Wie Prozessautomatisierung zu Wachstum führt

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist die technologisch getriebene Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse und ein integraler Bestandteil der digitalen Transformation in Unternehmen. Sie wird von Organisationen eingesetzt, um eine kontinuierliche Expansion und massive Umsätze zu erzielen und das Geschäft florieren zu lassen.  

Sie wird in der Regel eingesetzt, um Geld zu sparen, die Effizienz zu steigern und die täglichen Betriebsabläufe in einem Unternehmen zu vereinfachen. Die Prozessautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, sich in der sich ständig verändernden digitalen Welt erfolgreich weiterzuentwickeln und wettbewerbsfähig zu bleiben. Außerdem können Unternehmen so flexibel bleiben und sich schnell an Veränderungen auf ihrem Markt anpassen.

Prozessautomatisierung in Europa – Die Nachfrage steigt

Der Markt für Prozessautomatisierung in Europa wird zwischen 2021 und 2026 voraussichtlich um 6,18 Prozent CAGR wachsen. Da COVID-19 das Wirtschaftswachstum Anfang 2020 verlangsamt hat, dient es nun als Katalysator für die mittel- bis langfristige Entwicklung der industriellen Autonomie. Die Umfrage wurde zwischen Juni und Juli 2020 mit über 500 Entscheidungsträgern aus der Prozessindustrie durchgeführt. Darüber hinaus gaben 33 Prozent der Befragten an, dass COVID-19 einen direkten Einfluss auf einen leichten Anstieg der Investitionen in autonome Betriebe in den nächsten drei Jahren haben wird. Einer der wichtigsten Entwicklungsschritte ist die Einrichtung von Kompetenzzentren, in denen Unternehmen die Ressourcen ihrer Automatisierungsprogramme abteilungsübergreifend bündeln. Durch die Zentralisierung ergeben sich neue Möglichkeiten, intelligente Automatisierungslösungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette planmäßig einzuführen. Softwareunternehmen und IT-Dienstleister unterstützen diese Entwicklung mit Plattformangeboten, auf denen verschiedene Automatisierungstechnologien prozessorientiert verknüpft werden können.

Was sind die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen?

• Ein Sprungbrett in Richtung digitale Transformation: Für Unternehmen, die noch nicht über eine digitale Transformation verfügen, kann dieses Gesamtkonzept wie ein ehrgeiziges, einschüchterndes Ziel erscheinen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann als Sprungbrett in Richtung einer kontinuierlichen Transformationskultur dienen. Man kann mit einigen Prozessen beginnen, die offensichtlich verbesserungsbedürftig sind, und sich dann nach und nach vorarbeiten.
• Mehr Klarheit gewinnen: In der Entwurfsphase erfordert die Automatisierung ein gewisses Maß an Prozessklarheit. Ein Workflow kann nur dann erfolgreich entworfen und automatisiert werden, wenn die damit verbundenen Aufgaben bekannt sind und klar ist, wer für die Ausführung verantwortlich ist. Die Prozessabbildung kann auch als Schulungsressource dienen und allen Mitarbeitern Klarheit verschaffen. Darüber hinaus bietet sie die perfekte Gelegenheit, redundante Prozesse zu optimieren und zu eliminieren. Die Informationen, die du durch die Untersuchung eines automatisierten Prozesses erhältst, können dir den Unterschied zwischen deinem aktuellen Prozess und dem, wie er sein sollte, deutlich machen.
• Optimiere deine Verfahren: Optimierte Prozesse sind einer der vorteilhaftesten Effekte eines Prozessautomatisierungssystems. Klare Verantwortlichkeiten, anpassbare Benachrichtigungen, umsetzbare Erkenntnisse und schnellere Rücklaufzeiten machen es einfacher, ineffiziente Aufgaben zu eliminieren und sich auf die Verbesserung der wertschöpfenden Aufgaben zu konzentrieren.
• Die Kundenzufriedenheit wird steigen: In jedem Sektor ist die Kundenzufriedenheit ein entscheidender Faktor. Durch die Konzentration auf Prozess- und Betriebsqualität können Kundenerwartungen leicht übertroffen werden. Kunden entwickeln eher eine Markentreue für dein Unternehmen, wenn du die versprochenen Kriterien konsequent erfüllst, was dir wiederum einen Wettbewerbsvorteil verschafft.
• Datensilos vermeiden: Datensilos sind Informationsblöcke oder -sammlungen, die nur für eine einzelne Gruppe oder Organisation zugänglich sind. Wenn dies innerhalb derselben Organisation geschieht, können die Folgen verheerend sein und von sinkender Produktivität bis hin zu wachsender Unzufriedenheit der Mitarbeiter aufgrund mangelnder Aufsicht und Verantwortlichkeit reichen.

