Odoo Planificación en resumen: funciones, casos y novedades

La planificación de servicios es distinta en cada empresa:

Un equipo de mantenimiento de ascensores necesita planificar visitas periódicas. Tiene que asignar técnicos por ubicación para reducir los desplazamientos y controlar las piezas utilizadas en cada trabajo.

Una empresa de consultoría vende capacidad con meses de antelación. Debe garantizar que las personas adecuadas estén disponibles al inicio de la entrega, a menudo mientras reparte recursos entre varios proyectos a la vez.

Lo que sí comparten estas empresas es la presión por mantener sus recursos optimizados. 

Además, si facturan por tiempo y materiales, es aún más importante que cada hora registrada y cada pieza utilizada se correspondan con la factura correcta.

Odoo Planning ofrece a los equipos de servicio una vista única para programar el trabajo in situ y gestionar el tiempo y los recursos desde que se vende un servicio hasta el día en que se factura.

Odoo Planning de un vistazo

Odoo Planning ofrece a los equipos de servicio una vista compartida del trabajo

Odoo Planning se creó para ofrecer a los equipos de servicio una vista compartida de la capacidad del equipo, la asignación y la optimización de recursos en un solo lugar.

Conecta la planificación directamente con los pedidos de venta, las operaciones de campo y los partes de horas, para que los equipos no tengan que tapar huecos con hojas de cálculo y mensajes de grupo.

Odoo Planning resuelve problemas habituales de los equipos de servicio:

Visión general de la capacidad disponible → Planning muestra toda la agenda del equipo en un solo calendario, para que los responsables sepan siempre quién está libre antes de comprometerse con un trabajo.

Vista Gantt de Odoo Planning ordenada por recursos

Gestiona la planificación y el trabajo de campo en el mismo sistema → Planning cubre ambos en una sola vista, con las herramientas de Field Service integradas.

Conecta los partes de horas con el plan → Planning se vincula directamente con los partes de horas, para que los responsables puedan comparar las horas programadas con las registradas en la misma vista.

Informe de análisis de partes de horas de Odoo Planning

Vista compartida de la agenda → Los turnos se publican en un portal personal al que los técnicos de campo pueden acceder sin usuario de Odoo.

Asignación automática de turnos → El botón Auto Plan cubre automáticamente los turnos abiertos según el rol, la disponibilidad y las ausencias de cada empleado.

Odoo Planning asigna turnos y pedidos de venta con Auto Plan

Solicitudes de cambio de turno en el mismo sistema → Los empleados pueden pedir cambiar un turno con un compañero directamente desde su agenda.

Vista unificada de proyectos y pedidos de venta → Los administradores pueden ver toda la agenda por Recurso, Rol, Proyecto o Pedido de venta.

Vistas de agenda en Odoo Planning

Seguimiento por rol o competencia → Los roles incluyen campos de propiedades personalizados que aparecen en cada turno relacionado y cubren certificaciones, lugar de trabajo o requisitos de idioma.

Asignación de material y equipos → Los equipos pesados, como grúas o herramientas especializadas, pueden asignarse directamente a un turno junto con los técnicos, para ver todos los recursos en un solo lugar.

Material y equipos asignados en Odoo Planning

Odoo Field Service ahora forma parte de Odoo Planning

Desde Odoo 19.2, la aplicación independiente Field Service ha dejado de existir. Los equipos que usaban Field Service encontrarán las mismas funciones en Odoo Planning, con varias mejoras.

Así han cambiado las funciones principales:

Cómo pueden usar Odoo Planning los distintos equipos

Odoo Planning organiza el trabajo en torno a turnos y roles. 

Los responsables reservan tiempo para una persona concreta en un rol concreto, publican la agenda cuando está confirmada y los empleados ven su próximo trabajo en un portal personal. 

Los turnos periódicos cubren la estructura repetitiva de la mayoría de las empresas de servicios: mantenimiento semanal, ventanas de asistencia mensuales, contratos de suscripción, etc.

Una vez finalizados, se vinculan directamente con tus pedidos de venta. Odoo gestiona automáticamente la parte financiera, sin importar cómo cobres tu tiempo:

• Tiempo y materiales: El número exacto de horas trabajadas o de piezas utilizadas durante un turno actualiza automáticamente el pedido de venta, para que el cliente pague exactamente lo que se ha entregado

• Capacidad prepagada y contratos de retención: Los turnos programados descuentan del saldo prepagado del cliente a tiempo real, lo que ofrece a los responsables una visión en directo del consumo y de los márgenes del proyecto incluso antes de empezar el trabajo.

