Erfahren Sie, wie ein internationaler Anbieter von Open-Source-Datenanalyse-Lösungen Odoo 14 nutzte, um interne Buchhaltungsprozesse zu bündeln und End-to-End-Verkäufe über ihre internationalen Niederlassungen in Deutschland, Österreich, der Schweiz und den USA zu verbinden.
Über den Kunden
Unser Kunde ist ein renommiertes Softwareunternehmen, das sich auf Datenanalyse und maschinelles Lernen spezialisiert hat. Sie bieten branchenübergreifende Open-Source-Tools für Datenworkflows an, die Unternehmen ermöglichen, entscheidende Geschäftseinblicke zu gewinnen und ihre Prozesse durch datengetriebene Strategien zu optimieren. Mit Standorten weltweit hat sich unser Kunde als maßgeblicher Akteur in der Weiterentwicklung von Lösungen für die Datenanalyse positioniert.
Mit Odoo wollte das Unternehmen vorallem seine komplexe Unternehmensstruktur, die sich über mehrere internationale Niederlassungen erstreckt, besser steuern können.
Industrie: IT / Kommunikation
Tätig in: DE, CH, AT, US
Umsatz: 1-5M € brutto / Jahr
Mitarbeiter: 51-150
Projektsteckbrief
Odoo Verkauf
Odoo BuchhaltungDie Herausforderung – Verstreute Buchhaltungsprozesse behindern Übersicht und Konsolidierung
Unser Kunde kämpfte mit einer komplexen zwischenbetrieblichen Buchhaltungsstruktur, in der die Buchführungsprozesse völlig voneinander getrennt in verschiedenen Tochtergesellschaften abliefen.
Dies zog verschiedene Schwierigkeiten nach sich:
- Komplexe und intransparente Verkaufsprozesse zwischen Tochtergesellschaften: Die Verkaufsprozesse unseres Kunden waren aufgrund ihrer komplexen zwischenbetrieblichen Aktivitäten ins Stocken geraten. Ihre Verkaufsangebote wurden auf uns nachhaltige Weise verwaltet, da sie nicht automatisiert und umständlich waren. Darüber hinaus fehlte es an Transparenz und Kommunikation zwischen den Tochtergesellschaften, von inkonsistenten Produktbezeichnungen bis zur anschließenden Abstimmung der Verkaufsrechnungen. Letztendlich erschwerte die unabhängige und getrennte Funktionsweise jeder Tochtergesellschaft die Prozesse vom ersten Verkauf bis zur Rechnungsstellung.
- Unzureichende Ticketabrechnung für Veranstaltungen: Unser Kunde hatte Schwierigkeiten, seine bestehenden Systeme für Event-Management und Ticketing effizient miteinander zu verknüpfen. Dies führte zu Problemen in der Buchhaltung, da die Rechnungsdaten auf verschiedene Softwarelösungen und Unternehmenseinheiten verteilt waren.
- Mangelnder finanzieller Überblick und enorme manuelle Arbeitsbelastung in der Buchhaltung: Unser Kunde hatte Schwierigkeiten, ihre Buchhaltungsprozesse über mehrere Niederlassungen hinweg zu managen. Sie verließen sich nicht nur auf unterschiedliche Buchhaltungssysteme, sondern auch auf interne und externe Buchhaltungsressourcen, um dieselben Prozesse auszuführen – jeweils getrennt nach ihren Tochtergesellschaftsstandorten. Sie brauchten unbedingt einen besseren Überblick über die verschiedenen Einheiten, um ihre Ressourcen zu zentralisieren und manuelle Datenbanken und Arbeitsabläufe effizient zu automatisieren.
Die Lösung – Automatisierung von Buchhaltungs- und Verkaufsprozessen über verschiedene Unternehmenseinheiten mit Odoo
Unser Kunde suchte mit Odoo Lösungen für komplexe betriebliche Herausforderungen. Ziel war die Automatisierung der Buchhaltung bei gleichzeitiger Einhaltung landesspezifischer Vorschriften für verschiedene Tochtergesellschaften. Auch sollte die interne Transaktionsabwicklung zur Vereinheitlichung von Vertrieb und Buchhaltung optimiert werden. Letztendlich strebte unser Kunde an, die Infrastruktur mit mehreren Tochtergesellschaften unter einem Dach zu vereinfachen und nachhaltig zu gestalten.
1. Implementierung von Odoo Enterprise-Apps
Wir nutzten Odoo 14’s Suite von Apps wie Verkauf und Buchhaltung & Rechnungsstellung als Basis für unseren Kunden, um ihr Projekt erfolgreich umzusetzen:
- Automatisierung von Verkaufs- und Rechnungssprozessen: Um einen nahtlosen Übergang zwischen Verkauf und Rechnungsstellung zu gewährleisten, haben wir eine Echtzeit-Synchronisation der Verkaufsdaten mit der Odoo-Umgebung unseres Kunden ermöglicht. Dies erleichtert nicht nur den schnellen Zugriff auf Angebotsdaten und Genehmigungsworkflows, sondern stellt auch sicher, dass diese Prozesse in allen Niederlassungen transparent funktionieren.
