Datenmigration in Odoo: 7 Fehler und 3 Wege zum Erfolg

0. Absolute No-Gos: Das sollten Sie niemals tun

Bevor Sie mit Ihrer Odoo-Datenmigration loslegen, gibt es einige Grundregeln. 

Diese müssen Sie unbedingt beachten, da Fehler hier oft unumkehrbar sind.

• Migration über einen SQL-Import statt über API: Diese Methode umgeht Odoos Sicherheits-Checks. Ihr System verliert Zertifizierungen (z.B. Fiskal-Zertifikate) und kann rechtlich nicht mehr konform sein.
• Migration ohne vorherige Analyse der Daten: Sie starten mit Fehlern, die sich im System schnell ausbreiten.
• Migration in ungeplanten Daten-Blöcken: Ohne genaue Kenntnis der Daten ist eine Planung unmöglich.
• Migration der Daten in zufälliger Reihenfolge: Sie erhalten unzählige Fehlermeldungen, weil die Datenstruktur fehlt.
• Migration aller Daten per Excel-Datei (.xlsx): Ein einziger Tippfehler in der Datei gefährdet die gesamte Migration.

1. Nicht alle Daten zur Migrationsliste hinzufügen

Oft vergisst man bei der Liste wichtige Daten, die man später doch braucht. 

Nicht-kritische Datensätze, wie z.B. Urlaubsanträge, geraten schnell in Vergessenheit. 

Fehlende Daten können jedoch den gesamten Zeitplan Ihres Projekts verzögern.

So vermeiden Sie diesen Fehler:​

• Prüfen Sie nicht-kritische Bereiche: Klicken Sie sich durch Ihr gesamtes Altsystem. Schauen Sie sich alle Bereiche an, nicht nur die, die Sie für den täglichen Betrieb brauchen.
• Binden Sie alle Teams ein: Jede Abteilung muss die Migrationsliste prüfen und abzeichnen. So stellen Sie sicher, dass alle Daten erfasst sind.  

2. Zugehörige Daten vergessen

Eine funktionierende Datenstruktur ist entscheidend für eine erfolgreiche Datenmigration.

Beispiel: Ein Unternehmen migriert die Produktdatensätze, vergisst aber die zugehörigen Modelle.

Das bedeutet, dass alle Produkte wichtige Daten wie Produktattribute, Kategorien, Maßeinheiten oder die korrekte Kontenzuordnung im neuen System vermissen. 

Wenn eines der erforderlichen, verknüpften Modelle fehlt, ist der Import des Hauptdatensatzes nutzlos. 

So vermeiden Sie diesen Fehler:​

• ​Verfolgen Sie relationale Daten: Sammeln Sie nicht nur die Hauptdatensätze, sondern auch deren Attribute, Tags, Kategorien und die Verknüpfungen zu anderen Prozessen.
• Filtern Sie frühzeitig: Nutzen Sie diese Chance, um zu entscheiden, welche Daten definitiv migriert und welche entfernt werden können.
• Mehrfach prüfen: Lassen Sie mehrere Teammitglieder alle verknüpften Datenmodelle prüfen.​

3. Nicht alle Datenquellen kennen 

Wenn Sie von mehreren Altsystemen (separates CRM, Buchhaltung, WMS) zu einem integrierten System wie Odoo wechseln, sind die verschiedenen Datenquellen oft ein Problem.

Es ist kompliziert, die gemeinsamen Daten-Identifikatoren abzugleichen, wenn Daten aus mehreren Quellen zusammengeführt werden.

Sie müssen genau wissen, woher alle Ihre Daten stammen, und eine bewusste Entscheidung treffen, was migriert wird und was zurückbleibt. 

Wird wichtiges Datenmaterial vergessen, weil dessen Existenz oder Speicherort im Altsystem unbekannt war, entstehen Lücken im neuen System.

Es ist entscheidend, dass alle Daten vorab konsolidiert werden, um Komplexität zu vermeiden und die Systemkonformität zu gewährleisten.

