Cómo la automatización de procesos te ayudará a hacer crecer tu negocio

¿Qué es la automatización de procesos de negocio?

La automatización de procesos de negocio es la automatización, impulsada por la tecnología, de procesos empresariales complejos y una parte esencial de la transformación digital de las empresas. Las organizaciones la adoptan para lograr una expansión continua y un gran volumen de ventas que mantenga el negocio en crecimiento. 

Suele utilizarse para ahorrar dinero, aumentar la eficiencia y simplificar los procedimientos operativos del día a día de una empresa. La automatización de procesos permite a las organizaciones avanzar con éxito de forma constante y mantenerse competitivas en un mundo digital en continuo movimiento. También permite a las empresas mantenerse flexibles y adaptarse rápidamente a los cambios de su mercado.

La automatización de procesos en Europa: la demanda no deja de crecer

Se prevé que el mercado de la automatización de procesos en Europa crezca a una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 6,18% entre 2021 y 2026. Como la COVID-19 frenó el crecimiento económico a principios de 2020, ahora actúa como catalizador del desarrollo de la autonomía industrial a medio y largo plazo. La encuesta se realizó entre junio y julio de 2020 a más de 500 responsables de la toma de decisiones de la industria de procesos. Además, el 33% de los encuestados afirmó que la COVID-19 ha tenido un impacto directo en un ligero aumento de la inversión en operaciones autónomas durante los próximos tres años. Uno de los pasos de desarrollo más importantes es la creación de centros de competencia en los que las empresas agrupan los recursos de sus programas de automatización entre departamentos. La centralización abre nuevas opciones para desplegar de forma planificada soluciones de automatización inteligente a lo largo de toda la cadena de valor. Las empresas de software y los proveedores de servicios informáticos respaldan este desarrollo con plataformas en las que se pueden combinar distintas tecnologías de automatización orientadas a procesos.

¿Qué ventajas ofrece la automatización de procesos de negocio?

• Un primer paso hacia la transformación digital: Para las empresas que aún no la han abordado, la transformación digital como concepto global puede parecer una ambición elevada e intimidante.  La automatización de procesos de negocio puede servir de primer paso hacia una cultura de transformación continua. Puedes empezar por algunos procesos que claramente necesitan mejoras e ir avanzando desde ahí.
• Consigue una mayor claridad: En la fase de diseño, la automatización requiere cierto grado de claridad en los procesos. No puedes diseñar y automatizar un flujo de trabajo con éxito si no conoces las tareas que implica y quién es responsable de ejecutarlo. El mapeo de procesos también puede servir como recurso de formación y aportar claridad a todo el personal. Además, es la oportunidad perfecta para optimizar y eliminar procesos redundantes. La información que obtienes al estudiar un proceso automatizado te muestra claramente la diferencia entre tu proceso actual y cómo debería ser.
• Optimiza tus procedimientos: Los procesos optimizados son uno de los efectos más beneficiosos de un sistema de automatización de procesos. Unas responsabilidades claras, notificaciones personalizables, información útil y plazos de respuesta más rápidos facilitan eliminar las tareas ineficientes y centrarse en mejorar las que aportan valor.
• La satisfacción del cliente irá en aumento: En cualquier sector, la satisfacción del cliente es un factor vital. Puedes superar fácilmente las expectativas de tus clientes si te centras en la excelencia de procesos y operaciones. Si cumples de forma constante los criterios prometidos, es más probable que tus clientes se fidelicen con tu marca, lo que de nuevo te da una ventaja competitiva.
• Evitar los silos de datos: Los silos de datos son bloques o conjuntos de información a los que solo puede acceder un único grupo u organización. Cuando esto ocurre dentro de una misma organización, las consecuencias pueden ser desastrosas: desde una menor productividad hasta una creciente insatisfacción de los empleados por la falta de supervisión y de responsabilidad.

¿Qué procesos de extremo a extremo se pueden automatizar?

En general, salvo algunas excepciones, todas las empresas comparten los mismos procesos de extremo a extremo en su día a día, independientemente de su tamaño y sector. Al principio, estos procesos pueden gestionarse fácilmente de forma manual, pero a medida que aumentan el tamaño y la complejidad de la empresa, ocupan cada vez más tiempo de los empleados, un tiempo que acaba restándose al negocio principal. La automatización de estos procesos reduce este esfuerzo adicional: 

• Facturación: De la factura a la conciliación y a la contabilización
• Gastos: Del desembolso al recibo, al reembolso y a la contabilización
• Compras: De la necesidad a la aprobación, a la solicitud de propuesta, a la compra, al pago y a la contabilización
• Ventas: Del lead a la oportunidad, al presupuesto, al pedido y a la factura
• Contratación: De la necesidad a la publicación, la candidatura, la evaluación, el contrato y la incorporación
• BI: actualización diaria de KPI, por ejemplo, para la gestión del flujo de caja
• Contratos recurrentes: facturación de suscripciones, retención y renovaciones. ¿Cuándo es el mejor momento para que un negocio de E-commerce implemente un ERP?

¿Cómo sacar el máximo partido a las soluciones de automatización de procesos de negocio?

Las organizaciones utilizan la automatización de procesos de negocio para muy diversas actividades. La mayoría de estas tecnologías son eficientes y rentables, y eliminan la necesidad de introducir datos manualmente, algo propenso a errores. Pero ¿cómo garantizan la viabilidad de la empresa a largo plazo?

Hay algunos aspectos importantes que debes analizar cuando te plantees la automatización de procesos de negocio (BPA):

• Analiza los requisitos y previsiones específicos de tu empresa. Lo que funciona para un departamento de marketing puede no funcionar para otro, y una estrategia que sirve a una pequeña empresa puede no servir a una multinacional. Analiza el crecimiento previsto, los objetivos de cada departamento, tus temas imprescindibles y tus extras deseables para asegurarte de cubrir tus necesidades. Una vez que tengas la lista, busca la plataforma de BPA que mejor la respalde.
• Busca integraciones de plataforma ya existentes. Puede ser difícil lograr uniformidad cuando en el mercado hay cientos de sistemas y tecnologías de automatización de procesos. Sin embargo, la integración sigue siendo un componente clave para sacar el máximo partido a tus soluciones de automatización de procesos, ya que estas herramientas pueden ayudar al personal a evitar tareas repetitivas, mejorar la atención al cliente y, en definitiva, impulsar la transformación digital de la empresa. Aunque comprar una aplicación no dará a tu empresa estructura, estabilidad ni control centralizado, puede ser el primer paso hacia el cambio.

Por muy reacia al cambio que sea tu empresa, una prueba de automatización de procesos de negocio hará que tu negocio en crecimiento mejore en todos los aspectos, como la mejora organizativa, la modernización de procesos y la satisfacción de tus clientes. Usar la solución de automatización de procesos de negocio adecuada puede ayudarte a eliminar tareas manuales tediosas, errores humanos peligrosos y muchas otras dificultades que te impiden triunfar en tu sector.

Cómo empezar con la automatización de procesos:

Lo ideal es hacerlo con un socio de proyecto con experiencia. La automatización de procesos es una tarea larga. Un proyecto así se desarrolla en distintas fases, como el análisis del potencial de los procesos, la reingeniería de procesos de negocio, la introducción de nuevos procesos automatizados y la automatización de los procesos existentes, que requieren una planificación y preparación exhaustivas.