Alguns setores dependem do tempo para faturar aos seus clientes. As faturas dependem das horas registadas e dos materiais entregues.
Se estes dados forem mal registados, os clientes podem não ser faturados corretamente e os projetos correm o risco de deixar de ser rentáveis.
Para uma empresa de TI, isso pode significar que as horas de suporte nunca chegam à fatura.
Para uma empresa industrial, um equipamento que não é contabilizado durante a manutenção pode atrasar as cadeias de aprovação e a faturação.
Sem um registo de tempo claro, os projetos perdem transparência, arriscam o incumprimento e a faturação por tempo e materiais torna-se impossível.
A aplicação Odoo Registo de Horas resolve este problema ao tornar o registo de tempo parte do próprio trabalho, ligando-o a aplicações essenciais como Projeto, Assistência no local ou Contabilidade.
As tarefas de projeto, as ordens de reparação e os tickets de suporte estão no mesmo sistema que as folhas de horas, pelo que as horas são registadas onde se trabalha e integradas nos principais processos de negócio.
Índice
Que tipo de empresas dependem de folhas de horas?
Porque é que as empresas precisam de folhas de horas?
Um dia na vida de uma empresa de manutenção que utiliza o Odoo Registo de Horas
Como a aplicação Registo de Horas se integra no resto do Odoo
Acompanhar projetos por tempo e materiais e projetos de preço fixo com o Odoo
O Odoo Registo de Horas transforma as horas registadas em informação sobre os projetos
Que tipo de empresas dependem de folhas de horas?
As folhas de horas foram pensadas para equipas que precisam de registos precisos do tempo dedicado ao seu trabalho, por exemplo: empresas de consultoria e TI, agências, escritórios de advogados e empresas de assistência no local que prestam serviços de manutenção e reparação.
Com base nestes casos de utilização, um consultor precisa normalmente de registar as horas gastas em reuniões e tarefas de projeto para o seu gestor, mantendo os prazos e a carga de trabalho visíveis para o cliente. Precisa de registar o tempo ao longo do dia, para não ter de registar à pressa o trabalho de vários dias no final da semana.
As equipas de suporte, e sobretudo as empresas de TI ou as equipas de apoio ao cliente, precisam de folhas de horas integradas. O tempo que dedicam a cada tarefa de suporte tem de estar claro para que os colegas possam dar-lhe seguimento. Os clientes também precisam de uma visão geral do processo, e esta informação deve ficar guardada no próprio ticket, por uma questão de transparência.
Os técnicos no terreno precisam de registar as horas trabalhadas no local à medida que executam as tarefas, já que registar o tempo apenas no fim pode originar erros de faturação. O registo de tempo deve ser uma parte rotineira do trabalho e tão fácil como ligar e desligar um temporizador.
Para dar resposta a estes desafios, as empresas precisam de um processo de folhas de horas que se integre nos seus fluxos de trabalho diários.
Precisam de registar o trabalho com precisão à medida que acontece e associar esse tempo diretamente a tarefas, tickets ou trabalhos no local.
Porque é que as empresas precisam de folhas de horas?
As empresas que trabalham com propostas por tempo e materiais são muitas vezes legalmente obrigadas a registar o tempo dos colaboradores. Muitos países têm regulamentação em vigor para proteger clientes e empresas na prestação de serviços.
Por exemplo, desde julho de 2024, todos os empregadores da UE estão legalmente obrigados a utilizar um sistema fiável de registo de tempo para registar o tempo e as propostas de materiais.
Esta legislação resulta do acórdão do Tribunal de Justiça da UE e aplica as normas da Diretiva relativa ao tempo de trabalho: uma semana de trabalho média de 48 horas no máximo, pelo menos 11 horas de descanso diário e 24 horas de descanso semanal.
Os empregadores têm de conservar os registos de tempo durante vários anos (consoante a legislação nacional), dar aos colaboradores acesso aos seus dados e garantir uma proteção em conformidade com o RGPD.
As empresas que não cumpram enfrentam coimas significativas, que variam entre os Estados-Membros.
As coimas podem chegar aos 20 000 € na Áustria e aos 40 000 CHF na Suíça. No Reino Unido, ao abrigo da regulamentação própria, começam nas 5 000 £, e na Irlanda nos 2 500 €.
No caso específico da Alemanha, todas as horas dos colaboradores têm de ser registadas, não apenas as horas extraordinárias, e as coimas podem chegar aos 15 000 € se a legislação não for cumprida.
Isto estende-se ao registo digital de tempo, já que está atualmente a ser preparada nova legislação para garantir o cumprimento destes requisitos.
A aplicação Registo de Horas do Odoo cumpre estes requisitos legais.
Integra a conformidade no registo diário de tempo da empresa ao:
- Criar marcas de tempo de início e de fim sempre que é registada uma entrada
- Calcular e acompanhar os totais diários de tempo para respeitar os limites legais
- Preparar automaticamente relatórios para auditorias legais.
