Como a automatização de processos ajuda a fazer crescer o seu negócio

O que é a automatização de processos de negócio?

A automatização de processos de negócio é a automatização, impulsionada pela tecnologia, de processos de negócio complexos e uma parte integrante da transformação digital das empresas. As organizações adotam-na para garantir uma expansão contínua e um elevado volume de vendas que mantenha o negócio a prosperar. 

É normalmente utilizada para poupar dinheiro, aumentar a eficiência e simplificar os procedimentos operacionais do dia a dia de uma empresa. A automatização de processos permite às organizações progredir com sucesso de forma consistente e manter-se competitivas num mundo digital em constante movimento. Permite também que as empresas se mantenham flexíveis e se adaptem rapidamente às mudanças do mercado.

Automatização de processos na Europa: a procura está a aumentar

Prevê-se que o mercado da automatização de processos na Europa cresça a uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 6,18% entre 2021 e 2026. Embora a COVID-19 tenha abrandado o crescimento económico no início de 2020, funciona agora como catalisador do desenvolvimento da autonomia industrial a médio e longo prazo. O inquérito foi realizado entre junho e julho de 2020 junto de mais de 500 decisores da indústria de processos. Além disso, 33% dos inquiridos indicaram que a COVID-19 teve um impacto direto num ligeiro aumento do investimento em operações autónomas nos próximos três anos. Um dos passos de desenvolvimento mais importantes é a criação de centros de competências, nos quais as empresas concentram os recursos dos seus programas de automatização entre departamentos. A centralização abre novas possibilidades para implementar de forma planeada soluções de automatização inteligente ao longo de toda a cadeia de valor. As empresas de software e os prestadores de serviços de TI apoiam este desenvolvimento com plataformas nas quais é possível ligar várias tecnologias de automatização de forma orientada para os processos.

Quais são as vantagens da automatização de processos de negócio?

• Um primeiro passo rumo à transformação digital: Para as empresas que ainda não a iniciaram, a transformação digital como conceito global pode parecer uma ambição elevada e intimidante.  A automatização de processos de negócio pode servir de primeiro passo para uma cultura de transformação contínua. Pode começar por alguns processos que claramente precisam de melhorias e avançar a partir daí.
• Obtenha maior clareza: Na fase de conceção, a automatização exige um certo nível de clareza nos processos. Não é possível conceber e automatizar um fluxo de trabalho com sucesso sem conhecer as tarefas envolvidas e quem é responsável pela sua execução. O mapeamento de processos pode também funcionar como recurso de formação e trazer clareza a todos os colaboradores. Além disso, é a oportunidade perfeita para otimizar e eliminar processos redundantes. A informação obtida ao estudar um processo automatizado mostra claramente a diferença entre o processo atual e aquilo que deveria ser.
• Simplifique os seus procedimentos: Processos simplificados são um dos efeitos mais benéficos de um sistema de automatização de processos. Responsabilidades claras, notificações personalizáveis, informações úteis e tempos de resposta mais rápidos facilitam a eliminação de tarefas ineficientes e permitem concentrar esforços na melhoria das que geram valor.
• A satisfação dos clientes vai aumentar: Em qualquer setor, a satisfação dos clientes é um fator vital. Pode superar facilmente as expectativas dos clientes ao apostar na excelência dos processos e das operações. Se cumprir de forma consistente os critérios prometidos, é mais provável que os clientes se fidelizem à sua marca, o que lhe dá, mais uma vez, uma vantagem competitiva.
• Evitar silos de dados: Os silos de dados são blocos ou conjuntos de informação acessíveis apenas a um único grupo ou organização. Quando isto acontece dentro da mesma organização, os resultados podem ser desastrosos, desde a quebra de produtividade até à crescente insatisfação dos colaboradores devido à falta de supervisão e de responsabilização.

Que processos end-to-end podem ser automatizados?

Em geral, salvo algumas exceções, todas as empresas partilham os mesmos processos end-to-end no dia a dia, independentemente da dimensão e do setor. No início, estes processos podem ser facilmente geridos de forma manual, mas, à medida que a dimensão e a complexidade da empresa aumentam, ocupam cada vez mais tempo dos colaboradores, tempo esse que acaba por se perder para o negócio principal. A automatização destes processos reduz este esforço adicional: 

• Faturação: Da fatura à reconciliação e ao lançamento
• Despesas: Do pagamento ao recibo, ao reembolso e ao lançamento
• Compras: Da necessidade à aprovação, ao pedido de proposta, à compra, ao pagamento e ao lançamento
• Vendas: Da lead à oportunidade, ao orçamento, à encomenda e à fatura
• Contratação: Da necessidade à publicação, à candidatura, à avaliação, ao contrato e ao onboarding
• BI: atualização diária de KPI, p. ex., para a gestão do fluxo de caixa
• Contratos recorrentes: faturação de subscrições, retenção e renovações. Qual é o melhor momento para uma empresa de comércio eletrónico implementar um ERP?

Como tirar o máximo partido das soluções de automatização de processos de negócio?

As organizações utilizam a automatização de processos de negócio numa grande variedade de atividades. A maioria destas tecnologias é eficiente e económica e elimina a necessidade de introdução manual de dados, propensa a erros. Mas como garantem a viabilidade da empresa a longo prazo?

Há alguns aspetos importantes a analisar quando se pondera a automatização de processos de negócio (BPA):

• Analise os requisitos e as previsões específicos da sua empresa. O que funciona para um departamento de marketing pode não funcionar para outro, e uma estratégia que funciona para uma pequena empresa pode não funcionar para uma multinacional. Analise o crescimento previsto, os objetivos dos departamentos, os requisitos essenciais e os desejáveis, para garantir que as suas necessidades são cobertas. Depois de compilar a lista, procure a plataforma de BPA que melhor lhe dá resposta.
• Procure integrações de plataforma existentes. Pode ser difícil alcançar uniformidade quando existem centenas de sistemas e tecnologias de automatização de processos no mercado. No entanto, a integração continua a ser um componente essencial para tirar o máximo partido das suas soluções de automatização de processos, uma vez que estas ferramentas podem ajudar os colaboradores a evitar tarefas repetitivas, melhorar o serviço ao cliente e, em última análise, apoiar a transformação digital da empresa. Mesmo que a compra de uma aplicação não dê à sua empresa estrutura, estabilidade ou controlo centralizado, pode ser o primeiro passo para a mudança.

Por mais resistente à mudança que a sua empresa seja, um teste de automatização de processos de negócio vai permitir que o seu negócio em crescimento melhore em todos os aspetos, como a melhoria organizacional, a modernização de processos e a garantia da satisfação dos seus clientes. Utilizar a solução certa de automatização de processos de negócio pode ajudá-lo a eliminar tarefas manuais morosas, erros humanos perigosos e muitas outras dificuldades que o impedem de ter sucesso na sua área.

Como começar com a automatização de processos:

Idealmente, com um parceiro de projeto experiente. A automatização de processos é um processo longo. Um projeto deste tipo decorre em várias fases, como a análise do potencial dos processos, a reengenharia de processos de negócio, a introdução de novos processos automatizados e a automatização de processos existentes, que exigem um planeamento e uma preparação rigorosos.