Algunos sectores dependen del tiempo para facturar a sus clientes. Sus facturas dependen de las horas registradas y de los materiales entregados.
Si estos datos se registran mal, es posible que los clientes no se facturen correctamente y que los proyectos dejen de ser rentables.
Para una empresa de informática, eso puede significar que las horas de asistencia nunca lleguen a la factura.
Para una empresa de fabricación, un equipo que no se contabiliza durante el mantenimiento puede retrasar las cadenas de aprobación y la facturación.
Sin un registro claro del tiempo, los proyectos pierden transparencia, se arriesgan a incumplir la normativa y resulta imposible facturar por tiempo y materiales.
La aplicación Odoo Timesheets lo resuelve integrando el registro del tiempo en el propio trabajo y conectándolo con aplicaciones clave como Proyecto, Field Service o Contabilidad.
Las tareas de proyectos, las órdenes de reparación y los tickets de asistencia están en el mismo sistema que los partes de horas, así que las horas se registran justo donde trabajas y se integran en los procesos principales de tu negocio.
Índice
¿Qué tipo de empresas dependen de los partes de horas?
¿Por qué necesitan las empresas partes de horas?
Un día en la vida de una empresa de mantenimiento que usa Odoo Timesheets
Cómo se integra la aplicación Timesheets con el resto de Odoo
Controla con Odoo tanto los proyectos por tiempo y materiales como los de precio fijo
Odoo Timesheets convierte las horas registradas en información sobre los proyectos
¿Qué tipo de empresas dependen de los partes de horas?
Los partes de horas están pensados para equipos que necesitan registros precisos del tiempo dedicado a su trabajo, por ejemplo: empresas de consultoría e informática, agencias, despachos de abogados y empresas de servicios de campo que ofrecen mantenimiento y reparaciones in situ.
En estos casos, un consultor suele tener que registrar las horas dedicadas a reuniones y tareas de proyecto para su responsable, a la vez que mantiene los plazos y la carga de trabajo visibles para el cliente. Necesita registrar su tiempo a lo largo del día para no tener que correr al final de la semana para registrar el trabajo de varios días.
Los equipos de asistencia, y especialmente las empresas de informática o los equipos de atención al cliente, necesitan partes de horas integrados. El tiempo que dedican a cada tarea de asistencia tiene que estar claro para que los compañeros puedan retomarla. Los clientes también necesitan una visión general del proceso, y esta información debe guardarse en el propio ticket para garantizar la transparencia.
El personal de campo necesita registrar las horas trabajadas in situ mientras realiza las tareas, ya que ponerse al día y registrar el tiempo al final puede provocar errores de facturación. El registro del tiempo debería ser una parte rutinaria de su trabajo y tan fácil como encender y apagar un temporizador.
Para afrontar estos retos, las empresas necesitan un proceso de partes de horas que encaje en sus flujos de trabajo diarios.
Necesitan registrar su trabajo con precisión en el momento en que ocurre y vincular ese tiempo directamente a tareas, tickets o trabajos in situ.
¿Por qué necesitan las empresas partes de horas?
Las empresas que trabajan con ofertas por tiempo y materiales suelen estar legalmente obligadas a registrar el tiempo de sus empleados. Muchos países cuentan con normativas para proteger tanto a los clientes como a las empresas en la prestación de servicios.
Por ejemplo, desde julio de 2024, todos los empleadores de la UE están legalmente obligados a utilizar un sistema fiable de registro de la jornada para registrar el tiempo y las ofertas de materiales.
Esta legislación procede de la sentencia del Tribunal de Justicia de la UE y aplica los estándares de la Directiva de tiempo de trabajo: una semana laboral media de 48 horas como máximo, al menos 11 horas de descanso diario y 24 horas de descanso semanal.
Los empleadores deben conservar los registros de tiempo durante varios años (según la legislación nacional), dar a los empleados acceso a sus datos y garantizar una protección conforme al RGPD.
Las empresas que no cumplan se enfrentan a multas considerables, que varían según el Estado miembro.
Las multas pueden llegar a 20.000 € en Austria y a 40.000 CHF en Suiza. En el Reino Unido parten de 5.000 £ con su propia normativa, y en Irlanda, de 2.500 €.
En el caso concreto de Alemania, deben registrarse todas las horas de los empleados, no solo las extraordinarias, y las multas pueden alcanzar los 15.000 € si no se cumple la legislación.
Esto se extiende al registro digital del tiempo, ya que actualmente se está redactando nueva legislación para hacer cumplir estos requisitos.
La aplicación Timesheets de Odoo cumple estos requisitos legales.
Integra el cumplimiento normativo en el registro diario del tiempo de la empresa:
- Crea marcas de tiempo de inicio y fin cada vez que se registra una entrada
- Calcula y controla los totales diarios de tiempo para respetar los límites legales
- Prepara automáticamente informes para auditorías legales.
