Na perceção pública, os sistemas ERP tendem a ser associados a empresas industriais. Há razões históricas para isso, já que o planeamento dos recursos de toda a empresa tem muito a ver com a gestão de inventário e a organização dos processos de fabrico. No entanto, as empresas de serviços também beneficiam da utilização de um software ERP profissional como o Odoo, que ajuda a otimizar e automatizar processos e a desbloquear novo potencial de criação de valor.
A automatização de processos com apoio informático tem uma longa tradição nas empresas industriais. Já os prestadores de serviços continuam muitas vezes a ter dificuldade em normalizar os seus processos de serviço. Por isso, não é de estranhar que os sistemas ERP tendam a ser associados ao setor da indústria. Isto deve-se sobretudo ao facto de o principal público-alvo dos fornecedores de sistemas ERP ter sido, de facto, a indústria transformadora. Mas, na era dos serviços, os prestadores de serviços precisam cada vez mais de ferramentas de planeamento que os apoiem no dia a dia.
Segundo o Serviço Federal de Estatística da Alemanha, em 2017 quatro em cada cinco empresas já operavam no setor dos serviços, com tendência crescente. Também interessante: em 2016, 61% de todos os colaboradores trabalhavam em pequenas e médias empresas. Os criadores de sistemas ERP também têm em conta estes processos de mudança: estão cada vez mais a implementar funções especificamente necessárias no setor dos serviços, como a gestão de projetos, o registo de tempos e o apoio ao cliente.
Foco no fluxo de informação em vez do fluxo de mercadorias
Os sistemas ERP tratam normalmente das tarefas de planeamento e controlo de toda a empresa. Constituem a interface central entre as várias unidades de negócio: é aqui que convergem os fios das diferentes áreas da empresa. O seu objetivo central é abranger a empresa como um todo; aqui, o foco, como se depreende facilmente do termo «Enterprise Resource Planning», está nos recursos.
As empresas de serviços e as empresas industriais diferem em termos de recursos. A principal diferença entre empresas industriais e empresas orientadas para serviços: numas fluem materiais e mercadorias; nas outras, informação e conhecimento (figura 1).
Figura 1: As empresas industriais e as empresas de serviços diferem sobretudo naquilo que flui ao longo dos processos de planeamento (fonte: elaboração própria).
Uma característica essencial dos sistemas ERP é a sua capacidade de integração: conseguem reunir as várias áreas funcionais e os processos associados. Nesse sentido, os sistemas podem ser vistos como um sistema modular, no qual se selecionam os módulos relevantes para a empresa consoante a respetiva área de atividade. No Odoo, este aspeto está particularmente bem conseguido na gestão de módulos: as empresas de serviços escolhem os módulos que melhor refletem o seu modelo de negócio.
Estas são as funcionalidades do Odoo mais úteis para prestadores de serviços
Quer se trate de consultoras de gestão, serviços financeiros, gabinetes de arquitetura, empresas de software ou especialistas em comunicação, os requisitos essenciais de ERP no setor dos serviços são praticamente idênticos.
Visão completa das operações de negócio
Para que as empresas possam reagir de forma rápida e flexível à evolução do mercado, precisam primeiro de uma imagem exata dos seus processos internos. No entanto, a prática mostra que, ao longo dos anos, surgiram muitas soluções isoladas que não permitem qualquer troca de informação, ou apenas uma troca limitada. Um sistema de CRM aqui, um sistema de contabilidade ali, depois uma ferramenta de gestão de projetos e ainda outra para o comércio eletrónico. O que falta é uma visão global dos vários subprocessos e das suas interdependências. Mas é precisamente esta visão que é inestimável para que a gestão possa planear de forma estratégica.
Um sistema ERP como o Odoo põe fim a esta manta de retalhos: cria uma visão de toda a empresa sobre todos os processos e as informações de negócio relevantes para a tomada de decisões.
Totalmente automatizado, da lead à fatura
O Odoo ERP permite às empresas de serviços automatizar todo o funil, desde a lead até à encomenda de venda e à fatura. Assim, as tarefas mais exigentes podem ser geridas automaticamente. Na prática, isto traz várias vantagens, como:
- O sistema mostra a partir de quantos leads foi criada uma encomenda de venda.
- Mostra à gestão a partir de quantas encomendas de venda foi gerada uma fatura ou uma subscrição.
