La contabilidad es la parte de un proyecto ERP en la que ninguna empresa puede permitirse fallar.
Desde una gestión incorrecta del IVA hasta una conciliación bancaria defectuosa, un solo error puede acarrear problemas de cumplimiento normativo u horas de correcciones manuales.
Odoo te ofrece todas las herramientas necesarias para hacerlo bien, pero solo si el sistema está bien estructurado desde el principio.
Esta guía te acompaña en cada paso del proceso: cómo preparar tus datos contables del Reino Unido, instalar y configurar el sistema y garantizar desde el primer día el cumplimiento de Making Tax Digital y de las normas de información del Reino Unido.
Aviso legal: Esta guía se basa en la experiencia práctica con Odoo Contabilidad en empresas del Reino Unido. No constituye asesoramiento fiscal ni jurídico. Para cualquier decisión relacionada con el cumplimiento normativo, consulta siempre a tu contable o asesor de HMRC.
Odoo ofrece un paquete de localización para el Reino Unido
Cuando seleccionas «Reino Unido» como localización durante la configuración, Odoo instala un paquete completo adaptado a las normas contables y fiscales del Reino Unido.
Este paquete es esencial, ya que garantiza desde el principio que tu sistema cumple la ley y tiene una estructura sólida.
La localización para el Reino Unido incluye:
- un plan contable conforme a los UK GAAP
- tipos de IVA preconfigurados (general del 20%, reducido del 5%, tipo cero, exento)
- grupos de impuestos y posiciones fiscales estándar para operaciones nacionales, con la UE y fuera de la UE
- compatibilidad integrada con Making Tax Digital (MTD), que permite presentar digitalmente las declaraciones de IVA a HMRC, y plantillas para informes del Reino Unido como declaraciones de IVA, EC Sales Lists y exportaciones para auditoría
Importante: instala siempre el paquete de localización antes de importar o configurar cualquier plan contable, impuesto o diario.
Prepara tus datos contables
Antes de configurar Odoo, define tu estructura financiera. Estos datos determinan el diseño del sistema y reducen el trabajo que habrá que rehacer después.
- Prepara tu plan contable del Reino Unido: con códigos de cuenta, tipos (por ejemplo, activo, gasto), impuestos predeterminados y etiquetas
- Confirma tus tipos de IVA y normas de declaración: general (20%), reducido (5%), cero (0%), normas de inversión del sujeto pasivo, etc.
- Enumera todas las cuentas bancarias y métodos de pago: incluidos BACS, SEPA, Stripe, GoCardless o PayPal
- Identifica los requisitos fiscales locales: como las presentaciones MTD, la EC Sales List y los registros digitales
- Decide si necesitas multidivisa, multiempresa o cuentas analíticas (por ejemplo, para un seguimiento por proyectos)
Instala Odoo Contabilidad en 6 pasos
Estos son los pasos para sentar unas bases contables correctas, tanto si eres nuevo en Odoo como si vas a configurar una nueva base de datos para el Reino Unido.
Paso 1: elige tu paquete de localización
Ve a Ajustes > Localización fiscal y comprueba que el Reino Unido está configurado según la ubicación de tu empresa.
Esto carga automáticamente:
- Un plan contable conforme a los UK GAAP
- Tipos de IVA estándar
- Informe preparado para MTD
Paso 2: importa tu plan contable
Ve a Contabilidad > Configuración > Contabilidad > Plan contable. Importa tu plan en formato CSV/XLSX.
Comprueba:
- Tipos y grupos de cuentas
- Cuentas de IVA predeterminadas
- Clasificación entre pérdidas y ganancias y balance
Paso 3: configura los impuestos
Ve a Contabilidad > Configuración > Contabilidad > Impuestos.
Añade o ajusta:
- Normas de IVA del Reino Unido (general, reducido, cero)
- Normas de inversión del sujeto pasivo y de adquisiciones intracomunitarias
- Grupos de impuestos para estructurar las facturas impresas y los informes
Paso 4: crea los diarios
Define los siguientes en Contabilidad > Configuración > Contabilidad > Diarios:
- Ventas
- Compras
- Banco (uno por cuenta)
- Efectivo (si procede)
- Varios (para diarios como nóminas o ajustes)
Paso 5: configura los plazos y métodos de pago
En Contabilidad > Configuración > Facturación > Plazos de pago, define:
- Plazos habituales (por ejemplo, 30 días netos, 3% 10 Net 30)
- Proveedores de pago: BACS, SEPA, PayPal, Stripe
Paso 6: define los valores predeterminados
En Ajustes, define:
- Impuestos predeterminados (ventas y compras)
- Términos y condiciones de las facturas
- Incoterms
- Cuentas para ganancias/pérdidas de cambio, periodificaciones y descuentos
Comprobaciones clave antes del go-live
Antes del go-live de tu configuración de Contabilidad, confirma que los mecanismos financieros básicos funcionan como es debido.
- Plan contable: Códigos de cuenta, tipos y asignaciones de impuestos correctos
- Impuestos y grupos de impuestos: Asignados a las cuentas y visibles en los documentos
- Posiciones fiscales: Reglas para B2B en la UE, B2C fuera de la UE y lógica de inversión del sujeto pasivo+
- Diarios: Cobertura de todas las operaciones, con las cuentas predeterminadas adecuadas
- Plazos de pago: Las fechas de vencimiento y los descuentos por pronto pago funcionan correctamente
- Sincronización bancaria: Prueba las conexiones o importaciones de extractos y los flujos de conciliación
- Ajustes de moneda: Activa la multidivisa y la obtención diaria de tipos de cambio
- Redondeo y criterio de caja: Define el método de redondeo y activa la contabilidad de caja si es necesario
Configura las tareas contables diarias
Odoo cubre todo el ciclo de las operaciones contables diarias. Una vez completada la configuración, el objetivo es mantener tus registros precisos, conformes y actualizados con una rutina diaria y semanal constante.
