Tudo o que precisa de saber sobre a integração de ERP no e-commerce

O que é uma integração de ERP para e-commerce?

Um ERP é um software que garante uma sinergia eficaz entre atividades empresariais essenciais, como recursos humanos, finanças e contabilidade, produção, vendas, marketing, compras e logística. Recolhe, organiza e armazena a informação digital de uma empresa. 

Com a ajuda de plataformas ERP integradas para e-commerce, as empresas podem aumentar a eficiência dos seus processos de negócio. Neste tipo de integração, os sistemas de e-commerce existentes (lojas online, marketplaces, etc.) são conectados a um ERP através de interfaces inteligentes, de modo a permitir uma troca contínua de dados em tempo real entre os sistemas. Esta solução oferece várias vantagens.

Que benefícios traz ao seu negócio a integração do ERP com o seu e-commerce?

A utilização de soluções ERP integradas para e-commerce traz vários benefícios ao seu negócio. Entre eles:

• Redução da introdução manual de dados: a integração dos canais de venda de e-commerce com um sistema ERP permite gerir o negócio de forma mais eficiente, porque uma menor introdução manual de encomendas resulta num processamento de encomendas mais rigoroso. Um ERP para e-commerce ajuda a reduzir erros em encomendas e entregas, ao mesmo tempo que poupa tempo e aumenta a produtividade. 
• Mais visibilidade e visão geral: como todos os dados passam a confluir num backend partilhado, é possível analisar e comparar as diferentes áreas de negócio através de relatórios e previsões rigorosos. É uma enorme mais-valia para a tomada de decisões, o planeamento estratégico e a gestão.
• Gestão de inventário mais fácil: um ERP para e-commerce melhora o inventário ao coordenar o stock e a disponibilidade dos produtos. Os dados de encomendas, inventário, artigos, clientes e envios/seguimento são partilhados entre sistemas que antes estavam separados. Graças à disponibilidade dos dados, poupa-se tempo. Da mesma forma, todos os canais de venda podem agora ser geridos integralmente com os dados mestre do sistema ERP.
• A longo prazo, reduz os custos da empresa: de acordo com alguns estudos, a integração de ERP pode reduzir até 20% nos custos operacionais, 18% nos custos administrativos e 22% nos custos de inventário. Os custos diminuem consideravelmente quando o ERP e o e-commerce estão bem integrados. A qualidade da informação disponibilizada melhora a satisfação dos clientes e, consequentemente, a rentabilidade, e a automatização dos processos internos da empresa conduz a uma redução considerável das despesas. 
• Maior satisfação dos clientes: quando a informação dos produtos está atualizada e os dados de seguimento das encomendas e o estado do inventário estão corretos, a eficiência do negócio melhora e ganha-se a confiança dos consumidores. A satisfação dos clientes joga a seu favor como nenhuma outra técnica de marketing.

Funcionalidades automatizadas de um ERP para e-commerce

Ao integrar os sistemas de e-commerce com o ERP certo, idealmente toda a cadeia de processos de e-commerce pode ser automatizada. No caso da solução da much.Consulting, isto inclui:

• Processos Order-to-Deliver
• Processos Purchase-to-Pay
• Processos Order-to-Cash
• Processos de acompanhamento (cobrança)
• Processos de devolução
• e muito mais

No processo order-to-cash, é possível conseguir a automatização completa do processamento de encomendas, da criação de entregas e da faturação, incluindo a criação de faturas de adiantamento em caso de tributação efetiva, bem como a comunicação com o cliente (confirmação de entrega, fatura). Além disso, a verificação de moradas e, consoante a flexibilidade dos prestadores logísticos externos e internos, os processos de separação de encomendas e a criação de etiquetas de envio podem ser parcialmente automatizados.

Qual é o processo, passo a passo, para integrar um ERP para e-commerce?

Nota: consoante o âmbito dos seus requisitos específicos, arrancar com um projeto de integração de ERP para e-commerce pode ser uma tarefa demorada, com várias etapas e fases. De seguida, focamo-nos em algumas das mais importantes.

