Como acertar na implementação Odoo com uma fase de conceito

O que é uma fase de conceção do Odoo?

Uma fase de conceção do Odoo é um projeto mais pequeno e autónomo que antecede a implementação principal do ERP. 

Mais do que um projeto totalmente separado, consideramo-la um pré-projeto no percurso de implementação do Odoo. Estabelece a base a partir da qual o projeto será construído.

Esta abordagem destina-se a organizações com fluxos de trabalho e etapas de processo complexos em várias áreas de negócio ou até em várias entidades.

Estas empresas podem não saber como transferir os seus processos para o Odoo, nem como otimizá-los da melhor forma antes de um projeto de implementação.

O principal objetivo de uma fase de conceção é colmatar essa lacuna. 

A fase de conceção incide sobre os processos atuais, identifica possíveis otimizações do sistema e define os objetivos finais para a futura configuração do Odoo.

Utilizamos a fase de conceção para redesenhar estes processos e identificar os ajustes necessários antes de elaborar um plano de implementação realista, alinhado com os objetivos da empresa.

Para isso, acompanhamos os clientes da fase de conceção do Odoo com:

• Workshops
• Diagramas de processos
• Análise GAP (ou seja, avaliação de necessidades ou análise de lacunas)
• Plano de implementação
• Estimativas de custos
• Apresentação final dos resultados.

É assim que garantimos que o projeto principal de implementação do Odoo não traz surpresas, derrapagens de custos nem processos desalinhados.

Quando é recomendável uma fase de conceção do Odoo?

Normalmente, recomendamos uma fase de conceção do Odoo a organizações que cumpram pelo menos um dos seguintes critérios:

• Têm uma lista extensa de requisitos em várias áreas de negócio
• São organizações de média ou grande dimensão
• Têm um sistema complexo com várias integrações
• Não têm uma lista de requisitos
• Têm um âmbito de projeto pouco claro.

O nosso guia para uma fase de conceção do Odoo bem-sucedida

A fase de conceção que antecede a implementação final do Odoo pode ser considerada um pré-projeto. 

Deve ser vista como parte integrante da implementação do Odoo, como forma de consolidar os processos e otimizar o futuro sistema.

A nossa fase de conceção foi pensada para o orientar neste percurso. Partimos dos pontos críticos dos seus processos, analisamos o que falta na configuração atual e o que é preciso fazer para chegar ao sistema ideal que pretende ter após o Go-live.

Podemos também realizar uma estimativa do custo total de propriedade, para uma avaliação transparente do âmbito global do projeto antes de avançar para a fase de conceção.

Para conceber o melhor plano de implementação, dividimos as nossas fases de conceção em quatro etapas:

1. Reunião de arranque
2. Workshops
3. Diagramas de processos e análise GAP
4. Apresentação final do conceito.

1. Reunião de arranque

Antes da reunião de arranque da fase de conceção, o cliente já terá assinado uma proposta que define o âmbito e o custo desta fase. 

Na reunião de arranque, o cliente vai:

• Conhecer os SPOC (pontos únicos de contacto) de ambas as partes, que serão os futuros responsáveis do projeto
• Alinhar o âmbito do projeto (por exemplo, áreas de negócio que precisam de reestruturação de processos, integrações)
• Planear os workshops (por exemplo, organização do calendário, comunicação preferida, processo de tomada de decisão e partes interessadas)
• Esclarecer quaisquer dúvidas e colocar todas as questões nesta fase.

O principal objetivo da reunião de arranque é garantir que todas as expectativas estão alinhadas para as fases seguintes.

2. Workshops

Os workshops são a parte principal de uma fase de conceção. 

É aqui que trabalhamos diretamente sobre os processos existentes e começamos a esboçar como será o Odoo ideal após a implementação.

O objetivo dos nossos consultores é orientar e desafiar o cliente, de modo a garantir que o foco está nos requisitos principais e não em casos excecionais. 

Esta etapa tem de cumprir três objetivos principais:

1. Colmatar a lacuna entre os processos atuais e os fluxos de trabalho futuros pretendidos
2. Alinhar o caminho a seguir, como o plano de implementação e os próximos passos
3. Desenvolver um novo processo que reflita com rigor as necessidades de negócio do cliente.

