Ein deutscher IT-Dienstleister konsolidiert und automatisiert seine Finanz-, Personal- und Projektprozesse in Odoo 15, und erzielt so präzisere Projektplanung, optimale Ressourcenauslastung und Margenentlastung. Lesen Sie den vollen Projektbericht hier!
Über den Kunden
Unser Kunde ist ein in Deutschland ansässiger IT-Dienstleister, der sich auf die Realisierung und Optimierung komplexer Web- und E-Commerce-Projekte mit fortgeschrittenen Webtechnologien spezialisiert hat. Mit hoher Nischenexpertise für ausgewählte Technologie-Stacks entwickeln sie pragmatische und nachhaltige Lösungen für die individuellen Herausforderungen mittlerer und großer Unternehmen
Durch die Einführung von Odoo beabsichtigte unser Kunde, eine fragmentierte IT-Infrastruktur zu überwinden, die die Übersicht über Kunden-Transaktionen erschwerte, die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Betrieb und Buchhaltung behinderte und manuelle Angebotserstellung notwendig machte.
Industrie: IT / Kommunikation
Tätig in: DE, CH, AT
Umsatz: 5-10 Mio. €/Jahr
Mitarbeiteranzahl: 11-50
Projektsteckbrief
Odoo CRM
Odoo Verkauf
Odoo Spesen
Odoo Zeiterfassung
Odoo Abwesenheiten
Odoo BuchhaltungOdoo Mitarbeiter & VerträgeDie Herausforderung – Silo-Landschaft beeinträchtigt projektbezogene Zeiterfassung und Abrechnung
Die Entscheidung für Odoo kam nicht von ungefähr. Vorallem wollte unser Kunde das grundsätzliche Problem einer stark fragmentierten IT-Infrastruktur lösen, die mit ihren vielen nicht-integrierten Insellösungen an diversen Stellen zu Ineffizienzen führte:
- Isolierte IT-Landschaft: Der Kunde hatte mit betrieblichen Ineffizienzen zu kämpfen, aufgrund einer komplexen IT-Landschaft mit vielen unzusammenhängenden Systemen
- Fehlende Übersicht über Transaktionen: Die fehlende Transparenz bei Kunden-Transaktionen beeinträchtigte die Nachverfolgung und Verwaltung von Interaktionen.
- Mangelnde Integration von Betrieb und Buchhaltung: Betriebliche und finanzielle Prozesse waren isoliert, was zu Koordinationsproblemen und Workflow-Ineffizienzen führte, insbesondere bei der Projektabrechnung.
- Manuelle Angebotserstellung: Diese kostete viel wertvolle Arbeitszeit und sorgte oft für vermeidbare Verzögerungen und Unterbrechungen innerhalb von Projekten sowie Koordinationsproblemen bei der Ressourcenplanung.
Die Lösung – Inselsysteme ablösen und Betriebs- & Finanzdaten in Odoo zusammenführen
Um die zuvor genannten Herausforderungen unseres Kunden zu überwinden, implementierten wir Odoo 15.
Dies erlaubte uns einen deutlich schlankeren automatisierten Lead-to-Invoice Prozess zu schaffen und letztendlich mehrere Inselsysteme unseres Kunden vollständig durch Odoo abzulösen und durch eine vollintegrierte Infrastruktur zu ersetzen, die sämtliche Anforderungen unseres Kunden erfüllte.
1. Implementierung von Odoo Enterprise-Apps
Die Grundlage unsere Lösung bildeten die wesentlichen Standard Apps der Odoo Enterprise Suite. Wir nutzten die Funktionen aus Odoo 15-Apps wie CRM, Verkauf, Spesen, Zeiterfassung, E-Signatur, Abwesenheiten, Buchhaltung & Rechnungsstellung sowie Mitarbeiter & Verträge. Dies ermöglichte:
- Effizienter, vollautomatisierter Vertriebsprozess: Wir haben einen speziell angepassten Vertriebsablauf mit Odoo entwickelt, um den zuvor sehr komplexen Prozess von der Anfrage eines Kunden bis zur Rechnungserstellung zu harmonisieren und automatisieren. Dies bedeutet, dass alle Schritte nahtlos ineinandergreifen und weniger manuelle Arbeit erforderlich ist.
- Integration von Projektmanagement und Buchhaltung: Durch die Implementierung und Verknüpfung von Odoo Projekte und Odoo Buchhaltung haben wir sichergestellt, dass Projekte korrekt abgerechnet werden können. Das bedeutet, dass die finanzielle Seite eines Projekts immer auf dem neuesten Stand ist und keine Daten manuell übertragen werden müssen.
- Vereinfachte Zeiterfassung: Wir haben das bisher verwendete Zeiterfassungstool des Kunden durch Odoo Timesheets ersetzt. Dadurch gestaltete sich die Arbeitszeiterfassung deutlich einfacher und genauere Daten darüber vorliegen, wie viel Zeit auf verschiedenen Projekten verbracht wird. Dies ermöglichte es dem Kunden, ihre Ressourcen besser zu planen und Projekte effizienter durchzuführen.
- Effiziente Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten: Durch die Implementierung der Time-Off & Attendance-Module von Odoo konnten wir ein weiteres HR-Tool ersetzen. So behält unser Kunde die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter immer im Blick und kann die Planung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten zentral managen
Das Ergebnis – präzise Projektabrechnungen & voller Überblick über Auslastung
Die Implementierung von Odoo in ihren täglichen Betriebsablauf brachte greifbare Ergebnisse für unseren Kunden:
- Vereinfachte Projektabrechnung: Mit Odoo erreichte unser Kunde eine automatisierte Projektabrechnung, bei der Rechnung direkt aus erfassten Arbeitszeiten generiert werden. Dies erlaubte die Fehleranfälligkeit und der manuelle Arbeitsaufwand für die Buchhaltung deutlich zu reduzieren.
- Verbesserte Projektplanung und Gesamtüberblick: Durch die vollständige Integration von Zeiterfassung, Projektmanagement und Buchhaltung in Odoo erhielt der Kunde einen umfassenden Überblick über Ressourcenauslastung und -verteilung, was präzisere und effizientere Planungen erlaubte.
- Systemzusammenführung und Kostensenkung: Mit Odoo konnten wir drei separate Inselsysteme für unseren Kunden ablösen. Dies führte zu einer Reduzierung der laufenden Betriebskosten und zur Integration von Prozessen und Daten in einem einzigen System.