Assim, os utilizadores não precisam de uma ferramenta separada só para a conformidade. Com o Odoo, têm um único fluxo de trabalho unificado que permite tanto as integrações operacionais como o registo legal de tempo.
Um dia na vida de uma empresa de manutenção que utiliza o Odoo Registo de Horas
O registo de horas deve fazer parte da rotina e do trabalho de projeto à medida que o dia avança.
Por exemplo, uma empresa de manutenção que trabalha no setor B2B tem de reparar máquinas de um cliente. Precisa de registar o tempo passado no local, fazê-lo passar por vários níveis de aprovação interna e externa e enviá-lo para faturação.
A aplicação Odoo Registo de Horas torna isto possível para todas as equipas envolvidas.
Veja como regista o tempo trabalhado e o liga desde o técnico de manutenção que repara o produto até à equipa financeira que fatura ao cliente.
Manhã
O dia começa com uma deslocação ao local para reparar uma máquina numa linha de produção alimentar.
Assim que o técnico chega e começa a trabalhar, inicia um temporizador diretamente a partir da tarefa de Assistência no local no telemóvel.
Executa as reparações previstas, tira uma fotografia e acrescenta notas à tarefa, enquanto o temporizador corre em segundo plano.
Quando o trabalho termina e o técnico carrega em parar, as horas ficam registadas na tarefa e são imediatamente associadas à encomenda do cliente.
Tarde
A caminho da intervenção seguinte, o técnico não precisa de parar para preparar relatórios.
As horas já estão no sistema e visíveis para o escritório sem passos adicionais. É criado automaticamente um resumo do trabalho com base na folha de horas.
O técnico só precisa de carregar num botão para enviar o relatório, que fica refletido numa encomenda de venda.
Fim da semana
No fim da semana, o gestor revê as folhas de horas da equipa através da vista geral.
As falhas destacam-se claramente e o gestor pode alertar rapidamente o técnico para as folhas de horas em falta.
Em determinados contratos, o cliente recebe também um resumo do tempo gasto, o que acrescenta um nível extra de confirmação antes de avançar para a faturação.
Fim do mês
Quando a contabilidade entra em ação, a maior parte do trabalho já está feita.
As folhas de horas aprovadas já constam das faturas em rascunho, conciliadas com as ordens de serviço.
Desta forma, cada hora registada foi contabilizada e aprovada pelo caminho.
Como a aplicação Registo de Horas se integra no resto do Odoo
Os registos de tempo isolados não fazem sentido. Tornam-se úteis quando estão ligados ao trabalho que as equipas fazem todos os dias, poupando tempo e esforço.
A aplicação Odoo Registo de Horas associa as horas diretamente a projetos, trabalhos de serviço, pedidos de suporte e faturação, garantindo que o esforço registado circula por todo o sistema.
Odoo Registo de Horas e Projeto para agências e prestadores de serviços digitais
Em empresas como consultoras, agências ou escritórios de advogados, os clientes são faturados à hora ou ao dia.
Com as aplicações Odoo Registo de Horas e Projeto, as equipas podem registar as horas diretamente nas tarefas de projeto e acompanhar o tempo e o esforço dedicados ao trabalho atribuído.
Os gestores de projeto têm visibilidade sobre o tempo gasto face ao orçamento, enquanto os clientes recebem uma faturação precisa com base no trabalho entregue.
Os gestores podem ver as folhas de horas das suas equipas numa vista geral completa e aprová-las diretamente.
Os gestores podem validar as folhas de horas da equipa a partir de uma vista geral principal.
Os gestores podem ver e gerir todas as folhas de horas das suas equipas e ordená-las por colaborador.
Odoo Registo de Horas e Assistência no local para empresas de manutenção
Combinar as aplicações Odoo Registo de Horas e Assistência no local é ideal para empresas que prestam serviços no local, como reparações de hardware, manutenção subterrânea ou instalação de dispositivos.
Podem iniciar o registo de tempo diretamente na aplicação Assistência no local, criar relatórios de trabalho com base nas folhas de horas e ver exatamente o tempo entregue e faturado na encomenda de venda.
Os técnicos podem ativar o temporizador de início/fim do Registo de Horas diretamente numa tarefa de Assistência no local.
Os técnicos no terreno podem enviar relatórios com base nas folhas de horas, que os clientes podem assinar para aprovar o trabalho.
É assim que uma encomenda de venda baseada em folhas de horas aparece no Odoo (o tempo entregue baseia-se inteiramente nas folhas de horas deste serviço específico). Pode ver todos os detalhes desta folha de horas no botão inteligente «Tarefas», no topo.
Odoo Registo de Horas e Assistência para equipas de apoio ao cliente de TI
Combinar as aplicações Odoo Registo de Horas e Assistência é a estratégia ideal para prestadores de serviços de TI ou equipas de apoio ao cliente que precisam de acompanhar o esforço por ticket.
Os agentes podem iniciar temporizadores ou registar o tempo diretamente na aplicação Assistência, associando as horas aos pedidos dos clientes.
