Implementação Odoo

2.1 Arranque

O projeto principal começa sempre com um kick-off. Aqui, a nossa equipa de projeto apresenta-se pela primeira vez e explica os respetivos papéis e responsabilidades. Além disso, o plano e o calendário do projeto são finalizados e são definidas as ferramentas e práticas de comunicação futuras.

2.2 Configuração

Antes de começarem os workshops, a nossa equipa lança as bases do projeto conjunto. Isto inclui configurar a sua instância Odoo ERP e as instâncias de desenvolvimento e de staging associadas, domínios, servidores de e-mail, bem como criar contas de utilizador para os principais intervenientes. Consoante os módulos de que precisa, são também feitas aqui configurações adicionais, como um plano de contas.

2.3 Workshops de módulos

Para cada aplicação Odoo, realizamos um workshop de kick-off separado. Aqui apresentamos a todos os intervenientes os seus futuros fluxos de trabalho diários no Odoo. Além disso, discutimos as integrações necessárias e recolhemos requisitos adicionais. Depois, definimos consigo o plano de implementação subsequente para o respetivo módulo

2.4 Implementação

Na fase de implementação propriamente dita, os nossos consultores traduzem os requisitos recolhidos nas configurações certas no seu novo Odoo. A implementação é, em si, todo um processo e inclui várias etapas, como a personalização do sistema, a formação, a migração de dados e a integração com outros sistemas.

2.4.1. Configuração

Durante a configuração inicial do Odoo, criamos todas as empresas, subempresas, línguas e moedas pretendidas e instalamos todas as aplicações, módulos e extensões Odoo necessárias. Depois, criamos e configuramos os dados de base para que os seus processos centrais possam correr de forma simples e eficiente no Odoo. Isto inclui, por exemplo, dados de clientes, dados de produtos, listas de materiais, informação de fornecedores e muito mais.

2.4.2. Personalização

Se os requisitos não puderem ser cumpridos com as funcionalidades padrão do Odoo, os nossos especialistas têm de personalizar o seu sistema em conformidade. No entanto, procuramos sempre ficar o mais próximo possível do standard e fazer apenas pequenas alterações ao núcleo do sistema, para poupar custos de manutenção mais tarde, garantir que estes se mantêm sempre baixos mesmo após a conclusão bem-sucedida do projeto e manter o seu Odoo o mais simples possível a nível técnico. A personalização inclui, entre outras coisas, o desenvolvimento e/ou a extensão de aplicações, a adição de novas integrações, processos, botões, campos, ações e fluxos de trabalho.

2.4.3 Integrações Odoo

Para que no futuro não tenha de introduzir dados manualmente, integramos todos os sistemas de terceiros que tenham impacto nos seus processos de negócio. Isto inclui transações de entrada e de saída de plataformas de e-commerce e marketplaces (por exemplo, Shopify, Magento, Shopware, Amazon, EBay), soluções CRM ponto a ponto (por exemplo, Salesforce, Pipedrive e Hubspot) ou até uma ligação direta ao seu operador logístico, transportador, sistemas financeiros e outros sistemas específicos do cliente. Para muitos sistemas comuns, desenvolvemos também frameworks de integração próprios, líderes de mercado sobretudo em desempenho, que tornam o Odoo uma alternativa real às soluções ERP tradicionais e desatualizadas, mesmo para empresas com muitas transações.

2.4.4 Trainings

A formação, as revisões e os testes são componentes centrais do nosso ciclo de projeto. Isto permite que os seus colaboradores se familiarizem com o Odoo numa fase inicial. No final de cada marco, é realizada uma sessão de formação completa e gravada para eventuais dúvidas posteriores, para que quaisquer lacunas de conhecimento possam ser colmatadas de forma fácil e económica. Para reforçar a transferência de conhecimento para os utilizadores durante a implementação e incentivar fases de teste rigorosas, disponibilizamos uma extensa base de conhecimento Odoo com vídeos, FAQ e artigos para todas as áreas do negócio. Isto ajuda os seus utilizadores a familiarizarem-se com o Odoo e a perceber exatamente como o sistema os vai apoiar no trabalho diário. 

2.4.5 Otimização e migração de dados

• Vendas: propostas, encomendas de venda, expedições
• Compras: acordos-quadro, preços de fornecedor, receções
• Logística: estrutura de armazém, níveis de stock, números de série/lote
• Contabilidade: plano de contas, movimentos de conta, contabilidade analítica, orçamentos, pagamentos, acompanhamento

2.4.6 1.ª ronda de testes: testes internos

Cada personalização é sempre testada por um dos nossos programadores, para detetar e evitar erros técnicos numa fase inicial. Depois, o gestor de projeto ou consultor responsável verifica de novo a personalização à procura de discrepâncias entre a implementação e os requisitos. Em seguida, o ticket é entregue à equipa juntamente com informação sobre a aplicação e o teste da funcionalidade.

2.5 Visita guiada

Assim que a implementação estiver concluída com sucesso, marcamos um walk-through. Aqui mostramos-lhe e aos seus utilizadores o sistema a funcionar e todos os processos necessários no seu novo Odoo. Se a funcionalidade do sistema cumprir os requisitos predefinidos, o cliente começa a testar o sistema.

2.6 Feedback dos utilizadores e segunda ronda de testes

Agora é a sua vez de testar o novo Odoo! Primeiro, definimos o âmbito dos testes com manuais e scripts de teste. Todos os módulos e funcionalidades do Odoo serão testados em separado e em conjunto. Do mesmo modo, todas as integrações têm de ser testadas para garantir que o Odoo interage corretamente com os outros sistemas. Enquanto testa o sistema com os seus utilizadores, pode obviamente reportar erros e colocar questões a qualquer momento.

2.7 Ajustes finais

Depois de recebermos o seu feedback, finalizamos as configurações. Quando todos os requisitos das fases anteriores estiverem cumpridos, a equipa de projeto e as partes interessadas iniciam os testes finais.

2.8 Testes end-to-end

Assim que todos os módulos e funcionalidades do Odoo estiverem concluídos, começa a fase de testes end-to-end. É quando os seus utilizadores testam pela última vez o Odoo totalmente configurado antes de entrar em produção. Pela primeira vez, todas as integrações funcionam em simultâneo e os utilizadores podem ver como os seus processos vão funcionar no sistema produtivo. Nesta fase, começamos também a criar a documentação do projeto e materiais de formação adaptados às suas necessidades e pedidos exatos. Este é o último passo antes de o seu Odoo entrar em produção.

2.9 Go-Live

Entrar em produção com um sistema novo causa sempre algum nervosismo e costuma ser suficientemente difícil mesmo quando tudo corre na perfeição. Se surgirem problemas sem apoio adequado disponível, isso pode gerar uma experiência negativa. Apoiamo-lo como primeiro ponto de contacto no local para quaisquer problemas dos utilizadores e ajudamos a classificar e a resolver rapidamente dúvidas e problemas. Estamos sempre do seu lado!