Es ist wahrscheinlich keine Überraschung, aber: ERP-Projekte scheitern selten daran, dass die Software selbst nicht funktioniert.
Das ist das Problem mit ERP: Wenn man es zuerst kauft, ist es immer nutzlos. Es hat sicherlich Potenzial, aber es hat nichts einfacher oder effizienter gemacht und es hat dein altes System nicht ersetzt. Und wie könnte es auch, es wurde noch nicht implementiert. Das Potenzial in die Realität umzusetzen, ist die Aufgabe eines ERP-Beratungsunternehmens, das dein Team bei der Implementierung unterstützt. Gemeinsam erweckt ihr das ERP-System zum Leben oder eben nicht.
Deshalb ist es so wichtig, sich bei der Auswahl eines ERP-Systems nicht nur auf die Softwarefunktionen zu konzentrieren. Um ein erfolgreiches Projekt durchzuführen, musst du die ERP-Berater, mit denen du zusammenarbeiten wirst, genauso sorgfältig prüfen wie das ERP-System selbst.
Aber woran erkennt man, ob ein ERP-Beratungsunternehmen der richtige Partner für das eigene Projekt ist? Zunächst einmal ist es wichtig zu bestimmen, ob es sich tatsächlich um ein Full-Service-ERP-Beratungsunternehmen oder einen reinen ERP-Implementierer handelt. Im Folgenden erklären wir genau, worin der Unterschied besteht und warum man sowohl ERP-Beratung als auch -Implementierung benötigt, um das eigene ERP-Projekt zum Erfolg zu führen.
ERP-Beratung vs. -Implementierung – Wo liegt der Unterschied?
Theoretisch gibt es keinen. Die beiden Begriffe werden in der Regel als Synonyme behandelt und oft als „ERP-Implementierungsberatung“ bezeichnet. Diese Vermischung ist problematisch, da sie zu Unklarheiten führt und es dem Kunden erschwert, zu verstehen, worauf er sich einlässt. In der Praxis gibt es tatsächlich einen großen Unterschied.
Die richtige Implementierung ist entscheidend – aber nicht alles
Die Implementierung im eigentlichen Sinne beschreibt die reine Umsetzung von Softwareanforderungen. Vereinfacht ausgedrückt bedeutet dies, dass der Kunde mit fast fertigen Tickets und Anforderungen zum Implementierer kommt und ihm genau sagt, was er tun soll. Das bedeutet, dass die Hauptaufgabe des Implementierers eigentlich nur darin besteht, die Anforderungen sauber in der Software umzusetzen, damit das System am Ende fehlerfrei funktioniert.
ERP-Beratung ist dagegen viel umfassender.
Die Beratung umfasst die Umsetzung als Teilbereich, aber nicht nur. Vielmehr muss der Berater entscheiden, ob Anforderungen sinnvoll sind, und wissen, wann es an der Zeit ist, sie kritisch zu hinterfragen. Ebenso muss der Berater erkennen, ob es bessere Lösungen gibt, an die der Kunde noch gar nicht gedacht hat, und ob Anforderungen, die ursprünglich als komplexe Anpassungen umgesetzt werden sollten, möglicherweise auch viel einfacher und effektiver mit Standardfunktionen realisiert werden können.
Schauen wir uns ein Beispiel an:
Ein Kunde sagt, er möchte zwei externe Systeme an das ERP anbinden: eine Buchhaltungssoftware und ein CRM. Bei der Umsetzung würde man nun nur überlegen, was die beste technische Lösung ist, um diese Anforderung umzusetzen, z. B. welche Schnittstelle entwickelt werden muss, wie genau die API geschrieben werden muss, wie Webhooks erstellt werden usw. Das Ziel und der Prozess sind daher sehr einfach: Am Ende sollten beide Systeme in das ERP integriert werden, ohne weitere Fragen zu stellen.
Die Beratung hingegen beginnt viel früher. Hier wären die ersten Fragen: Warum wird überhaupt ein externes Buchhaltungssystem benötigt und sollte nicht stattdessen das ERP verwendet werden? Eine Diskussion beginnt. Wenn nun festgestellt wird, dass es keinen vernünftigen Grund gibt, das alte System weiterhin zu verwenden, würde der Schwerpunkt auf die Migration der Daten aus dem System und einen sauberen Wechsel vom alten Buchhaltungssystem zum ERP verlagert werden.
Ein ERP-Berater setzt daher Anforderungen nicht blind um, sondern versucht, in gemeinsamen Gesprächen mit dem Kunden zu ermitteln, wo Systemanpassungen wirklich notwendig sind und wo nicht. Das allgemeine Ziel besteht darin, alle aktuellen Prozesse mit möglichst wenigen Anpassungen im System umzusetzen.
Folglich wird der reine Umsetzungsteil des gesamten Projekts erheblich reduziert, und stattdessen ist mehr Prozessverständnis erforderlich.
Gespräche, die sich auszahlen – Warum du dir einen Beratungspartner suchen solltest, der dich herausfordert
Ja, ein ganzheitlicher ERP-Beratungsansatz für Ihr Projekt bedeutet, dass Sie Ihre Anforderungen eingehender mit Ihrem Beratungspartner besprechen müssen, und dieser wird wahrscheinlich von Zeit zu Zeit herausgefordert werden. Zunächst könnte dies auch für den Kunden mehr Energie erfordern, da er sich vom Status quo lösen und seine Prozesse und Anforderungen überdenken muss. Der Aufwand zahlt sich jedoch sowohl für den Kunden als auch für den Partner in mehrfacher Hinsicht aus:
1. Wartbarkeit
Da weniger Anpassungen vorgenommen werden, bleibt das System deutlich schlanker und damit weniger fehleranfällig. Ein ERP, das weitgehend mit Standardcode arbeitet, ist auch langfristig einfacher zu warten, da keine komplizierten Anpassungen vorgenommen werden, die auf einer Logik basieren, die bei späteren Updates der ERP-Version nicht mehr funktioniert.
2. Prozessoptimierung
Da der Berater als wichtiger „Sparringspartner“ fungiert und die Anforderungen ständig auf den Prüfstand stellt, können viele versteckte Optimierungspotenziale entdeckt werden, auf die der Kunde selbst nie gekommen wäre, da ihm das erforderliche System-Know-how fehlt.
3. Besseres Verständnis des Systems
Lebhafte Diskussionen über Anforderungen sind eine Sache. Dennoch nützt das am besten implementierte ERP nichts, wenn der Kunde nicht weiß, wie es zu bedienen Letztendlich führt das Zusammenspiel all dieser Maßnahmen zu einem tieferen Verständnis der Prozesse als Ganzes und ihrer Funktionsweise im ERP, wodurch die Produkt .
4. Höhere Kundenzufriedenheit und langfristige Kundenbindung
Ein ganzheitlicher Beratungsansatz ist anspruchsvoll und erfordert auch ein hohes Maß an Kompetenz des Partners, sowohl auf der technischen Seite als auch bei den Geschäftsprozessen an sich. Der Berater muss die Prozesse des Kunden ständig neu durchdenken und entscheiden, welche Implementierungen im ERP am sinnvollsten sind und die höchsten Effizienzgewinne erzielen.
Letztendlich profitiert aber auch er davon. Indem immer die besten langfristigen Lösungen geschaffen werden, wird der Kunde mit seinem ERP-System schließlich zufriedener sein, mehr Vertrauen aufbauen und sich auch in Zukunft eher seinem Partner verpflichten.