Descubre cómo un proveedor internacional de soluciones open source de análisis de datos aprovechó Odoo 14 para unificar sus procesos contables intragrupo y conectar sus ventas de extremo a extremo en un entorno internacional con varias entidades.
Sobre el cliente
Nuestro cliente es una destacada empresa de software especializada en análisis de datos y machine learning. Ofrece herramientas open source intersectoriales para flujos de trabajo de datos, que permiten a las empresas extraer información y optimizar sus operaciones mediante estrategias basadas en datos. Con sedes en distintos lugares del mundo, nuestro cliente se ha posicionado como un actor clave en el avance de las soluciones de análisis de datos.
Eligió Odoo para gestionar mejor su complejo entorno con varias entidades, repartido entre diversas filiales internacionales. Aprovechando tanto las funciones propias de Odoo como sus integraciones, nuestro cliente se propuso consolidar sus procesos contables intragrupo con una automatización adecuada. Además, quería unificar sus procesos de ventas de extremo a extremo en todas las entidades.
Sector: Informática/Comunicaciones
Presente en: DE, CH, AT, US
Facturación anual: 1-5 millones de euros brutos
Empleados: 51-150
Ficha del proyecto
Odoo Ventas
Odoo ContabilidadEl reto: procesos contables dispersos entre varias entidades dificultan la consolidación y la visión financiera
Nuestro cliente eligió Odoo como herramienta para abordar una compleja infraestructura contable intragrupo. Tenía dificultades con sistemas descentralizados en su entorno multiempresa y carecía de una visibilidad esencial entre sus distintas sedes. Aprovechando las capacidades propias de Odoo para consolidar varias entidades, nuestro cliente quería unificar sus filiales y simplificar tareas engorrosas, desde las transacciones hasta la facturación.
Para alcanzar sus objetivos, nuestro cliente tuvo que afrontar retos que requerían una solución rápida:
- Ventas entre filiales complejas y poco transparentes: Los procesos de ventas de nuestro cliente estaban estancados debido a sus complejas operaciones intragrupo. Los datos de los presupuestos de venta se gestionaban de forma insostenible, ya que el proceso no estaba automatizado y resultaba engorroso. Además, al proceso le faltaba visibilidad y comunicación entre filiales, con nombres de productos incoherentes y la consiguiente conciliación de facturas posventa. En definitiva, el funcionamiento independiente y desconectado de cada filial complicaba los procesos, desde la venta inicial hasta la facturación.
- Facturación ineficiente de entradas para eventos: A nuestro cliente le faltaba integración entre sus sistemas de gestión de eventos y de venta de entradas. Esto afectaba a sus procesos contables, ya que la información de facturación estaba dispersa entre distintos programas y entidades de la empresa.
- Falta de visión financiera y enorme carga manual en contabilidad: A nuestro cliente le costaba gestionar sus procesos contables en varias sedes. No solo dependía de distintos sistemas contables, sino que también recurría a recursos contables internos y externos para ejecutar los mismos procesos, todo ello en función de la ubicación de cada filial. Necesitaba urgentemente mejorar su visión de conjunto de las entidades para poder centralizar sus recursos y automatizar de forma eficiente las bases de datos y los flujos de trabajo manuales.
La solución: automatizar la contabilidad multiempresa y las ventas con Odoo
Nuestro cliente sacó el máximo partido a Odoo para superar sus retos operativos. Su objetivo era automatizar los procesos contables cumpliendo a la vez la legislación de cada uno de los países de sus filiales. Además, quería gestionar eficazmente las transacciones intragrupo para unificar sus ventas y su contabilidad. Con estos objetivos en mente, nuestro cliente buscaba simplificar y gestionar de forma sostenible su infraestructura de varias filiales bajo un mismo techo.
1. Implementación de aplicaciones de Odoo Enterprise
Utilizamos como base el conjunto de aplicaciones de Odoo 14, como Ventas y Contabilidad y Facturación, para que nuestro cliente implementara con éxito su proyecto:
- Automatización de ventas y facturación: Para garantizar una transición fluida entre ventas y facturación, habilitamos la sincronización a tiempo real de los datos de ventas con el entorno Odoo de nuestro cliente. Esto no solo facilitaría el acceso rápido a los datos de los presupuestos y a los flujos de aprobación, sino que también garantizaría que estos procesos fueran visibles y funcionales en todas las filiales.
