En la percepción pública, los sistemas ERP suelen asociarse con las empresas de fabricación. Hay razones históricas para ello, ya que la planificación de los recursos de toda la empresa tiene mucho que ver con la gestión del inventario y la organización de los procesos de fabricación. Sin embargo, las empresas de servicios también se benefician del uso de un software ERP profesional como Odoo, que ayuda a optimizar y automatizar los procesos y a desbloquear nuevo potencial de creación de valor.
La automatización de procesos con apoyo informático tiene una larga tradición en las empresas de fabricación. Los proveedores de servicios, en cambio, a menudo siguen teniendo dificultades para estandarizar sus procesos de servicio. Por eso no es de extrañar que los sistemas ERP se asocien con el sector de la fabricación. Esto se debe principalmente a que el principal grupo destinatario de los proveedores de sistemas ERP fueron, en efecto, los fabricantes. Pero en la era de los servicios, los proveedores de servicios necesitan cada vez más herramientas de planificación que los ayuden en su trabajo diario.
Según la Oficina Federal de Estadística de Alemania, en 2017 cuatro de cada cinco empresas ya operaban en el sector de los servicios, y la tendencia es al alza. Otro dato interesante: en 2016, el 61% de todos los empleados trabajaba en pequeñas y medianas empresas. Los desarrolladores de sistemas ERP también tienen en cuenta estos procesos de cambio: cada vez implementan más funciones que se necesitan específicamente en el sector de los servicios, como la gestión de proyectos, el control de tiempos o el servicio de asistencia.
Enfoque en el flujo de información en lugar del flujo de mercancías
Los sistemas ERP suelen encargarse de las tareas de planificación y control de toda la empresa. Son la interfaz central entre las distintas unidades de negocio: es aquí donde confluyen los hilos de las diferentes áreas corporativas. Su finalidad principal es abarcar la empresa en su conjunto; en este sentido, como se deduce fácilmente del término «Enterprise Resource Planning», el enfoque está en los recursos.
Las empresas de servicios y las de fabricación difieren en cuanto a los recursos. La diferencia clave entre las empresas de fabricación y las orientadas a servicios: En unas fluyen materiales y mercancías; en las otras, información y conocimiento (figura 1).
Figura 1: Las empresas de fabricación y las de servicios se diferencian principalmente en lo que fluye a lo largo de los procesos de planificación (fuente: elaboración propia).
Una característica clave de los sistemas ERP es su capacidad de integración: pueden reunir las distintas áreas funcionales y sus procesos asociados. En este sentido, los sistemas pueden imaginarse como un sistema modular en el que se seleccionan los módulos relevantes para la empresa en función de cada área de actividad. En Odoo, este aspecto está especialmente bien resuelto en la gestión de módulos: las empresas de servicios eligen los módulos que mejor reflejan su modelo de negocio.
Estas son las funciones de Odoo más útiles para los proveedores de servicios
Da igual que se trate de consultoras de gestión, servicios financieros, estudios de arquitectura, empresas de software o especialistas en comunicación: los requisitos básicos de un ERP en el sector de los servicios son prácticamente los mismos.
Visión completa de las operaciones del negocio
Para poder reaccionar con rapidez y flexibilidad a la evolución del mercado, las empresas necesitan primero una imagen exacta de sus procesos internos. Sin embargo, la práctica demuestra que con los años han surgido muchas soluciones aisladas que no permiten ningún intercambio de información o solo uno limitado. Un sistema CRM por aquí, un sistema de contabilidad por allá, luego una herramienta de gestión de proyectos y otra más para el E-commerce. Lo que falta es una visión global de los distintos subprocesos y de sus interdependencias. Y es precisamente esta visión la que resulta inestimable para que la dirección pueda planificar de forma estratégica.
Un sistema ERP como Odoo acaba con este mosaico: crea una visión de toda la empresa con todos los procesos y la información de negocio relevante para la toma de decisiones.
Totalmente automatizado, del lead a la factura
Odoo ERP permite a las empresas de servicios automatizar todo el embudo, desde el lead hasta el pedido de venta y la factura. Así, las tareas más exigentes pueden gestionarse automáticamente. En la práctica, esto aporta varias ventajas, como:
- El sistema muestra a partir de cuántos leads se ha creado un pedido de venta.