Así, los usuarios no necesitan una herramienta aparte solo para el cumplimiento normativo. Con Odoo tienen un único flujo de trabajo que admite tanto las integraciones operativas como el registro legal del tiempo.
Un día en la vida de una empresa de mantenimiento que usa Odoo Timesheets
El registro de horas debería formar parte de la rutina y del trabajo en los proyectos a medida que avanza el día.
Por ejemplo, una empresa de mantenimiento que trabaja en el sector B2B tiene que reparar máquinas para un cliente. Necesita registrar el tiempo dedicado in situ, pasarlo por varios niveles de aprobación interna y externa y enviarlo a facturar.
La aplicación Odoo Timesheets lo hace posible para todos los equipos implicados.
Descubre cómo registra el tiempo trabajado y lo conecta desde el técnico de mantenimiento que repara el producto hasta el equipo de finanzas que factura al cliente.
Por la mañana
El día empieza con una visita in situ para arreglar una máquina de una línea de producción de alimentos.
En cuanto el técnico llega y empieza a trabajar, pone en marcha un temporizador directamente desde la tarea de Field Service en su teléfono móvil.
Realiza las reparaciones programadas, toma una foto y añade notas a la tarea mientras el temporizador funciona en segundo plano.
Cuando termina el trabajo y el técnico pulsa detener, las horas quedan registradas en la tarea y se vinculan de inmediato al pedido del cliente.
Por la tarde
De camino a la siguiente visita, el técnico no tiene que pararse a preparar informes.
Las horas ya están en el sistema y la oficina puede verlas sin pasos adicionales. Se crea automáticamente un resumen del trabajo a partir del parte de horas.
El técnico solo tiene que pulsar un botón para enviar el informe, que se reflejará en un pedido de venta.
Final de la semana
Al final de la semana, el responsable revisa los partes de horas del equipo en la vista general.
Cualquier hueco salta a la vista y el responsable puede avisar muy rápidamente al técnico de los partes de horas que faltan.
En determinados contratos, el cliente también recibe un resumen del tiempo dedicado, lo que añade una capa extra de confirmación antes de pasar a la facturación.
Final de mes
Cuando entra en juego el departamento de contabilidad, la mayor parte del trabajo ya está hecha.
Los partes de horas aprobados ya están en borradores de facturas, cotejados con las órdenes de servicio.
Así, cada hora registrada se ha contabilizado y aprobado por el camino.
Cómo se integra la aplicación Timesheets con el resto de Odoo
Las entradas de tiempo aisladas no tienen sentido. Resultan útiles cuando se conectan con el trabajo que los equipos hacen cada día, para ahorrar tiempo y esfuerzo.
La aplicación Odoo Timesheets vincula las horas directamente con los proyectos, los trabajos de servicio, las solicitudes de asistencia y la facturación, de modo que el esfuerzo registrado fluye por todo el sistema.
Odoo Timesheets y Proyecto para agencias y proveedores de servicios digitales
En empresas como consultoras, agencias o despachos de abogados, a los clientes se les factura por horas o por días.
Con las aplicaciones Odoo Timesheets y Proyecto, los equipos pueden registrar sus horas directamente en las tareas de proyecto y controlar el tiempo y el esfuerzo dedicados al trabajo asignado.
Los jefes de proyecto ven el tiempo dedicado frente al presupuesto, mientras que los clientes reciben una facturación precisa basada en el trabajo entregado.
Los responsables pueden ver los partes de horas de sus equipos en una vista general completa y aprobarlos directamente.
Los responsables pueden validar los partes de horas de su equipo desde una vista general principal.
Los responsables pueden ver y gestionar todos los partes de horas de sus equipos y ordenarlos por empleado.
Odoo Timesheets y Field Services para empresas de mantenimiento
Combinar las aplicaciones Odoo Timesheets y Field Services es ideal para empresas que prestan servicios in situ, como reparaciones de hardware, mantenimiento subterráneo o instalación de dispositivos.
Pueden iniciar el registro del tiempo directamente desde la aplicación Field Services, crear informes de trabajo a partir de los partes de horas y ver exactamente el tiempo entregado y facturado en el pedido de venta.
Los técnicos pueden activar el temporizador de inicio y fin de Timesheets directamente en una tarea de Field Services.
Los técnicos de campo pueden enviar informes basados en los datos de los partes de horas, que los clientes pueden firmar para dar el visto bueno.
Así se ve en Odoo un pedido de venta basado en partes de horas (el tiempo entregado se basa totalmente en los partes de horas de este servicio concreto). Puedes ver todos los detalles de este parte de horas en el botón inteligente «Tareas» de la parte superior.
Odoo Timesheets y Helpdesk para equipos de atención al cliente de informática
Combinar las aplicaciones Odoo Timesheets y Helpdesk es una estrategia ideal para proveedores de servicios de informática o equipos de atención al cliente que necesitan controlar el esfuerzo por ticket.
Los agentes pueden iniciar temporizadores o registrar su tiempo directamente desde la aplicación Helpdesk y vincular las horas a las solicitudes de los clientes.
