A conciliação a 3 vias é uma funcionalidade essencial da aplicação Compras do Odoo. Garante que só paga as faturas de fornecedor depois de receber os artigos indicados na encomenda de compra. O Odoo 17 facilita este processo ao associar encomendas de compra, faturas e guias de receção, ajudando a gerir compras e pagamentos de forma mais eficaz.
A conciliação a 3 vias no Odoo 17 garante que a conciliação das suas compras está sempre correta
A funcionalidade de conciliação a 3 vias do Odoo permite cruzar os dados de 3 documentos essenciais:
- Encomendas de compra
- Guias de receção
- Faturas de fornecedor
Desta forma, garante que o que encomendou, o que recebeu e o que lhe está a ser cobrado batem certo.
O Odoo 17 concilia as seguintes informações essenciais das suas compras:
- Quantidade: o Odoo garante que o número de artigos encomendados é igual ao recebido e faturado
- Descrição: o Odoo verifica se a descrição do que encomendou corresponde ao que recebeu e ao que lhe foi faturado
- Preço: o Odoo confirma que o preço dos artigos encomendados corresponde ao preço dos artigos recebidos e faturados
Como é que a conciliação a 3 vias no Odoo 17 melhora o seu processo de compras?
- Evitar pagamentos em excesso: A conciliação a 3 vias permite detetar quaisquer discrepâncias entre a encomenda de compra, a guia de receção e a fatura do fornecedor, evitando pagamentos em excesso devido a quantidades, descrições ou preços incorretos.
- Simplificar o processamento de faturas: Com a conciliação a 3 vias, pode verificar se todos os dados relevantes estão corretos e contabilizados, simplificando o processamento de faturas e as etapas de pagamento.
- Minimizar litígios com fornecedores: Com a conciliação a 3 vias, pode identificar rapidamente quaisquer discrepâncias entre o que foi encomendado, recebido e faturado, reduzindo o risco de litígios com os fornecedores e garantindo que todas as partes estão de acordo.
Como funciona a conciliação a 3 vias no Odoo 17?
Passo 1: ativar a conciliação a 3 vias nas Definições
Aceda às definições da aplicação Compras e confirme que a funcionalidade de conciliação a 3 vias está ativada.
Passo 2: criar uma encomenda de compra
Este é o primeiro passo do processo de conciliação a 3 vias. A encomenda de compra deve incluir dados como o fornecedor, os artigos a comprar, as quantidades e os preços.
Passo 3: verificar a política de controlo do produto
Depois de adicionar o produto, clique na ligação interna para abrir as definições do produto. Escolha o separador «Compras» e confirme que está selecionada a política de controlo correta, «Nas quantidades recebidas».
Passo 4: confirmar a encomenda e testar a conciliação a 3 vias
Volte à encomenda de compra e selecione «Confirmar encomenda». O Odoo 17 envia agora automaticamente o pedido de orçamento ao fornecedor. No entanto, como ainda não recebeu os produtos, graças à conciliação a 3 vias ainda não vai conseguir criar uma fatura de fornecedor. Se tentar selecionar «Criar fatura», é apresentada a seguinte mensagem de erro.
Passo 5: receber as mercadorias
Quando as mercadorias são recebidas, deve ser criada uma receção no sistema para confirmar que foram recebidos os artigos certos, nas quantidades certas.
- Selecione «Receber produtos». Aqui pode verificar se a quantidade pedida e a quantidade que vai receber coincidem.
- Selecione «Validar»
Passo 6: receção da fatura
Em seguida, o fornecedor envia uma fatura pelas mercadorias recebidas. A fatura deve ser introduzida no sistema e conciliada com a encomenda de compra e com a receção.
Passo 7: aprovar e pagar
Se não houver discrepâncias, os dados conciliados podem ser aprovados e o pagamento pode ser processado.