- Muestra a la dirección a partir de cuántos pedidos de venta se ha generado una factura o una suscripción.
La ventaja es que, en lugar de una multitud de fuentes de información, Odoo te ofrece información fiable desde una única fuente.
Reducir la tasa de errores de los procesos de negocio
Estrechamente ligada a la necesidad de una gestión centralizada de los datos está la necesidad de controles automáticos de los procesos que garanticen que su propensión a errores sea lo más baja posible. Sobre todo para las empresas de rápido crecimiento, esto se convierte en un problema cuando, por ejemplo, la facturación de suscripciones o el registro de tiempos de los empleados desaparecen en el limbo de los datos.
A diferencia del sector de la fabricación, las empresas de servicios hacen malabares con distintos servicios, pero se enfrentan al reto de reflejar por completo el trabajo realizado. En este contexto, los proveedores de servicios dependen en gran medida de que sus empleados introduzcan los datos correctamente. Odoo también ofrece una solución adecuada para esto. Los mecanismos de control automatizados revelan ineficiencias y avisan de los datos que faltan.
Facturación automatizada
Registrar correctamente los servicios prestados es muy importante para las empresas de servicios: es la única forma de facturar con precisión al cliente el trabajo realizado. Odoo también tiene la solución adecuada para esto. Su generación automática de facturas admite distintos tipos de servicio. Los empleados registran los servicios prestados directamente en los proyectos correspondientes; con estos datos se puede generar un borrador de factura, que solo hay que cotejar con lo previsto. Así, la facturación manual pasa a la historia.
Pero eso no es todo: Odoo también permite crear productos con distintos tipos de facturación (suscripciones, productos prepago y registro de tiempos). Así, los proveedores de servicios pueden ofrecer a sus clientes distintas modalidades de facturación y, al mismo tiempo, ahorrar tiempo al negociar las ofertas.
Odoo es ideal para los proveedores de servicios que trabajan con modelos de suscripción. La «Odoo Subscription App» permite facturar las suscripciones automáticamente una vez configurado el intervalo de facturación para toda la duración. Odoo también se encarga del cobro automático en el proceso.
Apoyo a las empresas de servicios con varias sedes
Para las empresas de servicios repartidas en distintas ubicaciones, tanto a nivel nacional como internacional, Odoo ofrece la posibilidad de controlar de forma centralizada todas las filiales y de colaborar entre empresas. En este contexto, el control detallado de los permisos de usuario resulta muy ventajoso. Odoo puede gestionarlos para cada ubicación, pero también para toda la empresa por proyecto, por datos o por función.
Conclusión
El uso de sistemas ERP como Odoo ERP hace tiempo que dejó de ser terreno exclusivo de las empresas de fabricación, más bien al contrario. Prometen una amplia gama de efectos de optimización y automatización, sobre todo para los proveedores de servicios. Al usar Odoo, los proveedores de servicios se benefician de que las distintas funciones están perfectamente integradas.
Optimizamos Odoo para tu empresa de servicios
Enfoque en el flujo de información en lugar del flujo de mercancías
Los sistemas ERP suelen encargarse de las tareas de planificación y control de toda la empresa. Son la interfaz central entre las distintas unidades de negocio: es aquí donde confluyen los hilos de las diferentes áreas corporativas. Su finalidad principal es abarcar la empresa en su conjunto; en este sentido, como se deduce fácilmente del término «Enterprise Resource Planning», el enfoque está en los recursos.
Las empresas de servicios y las de fabricación difieren en cuanto a los recursos. La diferencia clave entre las empresas de fabricación y las orientadas a servicios: En unas fluyen materiales y mercancías; en las otras, información y conocimiento (figura 1).
Figura 1: Las empresas de fabricación y las de servicios se diferencian principalmente en lo que fluye a lo largo de los procesos de planificación (fuente: elaboración propia).
Una característica clave de los sistemas ERP es su capacidad de integración: pueden reunir las distintas áreas funcionales y sus procesos asociados. En este sentido, los sistemas pueden imaginarse como un sistema modular en el que se seleccionan los módulos relevantes para la empresa en función de cada área de actividad. En Odoo, este aspecto está especialmente bien resuelto en la gestión de módulos: las empresas de servicios eligen los módulos que mejor reflejan su modelo de negocio.