Esto hace que los contratos de servicio sean transparentes, mantiene la facturación precisa y ofrece a los responsables una visión clara de la distribución de la carga de trabajo.
Los responsables de atención al cliente pueden facturar una intervención directamente en la aplicación Helpdesk: del ticket a la factura.
Controla con Odoo tanto los proyectos por tiempo y materiales como los de precio fijo
Las empresas que registran el tiempo de sus empleados suelen trabajar con dos modelos distintos: ofertas por tiempo y materiales y acuerdos de precio fijo.
Las ofertas por tiempo y materiales se eligen a menudo por su flexibilidad. Las empresas cobran por los servicios que prestan y facturan según el tiempo trabajado o los materiales empleados.
Por ejemplo, durante un trabajo de mantenimiento in situ, un producto averiado puede necesitar una pieza adicional que no estaba prevista y que igualmente hay que cobrar.
En un proyecto de consultoría en el que el trabajo se registra por horas, una tarea puede llevar más tiempo del previsto. Aun así, el cliente tiene que aprobarlo y se debe facturar internamente.
En otros casos, las empresas pueden optar por firmar contratos de precio fijo. En esos casos, los proyectos se presupuestan a un precio cerrado y por adelantado.
En estos casos, los partes de horas se usan internamente para registrar el tiempo dedicado y obtener información sobre los proyectos, asegurarse de que son rentables y cumplir los requisitos legales y normativos.
La aplicación Odoo Timesheets tiene en cuenta todas estas situaciones, ya que permite emitir facturas por tiempo y materiales o añadir horas registradas adicionales a los proyectos de precio fijo.
Configura Odoo para facturar por tiempo y materiales
Para empezar, tienes que tener instaladas en tu Odoo las aplicaciones Ventas, Proyecto y Contabilidad.
En la pestaña Información general, establece el Tipo de producto en Servicio.
Luego, abre el menú desplegable del campo Política de facturación y selecciona Basado en partes de horas.
A continuación, en el menú desplegable Crear en el pedido , selecciona Proyecto y tarea.
Ahora, cuando se crea un pedido de venta con este producto de servicio, también se crean un proyecto y una tarea nuevos en la aplicación Proyecto.
También puedes seleccionar el rol del empleado que realiza el trabajo en Planificar servicios.
Puedes facturar a tus clientes con opciones de precio fijo y por tiempo y materiales mediante los partes de horas. También puedes cobrar según los hitos del proyecto o introducir manualmente la cantidad entregada (ver imagen abajo).
Odoo Timesheets convierte las horas registradas en información sobre los proyectos
La aplicación Timesheets registra el tiempo de tus empleados y garantiza que esté listo para auditorías.
Además, te ofrece una visión general amplia de cómo afectan estos datos a tu negocio con sus funciones de informes integradas, incluidas vistas por Proyecto, Departamento, Empleados y más.
Una vista general del panel de control de Proyecto muestra las horas de los empleados en una revisión semanal y la rentabilidad basada en los partes de horas.
Los responsables pueden acceder a informes de tareas que muestran en qué se está empleando el tiempo: desde las horas extra de los empleados hasta las horas dedicadas y restantes de un proyecto.
Vista general de Odoo Timesheets en la aplicación Dashboard.
Estos son solo algunos de los informes disponibles en Odoo.
También puedes crear otros informes basados en distintos KPI y usar diferentes visualizaciones (por ejemplo, gráficos, listas, tablas dinámicas) para controlar tus métricas clave.
También puedes guardar tus informes favoritos para acceder a ellos siempre que los necesites.
En definitiva, Odoo convierte las horas registradas en información útil para las operaciones diarias y las decisiones a largo plazo.
Preguntas frecuentes sobre Odoo Timesheets
¿Cómo ayuda Odoo a cumplir la normativa de registro de la jornada?
Odoo cumple requisitos legales como la Directiva de tiempo de trabajo de la UE registrando automáticamente las marcas de tiempo de inicio y fin. Calcula los totales diarios para garantizar que los empleados no superen los límites legales de trabajo y genera informes listos para auditorías legales.
¿Puedo registrar el tiempo directamente desde una tarea de proyecto o un ticket de asistencia de Odoo?
Sí. Odoo integra los partes de horas en todo el sistema. Puedes iniciar un temporizador o registrar horas directamente en las aplicaciones Proyecto, Planning o Helpdesk. Así, cada minuto dedicado a un trabajo o ticket concreto queda registrado con precisión y vinculado al pedido de cliente correcto.
¿Cómo convierte Odoo los partes de horas en facturas?
En los proyectos por tiempo y materiales, Odoo utiliza una política de facturación específica basada en los partes de horas. Cuando tu equipo registra y aprueba sus horas, el sistema lleva automáticamente esa «cantidad entregada» a un borrador de factura, para que a los clientes se les facture exactamente por el trabajo realizado.
Empieza con Odoo Timesheets
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