Odoo es un ERP adaptable, lo que lo hace ideal para empresas con requisitos personalizados o flujos de trabajo muy especializados.
Sin embargo, a veces las empresas no saben qué procesos optimizar ni cómo hacerlo en Odoo. Otras se dan cuenta de que necesitan personalizaciones e integraciones complejas, o de que no tienen listas de requisitos definidas por departamento.
En estos casos, es imposible pasar directamente a la implementación. Antes hay que empezar con una fase conceptual.
Descubre cómo es una fase conceptual de Odoo, cuándo tiene sentido llevarla a cabo antes de la implementación y qué ventajas aporta a las empresas que planean una implementación de Odoo a gran escala.
¿Qué es una fase conceptual de Odoo?
Una fase conceptual de Odoo es un proyecto más pequeño e independiente que precede a la implementación principal del ERP.
Más que un proyecto totalmente aparte, la consideramos un proyecto previo dentro de tu implementación de Odoo. Establece la base sobre la que se construirá tu proyecto.
Este enfoque está pensado para organizaciones con flujos de trabajo y pasos de proceso complejos en varias áreas de negocio o incluso en varias entidades.
Estas empresas quizá no sepan cómo trasladar sus procesos a Odoo ni cómo optimizarlos antes de un proyecto de implementación.
El objetivo principal de una fase conceptual es cerrar esa brecha.
La fase conceptual se centra en los procesos actuales, identifica posibles optimizaciones del sistema y fija los objetivos finales de cómo será la futura configuración de Odoo.
Utilizamos la fase conceptual para rediseñar estos procesos y detectar los ajustes necesarios antes de elaborar un plan de implementación realista que cumpla los objetivos de la empresa.
Para ello, acompañamos a nuestros clientes de la fase conceptual de Odoo con:
- Talleres
- Diagramas de procesos
- Análisis GAP (es decir, evaluación de necesidades o análisis de brechas)
- Plan de implementación
- Estimaciones de costes
- Presentación final de resultados.
Así nos aseguramos de que el proyecto principal de implementación de Odoo no traiga sorpresas, costes disparados ni procesos desalineados.
Etapas clave de una fase conceptual de Odoo
Reunión inicial
- Presentación de los SPOC
- Alineación del alcance
- Planificación de los talleres
Talleres
- Demos de Odoo
- Análisis de procesos
- Definición del camino a seguir
Diagramas de procesos y análisis GAP
- Elaboración de diagramas de procesos
- Realización del análisis GAP
- Entrega de resultados y feedback
Decisión final
- Conclusiones clave en la presentación final
- Plan de implementación
- Alineación del calendario
- Estimación de costes de la implementación
¿Cuándo conviene una fase conceptual de Odoo?
Normalmente recomendamos una fase conceptual de Odoo a organizaciones que cumplen al menos uno de estos criterios:
- Tienen una lista amplia de requisitos en varias áreas de negocio
- Son organizaciones medianas o grandes
- Tienen un sistema complejo con múltiples integraciones
- No tienen una lista de requisitos
- Tienen un alcance del proyecto poco claro.
Para empresas medianas (de 30 a 100 empleados), una fase conceptual suele durar de 5 a 12 días.
Para clientes más grandes, puede prolongarse hasta 20 días, según la profundidad de la integración y del análisis.
Para proyectos más grandes, siempre recomendamos una fase conceptual antes de la implementación y nos aseguramos de que el cliente tome sus decisiones con conocimiento de causa.
Nuestra guía para una fase conceptual de Odoo con éxito
La fase conceptual previa a la implementación final de Odoo puede considerarse un proyecto previo.
Debe verse como parte de tu implementación de Odoo en sentido amplio, una forma de consolidar tus procesos y optimizar tu futuro sistema.
Nuestra fase conceptual está pensada para guiarte en este proceso. Partimos de los puntos débiles de tus procesos, analizamos qué falta en tu configuración y qué hay que hacer para llegar al sistema óptimo que quieres tener tras el go-live.
También podemos realizar una estimación del coste total de propiedad para calcular de forma transparente el alcance global del proyecto antes de comprometernos con la fase conceptual.
Para diseñar el mejor plan de implementación, dividimos nuestras fases conceptuales en cuatro etapas:
- Reunión inicial
- Talleres
- Diagramas de procesos y análisis GAP
- Presentación final del concepto.
1. Reunión inicial
Antes de la reunión inicial de la fase conceptual, el cliente ya habrá firmado una oferta en la que se definen el alcance y el coste de esta fase.
En la reunión inicial, el cliente:
- Conoce a los SPOC (interlocutores únicos) de ambas partes, que serán los futuros responsables del proyecto
- Acuerda el alcance del proyecto (por ejemplo, áreas de negocio que necesitan reestructurar procesos, integraciones)
- Planifica los talleres (por ejemplo, organización del calendario, comunicación preferida, proceso de toma de decisiones y partes interesadas)
- Resuelve cualquier duda y plantea todas sus preguntas en esta etapa.
El objetivo principal de la reunión inicial es garantizar que todas las expectativas estén alineadas de cara al futuro.
2. Talleres
Los talleres son la parte principal de una fase conceptual.
Aquí trabajamos directamente con tus procesos actuales y empezamos a esbozar cómo será tu Odoo ideal después de la implementación.
El objetivo de nuestros consultores es guiar y desafiar al cliente para centrarnos en los requisitos clave y no en casos excepcionales.