- Consolidación contable intragrupo: Aprovechando las capacidades de consolidación de Odoo, permitimos a nuestro cliente prescindir de las bases de datos excesivamente manuales que utilizaba para gestionar sus procesos contables. Le ayudamos a centralizar exclusivamente en Odoo los sistemas contables, que variaban según la ubicación. Además, le proporcionamos una estructura de consolidación simplificada para crear informes completos para los auditores. Esto no solo aumentaría la transparencia intragrupo de nuestro cliente, sino que también le permitiría prescindir de recursos externos y gestionar su contabilidad internamente.
- Optimización de transacciones entre varias entidades: Ayudamos a nuestro cliente a agilizar la gestión de sus transacciones dentro del sistema y mediante integraciones bancarias. Esto permitió un mejor control y una mayor visibilidad del estado de los pagos y las transacciones de los clientes multinacionales en las distintas filiales de nuestro cliente.
2. Integraciones fluidas de Odoo con sistemas de terceros
Teniendo en cuenta el complejo panorama de nuestro cliente, integramos de forma fluida sus sistemas de terceros existentes con Odoo:
| Salesforce: Ayudamos a nuestro cliente a integrar Salesforce con Odoo para acceder a los presupuestos de venta y facilitar su posterior aprobación. Centralizar todos los datos relacionados en un único sistema lo acercó a conectar y automatizar con éxito sus procesos de ventas y facturación. |
| Eventbrite: Facilitamos una integración de Odoo con Eventbrite para optimizar el proceso de facturación de entradas para eventos de nuestro cliente. Esto no solo automatizó la emisión de facturas y eliminó ineficiencias manuales, sino que también ayudó a desarrollar un proceso de facturación intragrupo que funciona en un único sistema. |
| Rydoo: Para gestionar de forma óptima los procesos de gastos, integramos Rydoo en el entorno Odoo de nuestro cliente. Así puede gestionar sin esfuerzo sus gastos en una compleja estructura multiempresa. |
Integraciones bancarias: Ayudamos a nuestro cliente a integrar sus sistemas bancarios operativos con Odoo. Los bancos alemanes y suizos se integraron mediante EBICS, y J.P. Morgan a través de API. Esto proporcionó una mayor visión de las transacciones entre filiales. |
El resultado: contabilidad totalmente consolidada y visión completa de las entidades internacionales
Nuestro cliente obtuvo claras ventajas al integrar Odoo en sus operaciones diarias:
- Procesos de ventas optimizados: Nuestro cliente pudo agilizar sus procesos de gestión de gastos combinando las funciones propias de Odoo con integraciones de terceros. Lo consiguió centralizando sus sistemas de transacciones en un único entorno compatible con su compleja estructura intragrupo, lo que le dio visibilidad sobre sus movimientos financieros entre filiales.
- Facturación simplificada entre entidades: Nuestro cliente logró simplificar su proceso de facturación en las plataformas integradas y unificarlo en Odoo. Esto se tradujo en operaciones más fluidas y una mayor precisión en sus transacciones financieras y en la gestión posterior de facturas. Gracias a la visibilidad y a las funciones mejoradas en todas sus entidades, nuestro cliente puede emitir fácilmente una factura desde su sede central aunque la transacción se haya realizado con otra filial.
- Contabilidad intragrupo automatizada: Nuestro cliente disfruta ahora de una visión de conjunto de toda la empresa y de procesos sincronizados gracias a una mayor transparencia entre filiales. Al automatizar sus procesos contables con la conciliación intragrupo de Odoo, nuestro cliente consiguió procesos más fluidos, desde el cierre contable hasta los informes de auditoría. La mayor visibilidad, junto con unos procesos simplificados, le permitió establecer procesos contables sostenibles en todas las entidades y centralizar por completo sus recursos internamente.
