde.
7. Não testar o suficiente antes do Go-live
As migrações de dados são complexas e a atenção ao pormenor é fundamental para evitar erros.
Por isso, os testes são essenciais e devem ser feitos por várias partes interessadas do projeto, como programadores, consultores, analistas e utilizadores finais.
Se o parceiro de implementação e os utilizadores-chave não fizerem execuções de teste, os erros só vão surgir após o Go-live, quando a sua correção causa muito mais perturbações.
Para o evitar, deve:
- Pedir a um programador que teste e execute um bot de «clicar em tudo»
- Envolver o parceiro e os respetivos consultores ou analistas de implementação nos testes
- Designar cedo os responsáveis pelos testes, gerir as expectativas e prever tempo suficiente
- Fornecer aos responsáveis pelos testes uma lista de testes com o que foi migrado em cada área, bem como uma breve introdução sobre como realizar os testes
- Pedir aos responsáveis pelos testes que validem formalmente os seus testes, para garantir que verificaram todas as áreas e não encontraram erros.
Como fazer corretamente a migração de dados para o Odoo
Já abordámos os principais erros a evitar ao migrar os dados para um novo sistema Odoo.
Então, que passos deve seguir para ter sucesso?
Para migrar conjuntos de dados, é aconselhável utilizar um processo de migração estruturado e repetível. Funciona assim:
1. Identificar os dados relevantes
Este passo consiste em analisar os dados dos sistemas antigos e criar um mapeamento de dados que abranja:
- Que dados são necessários
- Que dados é possível migrar
- Que dados têm valor para o novo sistema.
2. Extrair e limpar os dados
Este passo do processo é da responsabilidade do cliente e inclui:
- Realizar uma extração de dados baseada em scripts a partir dos sistemas antigos
- Limpar os dados.
3. Transformar e importar os dados
Este passo do processo é da responsabilidade do seu parceiro Odoo, que deve:
- Transformar e validar os dados
- Executar uma importação baseada em scripts através da API RPC do Odoo.
4. Executar testes de migração
A migração de dados é testada por programadores, consultores de implementação e utilizadores-chave.
Tanto os scripts de extração como os de importação são melhorados de forma iterativa após os testes.
5. Migração de dados final
O processo de migração é iniciado durante o Go-live para garantir uma transição consistente.
Os sistemas antigos passam a «só de leitura» para evitar erros.
3 formas de importar dados em segurança de qualquer sistema para o seu Odoo
Seguindo estas orientações e com os dados preparados em segurança, o Odoo facilita-lhe a vida com os seus diferentes métodos de migração de dados.
Estes métodos abrangem diferentes casos de utilização, com diferentes volumes de dados a migrar.
Método 1: Greenfield, para começar do zero
Esta opção é a melhor quando:
- Implementa o Odoo pela primeira vez
- Pretende redesenhar os processos de raiz
- Pretende evitar herdar problemas antigos, como a má qualidade dos dados.
Parte de uma base limpa e só são importados os dados mestre essenciais, como:
- Produtos (com atributos, variantes, preços, listas de materiais)
- Parceiros de negócio (fornecedores, clientes, colaboradores)
- Material com quantidades e localizações
- Configuração da contabilidade.
Método 2: Greenfield + Cutover, para arrancar com operações em curso
Este método de migração é ideal quando está a mudar para o Odoo e ainda tem vendas, compras ou ordens de produção em curso.
Garante que é transferida a mínima bagagem antiga para o novo sistema, ao mesmo tempo que continua a processar encomendas sem ter de recriar um conjunto de dados completo.
Para manter as operações sem interrupções, pode migrar todos os dados base e os dados transacionais em aberto, como:
- Encomendas de venda e de compra (normalmente as que estão em aberto)
- Produtos (com atributos, variantes, preços, listas de materiais)
- Parceiros de negócio (fornecedores, clientes, colaboradores)
- Material com quantidades e localizações
- Configuração da contabilidade.
Método 3: Brownfield, migração completa do sistema com todo o histórico de dados
Esta opção é a melhor quando os dados históricos são críticos e têm de ser totalmente preservados no Odoo, seja por motivos de conformidade, de relatórios ou de continuidade operacional.
No entanto, é também a opção mais cara e mais demorada.
Mantém todo o conjunto de dados, importando tanto os dados mestre como o histórico transacional completo, incluindo:
- Produtos (com atributos, variantes, preços, listas de materiais)
- Parceiros de negócio (fornecedores, clientes, colaboradores)
- Material com quantidades e localizações
- Encomendas de venda e de compra completas
- Faturas e entregas
- Lançamentos contabilísticos e diários
- Oportunidades e outros registos transacionais.
Criar as bases certas para a migração de dados para o Odoo
Uma migração de dados não consiste em transferir em bloco todos os dados antigos. É antes uma oportunidade para os otimizar e começar do zero no novo sistema Odoo.
Tratar cedo os riscos de uma migração garante que esta decorre sem problemas e que a integridade dos dados fica protegida.
Assim, garante que o seu projeto Odoo está no bom caminho para um Go-live bem-sucedido.
Perguntas Mais Frequentes (FAQ) sobre a migração de dados para o Odoo
Quais são os principais métodos de migração de dados para o Odoo?
Pode escolher entre três estratégias: Greenfield, para começar do zero apenas com os dados mestre; Greenfield + Cutover, para migrar os dados mestre e as encomendas de venda e de compra em aberto; ou Brownfield, para uma migração completa de todos os dados históricos.
Como migrar dados para o Odoo em segurança?
Para proteger a integridade do sistema, utilize a API do Odoo para importar dados, em vez de SQL direto. A migração baseada na API garante que cada registo passa pelas validações internas e pelos controlos de segurança do Odoo, o que preserva as certificações fiscais e os registos de auditoria. As importações SQL diretas contornam estas salvaguardas e podem provocar erros irreversíveis no sistema.
Como estruturar uma migração de dados para o Odoo bem-sucedida?
Siga um calendário de migração por fases: migre os dados fixos, como produtos e contactos, até quatro semanas antes do Go-live e transfira as transações ativas (encomendas em aberto) pouco antes do cutover. Inclua uma fase de testes em que os consultores e os utilizadores finais possam validar o mapeamento antes da transição final.
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