Caso de discrepância: encomenda entregue apenas parcialmente
Até aqui, tudo corre bem, mas o que acontece se o fornecedor só entregar parte da encomenda? Para explorar este caso, vamos voltar atrás e criar um novo pedido de orçamento de raiz. Tal como antes, adicione o fornecedor, o produto e, neste exemplo, uma quantidade de 10.
Agora, suponha que as mercadorias chegam, mas, em vez da encomenda completa de 10 produtos, só são entregues 5. Para simular esta situação, selecione «Confirmar encomenda» > «Receber produtos». Depois, altere a «Quantidade» para 5.
Se tentar agora validar a encomenda, o Odoo abre um assistente onde tem a opção de criar uma encomenda pendente. Desta forma, pode continuar a processar a encomenda parcialmente entregue e, ao mesmo tempo, configurar uma nova encomenda automática dos produtos em falta assim que voltarem a estar em stock.
Agora, suponha que receber estes produtos é urgente para o seu negócio e que não vai precisar da entrega mais tarde. Neste caso, selecionaria «SEM ENCOMENDA PENDENTE». Se depois voltar à encomenda de compra e selecionar «Criar fatura», verá que a fatura de fornecedor inclui automaticamente apenas 5 produtos.
Podemos agora testar a conciliação a 3 vias do Odoo, forçando uma discrepância.
Altere manualmente a linha faturada novamente para 10 e confirme a fatura. Isto cria uma discrepância entre a quantidade pedida (10), a quantidade entregue (5) e a quantidade faturada (10).
De seguida, se abrir o separador «Outras informações», verá que o Odoo 17 deteta automaticamente esta discrepância, definindo o estado «Deve ser pago» como «Exceção». Ainda assim, não bloqueia o pagamento, pois pode haver um motivo válido para o efetuar.
Fale com os nossos especialistas para saber mais sobre o Odoo 17!
Quer pretenda implementar processos de compras sólidos no Odoo 17 ou personalizar a funcionalidade de conciliação a 3 vias de modo a adaptá-la aos seus fluxos de trabalho, a nossa equipa de especialistas está pronta para ajudar! Contacte-nos para analisarmos como otimizar as operações do seu negócio com o Odoo, garantindo que o seu projeto não só cumpre, como supera as expectativas.
A conciliação a 3 vias no Odoo 17 garante que a conciliação das suas compras está sempre correta
A funcionalidade de conciliação a 3 vias do Odoo permite cruzar os dados de 3 documentos essenciais:
- Encomendas de compra
- Guias de receção
- Faturas de fornecedor
Desta forma, garante que o que encomendou, o que recebeu e o que lhe está a ser cobrado batem certo.
O Odoo 17 concilia as seguintes informações essenciais das suas compras:
- Quantidade: o Odoo garante que o número de artigos encomendados é igual ao recebido e faturado
- Descrição: o Odoo verifica se a descrição do que encomendou corresponde ao que recebeu e ao que lhe foi faturado
- Preço: o Odoo confirma que o preço dos artigos encomendados corresponde ao preço dos artigos recebidos e faturados
Como é que a conciliação a 3 vias no Odoo 17 melhora o seu processo de compras?
- Evitar pagamentos em excesso: A conciliação a 3 vias permite detetar quaisquer discrepâncias entre a encomenda de compra, a guia de receção e a fatura do fornecedor, evitando pagamentos em excesso devido a quantidades, descrições ou preços incorretos.
- Simplificar o processamento de faturas: Com a conciliação a 3 vias, pode verificar se todos os dados relevantes estão corretos e contabilizados, simplificando o processamento de faturas e as etapas de pagamento.
- Minimizar litígios com fornecedores: Com a conciliação a 3 vias, pode identificar rapidamente quaisquer discrepâncias entre o que foi encomendado, recebido e faturado, reduzindo o risco de litígios com os fornecedores e garantindo que todas as partes estão de acordo.
Como funciona a conciliação a 3 vias no Odoo 17?
Passo 1: ativar a conciliação a 3 vias nas Definições
Aceda às definições da aplicação Compras e confirme que a funcionalidade de conciliação a 3 vias está ativada.