Estas son las funciones de Odoo más útiles para los proveedores de servicios
Da igual que se trate de consultoras de gestión, servicios financieros, estudios de arquitectura, empresas de software o especialistas en comunicación: los requisitos básicos de un ERP en el sector de los servicios son prácticamente los mismos.
Visión completa de las operaciones del negocio
Para poder reaccionar con rapidez y flexibilidad a la evolución del mercado, las empresas necesitan primero una imagen exacta de sus procesos internos. Sin embargo, la práctica demuestra que con los años han surgido muchas soluciones aisladas que no permiten ningún intercambio de información o solo uno limitado. Un sistema CRM por aquí, un sistema de contabilidad por allá, luego una herramienta de gestión de proyectos y otra más para el E-commerce. Lo que falta es una visión global de los distintos subprocesos y de sus interdependencias. Y es precisamente esta visión la que resulta inestimable para que la dirección pueda planificar de forma estratégica.
Un sistema ERP como Odoo acaba con este mosaico: crea una visión de toda la empresa con todos los procesos y la información de negocio relevante para la toma de decisiones.
Totalmente automatizado, del lead a la factura
Odoo ERP permite a las empresas de servicios automatizar todo el embudo, desde el lead hasta el pedido de venta y la factura. Así, las tareas más exigentes pueden gestionarse automáticamente. En la práctica, esto aporta varias ventajas, como:
- El sistema muestra a partir de cuántos leads se ha creado un pedido de venta.
- Muestra a la dirección a partir de cuántos pedidos de venta se ha generado una factura o una suscripción.
La ventaja es que, en lugar de una multitud de fuentes de información, Odoo te ofrece información fiable desde una única fuente.
Reducir la tasa de errores de los procesos de negocio
Estrechamente ligada a la necesidad de una gestión centralizada de los datos está la necesidad de controles automáticos de los procesos que garanticen que su propensión a errores sea lo más baja posible. Sobre todo para las empresas de rápido crecimiento, esto se convierte en un problema cuando, por ejemplo, la facturación de suscripciones o el registro de tiempos de los empleados desaparecen en el limbo de los datos.
A diferencia del sector de la fabricación, las empresas de servicios hacen malabares con distintos servicios, pero se enfrentan al reto de reflejar por completo el trabajo realizado. En este contexto, los proveedores de servicios dependen en gran medida de que sus empleados introduzcan los datos correctamente. Odoo también ofrece una solución adecuada para esto. Los mecanismos de control automatizados revelan ineficiencias y avisan de los datos que faltan.
Facturación automatizada
Registrar correctamente los servicios prestados es muy importante para las empresas de servicios: es la única forma de facturar con precisión al cliente el trabajo realizado. Odoo también tiene la solución adecuada para esto. Su generación automática de facturas admite distintos tipos de servicio. Los empleados registran los servicios prestados directamente en los proyectos correspondientes; con estos datos se puede generar un borrador de factura, que solo hay que cotejar con lo previsto. Así, la facturación manual pasa a la historia.
Pero eso no es todo: Odoo también permite crear productos con distintos tipos de facturación (suscripciones, productos prepago y registro de tiempos). Así, los proveedores de servicios pueden ofrecer a sus clientes distintas modalidades de facturación y, al mismo tiempo, ahorrar tiempo al negociar las ofertas.
Odoo es ideal para los proveedores de servicios que trabajan con modelos de suscripción. La «Odoo Subscription App» permite facturar las suscripciones automáticamente una vez configurado el intervalo de facturación para toda la duración. Odoo también se encarga del cobro automático en el proceso.
Apoyo a las empresas de servicios con varias sedes
Para las empresas de servicios repartidas en distintas ubicaciones, tanto a nivel nacional como internacional, Odoo ofrece la posibilidad de controlar de forma centralizada todas las filiales y de colaborar entre empresas. En este contexto, el control detallado de los permisos de usuario resulta muy ventajoso. Odoo puede gestionarlos para cada ubicación, pero también para toda la empresa por proyecto, por datos o por función.
Conclusión
El uso de sistemas ERP como Odoo ERP hace tiempo que dejó de ser terreno exclusivo de las empresas de fabricación, más bien al contrario. Prometen una amplia gama de efectos de optimización y automatización, sobre todo para los proveedores de servicios. Al usar Odoo, los proveedores de servicios se benefician de que las distintas funciones están perfectamente integradas.