Deutsche Buchhaltung in Odoo

Grundlagen der deutschen Buchhaltung in Odoo

Odoo bietet umfangreiche Buchhaltungsfunktionalitäten für über 30 Länder, einschließlich Deutschland.

Für Deutschland stehen spezifische Fiskalisierungspakete zur Verfügung, die das System gemäß den deutschen Steuergesetzen vorkonfigurieren. Bei der Erstellung einer neuen Odoo Online-Datenbank ist standardmäßig SKR03 installiert.

Es werden beide gängigen Kontenrahmen, SKR03 und SKR04, unterstützt. Sie können überprüfen, welcher Kontenrahmen installiert ist unter Buchhaltung ‣ Konfiguration ‣ Einstellungen im Feld Paket unter Steuerliche Lokalisierung.

Beachten Sie, dass ein Wechsel des Pakets nur möglich ist, solange keine Buchhaltungseinträge erstellt wurden.

Odoo ist GOBD-konform

Die GoBD-Konformität ist ein wichtiger Aspekt für die Buchhaltung. Odoo 18 ist nach dem deutschen GoBD-Standard zertifiziert (IDW PS 880). Eine entsprechende Dokumentation ist online verfügbar. Die Verantwortung für die vollständige und exhaustive Aufbewahrung steuerrelevanter Daten liegt jedoch beim Steuerpflichtigen selbst.

Odoo bietet umfangreiche Funktionen zur Einhaltung von Buchhaltungsvorschriften und zur GoBD-Konformität:

Konten

Die "Kontenfunktion" ermöglicht eine detaillierte Analyse von Buchungen. Sie können über verschiedene Berichte nachvollziehen, welche Buchungen wann und von wem auf einem bestimmten Konto vorgenommen wurden. Zusätzlich ist eine Analyse der verwendeten Steuersätze auf Basis von Konten möglich.

Journale

Die "Journalfunktion" bietet die Möglichkeit, die Buchungen in einem Journal einzusehen. Sie können nachvollziehen, welche Steuersätze und Steuertarife in diesem Journal verwendet wurden. In der neuesten Odoo-Versionwurde zudem eine zusätzliche "Journal Report"-Funktionalität hinzugefügt.

Einträge und Buchungen

Die "Belegfunktion" sorgt für eine klare Protokollierung aller Änderungen und Aktionen an Einträgen. Jeder Eintrag kann durch eine laufende Sequenz eindeutig identifiziert werden.

Periodensperren 

Odoo ermöglicht die Festlegung von Perioden-Sperrterminen, um eine Periode entweder für Steuerzwecke abzuschließen oder vollständig zu schließen (z. B. nach dem Jahresabschluss).

Freigaben im 4-Augen-Prinzip

Für sensible Änderungen, wie z. B. neue ausgehende Bankverbindungen, können Freigaben im 4-Augen-Prinzip eingerichtet werden.

Feldänderungsverfolgung und Protokollierung

Odoo verfolgt zusätzlich Feldänderungen und protokolliert diese vollständig.

Datenzugriff für Auditoren

Odoo bietet drei Möglichkeiten des Datenzugriffs für Auditoren:

• Häufig wird DATEV als endgültige Buchhaltungslösung eingesetzt, und die Prüfung findet direkt in DATEV statt.
• Der Export von Journalposten oder Stammdaten in einem strukturierten CSV- oder XLSX-Format ist möglich (Feldkonfiguration für den Export kann individuell vorgenommen werden).
• Es besteht die Möglichkeit, einen Benutzer mit der Rechtegruppe "Auditor" zu erstellen, der jederzeit vollen Zugriff auf den buchhalterischen Teil des Systems als reinen Lesezugriff gewährt.

Unterstützung der 6 Kriterien der Revisionssicherheit:

Odoo unterstützt die 6 Kriterien der Revisionssicherheit:

1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (GoBD Kapitel 3.1): Odoo verfügt über einen Verlauf und eine Nachverfolgung aller Änderungen. Hierbei wird auch aufgezeichnet, wann und von wem Änderungen vorgenommen wurden.