Welche End-to-End-Prozesse können automatisiert werden?

Im Allgemeinen haben alle Unternehmen, mit wenigen Ausnahmen, die gleichen End-to-End-Prozesse in ihrem Tagesgeschäft, unabhängig von Größe und Branche. Zu Beginn können diese Prozesse leicht manuell verwaltet werden, aber mit zunehmender Größe und Komplexität eines Unternehmens nehmen sie immer mehr Zeit der Mitarbeiter in Anspruch, die dann letztlich für das Kerngeschäft verloren geht. Die Automatisierung dieser Prozesse reduziert diesen zusätzlichen Aufwand:

• Rechnungsstellung: Rechnung – Abstimmung – Buchung
• Ausgaben: Geld-Ausgaben-zu-Quittung-zu-Rückerstattung-zu-gebucht
• Einkauf: Genehmigung, Ausschreibung, Kauf, Zahlung, Buchung
• Verkauf: Lead-to-Opportunity-to-Quotation-to-Order-to-Invoice
• Recruiting: Notwendigkeit, zu veröffentlichen, sich zu bewerben, zu bewerten, zu beauftragen, zu integrieren​
• BI: Tägliche Aktualisierung der Leistungskennzahlen, z. B. für das Cashflow-Management
• Laufende Verträge: Abonnementabrechnung, Kundenbindung und -erneuerung

Wie maximiert man Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen?

Unternehmen nutzen die Automatisierung von Geschäftsprozessen für eine Vielzahl von Geschäftsaktivitäten. Die meisten dieser Technologien sind effizient und kostengünstig und machen die manuelle Dateneingabe, die fehleranfällig ist, überflüssig. Aber wie stellen sie die langfristige Rentabilität des Unternehmens sicher?

Bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) sind einige wichtige Aspekte zu berücksichtigen:

• Untersuche die spezifischen Anforderungen und Prognosen deines Unternehmens. Was für eine Marketingabteilung funktioniert, muss nicht unbedingt für eine andere Abteilung funktionieren, und eine Strategie, die für ein kleines Unternehmen funktioniert, muss nicht unbedingt für ein multinationales Unternehmen funktionieren. Untersuche das erwartete Wachstum, die Abteilungsziele, deine Must-Haves und deine Nice-to-Haves, um sicherzustellen, dass deine Anforderungen erfüllt werden. Sobald du eine Liste erstellt hast, suche nach der BPA-Plattform, die diese am besten unterstützt.
• Suche nach vorhandenen Plattformintegrationen. Eine Vereinheitlichung kann schwierig sein, wenn es Hunderte von Systemeingaben und Technologien zur Prozessautomatisierung auf dem Markt gibt. Die Integration hingegen bleibt eine entscheidende Komponente, um das Beste aus Ihren Prozessautomatisierungslösungen herauszuholen, da diese Tools den Mitarbeitern helfen können, sich wiederholende Tätigkeiten zu vermeiden, den Kundenservice zu verbessern und letztlich die digitale Transformation eines Unternehmens zu unterstützen. Selbst wenn der Kauf einer App Ihrem Unternehmen keine Struktur, Stabilität oder zentrale Kontrolle verleiht, kann dies der erste Schritt in Richtung einer Veränderung sein. ​

Unabhängig davon, wie sehr dein Unternehmen auf Veränderungen drängt, wird ein Testlauf zur Automatisierung von Geschäftsprozessen deinem wachsenden Unternehmen in allen Aspekten wie organisatorische Verbesserungen, Modernisierung von Prozessen und Sicherstellung der Kundenzufriedenheit zugutekommen. Mit der richtigen Lösung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen kannst du mühsame manuelle Aufgaben, gefährliche menschliche Fehler und viele andere Schwierigkeiten vermeiden, die dich vom Erfolg in deinem Bereich abhalten. ​

So fängst du mit der Prozessautomatisierung an:

Idealerweise mit einem erfahrenen Projektpartner. Die Prozessautomatisierung ist ein langwieriges Unterfangen. Ein solches Projekt durchläuft verschiedene Phasen, wie die Analyse des Prozesspotenzials, die Umgestaltung von Geschäftsprozessen, die Einführung neuer automatisierter Prozesse und die Automatisierung bestehender Prozesse, die eine gründliche Planung und Vorbereitung erfordern.