Probablemente no te sorprenda, pero los proyectos ERP rara vez fracasan porque el software en sí no funcione.
Eso es lo que pasa con un ERP: cuando lo compras, al principio no sirve de nada. Tiene potencial, sin duda, pero todavía no ha hecho nada más fácil ni más eficiente, ni ha sustituido tu sistema antiguo. ¿Y cómo iba a hacerlo, si aún no se ha implementado? Convertir ese potencial en realidad es el trabajo de una empresa de consultoría ERP que acompaña a tu equipo en la implementación. Juntos, o dais vida al sistema ERP o no lo conseguís.
Por eso es tan importante no fijarse solo en las funcionalidades del software al elegir un ERP. Para sacar adelante un proyecto con éxito, tienes que evaluar a los consultores ERP con los que vas a trabajar con el mismo detalle con el que evalúas el propio ERP.
Pero ¿cómo sabes si una empresa de consultoría ERP es el socio adecuado para tu proyecto? En primer lugar, es importante determinar si realmente estás tratando con una consultoría ERP de servicio completo o con un simple implementador de ERP. A continuación, te explicamos exactamente dónde está la diferencia y por qué necesitas tanto consultoría ERP como implementación ERP para que tu proyecto sea un éxito.
Consultoría ERP frente a implementación: ¿dónde está la diferencia?
En teoría, no hay ninguna. Ambos términos suelen tratarse como sinónimos y a menudo se agrupan bajo el nombre de «consultoría de implementación ERP». Esta mezcla es problemática porque genera ambigüedad y dificulta que el cliente entienda en qué se está metiendo. Al fin y al cabo, en la práctica hay una diferencia bastante grande.
La implementación correcta es crucial, pero no lo es todo
La implementación, en sentido estricto, describe la mera realización de requisitos de software. Dicho de forma sencilla, el cliente llega al implementador con tickets y requisitos casi terminados y le dice exactamente lo que debe hacer. Por tanto, la tarea principal del implementador es solo llevar los requisitos al software de forma limpia para que, al final, el sistema funcione sin errores.
La consultoría ERP, en cambio, es mucho más amplia.
La consultoría incluye la implementación como una parte, pero no solo eso. El consultor debe decidir, para empezar, si los requisitos tienen sentido y saber cuándo es momento de cuestionarlos de forma crítica. Del mismo modo, tiene que reconocer si existen soluciones mejores en las que el cliente ni siquiera ha pensado y si requisitos que en un principio iban a implementarse como una personalización compleja podrían resolverse de forma mucho más sencilla y eficaz con funciones estándar.
Veamos un ejemplo:
Un cliente dice que quiere conectar 2 sistemas externos al ERP: un software de contabilidad y un CRM. En la implementación, solo se estudiaría cuál es la mejor solución técnica para cumplir este requisito, por ejemplo, qué interfaz hay que desarrollar, cómo debe escribirse exactamente la API, cómo se crean los webhooks, etc. El objetivo y el proceso son, por tanto, muy claros: al final, ambos sistemas deben estar integrados en el ERP, sin más preguntas.
La consultoría, en cambio, empieza mucho antes. Aquí, las primeras preguntas serían: ¿por qué se necesita un sistema de contabilidad externo y no debería usarse el ERP en su lugar? Así comienza un debate. Si se concluye que no hay ninguna razón de peso para seguir usando el sistema antiguo, el enfoque pasaría a migrar los datos de ese sistema y a hacer un cambio limpio del antiguo sistema de contabilidad al ERP.
Por tanto, un consultor ERP no implementa requisitos a ciegas, sino que intenta determinar, en diálogo con el cliente, dónde son realmente necesarias las personalizaciones del sistema y dónde no. El objetivo general es implementar todos los procesos actuales en el sistema con las menores personalizaciones posibles.
En consecuencia, la parte de implementación pura del proyecto se reduce considerablemente y, a cambio, se requiere una mayor comprensión de los procesos.
Conversaciones que merecen la pena: por qué buscar un socio de consultoría que te cuestione
Sí, optar por un enfoque de consultoría ERP integral para tu proyecto implica debatir tus requisitos más a fondo con tu socio de consultoría, que probablemente los cuestionará de vez en cuando. Al principio, esto también puede exigir más energía por parte del cliente, que debe romper con el statu quo y replantearse sus procesos y requisitos. Sin embargo, el esfuerzo compensa, tanto para el cliente como para el socio, en varios aspectos:
1. Mantenimiento
Como se hacen menos personalizaciones, el sistema es mucho más ligero y, por tanto, menos propenso a errores. Un ERP que funciona en gran medida con código estándar también es más fácil de mantener a largo plazo, porque no hay personalizaciones complicadas basadas en una lógica que dejará de funcionar con futuras actualizaciones de versión del ERP.
2. Optimización de procesos
Como el consultor actúa como un «compañero de entrenamiento» esencial y pone a prueba los requisitos constantemente, se puede descubrir mucho potencial de optimización oculto en los que el cliente nunca habría pensado por sí mismo, ya que no tiene los conocimientos necesarios del sistema.
3. Mejor comprensión del sistema
Los debates intensos sobre requisitos son una cosa. Pero ni el ERP mejor implementado sirve de nada si el cliente no sabe manejarlo. Por eso, la consultoría también pone mucho énfasis en acompañar al cliente en cada paso con demostraciones y formaciones periódicas, y en explicar lo que el ERP puede hacer y cómo utilizarlo de forma eficaz. Al final, la combinación de todas estas medidas conduce a una comprensión más profunda de los procesos en su conjunto y de su funcionamiento en el ERP, lo que aumenta la productividad y reduce los errores de los usuarios.
4. Mayor satisfacción del cliente y fidelización a largo plazo
Un enfoque de consultoría integral es exigente y requiere un alto nivel de competencia por parte del socio, tanto en el aspecto técnico como en los procesos de negocio en sí. El consultor tiene que replantearse constantemente los procesos del cliente y decidir qué implementaciones en el ERP tienen más sentido y logran mayores aumentos de eficiencia.
Pero, al final, él también se beneficia. Al crear siempre las mejores soluciones a largo plazo, el cliente acabará más satisfecho con su ERP, desarrollará más confianza y será más probable que siga comprometido con su socio en el futuro.