Odoo für Dienstleister: So wird ERP zum Gamechanger für Ihre Geschäftseffizienz

Nov 14, 2022 | Odoo

ERP-Systeme werden in der öffentlichen Wahrnehmung tendenziell mit produzierenden Unternehmen in Verbindung gebracht. Das hat auch historische Gründe, weil unternehmensweite Ressourcenplanung viel mit Warenwirtschaft und der Organisation von Produktionsprozessen zu tun hat. Doch auch Dienstleistungsunternehmen profitieren vom Einsatz einer professionellen ERP-Software wie Odoo; diese hilft, Prozesse zu optimieren und zu automatisieren sowie neue Wertschöpfungspotenziale zu erschließen.

Die IT-gestützte Prozessautomatisierung hat in produzierenden Unternehmen eine lange Tradition. Dienstleister tun sich hingegen bei der Standardisierung ihrer Geschäftsprozesse oft noch schwer. So ist es nicht weiter verwunderlich, dass ERP-Systeme eher mit produzierenden Branchen in Verbindung gebracht werden. Das kann vor allem darauf zurückgeführt werden, dass die primäre Zielgruppe der Anbieter von ERP-Systemen einst Produzenten waren. Doch im Dienstleistungszeitalter benötigen Dienstleister verstärkt Planungsinstrumente, die sie bei der täglichen Arbeit unterstützen.

Laut dem Statistischen Bundesamt waren bereits im Jahr 2017 vier von fünf Unternehmen im Dienstleistungsbereich tätig – Tendenz steigend. Ebenfalls interessant: 61 Prozent aller Beschäftigten arbeiteten 2016 in kleinen bis mittleren Unternehmen. Diesen Veränderungsprozessen tragen auch die Entwickler von ERP-Systemen Rechnung: Sie implementieren verstärkt Funktionen, wie sie speziell in der Dienstleistungsbranche benötigt werden, beispielsweise Funktionen für das Projektmanagement, die Zeiterfassung und den Helpdesk.

Fokus auf Informationsfluss statt Warenfluss

ERP-Systeme übernehmen üblicherweise unternehmensweise Planungs- und Steuerungsaufgaben. Sie bilden die zentrale Schnittstelle zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen – hier laufen die Fäden aus den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen. Ihre zentrale Aufgabe ist es, das Unternehmen als Ganzes zu erfassen; dabei liegt der Fokus – wie sich leicht an dem Begriff ‚Enterprise Ressource Planning‘ ablesen lässt – auf den Ressourcen.

Dienstleistungs- und produzierenden Unternehmen unterscheiden sich hinsichtlich der Ressourcen. Der zentrale Unterschied zwischen produzierenden und dienstleistungsorientierten Unternehmen: Bei den einen fließen Materialien und Waren, bei den anderen sind es Informationen und Wissen (Abbildung 1).

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Abbildung 1: Produzierende Unternehmen und Dienstleistungsunternehmen unterschieden sich primär darin, was entlang der Planungsprozesse fließt.

Ein wesentliches Merkmal von ERP-Systemen ist ihre Integrationsfähigkeit: Sie sind in der Lage, die verschiedenen Funktionsbereiche und die damit verbunden Prozesse zusammenzuführen. Dabei kann man sich die Systeme bildlich wie ein Baukastensystem vorstellen, bei dem abhängig von dem jeweiligen Aufgabenbereich die Module ausgewählt werden, die für das Unternehmen relevant sind. Bei Odoo wird dieser Aspekt besonders schön in der Modulverwaltung umgesetzt: Dienstleistungsunternehmen picken sich die Module heraus, die das jeweilige Geschäftsmodell optimal abbilden.

Von welchen Odoo-Funktionen Dienstleister profitieren

Gleich, ob es sich um Unternehmensberatungen, Finanzdienstleistungen, Architekten, Software-Unternehmen oder Kommunikationsspezialisten handelt – die zentralen ERP-Anforderungen im Dienstleistungssektor sind im Wesentlichen identisch.

Vollständige Übersicht über das Betriebsgeschehen

Damit Unternehmen schnell und flexibel auf Marktaktivitäten reagieren können, benötigen sie zunächst ein exaktes Bild der unternehmensinternen Prozesse. Doch die Praxis zeigt, dass im Laufe der Jahre vielfach Insellösungen entstanden sind, die keinen oder nur einen bedingten Informationsaustausch erlauben. Hier ein CRM-System, dort eine Buchhaltung, dann ein Tool für das Projektmanagement und wieder ein anderes für den E-Commerce-Bereich. Was fehlt, ist ein Gesamtbild auf die verschiedenen Teilprozesse und deren Abhängigkeiten. Doch genau diese Sicht ist für das Management von unschätzbarem Wert, um strategisch planen zu können.

