Todo lo que necesitas saber sobre la integración ERP en E-commerce

¿Qué es una integración ERP para E-commerce?

Un ERP es un software que garantiza una sinergia eficaz entre actividades empresariales esenciales, como RRHH, finanzas y contabilidad, producción, ventas, marketing, compras y logística. Recopila, organiza y almacena la información digital de una empresa. 

Con la ayuda de plataformas ERP integradas para E-commerce, las empresas pueden aumentar la eficiencia de sus procesos de negocio. En este tipo de integración, los sistemas de E-commerce existentes (tiendas online, marketplaces, etc.) se conectan a un ERP mediante interfaces inteligentes que permiten un intercambio continuo de datos a tiempo real entre los sistemas. Esta solución ofrece varias ventajas.

¿Qué ventajas aporta a tu negocio integrar un ERP con tu E-commerce?

Utilizar soluciones ERP integradas para E-commerce aporta diversas ventajas a tu negocio. Entre ellas:

• Menos introducción manual de datos: Integrar tus canales de venta de E-commerce con un sistema ERP te permite gestionar tu negocio de forma más eficiente, ya que al reducir la introducción manual de pedidos su procesamiento es más preciso. Un ERP para E-commerce ayuda a reducir los errores en pedidos y entregas, a la vez que ahorra tiempo y aumenta la productividad. 
• Más visibilidad y visión general: Como ahora todos los datos confluyen en un backend compartido, es posible analizar y comparar las distintas áreas de negocio mediante informes y previsiones precisos. Es una gran ventaja para la toma de decisiones, la planificación estratégica y la dirección.
• Gestión de inventario más sencilla: Un ERP para E-commerce mejora tu inventario al coordinar el stock y la disponibilidad de los productos. Los datos de pedidos, inventario, artículos, clientes y envíos/seguimiento se comparten entre sistemas que antes estaban separados. Gracias a la disponibilidad de los datos, se ahorra tiempo. Asimismo, todos los canales de venta pueden gestionarse ahora íntegramente con los datos maestros del sistema ERP.
• A largo plazo, reduce los costes de tu empresa: Según algunos estudios, la integración ERP puede reducir hasta un 20% los costes operativos, un 18% los costes administrativos y un 22% los costes de inventario. Los costes se reducen considerablemente cuando el ERP y el E-commerce están bien integrados. La calidad de la información ofrecida mejora la satisfacción de los clientes y, como consecuencia, la rentabilidad, y la automatización de los procesos internos de la empresa reduce notablemente los gastos. 
• Mayor satisfacción de los clientes: Cuando la información de tus productos está actualizada y los datos de seguimiento de pedidos y el estado del inventario son precisos, mejora la eficiencia de tu negocio y te ganas la confianza de los consumidores. Un cliente satisfecho juega a tu favor como ninguna otra técnica de marketing.

Funciones automatizadas de un ERP para E-commerce

Al integrar los sistemas de E-commerce con el ERP adecuado, lo ideal es que pueda automatizarse toda la cadena de procesos de E-commerce. En el caso de la solución de much.Consulting, esto incluye:

• Procesos Order-to-Deliver
• Procesos Purchase-to-Pay
• Procesos Order-to-Cash
• Procesos de seguimiento (reclamación de impagos)
• Procesos de devolución
• y otros más

En el proceso order-to-cash se puede automatizar por completo el procesamiento de pedidos, la creación de entregas y la facturación, incluida la creación de facturas de anticipo en caso de tributación efectiva, así como la comunicación con el cliente (confirmación de entrega, factura). Además, se pueden automatizar parcialmente la verificación de direcciones y, según la flexibilidad de los proveedores logísticos externos e internos, los procesos de preparación de pedidos y la creación de etiquetas de envío.

¿Cuál es el proceso paso a paso para integrar un ERP para E-commerce?

Nota: Según el alcance de tus requisitos concretos, poner en marcha un proyecto de integración ERP para E-commerce puede ser una tarea larga que implica varios pasos y fases. A continuación, nos centramos en algunos de los más importantes.