Cada workshop é adaptado às necessidades do cliente e ajustado ao longo da fase de conceção. Para compreender a forma de trabalhar do cliente e conceber os processos futuros:

• Alinhamos o âmbito do workshop: Abordamos o que é relevante para o cliente, o que deve ser coberto na fase de conceção e que temas pertencem à fase de implementação
• Fazemos uma demonstração do Odoo: Adaptamos a demonstração às principais áreas de negócio e necessidades do cliente para mostrar como são os processos padrão do Odoo, como funcionam e como podem ser adaptados. O objetivo é evidenciar as diferenças entre o Odoo padrão e os fluxos de trabalho do cliente
• Analisamos a fundo os processos atuais: Ouvimos como os processos do cliente são atualmente executados para perceber o fluxo, os pontos críticos e os principais requisitos e áreas a trabalhar
• Construímos em conjunto o caminho a seguir: Em conjunto com o cliente, esboçamos um diagrama de processos para criar um processo otimizado e garantir um alinhamento total no projeto.

3. Diagramas de processos e análise GAP

Na terceira etapa, partilhamos os recursos que preparámos para o cliente. Recolhemos o seu feedback e ajustamos tudo o que for necessário. Isto inclui:

Diagramas de processos

Estes diagramas foram concebidos com base na fase de workshops, em acordo com o cliente.

Exemplo de um diagrama de desenvolvimento de um processo P2P (da compra ao pagamento) baseado num workshop de fase de conceção com um cliente.

Análise GAP

Uma análise GAP refere-se à lacuna entre o «estado atual» da empresa e o «estado pretendido» (estado-alvo) e é utilizada para conceptualizar o projeto final do Odoo. 

Esta análise abrange:

• Requisitos dos utilizadores: Levantamento de todas as necessidades do cliente, desde definições gerais do sistema, como uma configuração multiempresa, até informação específica de áreas de negócio, como fluxos de vendas, localizações contabilísticas ou configurações de armazém
• Fases de implementação do projeto: Fases que definem quando cada requisito será implementado, com base nas prioridades do negócio e do projeto 
• Prioridade: Com base na escala MoSCoW, a importância de implementar cada requisito: desde os obrigatórios, passando pelos de alta prioridade mas não cruciais e pelos desejáveis de menor prioridade, até aos desejos para requisitos futuros ou opcionais
• Complexidade: O grau de dificuldade de implementar cada requisito: definição padrão do Odoo, possível com módulos de parceiros, requer desenvolvimento personalizado ou impossível de implementar
• Risco: A probabilidade de derrapagem de prazos ou custos, de <1% a 50%
• Estimativa de tempo para todo o projeto: Um levantamento do tempo que os nossos consultores ou engenheiros vão dedicar à implementação de cada requisito
• Estimativa de custos para todo o projeto: O detalhe é feito por requisito, estando também disponível uma visão geral por fase.

Realizamo-la para ajudar o cliente a responder às seguintes questões:

1. Quais são os requisitos mais importantes para gerir o negócio?
2. Que requisitos representam maior risco de derrapagem de custos ou prazos?
3. Qual é a complexidade de implementação de cada requisito, do padrão ao altamente personalizado?

A análise GAP indica os passos que devemos dar para responder às necessidades do cliente.

A partir daí, fornecemos aos clientes o detalhe dos custos e recursos de todo o projeto de implementação, bem como um calendário previsto.

4. Decisão final

A última etapa da fase de conceção é aquela em que partilhamos um resumo do projeto e os pontos de ação.

Antes da apresentação final, todos os resultados, como os diagramas de processos e a análise GAP, já terão sido partilhados com o cliente. 

Na apresentação final, apresentamos ao cliente:

• Principais conclusões
• Plano de implementação
• Calendário dos próximos passos
• Estimativas de custos do projeto de implementação.

A apresentação final do conceito aborda também requisitos mais técnicos, como:

• Integrações com a infraestrutura de TI existente
• Estratégia e requisitos de migração de dados.

A fase de conceção cria uma base sólida para a implementação do Odoo

Uma fase de conceção do Odoo é a forma ideal de transformar requisitos complexos num plano de implementação estruturado.

Colmata a lacuna entre os processos atuais e a configuração futura ideal, antes mesmo de a implementação começar. 

Quando bem executada, uma fase de conceção do Odoo resulta em:

• Fluxos de trabalho e processos otimizados e adaptados às suas necessidades
• Um âmbito e um orçamento realistas para implementar o Odoo
• Uma análise GAP que evidencia prioridades e riscos
• Um plano de implementação claro para otimizar as operações do negócio.

Para organizações com necessidades personalizadas ou um âmbito pouco claro, a fase de conceção dá ao projeto Odoo uma trajetória de implementação definida, evitando surpresas mais tarde.