Passo 2: criar uma encomenda de compra
Este é o primeiro passo do processo de conciliação a 3 vias. A encomenda de compra deve incluir dados como o fornecedor, os artigos a comprar, as quantidades e os preços.
Passo 3: verificar a política de controlo do produto
Depois de adicionar o produto, clique na ligação interna para abrir as definições do produto. Escolha o separador «Compras» e confirme que está selecionada a política de controlo correta, «Nas quantidades recebidas».
Passo 4: confirmar a encomenda e testar a conciliação a 3 vias
Volte à encomenda de compra e selecione «Confirmar encomenda». O Odoo 17 envia agora automaticamente o pedido de orçamento ao fornecedor. No entanto, como ainda não recebeu os produtos, graças à conciliação a 3 vias ainda não vai conseguir criar uma fatura de fornecedor. Se tentar selecionar «Criar fatura», é apresentada a seguinte mensagem de erro.
Passo 5: receber as mercadorias
Quando as mercadorias são recebidas, deve ser criada uma receção no sistema para confirmar que foram recebidos os artigos certos, nas quantidades certas.
- Selecione «Receber produtos». Aqui pode verificar se a quantidade pedida e a quantidade que vai receber coincidem.
- Selecione «Validar»
Passo 6: receção da fatura
Em seguida, o fornecedor envia uma fatura pelas mercadorias recebidas. A fatura deve ser introduzida no sistema e conciliada com a encomenda de compra e com a receção.
Passo 7: aprovar e pagar
Se não houver discrepâncias, os dados conciliados podem ser aprovados e o pagamento pode ser processado.
Caso de discrepância: encomenda entregue apenas parcialmente
Até aqui, tudo corre bem, mas o que acontece se o fornecedor só entregar parte da encomenda? Para explorar este caso, vamos voltar atrás e criar um novo pedido de orçamento de raiz. Tal como antes, adicione o fornecedor, o produto e, neste exemplo, uma quantidade de 10.
Agora, suponha que as mercadorias chegam, mas, em vez da encomenda completa de 10 produtos, só são entregues 5. Para simular esta situação, selecione «Confirmar encomenda» > «Receber produtos». Depois, altere a «Quantidade» para 5.
Se tentar agora validar a encomenda, o Odoo abre um assistente onde tem a opção de criar uma encomenda pendente. Desta forma, pode continuar a processar a encomenda parcialmente entregue e, ao mesmo tempo, configurar uma nova encomenda automática dos produtos em falta assim que voltarem a estar em stock.
Agora, suponha que receber estes produtos é urgente para o seu negócio e que não vai precisar da entrega mais tarde. Neste caso, selecionaria «SEM ENCOMENDA PENDENTE». Se depois voltar à encomenda de compra e selecionar «Criar fatura», verá que a fatura de fornecedor inclui automaticamente apenas 5 produtos.
Podemos agora testar a conciliação a 3 vias do Odoo, forçando uma discrepância.
Altere manualmente a linha faturada novamente para 10 e confirme a fatura. Isto cria uma discrepância entre a quantidade pedida (10), a quantidade entregue (5) e a quantidade faturada (10).
De seguida, se abrir o separador «Outras informações», verá que o Odoo 17 deteta automaticamente esta discrepância, definindo o estado «Deve ser pago» como «Exceção». Ainda assim, não bloqueia o pagamento, pois pode haver um motivo válido para o efetuar.
Fale com os nossos especialistas para saber mais sobre o Odoo 17!
Quer pretenda implementar processos de compras sólidos no Odoo 17 ou personalizar a funcionalidade de conciliação a 3 vias de modo a adaptá-la aos seus fluxos de trabalho, a nossa equipa de especialistas está pronta para ajudar! Contacte-nos para analisarmos como otimizar as operações do seu negócio com o Odoo, garantindo que o seu projeto não só cumpre, como supera as expectativas.