Odoo-Implementierung: Klarheit durch Konzeptphase

Was ist eine Odoo-Konzeptphase?

Eine Konzeptphase ist ein kleineres, eigenständiges Vorprojekt, das der eigentlichen ERP-Implementierung vorgeschaltet wird. 

Es legt die Grundlage fest, auf der Ihr gesamtes Projekt aufgebaut wird.

Dieser Ansatz ist ideal für Organisationen mit komplexen Prozessen über verschiedene Geschäftsbereiche oder sogar Unternehmensstandorte hinweg.

Diese Unternehmen wissen oft nicht, wie sie ihre Prozesse nach Odoo migrieren oder wie sie diese vorab am besten optimieren können.

Das Hauptziel einer Konzeptphase ist es, genau diese Lücke zu schließen. 

Sie analysiert die aktuellen Prozesse, zeigt Optimierungsmöglichkeiten auf und legt die finalen Ziele fest, wie das zukünftige Odoo-Setup aussehen soll.

Wir nutzen die Konzeptphase, um Prozesse neu zu gestalten und notwendige Anpassungen zu identifizieren, bevor wir einen realistischen Implementierungsplan erstellen, der alle Geschäftsziele erfüllt.

Dafür bieten wir unseren Kunden im Rahmen der Konzeptphase:

• Workshops
• Prozessdiagramme
• GAP-Analyse (also eine Bedarfsanalyse/Lückenanalyse)
• Detaillierter Implementierungsplan
• Kostenschätzungen
• Finale Präsentation der Ergebnisse.

So stellen wir sicher, dass das Hauptprojekt nicht zu Überraschungen, explodierenden Kosten oder Prozessfehlern führt.

Wann ist eine Konzeptphase ratsam?

Wir empfehlen eine Odoo-Konzeptphase in der Regel Organisationen, die mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllen:

• Sie haben eine umfassende Anforderungsliste über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg.
• Es handelt sich um ein mittleres bis großes Unternehmen.
• Sie haben ein komplexes Altsystem mit zahlreichen Integrationen.
• Es liegt noch keine fertige Anforderungsliste vor.
• Der Projektumfang ist unklar (unclear scope).

Unser Leitfaden für eine erfolgreiche Konzeptphase

Die Konzeptphase dient als Vorprojekt, um Ihre Prozesse zu festigen und das zukünftige Odoo-System optimal vorzubereiten. 

Sie sollte als fester Bestandteil Ihrer gesamten Odoo-Implementierung betrachtet werden, um Ihre Prozesse zu konsolidieren und das künftige System zu optimieren.

Wir beginnen bei Ihren aktuellen Problemstellen, analysieren, was im Setup fehlt, und definieren, was getan werden muss, um das gewünschte Zielsystem zu erreichen.

Vor der finalen Zusage zur Konzeptphase führen wir auch eine Schätzung der Gesamtbetriebskosten (Estimated Cost of Ownership) durch, um den Projektumfang transparent zu kalkulieren.

Um den besten Implementierungsplan zu entwerfen, gliedern wir unsere Konzeptphasen in vier klare Schritte:

1. Kick-off
2. Workshops
3. Prozessdiagramme und GAP-Analyse
4. Finale Konzeptpräsentation.

1. Kick-off

Vor dem Kick-off haben Kunden bereits ein Angebot unterzeichnet, in dem Umfang und Kosten dieser Phase festgelegt sind. 

Beim Kick-off werden folgende Punkte geklärt:

• Vorstellung der SPOCs (Single Points of Contact) beider Seiten, die letztendlich als Projektverantwortliche fungieren werden
• Abstimmung des Projektumfangs (z.B. welche Geschäftsbereiche betroffen sind, welche Integrationen nötig sind).
• Planung der Workshops (Zeitplan, bevorzugte Kommunikation, Stakeholder).
• Klärung aller offenen Fragen und Erwartungen, um einen gemeinsamen Nenner für den weiteren Verlauf zu schaffen.

Das Hauptziel eines Kick-offs ist es, sicherzustellen, dass alle Erwartungen für die Zukunft aufeinander abgestimmt sind.

2. Workshops

Die Workshops sind der zentrale Bestandteil der Konzeptphase. 

Hier arbeiten wir praktisch mit Ihren bestehenden Prozessen und entwerfen, wie Ihr ideales Odoo-System nach der Implementierung aussehen soll.

Unsere Berater leiten und fordern den Kunden heraus, um sicherzustellen, dass wir uns auf die Kernanforderungen konzentrieren statt auf seltene "Grenzfälle" (edge cases). 

Diese Phase muss drei Ziele umfassen:

1. Die Lücke schließen zwischen den aktuellen Prozessen und den gewünschten Ziel-Workflows.
2. Sich auf das weitere Vorgehen,den Implementierungsplan und die nächsten Schritte abstimmen.
3. Einen neuen Prozess entwickeln, der die spezifischen Geschäftsanforderungen des Kunden widerspiegelt.