Así es como los distintos equipos de servicio aplican los flujos de trabajo de Odoo Planning.

Servicio técnico y mantenimiento

Para los equipos que envían técnicos a las instalaciones de los clientes, Planning gestiona la planificación, la conformidad in situ y la facturación en un solo flujo:

1. Un técnico ve el trabajo en su portal

2. Registra su entrada al llegar, con la ubicación registrada

3. El equipo realiza el trabajo y, si es necesario, hace fotos en Odoo 

4. Los ingenieros añaden los materiales utilizados in situ directamente desde su dispositivo

5. El cliente da su conformidad en pantalla

6. Las horas trabajadas se reflejan automáticamente en la factura; los materiales se facturan al cliente cuando corresponde.

Consultoría y desarrollo de software

Las empresas de consultoría venden capacidad con meses de antelación y la entregan semana a semana. Planning conecta las horas vendidas en un pedido de venta con las personas adecuadas según su rol.

1. Un jefe de proyecto asigna tiempo al proyecto en función de lo vendido

2. Los consultores se asignan al proyecto, ya sea:

   1. Automáticamente con Auto Plan, según su rol y disponibilidad

   2. Manualmente, marcando su capacidad directamente en My Planning

3. Se completa el trabajo y el tiempo se registra en el proyecto vinculado

4. Las horas pasan directamente a la facturación

5. Si es necesario, se pueden consultar los partes de horas para una revisión final en cualquier momento.

Los jefes de proyecto tienen una visión en directo de lo vendido y de quién del equipo puede cubrirlo antes de que se convierta en un problema de entrega para el cliente.

Odoo Planning se adapta a necesidades de planificación más complejas

Las funciones estándar de Odoo Planning cubren la mayoría de los equipos de servicio.

Pero si tu plantilla está muy especializada, operas a nivel internacional o las relaciones con los clientes son una parte esencial de tu servicio, puede que necesites ir más allá:

• Asignar el trabajo según competencias, certificaciones, experiencia o idioma

• Enviar siempre un técnico que el cliente ya conozca

• Gestionar turnos en distintas zonas horarias para equipos internacionales

• Enviar encuestas de satisfacción automáticamente al terminar un trabajo.

Odoo puede adaptarse aún más a cada uno de estos casos de uso mediante configuración estándar o personalización experta, sin necesidad de una herramienta aparte.

Algunos de nuestros clientes ya gestionan su planificación y programación avanzadas con Odoo.

Odoo 20 cerrará la brecha entre Planning, Proyecto y Timesheets

Odoo 20 sigue la dirección marcada por la integración de Field Service: menos aplicaciones y flujos de trabajo más conectados.

La próxima versión llevará más lejos la integración de Field Service y convertirá Planning en la capa central de gestión de recursos de toda la empresa.

• Gestión unificada de recursos: Todas las tareas y los empleados se gestionarán en un solo lugar, combinando la planificación, las operaciones de campo y los recursos de los proyectos en un único motor

• Mejoras en la vista Gantt: La vista Gantt se integrará con MapBox para mostrar los tiempos de desplazamiento exactos entre trabajos

• Mejoras en la vista de mapa: La vista de mapa se integrará con MapBox para ofrecer una optimización inteligente de rutas, de modo que los planificadores puedan organizar fácilmente la secuencia más eficiente del día

• Seguimiento de técnicos: Un mapa en directo mostrará dónde están los técnicos a tiempo real. Los materiales también podrán asignarse directamente a los empleados desde Planning

• Informes de rentabilidad de proyectos: Nuevos informes mostrarán los márgenes reales y previstos por proyecto, para que los responsables puedan controlar la salud financiera sin salir de la aplicación

• Registro del tiempo más inteligente: Un nuevo widget de temporizador integrado y un nuevo asistente de IA sugerirán entradas de partes de horas según la actividad del usuario, a partir del tiempo dedicado en la aplicación Proyecto, las conversaciones y las pull requests.

• Visión general del historial del cliente: Los equipos y el historial de intervenciones del cliente se podrán ver directamente desde Planning.

• Facturación del tiempo de desplazamiento: El tiempo de desplazamiento hasta las instalaciones del cliente podrá facturarse como tarifa fija

• Formularios web conectados a Planning: Las solicitudes de servicio podrán recogerse mediante un formulario web, sin que los clientes reserven los servicios directamente.