Ein ERP-System wie Odoo macht Schluss mit dem Flickenteppich: Es entsteht ein unternehmensübergreife Sicht auf alle Prozesse und entscheidungsrelevante Geschäftsinformationen.

Vollautomatisiert vom Lead bis zur Rechnung

Das Odoo ERP erlaubt Dienstleistungsunternehmen die Automatisierung des gesamten Lead-to-Sale-Order-to-Invoice-Funnel. Anspruchsvollen Aufgaben können so automatisiert gemanagt werden. In der Unternehmenspraxis ergeben sich daraus verschiedene Vorteile, wie beispielsweise:

  • Das System verrät, aus wie vielen Leads eine Sale Order erstellt wurde.
  • Es zeigt dem Management, aus wie vielen Sale Order eine Rechnung oder ein Abonnement generiert wurde.

Der Gewinn dabei: Anstelle einer Vielzahl von Informationsquellen liefert Ihnen Odoo im Sinne des Single Source of Truth-Prinzips verlässliche Informationen aus einer Hand.

Reduzierung der Fehleranfälligkeit von Geschäftsprozessen

Eng verknüpft mit dem Bedarf nach zentraler Datenverwaltung ist die Notwendigkeit von automatischen Prozesskontrollen, die sicherstellen, dass die Fehleranfälligkeit von Prozessen möglichst gering bleibt. Gerade für schnell wachsende Unternehmen wird dies zum Problem, wenn z. B. Abrechnungen von Abonnements oder Zeiterfassungen von Mitarbeitern in Daten-Nirvana verschwinden.

Im Unterschied zum produzierenden Gewerbe jonglieren Dienstleistungsunternehmen mit Services, stehen aber vor der Herausforderung, erbrachte Leistungen vollständig abzubilden. Dabei sind Dienstleister im hohen Maße an der korrekten Verarbeitung durch die Mitarbeiter angewiesen. Auch hierfür bietet Odoo die geeignete Lösung. Automatisierte Kontrollmechanismen legen Ineffizienzen offen und liefern Hinweise zu fehlenden Dateneinträgen.

Automatisierte Rechnungsstellung

Die korrekte Leistungserfassung und -abrechnung ist für Dienstleistungsunternehmen von hoher Relevanz – nur so können erbrachte Leistungen exakt gegenüber dem Kunden in Rechnung gestellt werden. Auch hierfür hält Odoo die passende Lösung parat. Die automatische Rechnungserstellung unterstützt unterschiedliche Leistungstypen. Mitarbeiter erfassen selbständig unmittelbar in den jeweiligen Projekten die erbrachten Leistungen; aus diesen Daten kann dann eine Entwurfsrechnung generiert werden, die nur noch mit den jeweiligen Erwartungen abgeglichen werden muss.  Damit gehören manuelle Abrechnungen der Vergangenheit an.

Doch damit nicht genug: Odoo erlaubt das Anlegen von Produkten mit unterschiedlichen Abrechnungsarten (Abonnements, Prepaid-Produkte und Zeiterfassungen). So können Dienstleister ihren Kunden verschiedene Abrechnungsarten offerieren; gleichzeitig spart man Zeit bei der Besprechung von Angeboten.

Odoo eignet sich hervorragend für Dienstleister, die mit Abo-Modellen arbeiten. Die „Odoo Subscription App“ erlaubt automatische Abonnementabrechnung nach der einmaligen Konfiguration des Abrechnungsintervalls für die gesamte Laufzeit. Odoo übernimmt dabei auch die automatische Rechnungsstellung.

Unterstützung für verteilte Dienstleistungsunternehmen

Für Dienstleistungsunternehmen, die an verschiedenen Standorten vertreten sind – sei es national und international –, bietet Odoo die Möglichkeit zur zentralen Steuerung aller Teilgesellschaften und der unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit. Als vorteilhaft erweist sich dabei die feingranulare Steuerung der Nutzerrechte. Odoo kann diese für einzelne Standorte, aber auch unternehmensweit projekt-, daten- oder funktionsspezifisch steuern.

Fazit

Der Einsatz von ERP-Systemen wie Odoo ERP ist längst nicht mehr die Domäne von produzierenden Unternehmen – im Gegenteil. Sie versprechen gerade auch für Dienstleister vielfältige Optimierungs- und Automatisierungseffekte. Beim Einsatz von Odoo profitieren Dienstleister davon, dass die verschiedenen Funktionen nahtlos ineinandergreifen.

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