• Contrata al socio de consultoría adecuado: En general, seleccionar un software ERP e integrarlo en tu entorno informático es un proceso largo y complejo en el que muchas cosas pueden salir mal. De hecho, según un estudio de la consultora Gartner, alrededor del 74% de todos los proyectos ERP fracasan: el 54% supera el presupuesto y el 57% excede el plazo previsto. Esto puede deberse a que la empresa carece de los conocimientos necesarios para determinar sus requisitos. Por ejemplo, los sistemas estándar que no se pueden personalizar a menudo no cumplen los requisitos básicos y pueden llevar al fracaso total. Colaborar desde el principio con un socio de consultoría con gran experiencia en el ámbito no solo ayuda a evitar decisiones equivocadas, sino que también es fundamental para las empresas que carecen de recursos internos y necesitan integraciones de sistemas y migraciones de datos complejas. 
• Analiza tus procesos clave e identifica las carencias: Revisa tus procesos actuales. ¿Qué flujos de trabajo manuales de tu empresa podrían automatizarse mediante la integración y cómo podrían mejorarse? Define tus requisitos clave y priorízalos, determina exactamente qué sistemas hay que integrar, identifica las carencias de tus soluciones actuales y qué funciones te gustaría añadir. 
• Elabora una lista corta de sistemas relevantes: Cuando tengas una visión general de los requisitos y objetivos de tu integración ERP, puedes empezar a valorar las soluciones relevantes. Al principio puede parecer abrumador, pero si tienes tus requisitos bien definidos y los tienes presentes, podrás reducir rápidamente la selección a una lista corta. Con ella podrás solicitar distintas ofertas, opciones y precios. Puede ser útil pedir varias ofertas para encontrar la que mejor se adapte a ti en cuanto a presupuesto, plazos, requisitos y afinidad personal.
• Traza un esquema integral del flujo de datos necesario entre sistemas: Tienes que determinar qué datos deben intercambiarse, sincronizarse y procesarse entre el sistema ERP y tus sistemas de E-commerce. Para ello, piensa qué datos se necesitan para qué procesos y a qué puntos finales deben distribuirse. 
• Migra tus datos: La optimización y la migración de datos son complejas e incluso temidas por muchos consultores e implementadores de ERP, ya que son tediosas, difíciles y requieren un alto nivel de competencia. Aun así, en muchos casos los datos históricos son necesarios para trabajar con éxito en el futuro. much. Consulting ha desarrollado herramientas y procesos para migrar tus datos de forma fiable, con un esfuerzo limitado y a un precio comparativamente bajo. Para muchos sistemas contamos con experiencia y plantillas que adaptamos a tus necesidades para ser lo más eficientes posible.
• Prueba a fondo cada aplicación: Unas pruebas deficientes son uno de los 6 principales motivos de fracaso de los proyectos ERP. Para evitarlo, necesitas varios niveles de pruebas:
• 1. Los desarrolladores deben probar cada personalización para evitar errores técnicos.
• 2. Hay que revisar los cambios en la interfaz para detectar incoherencias entre la implementación y los requisitos.
• 3. Tus usuarios deben disponer de tiempo suficiente para hacer pruebas exhaustivas.
• 4. Por último, antes del go-live, hay que probar todos los procesos principales de extremo a extremo para identificar cualquier problema que surja cuando todos los módulos e interfaces funcionan juntos. 

¿Cuál es el mejor momento para que un negocio de E-commerce implemente un ERP?

¿Te preguntas si ya es momento de plantearte una integración ERP con tu E-commerce? Usa nuestra checklist, desarrollada en colaboración con la Universidad Técnica de Múnich, para evaluar tu situación actual y decidir si una integración ERP tiene sentido para tu negocio.

Checklist para saber cuál es el momento adecuado para la integración:

Si sumas más de 25 puntos en la siguiente lista, deberías plantearte implementar una solución ERP.

Evalúa tu empresa: ¿qué afirmaciones se cumplen?

• Más de 20 empleados [6 puntos].
• Más de 50 facturas recibidas al mes (facturas de proveedores) [15 puntos]
• Más de 150 transacciones con clientes al mes [6 puntos]
• Clientes de 3 países distintos [4 puntos]
• 5 clientes de fuera de la UE [14 puntos]
• Más de 5 productos físicos en tu cartera [10 puntos]
• Fabricación propia o gestión de fabricación externa [10 puntos]
• Tu empresa necesita procesos relacionados con el cumplimiento normativo (por ejemplo, ISO, TUV u otras certificaciones) [25 puntos]
• Más de 100 suscripciones activas [9 puntos]
• Más de 50 presupuestos al mes [6 puntos]
• Más de 5 millones de € de financiación total [6 puntos]

El E-commerce es un sector muy competitivo y, para que un negocio siga siendo viable a largo plazo, el crecimiento es lo más importante. Más crecimiento significa más productos, clientes, empleados, datos y procesamiento. También implica que tu empresa debe estar preparada para gestionar la escalabilidad de forma eficaz.

Integrar el ERP con tus sistemas de E-commerce puede impulsar notablemente el crecimiento de tu negocio. La centralización, los procesos automatizados, la reducción de errores humanos y el ahorro de costes son solo algunas de las grandes ventajas que las organizaciones obtienen con la integración.