Isto torna os contratos de serviço transparentes, mantém a faturação exata e dá aos gestores uma visão clara da distribuição da carga de trabalho.
Os gestores de apoio ao cliente podem faturar uma intervenção diretamente na aplicação Assistência, do ticket à faturação.
Acompanhar projetos por tempo e materiais e projetos de preço fixo com o Odoo
As empresas que registam o tempo dos colaboradores trabalham muitas vezes com dois modelos diferentes: propostas por tempo e materiais e contratos de preço fixo.
As propostas por tempo e materiais são muitas vezes escolhidas pela sua flexibilidade. As empresas cobram os serviços que prestam e faturam com base no tempo trabalhado ou nos materiais gastos.
Por exemplo, num trabalho de manutenção no local, um produto avariado pode precisar de uma peça extra que não estava prevista e que tem na mesma de ser cobrada.
Num projeto de consultoria em que o trabalho é registado à hora, uma tarefa pode demorar mais do que o previsto. Isso continua a ter de ser aprovado pelo cliente e faturado internamente.
Noutros casos, as empresas podem optar por celebrar contratos de preço fixo. Nesses casos, os projetos são orçamentados a um preço fixo e acordado à partida.
Nestes casos, as folhas de horas são utilizadas internamente para registar o tempo gasto e obter informação sobre os projetos, garantir que são rentáveis e cumprir os requisitos legais e de conformidade.
A aplicação Odoo Registo de Horas tem todas estas situações em conta, já que permite emitir faturas por tempo e materiais ou acrescentar horas registadas extra a projetos de preço fixo.
Configurar o Odoo para faturar por tempo e materiais
Para começar, é necessário ter as aplicações Vendas, Projeto e Contabilidade instaladas no Odoo.
No separador Informações gerais, defina o Tipo de produto como Serviço.
Depois, abra o menu pendente do campo Política de faturação e selecione Com base nas folhas de horas.
Em seguida, no menu pendente Criar na encomenda , selecione Projeto e tarefa.
Agora, quando é criada uma encomenda de venda com este produto de serviço, são também criados um novo projeto e uma nova tarefa na aplicação Projeto.
Também pode selecionar a função do colaborador que executa o trabalho em Planear serviços.
Pode faturar aos clientes com opções de preço fixo e por tempo e materiais através das folhas de horas. Pode ainda cobrar com base nos marcos do projeto ou introduzir manualmente a quantidade entregue (ver imagem abaixo).
O Odoo Registo de Horas transforma as horas registadas em informação sobre os projetos
A aplicação Registo de Horas regista o tempo dos seus colaboradores e garante que está pronto para auditorias.
Dá-lhe também uma visão geral abrangente do impacto destes dados no seu negócio, com funcionalidades de relatórios integradas, incluindo vistas por Projeto, Departamento, Colaboradores e muito mais.
Uma vista geral do painel de Projeto mostra as horas dos colaboradores numa revisão semanal e a rentabilidade com base nas folhas de horas.
Os gestores podem aceder a relatórios de tarefas que mostram onde o tempo está a ser utilizado: desde as horas extraordinárias dos colaboradores até às horas gastas e restantes num projeto.
Vista geral do Odoo Registo de Horas na aplicação Dashboard.
Estes são apenas alguns dos relatórios disponíveis no Odoo.
Também pode criar outros relatórios com base em diferentes KPI e utilizar várias visualizações (por exemplo, gráficos, listas, tabelas dinâmicas) para acompanhar as suas métricas principais.
Também pode guardar os seus relatórios favoritos para os consultar sempre que precisar.
No fim, o Odoo transforma as horas registadas em informação útil para apoiar tanto as operações diárias como as decisões a longo prazo.
Perguntas Mais Frequentes (FAQ) sobre o Odoo Registo de Horas
Como é que o Odoo ajuda na conformidade do registo de tempo?
O Odoo cumpre requisitos legais, como a Diretiva da UE relativa ao tempo de trabalho, ao registar automaticamente as marcas de tempo de início e de fim. Calcula os totais diários para garantir que os colaboradores se mantêm dentro dos limites legais de trabalho e gera relatórios prontos para auditorias legais.
Posso registar o tempo diretamente numa tarefa de projeto ou num ticket de suporte do Odoo?
Sim. O Odoo integra as folhas de horas em todo o sistema. Pode iniciar um temporizador ou registar horas diretamente nas aplicações Projeto, Planeamento ou Assistência. Assim, cada minuto dedicado a um trabalho ou ticket específico fica registado com exatidão e associado à encomenda de cliente correta.
Como é que o Odoo transforma as folhas de horas em faturas?
Nos projetos por tempo e materiais, o Odoo utiliza uma política de faturação específica baseada nas folhas de horas. Assim que a equipa regista e aprova as horas, o sistema passa automaticamente essa «quantidade entregue» para uma fatura em rascunho, garantindo que os clientes são faturados exatamente pelo trabalho realizado.
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