A vantagem é que, em vez de uma multiplicidade de fontes de informação, o Odoo fornece informação fiável a partir de uma única fonte.
Reduzir a taxa de erros dos processos de negócio
Intimamente ligada à necessidade de uma gestão centralizada dos dados está a necessidade de controlos automáticos dos processos que garantam que a propensão para erros se mantém o mais baixa possível. Sobretudo para as empresas em rápido crescimento, isto torna-se um problema quando, por exemplo, a faturação de subscrições ou o registo de tempos dos colaboradores desaparecem no limbo dos dados.
Ao contrário do setor da indústria, as empresas de serviços fazem malabarismos com vários serviços, mas enfrentam o desafio de refletir na totalidade o trabalho prestado. Neste contexto, os prestadores de serviços dependem muito da correta introdução de dados por parte dos seus colaboradores. O Odoo também oferece uma solução adequada para isto. Os mecanismos de controlo automatizados revelam ineficiências e dão informações sobre os dados em falta.
Faturação automatizada
O registo correto dos serviços prestados é muito importante para as empresas de serviços: é a única forma de faturar com precisão ao cliente o trabalho realizado. Também aqui o Odoo tem a solução certa. A geração automática de faturas é compatível com diferentes tipos de serviço. Os colaboradores registam os serviços prestados diretamente nos respetivos projetos; estes dados podem depois ser utilizados para gerar um rascunho de fatura, que só precisa de ser comparado com o previsto. Assim, a faturação manual passa à história.
Mas não é tudo: o Odoo permite também criar produtos com diferentes tipos de faturação (subscrições, produtos pré-pagos e registo de tempos). Isto permite aos prestadores de serviços oferecer aos clientes diferentes modalidades de faturação e, ao mesmo tempo, poupar tempo na negociação das propostas.
O Odoo é ideal para prestadores de serviços que trabalham com modelos de subscrição. A «app Subscrições do Odoo» permite a faturação automática de subscrições depois de o intervalo de faturação ser configurado uma única vez para toda a duração. O Odoo trata também da cobrança automática no processo.
Apoio a empresas de serviços com várias localizações
Para as empresas de serviços distribuídas por diferentes localizações, a nível nacional e internacional, o Odoo oferece a possibilidade de controlar de forma centralizada todas as filiais e de colaborar entre empresas. Neste contexto, o controlo detalhado dos direitos dos utilizadores revela-se uma vantagem. O Odoo consegue geri-los por localização, mas também para toda a empresa, por projeto, por dados ou por função.
Conclusão
A utilização de sistemas ERP como o Odoo ERP há muito que deixou de ser um domínio exclusivo das empresas industriais, bem pelo contrário. Prometem uma vasta gama de efeitos de otimização e automatização, sobretudo para os prestadores de serviços. Ao utilizar o Odoo, os prestadores de serviços beneficiam do facto de as várias funções estarem perfeitamente integradas.
Otimizamos o Odoo para a sua empresa de serviços
Foco no fluxo de informação em vez do fluxo de mercadorias
Os sistemas ERP tratam normalmente das tarefas de planeamento e controlo de toda a empresa. Constituem a interface central entre as várias unidades de negócio: é aqui que convergem os fios das diferentes áreas da empresa. O seu objetivo central é abranger a empresa como um todo; aqui, o foco, como se depreende facilmente do termo «Enterprise Resource Planning», está nos recursos.
As empresas de serviços e as empresas industriais diferem em termos de recursos. A principal diferença entre empresas industriais e empresas orientadas para serviços: numas fluem materiais e mercadorias; nas outras, informação e conhecimento (figura 1).
Figura 1: As empresas industriais e as empresas de serviços diferem sobretudo naquilo que flui ao longo dos processos de planeamento (fonte: elaboração própria).
Uma característica essencial dos sistemas ERP é a sua capacidade de integração: conseguem reunir as várias áreas funcionais e os processos associados. Nesse sentido, os sistemas podem ser vistos como um sistema modular, no qual se selecionam os módulos relevantes para a empresa consoante a respetiva área de atividade. No Odoo, este aspeto está particularmente bem conseguido na gestão de módulos: as empresas de serviços escolhem os módulos que melhor refletem o seu modelo de negócio.