Jeder Workshop wird individuell angepasst. Um die Arbeitsweise des Kunden zu verstehen und zukünftige Prozesse zu gestalten, führen wir folgende Schritte durch:

• Abstimmung des Workshop-Umfangs: Wir legen fest, welche Themen für die Konzeptphase relevant sind und welche in die spätere Implementierung fallen.
• Odoo-Demo: Wir zeigen, wie Odoo-Standardprozesse aussehen, wie sie funktionieren und angepasst werden können. Dies hebt sofort mögliche Lücken zum aktuellen Kunden-Workflow hervor.
• Analyse der aktuellen Prozesse: Wir hören zu, wie die Prozesse aktuell ablaufen, um Engpässe und Schlüsselanforderungen zu verstehen.
• Gemeinsames Design: Wir skizzieren ein Prozessdiagramm, um einen optimalen Prozess zu erstellen und die vollständige Ausrichtung auf das Projektziel zu gewährleisten.

3. Prozessdiagramme und GAP-Analyse

In diesem Schritt fassen wir die Ergebnisse zusammen und holen das Feedback des Kunden ein. Dies beinhaltet:

Prozessdiagramme

Diese Diagramme wurden auf Basis der Workshops und in Absprache mit dem Kunden entworfen.

Beispiel eines P2P-Prozessdiagramms (Purchase-to-Pay) basierend auf einem Workshop.

GAP-Analyse

Die GAP-Analyse beschreibt die Lücke (Gap) zwischen dem "Ist-Zustand" (aktuelles Geschäft) und dem "Soll-Zustand" (Zielsystem in Odoo). Sie dient als Basis für die Konzeption des finalen Odoo-Projekts. 

Die Analyse umfasst:

• Anforderungen: Aufschlüsselung aller Kundenbedürfnisse, von allgemeinen Systemeinstellungen (z.B. Multi-Company-Setup) bis hin zu spezifischen Details (z.B. Vertriebsabläufe, Buchhaltungs-Lokalisierungen).
• Implementierungsphasen: Zeitliche Einteilung, wann welche Anforderung basierend auf Priorität umgesetzt wird. 
• Priorität: Bewertung der Wichtigkeit jeder Anforderung (z.B. nach der MoSCoW-Methode: Muss, Soll, Kann, Wunsch).
• Komplexität: Wie schwierig ist die Umsetzung? (Standardeinstellung, Partner-Modul, individuelle Entwicklung, nicht umsetzbar).
• Risiko: Wahrscheinlichkeit eines Zeit- oder Kostenüberschreitung (von $<1\%$ bis $50\%$).
• Zeitschätzung: Detaillierte Schätzung der Zeit, die Berater oder Entwickler für die Umsetzung jeder Anforderung benötigen.
• Kostenschätzung: Kostenaufschlüsselung pro Anforderung sowie eine Gesamtübersicht pro Phase.

Die GAP-Analyse beantwortet dem Kunden folgende Fragen:

1. Welche Anforderungen sind am wichtigsten, um das Geschäft zu betreiben?
2. Welche Anforderungen bergen das größte Risiko für Kosten- oder Zeitüberschreitungen?
3. Wie komplex ist jede Anforderung umzusetzen (von Standard bis hochgradig angepasst)?

Die Ergebnisse der GAP-Analyse zeigen klar auf, welche Schritte als Nächstes nötig sind.

Auf dieser Grundlage stellen wir die Kosten und Ressourcen für das vollständige Implementierungsprojekt sowie den erwarteten Zeitplan transparent dar.

4. Die finale Entscheidung

In der letzten Phase werden die Projektergebnisse und die nächsten Schritte zusammenfassend präsentiert.

Zuvor wurden alle Dokumente (Diagramme, GAP-Analyse) bereits mit dem Kunden geteilt. 

In der finalen Präsentation zeigen wir:

• Die wichtigsten Erkenntnisse
• Den Implementierungsplan
• Den Zeitplan für die nächsten Schritte
• Die Kostenschätzungen für das bevorstehende Implementierungsprojekt.

Außerdem werden an dieser Stelle technische Details besprochen, wie::

• Integrationen mit Ihrer bestehenden IT-Landschaft
• Datenmigrationsstrategie und -anforderungen.

Die Konzeptphase als solides Fundament für Ihr Odoo-Projekt

Eine Odoo-Konzeptphase ist der ideale Weg, um komplexe Anforderungen in einen strukturierten Implementierungsplan zu verwandeln.

Sie schließt die Lücke zwischen Ihrem aktuellen Status und Ihrem idealen Zielsystem, bevor die eigentliche Implementierung überhaupt beginnt. 

Richtig durchgeführt, führt eine Odoo-Konzeptphase zu:

• Auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen, optimierten Workflows.
• Einem realistischen Umfang und Budget für Ihr Odoo-Projekt.
• Einer GAP-Analyse, die Prioritäten und Risiken klar aufzeigt.
• Einem klaren Implementierungsplan, um Ihre Geschäftsabläufe zu optimieren.

Für Unternehmen mit individuellen Anforderungen oder unklarem Umfang bietet die Konzeptphase eine definierte Projektstrategie, um spätere Überraschungen zu vermeiden.