• Begrenzen Sie den Umfang: Klären Sie vorab, welche Daten migriert werden und welche nicht.
• Erwartungen im Team klären: Kommunizieren Sie klar an Ihr Team, welche Daten migriert werden und welche nicht.​
• Vermeiden Sie Freitextfelder: Daten in Notizen oder Kommentaren gehen bei der Migration verloren, da sie nicht korrekt exportiert werden können.
• ​Nutzen Sie eindeutige Identifikatoren: Verwenden Sie zur Migration Referenzen, die in beiden Systemen zu mindestens 99 % übereinstimmen.

4. Datenfelder mit unklarer Benennung verwenden

Die Terminologie für Dateneinträge ist oft nicht einheitlich. 

Dies führt schnell zu falschen Feld-Zuordnungen. 

Beispiel: Das Feld „Barcode“ meint in Ihrem Altsystem eine interne Nummer und in Odoo eine GTIN. 

Solche Probleme sind im laufenden Projekt kaum noch zu finden.

So vermeiden Sie diesen Fehler:​

• ​Definieren Sie einen Verantwortlichen für jedes Altsystem, der die Begriffe klären kann.
• Erstellen Sie eine Terminologie-Liste: Holen Sie Beschreibungen zu jedem Feld ein, das Sie migrieren möchten, um Fehlinterpretationen zu vermeiden.
• ​Ziehen Sie sich Beispieldaten aus Ihrem neuen Odoo: Fordern Sie frühzeitig Beispieldaten aus Odoo an, um die Namen Ihrer bestehenden Felder abzugleichen.

5. Daten zu spät vorbereiten und teilen

Getting the input data structure, example dataset, or full dataset later than planned can become a major issue for your migration timeline.

Without early access to the data, you cannot accurately plan or test your migration process. This means that any issues found will delay the full migration date

To prevent this, make sure to:

• ​Define clear deadlines to prepare and validate data, leaving plenty of time before migration
• Remind all responsible parties early and often, before the deadlines, to prepare and validate data with enough time ahead of the migration
• ​Communicate any delays swiftly to everyone, as the deadline for the full migration will have to be moved if a related, prior deadline is missed.

6. Not phasing your migration steps 

The larger the dataset, the longer exports and imports will take.

Since migrations typically happen right before go-live, long runtimes increase the risk of downtime or data loss. 

To address this, make sure to:

• ​Start early: migrate older and immutable data well before the go-live date, as base data can often be migrated up to four weeks in advance
• Pre-migrate transactions: movement or transaction data older than one year can often be migrated one to two weeks before go-live
• ​Prioritise critical data: migrate important operational data (e.g. open transfers or orders) shortly before go-live
• ​Finish late: less critical data (e.g. time-off requests) can be migrated after go-live, meaning that data already migrated early can also be updated later.

7. Not testing thoroughly enough before go-live

Data migrations are complex, and attention to detail is crucial to avoid mistakes.

This is why testing is essential and should be done by multiple project stakeholders, like developers, consultants, analysts, and end users.

If your implementation partner and your key users do not test trial runs, errors will only surface after go-live, when they are far more disruptive to fix.

So vermeiden Sie diesen Fehler:​

• ​Have a developer test and run a “click everywhere” bot
• Involve your partner implementation consultants or analysts in testing
• ​Assign testers early, manage expectations, and plan sufficient time
• ​Provide testers with a test list of what was migrated in each area, plus a short introduction on how to conduct the tests
• Have testers sign off on their testing to guarantee that they checked all areas and found no errors.

How to get your Odoo data migration right 

We have covered the most crucial don’ts when migrating your data to a new Odoo system. 

So what are the steps you should take to succeed instead? 

To migrate datasets, it’s advisable to use a structured and repeatable migration process. This looks like:

3 ways to safely import data from any system into your Odoo

Once you follow these guidelines and your data is safely prepared, Odoo makes your life easy with its different data migration methods.

These methods cover different use cases with different amounts of data to migrate.

Set the right foundation for your Odoo data migration

A data migration isn’t about bulk transferring all your old data. Rather, it’s an opportunity for you to optimise it, to start with a clean slate in your new Odoo system.

Addressing the risks of a migration early ensures that it will run smoothly and your data integrity will be protected. 

This will guarantee that your Odoo project is on track for a successful go-live.