2. Vollständigkeit (GoBD-Kapitel 3.2.1): Die vollständige Erfassung aller Dokumente kann von einem ERP nur unterstützt werden und bezieht sich vor allem auf das Hochladen aller relevanten Dokumente. Hierbei ist insbesondere die Liste relevanter Dokumente zu beachten.

3. Richtigkeit (GoBD-Kapitel 3.2.2): Odoo stellt sicher, dass bei korrekter Konfiguration die richtigen Konten verwendet werden und Kontrollmechanismen zwischen Bestellungen und Rechnungen die Geschäftsrealität widerspiegeln.

4. Zeitgerechte Erfassung und Aufzeichnung (GoBD-Kapitel 3.3): Finanzdaten werden größtenteils automatisch durch Transaktionsobjekte generiert, was eine zeitnahe Buchung und Aufzeichnung gewährleistet.

5. Ordnung (GoBD-Kapitel 3.4): Finanzdaten sind standardmäßig geordnet und können nach verschiedenen Feldern sortiert werden, was eine strukturierte und übersichtliche Datenhaltung ermöglicht.

6. Unveränderbarkeit (GoBD-Kapitel 3.5): Die deutschen Odoo Lokalisierung ist standardmäßig so konfiguriert, dass die Unveränderbarkeitsklausel eingehalten werden kann. Änderungen werden protokolliert und können nicht unbemerkt vorgenommen werden.

Typische Anwendungsfälle und Arbeitsabläufe in Deutschland

Odoo wird in Deutschland häufig in Verbindung mit DATEV eingesetzt, um Daten einfach an Behörden zu übermitteln. Ein "Stand-alone"-Einsatz ist möglich, kommt aber in der Praxis selten vor.

Arbeitsabläufe in Odoo

• Ausgehende Rechnungen werden in Odoo erstellt, gebucht & verschickt.
• Eingehende Rechnungen werden innerhalb von Odoo verarbeitet und gebucht.
• Hierzu können auch (automatische) Rechnungsabgrenzung erstellt werden.
• Import von Kontoauszügen von Banken und Zahlungsdienstleistern und Abgleich mit offenen Posten (Zahlungsabgleich).
• Export von Zahlungen und Sammelüberweisungen.
• Anlagenbuchhaltung und Abschreibungsbuchungen. In Odoo können Anlagenklassen mit spezifischen Abschreibungsmethoden und -dauern konfiguriert werden. Die zugehörigen Konten für Abschreibungen und die Buchung in Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung können ebenfalls hinterlegt werden.
• Automatische Lagerbewertungsbuchungen.
• Diverse besondere Buchungssätze (z.B. Kredite, Rückstellungen, …)
• Management Reporting mit fortlaufender Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Cashflow.
• Prüfung Umsatzsteuer-Identifikationsnummern (VIES-Schnittstelle).
• Unterstützung von digitalen Rechnungen mit X-Rechnung, ZUGFeRD 2.0 und Peppol. Odoo unterstützt eine breite Auswahl an E-Rechnungsformaten und ermöglicht den direkten Versand und Empfang von Rechnungen über Peppol. Beim Import von EDI-Rechnungen (Electronic Data Interchange) kann Odoo die E-Rechnung automatisch lesen und die Felder in der E-Rechnung befüllen. Ein Standard-E-Rechnungsformat kann im Partner hinterlegt werden.
• Archivierung mit Audit-Berichten.
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Begleitprozesse in Odoo (aus Sicht der Buchhaltung)

• Kostenrechnung
• Tracking des Budgets
• Freigabe von Rechnungen
• Leistungserfassung
• Verkaufsaufträge
• Einkaufsaufträge
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Folgende Prozesse können in DATEV / Addison oder Odoo erfolgen

• Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA): herunterladen und per Elster Client hochladen
• Intrastat: herunterladen und auf dem Portal hochladen
• ZM-Meldung
• Jahresabschlussbuchungen (über DATEV Prozess oder Abschlussbuchung in Odoo)
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Gewöhnlich nicht in Odoo erledigt werden

• Lohnbuchhaltung (Payroll) in Deutschland.
• E-Bilanz Transfer/Export an die Regierung (über ELSTER möglich).
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Übliche Aufgabenverteilungen zwischen Odoo & DATEV

Odoo DATEV-Schnittstelle

Der DATEV-Export/-Import ermöglicht den Datentransfer zwischen Odoo und DATEV, dem Standard für Buchhalter und Wirtschaftsprüfer in Deutschland.