- Konsolidierung der unternehmensübergreifenden Buchhaltung: Dank Odoo’s Konsolidierungsfunktionen konnten wir unserem Kunden helfen, seine Buchhaltungsprozesse von bislang manuell geführten Datenbanken zu befreien. Wir halfen ihm dabei, die verschiedenen Buchhaltungssysteme in Odoo zu zentralisieren. Darüber hinaus implementierten wir eine vereinfachte Konsolidierungsstruktur zur Erstellung umfassender Prüfungsberichte. So konnte unser Kunde nicht nur mehr Transparenz innerhalb des Unternehmens schaffen, sondern sich auch von externen Ressourcen lösen und seine Buchhaltung intern verwalten.
- Optimierung von Transaktionen über verschiedene Einheiten hinweg: Wir haben unserem Kunden dabei geholfen, seine Prozesse zur Transaktionsverwaltung im System und über Bankenintegrationen zu optimieren. Dadurch konnte eine bessere Kontrolle und Übersicht über die Zahlungs- und Transaktionsstatus von internationalen Kunden über die verschiedenen Tochtergesellschaften hinweg gewährleistet werden.
2. Odoo-Integrationen mit bestehenden Systemen
Um eine vollintegrierte IT-Landschaft zu schaffen, haben wir die bestehenden Dritsysteme unseres Kunden nahtlos in Odoo verknüpft:
| Salesforce: Wir halfen unserem Kunden, Salesforce mit Odoo zu integrieren, um Angebote einfacher einsehen zu können und Genehmigungsprozesse zu erleichtern. Die Zentralisierung aller relevanten Daten in einem System führte sie einen Schritt näher dazu, ihre Verkaufs- und Rechnungsprozesse erfolgreich zu verbinden und zu automatisieren. |
| Eventbrite: Wir haben eine Odoo-Integration mit Eventbrite ermöglicht, um den Abrechnungsprozess für Event-Tickets zu optimieren. Dies automatisierte nicht nur die Ausstellung von Rechnungen und beseitigte manuelle Ineffizienzen, sondern half auch bei der Entwicklung eines zwischenbetrieblichen Rechnungsprozesses, der in einem einzigen System operiert. |
| Rydoo: Um die Ausgabenprozesse optimal zu verwalten, haben wir Rydoo in die Odoo-Umgebung unseres Kunden integriert. Dies ermöglichte es ihnen, ihre Ausgaben in einer komplexen Multi-Unternehmensstruktur mühelos zu verwalten. |
Bankintegrationen: Wir unterstützten unseren Kunden bei der Integration ihrer funktionalen Bankensysteme in Odoo. Deutsche und Schweizer Banken wurden über EBICS integriert, und J.P. Morgan über eine API. |
Das Ergebnis – vollständige Kontrolle & Übersicht über internationale Finanzstrukturen
Unser Kunde profitierte von der Integration von Odoo in ihren täglichen Betrieb:
- Optimierte Verkaufsprozesse: Unser Kunde konnte ihre Ausgabenmanagementprozesse optimieren, indem sie die Funktionen von Odoo mit Integrationen von Drittanbietern kombinierten. Dies erreichten sie, indem sie ihre Transaktionssysteme in einer einzigen Umgebung zentralisierten, die ihre komplexe zwischenbetriebliche Struktur unterstützte, wodurch sie Einblick in ihre finanziellen Bewegungen zwischen den Tochtergesellschaften erhielten.
- Vereinfachte Rechnungsstellung zwischen den Einheiten: Unser Kunde schaffte es, ihren Rechnungsstellungsprozess über integrierte Plattformen zu vereinfachen und in Odoo zu vereinheitlichen. Dies führte zu reibungsloseren Abläufen und erhöhter Genauigkeit bei ihren finanziellen Transaktionen und der anschließenden Rechnungsverwaltung. Mit nunmehr sichtbaren und erweiterten Funktionen in ihren bestehenden Einheiten konnte unser Kunde eine Rechnung von ihrer Zentrale aus ausstellen, auch wenn die entsprechende Transaktion mit einer anderen Tochtergesellschaft stattfand.
- Automatisierte zwischenbetriebliche Buchhaltung: Unser Kunde profitierte nun von einem Überblick über ihr gesamtes Unternehmen und synchronisierten Prozessen aufgrund der erhöhten Transparenz zwischen den Tochtergesellschaften. Durch die Automatisierung ihrer Buchhaltungsprozesse mit Odoo’s zwischenbetrieblicher Konsolidierung konnte unser Kunde reibungslosere Abläufe von der Schließung des Buchungsjahres bis zur Prüfberichterstattung erreichen. Erhöhte Transparenz in Verbindung mit vereinfachten Prozessen ermöglichte es unserem Kunden, nachhaltige Buchhaltungsprozesse in den Einheiten zu etablieren und ihre Ressourcen vollständig intern zu zentralisieren.
