Odoo-Implementierung

2.1 Kick-off

Das Hauptprojekt beginnt stets mit einem Kick-off. Hier stellt sich das Projektteam zum ersten Mal vor und erläutert die jeweiligen Rollen und Zuständigkeiten. Außerdem werden der Projekt- und Zeitplan finalisiert und zukünftige Kommunikationsmethoden festgelegt.

2.2 Setup

Bevor die Workshops beginnen, legt unser Team das Fundament für unser gemeinsames Projekt. Dazu gehören die Einrichtung Ihrer Odoo-Instanz und der entsprechenden Entwicklungs- und Staging-Instanzen, Domänen, Mailserver und die Einrichtung von Benutzerkonten für die wichtigsten Beteiligten. Je nachdem welche Module Sie benötigen, werden hier auch zusätzliche Setups durchgeführt, z.B. die Einrichtung eines Kontenplans.

2.3 Modul-Workshops

Für jede Odoo App findet ein eigener Kick-off-Workshop statt. Hier führen wir alle Stakeholder in ihren zukünftigen Arbeitsalltag mit Odoo ein. Außerdem besprechen wir notwendige Integrationen und sammeln zusätzliche Anforderungen. Anschließend legen wir gemeinsam mit Ihnen den weiteren Implementierungsplan für das jeweilige Modul fest.

2.4 Implementierung

In der eigentlichen Implementierungsphase setzen unsere Berater die gesammelten Anforderungen in die richtigen Konfigurationen in Ihrem neuen Odoo um. Die Implementierung ist ein Prozess für sich und umfasst verschiedene Schritte wie Systemanpassung, Schulungen, Datenmigration und Integration mit anderen Systemen.

2.4.1. Konfiguration

Bei der ersten Einrichtung von Odoo legen wir alle Ihre gewünschten Unternehmen, Teilgesellschaften, Sprachen und Währungen an und installieren alle erforderlichen Odoo Apps, Module und Erweiterungen. Daraufhin legen wir die Basisdaten an und konfigurieren sie, damit Ihre Kernprozesse in Odoo einfach und effizient laufen können. Dazu gehören z.B. Kundendaten, Produktdaten, Materiallisten, Lieferanteninformationen und vieles mehr.

2.4.2. Systemanpassung

Wenn Anforderungen nicht mit Odoo Standardfeatures erfüllt werden können müssen unsere Experten Ihr System entsprechend anpassen. Dabei achten wir jedoch immer darauf, möglichst nah am Standard zu bleiben und nur kleine Änderungen am Systemkern vorzunehmen, um später Kosten im Maintenance zu sparen und dafür Sorge zu tragen, dass die Wartungskosten auch nach dem erfolgreichen Projektabschluss konstant niedrig gehalten werden können und Ihr Odoo auch auf technischer Ebene so unkompliziert wie möglich bleibt. Zum Customizing zählen u.a. die Entwicklung und/oder Erweiterung von Apps, das Hinzufügen neuer Schnittstellen, Prozessen, Buttons, Feldern, Aktionen und Workflows.

2.4.3 Systemintegrationen

Damit Sie Daten künftig nicht mehr manuell eingeben müssen, integrieren wir alle Drittsysteme, die Ihre Geschäftsprozesse beeinflussen. Dazu gehören ein- und ausgehende Transaktionen aus Shopsystemen & Marktplätzen (z. B. Shopify, Magento, Shopware, Amazon, eBay), One-to-One-CRM-Lösungen (z. B. Salesforce, Pipedrive & HubSpot) oder auch eine direkte Anbindung an Ihren Logistikdienstleister, Versanddienstleister, Finanzsysteme (z. B. DATEV) und andere kundenspezifische Systeme. Für viele gängige Systeme haben wir zudem eigene Integrations-Frameworks entwickelt, die vor allem in puncto Performance marktführend sind und Odoo auch für transaktionsstarke Unternehmen zu einer echten Alternative zu althergebrachten und überholten ERP-Lösungen machen.