• Contrate o parceiro de consultoria certo: de um modo geral, selecionar e integrar um software ERP no seu panorama de TI é um processo demorado e complexo, em que muita coisa pode correr mal. Na verdade, um estudo da consultora Gartner indica que cerca de 74% de todos os projetos de ERP falham, sendo que 54% ultrapassam o orçamento e 57% excedem o prazo previsto. Isto pode dever-se à falta de conhecimentos da empresa para determinar os seus requisitos. Por exemplo, sistemas padrão que não podem ser personalizados muitas vezes não cumprem os requisitos básicos e podem levar a um fracasso total. Trabalhar desde cedo com um parceiro de consultoria com grande experiência na área não só ajuda a evitar decisões erradas, como é também fundamental para empresas sem recursos internos que precisam de integrações de sistemas e migrações de dados complexas. 
• Analise os seus processos principais e identifique lacunas: reveja os processos existentes. Que fluxos de trabalho manuais da empresa podem ser automatizados através da integração e como podem ser melhorados? Defina os requisitos principais e dê-lhes prioridade, determine exatamente que sistemas têm de ser integrados, identifique as lacunas das soluções atuais e as funcionalidades que gostaria de acrescentar. 
• Crie uma lista restrita de sistemas relevantes: depois de ter uma visão geral dos requisitos e objetivos da integração do ERP, pode começar a considerar as soluções relevantes. À primeira vista, pode parecer avassalador, mas se tiver os requisitos claramente definidos e os tiver presentes, conseguirá rapidamente reduzir a seleção a uma lista restrita. Com ela, pode pedir diferentes propostas, opções e preços. Pode ser vantajoso obter várias propostas para encontrar a que melhor se adequa em termos de orçamento, prazo, requisitos e afinidade pessoal.
• Desenhe um esquema holístico do fluxo de dados necessário entre sistemas: é necessário determinar que dados devem ser trocados, sincronizados e processados entre o sistema ERP e os sistemas de e-commerce. Para isso, considere que dados são necessários para que processos e para que pontos de acesso devem ser distribuídos. 
• Migre os seus dados: a otimização e a migração de dados são complexas e até temidas por muitos consultores e implementadores de ERP, por serem morosas, difíceis e exigirem grande competência. Ainda assim, em muitos casos, os dados históricos são necessários para trabalhar com sucesso no futuro. A much. Consulting desenvolveu ferramentas e processos para migrar os seus dados de forma fiável, com um esforço limitado e a um preço comparativamente baixo. Para muitos sistemas, temos experiência e modelos existentes que adaptamos às suas necessidades, de modo a sermos o mais eficientes possível.
• Teste exaustivamente cada aplicação: testes insuficientes são uma das 6 principais causas de fracasso dos projetos de ERP. Para o evitar, são necessários vários níveis de testes:
• 1. Cada personalização tem de ser testada pelos programadores, de modo a evitar erros técnicos.
• 2. As alterações à interface têm de ser revistas para detetar inconsistências entre a implementação e os requisitos.
• 3. Os utilizadores devem ter tempo suficiente para efetuar testes exaustivos.
• 4. Por fim, antes do Go-live, todos os processos principais têm de ser testados end-to-end para identificar eventuais problemas que surjam quando todos os módulos e interfaces funcionam em conjunto. 

Qual é o melhor momento para uma empresa de e-commerce implementar um ERP?

Está a pensar se já é altura de considerar uma integração de ERP com o e-commerce? Utilize a nossa checklist, desenvolvida em colaboração com a Universidade Técnica de Munique, para avaliar a sua situação atual e decidir se uma integração de ERP faz sentido para o seu negócio.

Checklist para determinar o momento certo para a integração:

Se somar mais de 25 pontos na lista seguinte, deve considerar a implementação de uma solução ERP.

Avalie a sua empresa: que afirmações se aplicam?

• Mais de 20 colaboradores [6 pontos].
• Mais de 50 faturas recebidas por mês (faturas de fornecedores) [15 pontos]
• Mais de 150 transações com clientes por mês [6 pontos]
• Clientes de 3 países diferentes [4 pontos]
• 5 clientes de fora da UE [14 pontos]
• Mais de 5 produtos físicos no portefólio [10 pontos]
• Produção própria ou gestão de produção externa [10 pontos]
• A empresa necessita de processos relacionados com conformidade (p. ex., ISO, TUV ou outras certificações) [25 pontos]
• Mais de 100 subscrições ativas [9 pontos]
• Mais de 50 orçamentos por mês [6 pontos]
• Mais de 5 milhões de € de financiamento total [6 pontos]

O e-commerce é um setor altamente competitivo e, para que uma empresa se mantenha viável a longo prazo, o crescimento é o fator mais importante. Mais crescimento significa mais produtos, clientes, colaboradores, dados e processamento. Implica também que a empresa tem de estar preparada para gerir a escalabilidade de forma eficaz.

A integração do ERP com os seus sistemas de e-commerce pode impulsionar significativamente o crescimento do negócio. A centralização, os processos automatizados, menos erros humanos e a redução de custos são apenas alguns dos grandes benefícios que as organizações obtêm com a integração.