Marketingagentur automatisiert Projektabrechnung mit Odoo

Projekt-Steckbrief

Die Herausforderung – ein teurer Tool-Zoo behindert Betrieb und Geschäftsüberblick 

Unser Kunde hat sich entschieden, Odoo zu implementieren, um die folgenden Probleme zu lösen: 

• Verschiedene Insellösungen mit hohen Lizenzgebühren: Unser Kunde hatte Schwierigkeiten, die zahlreichen Einzellösungen zu nutzen und zu verwalten, für die jeweils hohe Lizenzgebühren anfielen. Dies führte nicht nur zu hohen Gesamtkosten, sondern erschwerte auch die nahtlose Verwaltung der Betriebsabläufe.
• Hoher Mehraufwand durch manuelle Datenübertragung zwischen Systemen: Da es keine Integration zwischen seinen verschiedenen Systemen gab, mussten Daten manuell übertragen werden, was umständlich und fehleranfällig war und die betriebliche Komplexität erhöhte.
• Fehlender Gesamtüberblick: Da es kein zentralisiertes System gab, hatte unser Kunde seine Daten auf mehrere Plattformen verteilt, was es schwierig machte, einen umfassenden Überblick über seine Geschäftsinformationen zu erhalten.
• Fehlende Integration zwischen Vertrieb und Projektmanagement: Unser Kunde stand vor Herausforderungen, da seine Vertriebs- und Projektabwicklungsprozesse nicht gut miteinander verbunden waren. Dies führte zu Problemen bei der Budgetverteilung für Projektaufgaben, da diese nicht mit Verkaufsaufträgen oder der Zeiterfassung verknüpft waren. Infolgedessen kam es zu internen Kommunikationsproblemen und die Effizienz bei der Erfüllung von Kundenaufträgen war geringer.

Die Lösung - überflüssige Einzellösungen einstampfen und vollständig integrierte Prozesse schaffen

Wir haben Odoo 15 für unsere Kunden als Single Source of Truth implementiert, um Prozesse zu vereinheitlichen und bestehende Systeme in einem zu integrieren:

• Spezielle Odoo-App für die Budgetverteilung: Wir haben unseren Kunden bei der Optimierung seines Projektmanagements unterstützt, indem wir eine maßgeschneiderte Odoo-basierte Lösung für die Budgetverteilung entwickelt haben. Dieses spezialisierte Modul automatisiert die Erstellung unterschiedlicher Projektaufgaben mit vordefinierten Budgetzuweisungen, wenn bestimmte Produkte oder Dienstleistungen verkauft werden. Dadurch konnte unser Kunde Projekte mit mehreren Teams effektiv überwachen, eine präzise Kostenverfolgung gewährleisten und sich an Festpreismodelle anpassen. Außerdem bietet es ihm die Flexibilität, die Budgetverteilung sowohl auf Projekt- als auch auf Aufgabenebene an die Kundenwünsche anzupassen.
• Automatisierte Auftrags- und Rechnungsprozesse für verschiedene Produkt- und Rechnungsarten: Wir unterstützten unseren Kunden bei der Einrichtung eines effizienten Transaktionsflusses von der Auftragserteilung bis zur Rechnungserstellung und -zustellung. Durch die Anpassung der Abrechnungsintervalle für Abonnementprodukte und die Automatisierung der Abrechnungsprozesse – einschließlich der Erstellung von Jahresabonnementrechnungen – konnten sie ihren hohen manuellen Aufwand reduzieren und die Prozessgenauigkeit verbessern.
• Verknüpfung von Vertrieb und Projekten: Wir nutzten die Konnektivität der Odoo-Apps, um einen nahtlosen Datenfluss zwischen den Vertriebs- und Projektteams zu ermöglichen. Dadurch wurde sichergestellt, dass kritische Daten nahtlos über die Workflows von der Lead- bis zur Rechnungsstellung übergeben wurden, was letztlich zu einer effizienteren Projektabwicklung führte.  
• Odoo Salesforce-Integration: Wir haben unseren Kunden dabei unterstützt, Salesforce in Odoo zu integrieren, um den Zugriff auf ihre vorhandenen CRM-Daten zu erhalten und diese nahtlos in einem einzigen System zu zentralisieren.

Das Ergebnis - vollständiger Überblick, geringere Betriebskosten und effiziente Projektabwicklung 

Nach dem Wechsel zu Odoo spürte unser Kunde schnell erhebliche Vorteile:

• Einheitliche Lösungen und erhebliche Kostensenkung: Unser Kunde konnte durch die Konsolidierung mehrerer Plattformen in einem einzigen zentralisierten System und den Ersatz verschiedener teurer Einzellösungen durch Odoo erhebliche Kostensenkungen erzielen. Dieser Übergang minimierte nicht nur die Ausgaben, sondern erleichterte auch den Zugriff auf Daten und machte übermäßige manuelle Arbeit überflüssig.
• Vollständiger Geschäftsüberblick: Durch die Konsolidierung aller Kundendaten in einem einzigen System erhielt unser Kunde einen umfassenden Überblick. Die Arbeitsweise wurde optimiert, da alle Informationen in einem einzigen System vereint wurden, wodurch die Fragmentierung über verschiedene Datenquellen wie CRM- und Rechnungssysteme hinweg beseitigt und in der Folge Ungenauigkeiten oder ein hoher manueller Aufwand reduziert wurden.
• Verknüpfung von Vertriebsprozessen und Projektabwicklung: Dank einer maßgeschneiderten Lösung zur Budgetverteilung und der eigenen Konnektivitätsfunktionen von Odoo konnte unser Kunde nicht nur Vertrieb und Projektmanagement miteinander verbinden, sondern auch die damit verbundenen Prozesse von der Rechnungsstellung bis zur Fakturierung automatisieren. Dies verkürzte die Projektlaufzeiten und reduzierte sowohl das Fehlerrisiko als auch den hohen manuellen Aufwand.
• Verbesserte Berichtsfunktionen: Unser Kunde profitierte außerdem von einer einheitlichen Datenquelle, die robuste Berichtsfunktionen ermöglichte. Dies ermöglichte eine umfassende und vernetzte Sicht auf Leads, Rechnungsstellung und den gesamten Workflow von der Lead-Generierung bis zur Rechnungsstellung.