Esta etapa debe cubrir tres objetivos clave:
- Cerrar la brecha entre los procesos actuales y los flujos de trabajo futuros deseados
- Acordar el camino a seguir, como el plan de implementación y los próximos pasos
- Desarrollar un nuevo proceso que refleje fielmente las necesidades de negocio del cliente.
Cada taller se adapta a las necesidades del cliente y se ajusta a lo largo de la fase conceptual. Para entender la forma de trabajar del cliente y diseñar los procesos futuros:
- Acordamos el alcance del taller: Tratamos lo que es relevante para el cliente, lo que debe cubrirse en la fase conceptual y qué temas corresponden a la fase de implementación
- Hacemos una demo de Odoo: Adaptamos la demo a las áreas de negocio y necesidades clave del cliente para mostrar cómo son los procesos estándar de Odoo, cómo funcionan y cómo pueden adaptarse. El objetivo es poner de relieve las diferencias entre Odoo estándar y los flujos de trabajo del cliente
- Analizamos a fondo los procesos actuales: Escuchamos cómo se llevan a cabo actualmente los procesos del cliente para entender el flujo, los puntos débiles y los requisitos y áreas clave en los que centrarnos
- Construimos juntos el camino a seguir: Junto con el cliente, esbozamos un diagrama de procesos para crear un proceso óptimo y garantizar que estamos totalmente alineados en el proyecto.
3. Diagramas de procesos y análisis GAP
En la tercera etapa compartimos los recursos que hemos preparado para el cliente. Recogemos su feedback y ajustamos todo lo que haya que cambiar. Esto incluye:
Diagramas de procesos
Estos diagramas se diseñan a partir de la fase de talleres, de acuerdo con el cliente.
Ejemplo de diagrama de desarrollo de un proceso P2P (de la compra al pago) basado en un taller de fase conceptual con un cliente.
Análisis GAP
Un análisis GAP se refiere a la brecha entre el «estado actual» de la empresa y el «estado objetivo» (estado deseado) y se utiliza para conceptualizar el proyecto final de Odoo.
Este análisis abarca:
- Requisitos de usuario: Desglose de todas las necesidades del cliente, desde ajustes generales del sistema, como una configuración multiempresa, hasta información específica de áreas de negocio, como flujos de ventas, localizaciones contables o configuraciones de almacén
- Fases de implementación del proyecto: Fases que indican cuándo se implementará cada requisito según las prioridades del negocio y del proyecto
- Prioridad: Según la escala MoSCoW, la importancia de implementar cada requisito: desde los imprescindibles, pasando por los de alta prioridad pero no cruciales y los deseables de menor prioridad, hasta los deseos para requisitos futuros o prescindibles
- Complejidad: La dificultad de implementar cada requisito: ajuste estándar de Odoo, posible con módulos de socios, requiere desarrollo a medida o imposible de implementar
- Riesgo: La probabilidad de que se superen el calendario o los costes, del <1% al 50%
- Estimación de tiempo para todo el proyecto: Un desglose del tiempo que nuestros consultores o ingenieros dedicarán a la implementación de cada requisito
- Estimación de costes para todo el proyecto: Se desglosa por requisito y también está disponible un resumen por fase.
Lo realizamos para ayudar al cliente a responder a estas preguntas:
- ¿Cuáles son los requisitos más importantes para gestionar su negocio?
- ¿Qué requisitos suponen el mayor riesgo de superar los costes o plazos?
- ¿Qué complejidad tiene la implementación de cada requisito, desde el estándar hasta el altamente personalizado?
El análisis GAP indicará qué pasos debemos dar para cubrir las necesidades del cliente.
A partir de ahí, ofrecemos a nuestros clientes un desglose de costes y recursos para todo el proyecto de implementación, además de un calendario previsto.
4. Decisión final
En la etapa final de la fase conceptual compartimos un resumen del proyecto y los puntos de acción.
Antes de la presentación final, todos los entregables, como los diagramas de procesos y el análisis GAP, ya se habrán compartido con el cliente.
En la presentación final, mostramos al cliente:
- Conclusiones clave
- Plan de implementación
- Calendario de los próximos pasos
- Estimaciones de costes del proyecto de implementación.
La presentación final del concepto también incluye requisitos más técnicos, como:
- Integraciones con tu stack informático actual
- Estrategia y requisitos de migración de datos.
La fase conceptual ofrece una base sólida para tu implementación de Odoo
Una fase conceptual de Odoo es la forma ideal de convertir requisitos complejos en un plan de implementación estructurado.
Cierra la brecha entre tus procesos actuales y tu configuración futura ideal antes incluso del inicio de la implementación.
Bien hecha, una fase conceptual de Odoo da como resultado:
- Flujos de trabajo y procesos optimizados y adaptados a tus necesidades
- Un alcance y un presupuesto realistas para implementar tu Odoo
- Un análisis GAP que destaca prioridades y riesgos
- Un plan de implementación claro para optimizar las operaciones de tu negocio.
Para organizaciones con necesidades personalizadas o un alcance poco claro, la fase conceptual da a tu proyecto de Odoo una trayectoria de implementación definida para evitar sorpresas más adelante.
Planifica con nosotros tu fase conceptual de Odoo
¿Requisitos personalizados, alcance poco claro o varios equipos implicados?
Una fase conceptual de Odoo te ayuda a convertir la complejidad en un plan claro y práctico antes incluso de empezar la implementación.
Nuestros expertos pueden ayudarte a definir tus prioridades y dar a tu proyecto la estructura que necesita para tener éxito.