Estas tareas son en su mayoría estándar en los procesos contables, pero algunas tienen particularidades del Reino Unido que conviene destacar.
Facturas y pagos de clientes
Emite y valida las facturas de venta con el tratamiento de IVA correcto
Envía las facturas con los plazos de pago e Incoterms adecuados
Activa las opciones de pago en línea (por ejemplo, SEPA, PayPal, Stripe)
Reclama los pagos vencidos con seguimientos automatizados o avisos de cobro manuales
Aplica la conciliación de pagos y asigna los cobros a las cuentas de cliente correctas
Asegúrate de que las plantillas de factura incluyen los campos obligatorios en el Reino Unido (por ejemplo, número de IVA, número de registro de la empresa)
Facturas y pagos de proveedores
Introduce o importa las facturas de proveedores y adjunta los documentos originales
Utiliza OCR o el escaneo de documentos para reducir la introducción manual de datos
Activa la conciliación a tres bandas (pedido–recepción–factura) si compras mediante pedido de compra (PC)
Procesa los pagos por transferencia bancaria (BACS para proveedores del Reino Unido, SEPA para la UE)
Utiliza los códigos de IVA adecuados para proveedores nacionales e internacionales
Programa los pagos a proveedores con plazos de pago (por ejemplo, 30 días netos, al recibir la factura)
Informes y supervisión
Revisa a diario los saldos de las cuentas bancarias y de control del IVA
Supervisa el flujo de caja desde el panel de control y el menú de informes
Reduce al mínimo los asientos en borrador y los diarios sin publicar
Comprueba por muestreo que los datos están completos (por ejemplo, facturas sin validar o facturas de proveedor sin pagar)
Asientos contables y ajustes
Publica los diarios de nóminas (manualmente o mediante una integración de terceros)
Registra los asientos recurrentes (por ejemplo, alquiler, seguros, periodificaciones)
Crea diarios para ajustes de tipo de cambio si la multidivisa está activada
Mantén al día los calendarios de amortización mediante modelos de activos automatizados
Utiliza etiquetas analíticas si informas por proyecto, departamento o centro de coste
Conexiones bancarias y conciliación
Importa los extractos bancarios a diario mediante Open Banking o subiendo el archivo manualmente
Revisa y concilia los pagos con las facturas de clientes y proveedores mediante modelos de conciliación
Resuelve las partidas sin conciliar y liquida periódicamente las cuentas transitorias
Asegúrate de que la contabilidad del IVA con criterio de caja (si la utilizas) refleja las fechas reales de pago
Realiza conciliaciones parciales para pagos a plazos o pagos inferiores o superiores al importe
Prepárate para las auditorías y cumple la normativa contable del Reino Unido
Odoo ofrece herramientas para el cumplimiento normativo, pero solo si se configuran teniendo en cuenta las normas específicas del Reino Unido.
- Rastro de auditoría: Activa el registro de los cambios en los asientos contables
- Estructura de informes: Utiliza etiquetas y grupos de informes para reflejar la estructura de tu cuenta de pérdidas y ganancias y balance
- Periodos fiscales: Define el ejercicio fiscal (normalmente del 6 de abril al 5 de abril) y periodos personalizados
- Localización de informes: Asegúrate de que los informes MTD, las declaraciones de IVA y las EC Sales Lists siguen los estándares de HMRC
- Permisos de acceso: Limita quién puede publicar, modificar o validar asientos
- Validación del número de IVA y OSS: Utiliza las comprobaciones automáticas y activa la OSS si vendes B2C en toda la UE
- Digitalización de documentos: Reduce el riesgo de la introducción manual y almacena los documentos justificativos
Glosario de Contabilidad de Odoo para el Reino Unido
MTD (Making Tax Digital): infraestructura digital de HMRC para la presentación del IVA
HMRC (His Majesty's Revenue and Customs): la administración tributaria del Reino Unido
VAT (IVA): impuesto sobre el valor añadido que se aplica a bienes y servicios en el Reino Unido
GAAP (Principios contables generalmente aceptados): el estándar del Reino Unido para el plan contable
BACS (Sistema automatizado de compensación bancaria): se utiliza para las transferencias nacionales en el Reino Unido
SEPA (Zona única de pagos en euros): transferencias transfronterizas en euros dentro de la UE
P&L (Pérdidas y ganancias): un informe financiero clave que muestra ingresos y gastos
OSS (Ventanilla única): régimen de IVA de la UE para las ventas B2C entre Estados miembros
EC Sales List: Declaración obligatoria de las ventas a empresas de la UE registradas a efectos del IVA
¿Listo para configurar correctamente Odoo Contabilidad para el Reino Unido?
Una configuración limpia y adaptada a los estándares del Reino Unido significa menos soluciones provisionales, informes más claros y menos correcciones manuales para tu equipo de finanzas.
Contacta con nuestros expertos en Odoo Contabilidad para recibir asistencia sobre cómo configurar correctamente tu sistema y cumplir desde el primer día los requisitos contables del Reino Unido.