Eine Schnittstelle ist erforderlich, um dem Steuerberater Einblick in die Unternehmensbelege und Buchungen zu gewähren, die Vollständigkeit zu prüfen und die korrekte Kontenzuordnung sicherzustellen. Dies gewährleistet auch die GoB-Konformität.

much. Consulting bietet seit 2024 eine API-basierte, zertifizierte DATEV-Schnittstelle für Odoo an.

Die Vorteile:

• Einfache und sichere Anmeldung: Mit integriertem SmartLogin und automatischer Logout-Sicherung.
• Automatische Datenübertragung: Stammdaten, Buchungssätze und Belege werden automatisch nach einem festgelegten Zeitplan exportiert.
• Anpassbarer Export: Bestimmen Sie selbst, welche Journale & Felder in welcher Frequenz exportiert werden sollen.
• Umfassendes Logging: Fehler lassen sich dank detaillierter Protokolle und Hilfelinks einfach nachverfolgen.
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Intuitives Design, das direkt in Odoo integriert ist.

Neben der automatisierten API können Sie weiterhin:

• Dateien im CSV- oder XML-Format herunterladen,
• Transaktionen (OPOS) abstimmen,
• Kostenstellen verwalten,
• Debitoren- und Kreditorennummern automatisch generieren
• DATEV-Dateien importieren.

Berichtswesen

Odoo bietet deutschlandspezifische Berichte im Enterprise-Modell: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Umsatzsteuervoranmeldung, EG-Verkaufsliste und Intrastat.

Die Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) und der Intrastat-Bericht können heruntergeladen und über die entsprechenden Portale (Elster Client für USt-VA) hochgeladen werden.

Es besteht die Möglichkeit, maßgeschneiderte Berichte zu erstellen, z.B. Steuerberichte, Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen mit spezifischen Gruppierungen und Layouts.

Der Export des SAF-T-Berichts ist unter Accounting ‣ Reports ‣ General Ledger über die PDF-Schaltfläche möglich (SAF-T auswählen). In Luxemburg kann ein FAIA-Datei-Export (ähnlich SAF-T) unter Accounting ‣ Reporting ‣ Audit Reports ‣ General Ledger ‣ FAIA durchgeführt werden.

Unter Berichtswesen kann der Steuerbericht gefunden werden, der für die USt-Voranmeldung im PDF- und XLSX-Format exportiert werden kann.

Wichtige Hinweise

Die fiskalische Lokalisierung sollte korrekt eingestellt sein, bevor die ersten Journalbuchungen vorgenommen werden, da diese später nicht mehr geändert werden kann.

Odoo ist weltweit kompatibel und Fiskalisierungspakete konfigurieren die Datenbank gemäß den länderspezifischen Steuern, Fiskalpositionen und Kontenrahmen.

Für komplexere Buchhaltungsfragen kann es ratsam sein, professionelle Beratung einzuholen. Themen hierbei können Steuern auf Dokumente, Budgetverwaltung, DATEV, manuelle Buchungen, Anlagen, latente Posten, Konsolidierung, Jahresabschluss, Zoll, Government Reporting und der Kontenrahmen sein.

much. Consulting ist ein auf Odoo spezialisiertes ERP-Beratungsunternehmen mit einem dedizierten Finanz-ERP-Beratungsteam und Erfahrung in der Implementierung von Buchhaltung für verschiedene GAPs, IFRS und die USA. Wir sind ein Odoo Gold Partner und nach ISAE 3402 Typ 1 und 2 zertifiziert.