Provavelmente não é surpresa, mas os projetos de ERP raramente falham porque o software em si não funciona.
É isto que acontece com um ERP: quando é comprado, é sempre inútil no início. Tem potencial, sem dúvida, mas ainda não tornou nada mais fácil ou mais eficiente, nem substituiu o sistema antigo. E como poderia, se ainda não foi implementado? Transformar esse potencial em realidade é o trabalho de uma empresa de consultoria de ERP que apoia a sua equipa na implementação. Em conjunto, ou dão vida ao sistema ERP ou não.
É por isso que é tão importante não se focar apenas nas funcionalidades do software ao selecionar um ERP. Para levar a bom porto um projeto, é necessário avaliar os consultores de ERP com quem vai trabalhar com o mesmo rigor com que avalia o próprio ERP.
Mas como saber se uma empresa de consultoria de ERP é o parceiro certo para o seu projeto? Em primeiro lugar, é importante determinar se está realmente a lidar com uma consultora de ERP de serviço completo ou com um mero implementador de ERP. De seguida, explicamos exatamente onde está a diferença e porque precisa tanto de consultoria de ERP como de implementação de ERP para que o seu projeto seja um sucesso.
Consultoria de ERP vs. implementação: onde está a diferença?
Em teoria, não há nenhuma. Os dois termos são normalmente tratados como sinónimos e muitas vezes designados por «consultoria de implementação de ERP». Esta mistura é problemática porque gera ambiguidade e dificulta ao cliente perceber em que se está a meter. Afinal, na prática, existe uma diferença bastante grande.
A implementação certa é crucial, mas não é tudo
A implementação, no sentido estrito, descreve a mera concretização de requisitos de software. Em termos simples, o cliente chega ao implementador com tickets e requisitos quase concluídos e diz-lhe exatamente o que deve fazer. Assim, a principal tarefa do implementador é apenas concretizar os requisitos de forma limpa no software, para que o sistema funcione sem erros no final.
A consultoria de ERP, por outro lado, é muito mais abrangente.
A consultoria inclui a implementação como uma parte, mas não só. O consultor tem de decidir, antes de mais, se os requisitos fazem sentido e saber quando é altura de os questionar de forma crítica. Da mesma forma, tem de perceber se existem soluções melhores em que o cliente nem sequer pensou e se requisitos que inicialmente seriam implementados como personalizações complexas não poderiam ser concretizados de forma muito mais simples e eficaz com funcionalidades padrão.
Vejamos um exemplo:
Um cliente diz que quer conectar 2 sistemas externos ao ERP: um software de contabilidade e um CRM. Na implementação, apenas se consideraria qual a melhor solução técnica para concretizar este requisito, por exemplo, que interface tem de ser desenvolvida, como deve ser escrita exatamente a API, como são criados os webhooks, etc. O objetivo e o processo são, portanto, muito diretos: no final, ambos os sistemas devem estar integrados no ERP, sem mais perguntas.
A consultoria, por outro lado, começa muito mais cedo. Aqui, as primeiras perguntas seriam: porque é necessário um sistema de contabilidade externo, e não deveria ser utilizado o ERP em vez disso? Inicia-se uma discussão. Se se concluir que não existe nenhuma razão válida para continuar a utilizar o sistema antigo, o foco passa para a migração dos dados desse sistema e para uma transição limpa do antigo sistema de contabilidade para o ERP.
Assim, um consultor de ERP não implementa requisitos às cegas, mas procura determinar, em conjunto com o cliente, onde as personalizações do sistema são realmente necessárias e onde não são. O objetivo geral é implementar todos os processos atuais no sistema com o mínimo de personalizações possível.
Consequentemente, a parte de implementação pura de todo o projeto é significativamente reduzida e, em contrapartida, é necessária uma maior compreensão dos processos.
Conversas que compensam: porque deve procurar um parceiro de consultoria que o desafie
Sim, adotar uma abordagem de consultoria de ERP holística no seu projeto significa discutir os seus requisitos de forma mais aprofundada com o seu parceiro de consultoria, que provavelmente os irá questionar de vez em quando. Inicialmente, isto pode exigir também mais energia por parte do cliente, que tem de romper com o status quo e repensar os seus processos e requisitos. No entanto, o esforço compensa, tanto para o cliente como para o parceiro, de várias formas:
1. Facilidade de manutenção
Como são feitas menos personalizações, o sistema mantém-se significativamente mais leve e, por isso, menos propenso a erros. Um ERP que funciona sobretudo com código padrão também é mais fácil de manter a longo prazo, porque não existem personalizações complicadas assentes numa lógica que deixará de funcionar com futuras atualizações de versão do ERP.
2. Otimização de processos
Como o consultor atua como um «sparring partner» essencial e põe constantemente os requisitos à prova, é possível descobrir muitos potenciais de otimização ocultos em que o cliente nunca teria pensado sozinho, já que não tem o conhecimento necessário do sistema.
3. Melhor compreensão do sistema
As discussões animadas sobre requisitos são uma coisa. No entanto, nem o ERP mais bem implementado serve de alguma coisa se o cliente não souber como o utilizar. Por isso, a consultoria também dá muita importância a acompanhar o cliente em cada etapa, com demonstrações e formações regulares, e a explicar o que o ERP consegue fazer e como pode ser utilizado de forma eficaz. No final, a combinação de todas estas medidas conduz a uma compreensão mais profunda dos processos como um todo e do seu funcionamento no ERP, o que aumenta a produtividade e reduz os erros dos utilizadores.
4. Maior satisfação do cliente e fidelização a longo prazo
Uma abordagem de consultoria holística é exigente e requer também um elevado nível de competência por parte do parceiro, tanto do lado técnico como dos processos de negócio em si. O consultor tem de repensar constantemente os processos do cliente e decidir que implementações no ERP fazem mais sentido e geram os maiores ganhos de eficiência.
No final, porém, também ele beneficia com isso. Ao criar sempre as melhores soluções a longo prazo, o cliente acabará por ficar mais satisfeito com o seu ERP, ganhará mais confiança e será mais provável que continue a apostar no seu parceiro no futuro.