2.4.4 Schulungen

Schulungen, Reviews und Tests sind zentrale Bestandteile unseres Projektzyklus. Ihre Mitarbeiter können sich so frühzeitig mit Odoo vertraut machen. Am Ende jedes Meilensteins wird eine vollständige Schulung durchgeführt und für spätere Rückfragen aufgezeichnet, damit sich Wissenslücken einfach und kosteneffizient schließen lassen. Um den Wissenstransfer an die Anwender während der Implementierung zu stärken und gründliche Testphasen zu fördern, stellen wir Ihnen eine umfangreiche Odoo-Wissensdatenbank mit Videos, FAQs und Artikeln für alle Unternehmensbereiche zur Verfügung. So machen sich Ihre Anwender mit Odoo vertraut und verstehen, wie genau das System sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt. 

2.4.5 Datenoptimierung & -migration 

• Vertrieb: Angebote, Aufträge, Lieferungen
• Beschaffung: Rahmenverträge, Lieferantenpreise, eingehende Lieferungen
• Logistik: Lagerstruktur, Lagerbestände, Serien-/Chargennummern
• Buchhaltung: Kontenplan, Kontobewegungen, Kostenrechnungen, Budgets, Zahlungen, Tracking

2.4.6 Erste Testrunde: Interne Tests

Jede einzelne Anpassung wird immer von einem unserer Entwickler getestet, um technische Fehler frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Anschließend prüft auch nochmal der zuständige Projektmanager oder Berater die Anpassung auf Unstimmigkeiten zwischen Implementierung und Anforderungen. Danach wird das Ticket an das Team übergeben, mit Informationen über die Anwendung und den Test des Features.

2.5 Systemführung

Nach erfolgreicher Implementierung vereinbaren wir einen Walk-through. Hier zeigen wir Ihnen & Ihren Anwendern das laufende System und alle erforderlichen Prozesse in Ihrem neuen Odoo. Wenn die Systemfunktionalität mit den vorher festgelegten Anforderungen übereinstimmt, beginnt der Kunde mit dem Testen des Systems.

2.6 Zweite Testrunde: Anwender-Feedback und Tests

Jetzt sind Sie an der Reihe, Ihr neues Odoo zu testen! Zunächst legen wir den Testumfang mit Testhandbüchern & -skripten fest. Alle Odoo-Module und -Funktionen werden einzeln und im Zusammenspiel getestet. Ebenso müssen alle Integrationen getestet werden, um sicherzustellen, dass Odoo korrekt mit anderen Systemen interagiert. Während Sie und Ihre Anwender Ihr System testen, können Sie jederzeit Bugs melden und Fragen stellen.

2.7 Abschließende Anpassungen

Nachdem wir Ihr Feedback erhalten haben, schließen wir die Konfiguration ab. Wenn alle Anforderungen der vorhergehenden Phasen erfüllt wurden, beginnen das Projektteam und die Stakeholder mit den Endtests.

2.8 End2End Tests

Sobald alle Odoo-Module und -Funktionen fertiggestellt sind, beginnt die End-to-End-Testphase. Dabei testen Ihre Anwender Ihr vollständig konfiguriertes Odoo ein letztes Mal, bevor es live geht. Zum ersten Mal laufen alle Integrationen gleichzeitig, und die Anwender sehen, wie ihre Prozesse im Produktivsystem funktionieren werden. In dieser Phase beginnen wir auch mit der Erstellung der Projektdokumentation und von Schulungsmaterialien, die genau auf Ihre Bedürfnisse und Wünsche abgestimmt sind. Dies ist der letzte Schritt, bevor Ihr Odoo live geht.

2.9 Go-Live

Ein neues System live zu schalten, löst immer Nervosität aus und ist meist schon schwierig genug, wenn alles perfekt läuft. Auftretende Probleme ohne ausreichende Unterstützung können zu negativen Erfahrungen führen. Wir unterstützen Sie, indem wir Ihre erste Anlaufstelle für Anwenderprobleme vor Ort sind, und helfen Ihnen, Fragen und Probleme schnell einzuordnen und zu lösen. Wir halten Ihnen immer den Rücken frei.