Estas são as funcionalidades do Odoo mais úteis para prestadores de serviços
Quer se trate de consultoras de gestão, serviços financeiros, gabinetes de arquitetura, empresas de software ou especialistas em comunicação, os requisitos essenciais de ERP no setor dos serviços são praticamente idênticos.
Visão completa das operações de negócio
Para que as empresas possam reagir de forma rápida e flexível à evolução do mercado, precisam primeiro de uma imagem exata dos seus processos internos. No entanto, a prática mostra que, ao longo dos anos, surgiram muitas soluções isoladas que não permitem qualquer troca de informação, ou apenas uma troca limitada. Um sistema de CRM aqui, um sistema de contabilidade ali, depois uma ferramenta de gestão de projetos e ainda outra para o comércio eletrónico. O que falta é uma visão global dos vários subprocessos e das suas interdependências. Mas é precisamente esta visão que é inestimável para que a gestão possa planear de forma estratégica.
Um sistema ERP como o Odoo põe fim a esta manta de retalhos: cria uma visão de toda a empresa sobre todos os processos e as informações de negócio relevantes para a tomada de decisões.
Totalmente automatizado, da lead à fatura
O Odoo ERP permite às empresas de serviços automatizar todo o funil, desde a lead até à encomenda de venda e à fatura. Assim, as tarefas mais exigentes podem ser geridas automaticamente. Na prática, isto traz várias vantagens, como:
- O sistema mostra a partir de quantos leads foi criada uma encomenda de venda.
- Mostra à gestão a partir de quantas encomendas de venda foi gerada uma fatura ou uma subscrição.
A vantagem é que, em vez de uma multiplicidade de fontes de informação, o Odoo fornece informação fiável a partir de uma única fonte.
Reduzir a taxa de erros dos processos de negócio
Intimamente ligada à necessidade de uma gestão centralizada dos dados está a necessidade de controlos automáticos dos processos que garantam que a propensão para erros se mantém o mais baixa possível. Sobretudo para as empresas em rápido crescimento, isto torna-se um problema quando, por exemplo, a faturação de subscrições ou o registo de tempos dos colaboradores desaparecem no limbo dos dados.
Ao contrário do setor da indústria, as empresas de serviços fazem malabarismos com vários serviços, mas enfrentam o desafio de refletir na totalidade o trabalho prestado. Neste contexto, os prestadores de serviços dependem muito da correta introdução de dados por parte dos seus colaboradores. O Odoo também oferece uma solução adequada para isto. Os mecanismos de controlo automatizados revelam ineficiências e dão informações sobre os dados em falta.
Faturação automatizada
O registo correto dos serviços prestados é muito importante para as empresas de serviços: é a única forma de faturar com precisão ao cliente o trabalho realizado. Também aqui o Odoo tem a solução certa. A geração automática de faturas é compatível com diferentes tipos de serviço. Os colaboradores registam os serviços prestados diretamente nos respetivos projetos; estes dados podem depois ser utilizados para gerar um rascunho de fatura, que só precisa de ser comparado com o previsto. Assim, a faturação manual passa à história.
Mas não é tudo: o Odoo permite também criar produtos com diferentes tipos de faturação (subscrições, produtos pré-pagos e registo de tempos). Isto permite aos prestadores de serviços oferecer aos clientes diferentes modalidades de faturação e, ao mesmo tempo, poupar tempo na negociação das propostas.
O Odoo é ideal para prestadores de serviços que trabalham com modelos de subscrição. A «app Subscrições do Odoo» permite a faturação automática de subscrições depois de o intervalo de faturação ser configurado uma única vez para toda a duração. O Odoo trata também da cobrança automática no processo.
Apoio a empresas de serviços com várias localizações
Para as empresas de serviços distribuídas por diferentes localizações, a nível nacional e internacional, o Odoo oferece a possibilidade de controlar de forma centralizada todas as filiais e de colaborar entre empresas. Neste contexto, o controlo detalhado dos direitos dos utilizadores revela-se uma vantagem. O Odoo consegue geri-los por localização, mas também para toda a empresa, por projeto, por dados ou por função.
Conclusão
A utilização de sistemas ERP como o Odoo ERP há muito que deixou de ser um domínio exclusivo das empresas industriais, bem pelo contrário. Prometem uma vasta gama de efeitos de otimização e automatização, sobretudo para os prestadores de serviços. Ao utilizar o Odoo, os prestadores de serviços beneficiam do facto de as várias funções estarem perfeitamente integradas.