Como um fornecedor de plataformas de BI consolidou a contabilidade multiempresa com o Odoo

O desafio: processos contabilísticos dispersos por várias entidades dificultam a consolidação e a visão financeira

O nosso cliente escolheu o Odoo como ferramenta para enfrentar uma complexa infraestrutura contabilística intragrupo. Debatia-se com sistemas descentralizados no seu ambiente multiempresa e tinha uma falta crítica de visibilidade entre as várias filiais. Tirando partido das capacidades próprias do Odoo para consolidar várias entidades, o nosso cliente pretendia unificar as subsidiárias e simplificar tarefas morosas, desde as transações à faturação.

Para atingir os seus objetivos, o nosso cliente enfrentou desafios que exigiam uma resolução rápida:

• Vendas entre subsidiárias complexas e pouco transparentes: Os processos de vendas do nosso cliente estavam estagnados devido às complexas operações intragrupo. Os dados dos orçamentos de venda eram geridos de forma insustentável, uma vez que o processo não era automatizado e era moroso. Além disso, o  processo carecia de  visibilidade e comunicação entre subsidiárias, com nomes de produtos inconsistentes e a consequente reconciliação de faturas pós-venda. Em suma, o funcionamento independente e desligado de cada subsidiária complicava os processos, desde a venda inicial até à faturação.
• Faturação ineficiente de bilhetes para eventos: O nosso cliente não tinha  integração entre os sistemas de gestão de eventos e de bilhética existentes. Consequentemente, os processos contabilísticos eram afetados, já que as informações de faturação estavam dispersas por diferentes softwares e entidades da empresa. 
• Falta de visão financeira e enorme carga manual na contabilidade: O nosso cliente tinha dificuldade em gerir os processos contabilísticos em várias filiais. Para além de depender de diferentes sistemas contabilísticos, recorria a recursos contabilísticos internos e externos para executar os mesmos processos, tudo em função da localização de cada subsidiária. Precisava urgentemente de aumentar a visão sobre as entidades para poder centralizar os recursos e automatizar de forma eficiente as bases de dados e os fluxos de trabalho manuais.

A solução: automatizar  a contabilidade multiempresa e as vendas com o Odoo 

O nosso cliente tirou o máximo partido do Odoo para ultrapassar os seus desafios operacionais. O objetivo era automatizar os processos contabilísticos, cumprindo a legislação de cada um dos países das suas subsidiárias. Além disso, pretendia gerir eficazmente as transações intragrupo de modo a unificar as vendas e a contabilidade. Com estes objetivos em mente, o nosso cliente procurava simplificar e gerir de forma sustentável a sua infraestrutura de várias subsidiárias sob o mesmo teto.

1. Implementação das aplicações Odoo Enterprise

Utilizámos o conjunto de aplicações do Odoo 14, como Vendas e Contabilidade e Faturação, como base para que o nosso cliente implementasse o seu projeto com sucesso: 

• Automatização de vendas e faturação: Para garantir uma transição fluida entre vendas e faturação, ativámos a sincronização em tempo real dos dados de vendas com o ambiente Odoo do nosso cliente. Isto não só facilitaria o acesso rápido aos dados dos orçamentos e aos fluxos de aprovação, como também garantiria que estes processos estavam visíveis e operacionais em todas as subsidiárias.
• Consolidação contabilística intragrupo: Tirando partido das capacidades de consolidação do Odoo, permitimos ao nosso cliente abandonar as bases de dados excessivamente manuais que utilizava para gerir os processos contabilísticos. Ajudámo-lo a centralizar exclusivamente no Odoo os sistemas contabilísticos, que variavam consoante a localização. Além disso, disponibilizámos uma estrutura de consolidação simplificada para criar relatórios completos para os auditores. Isto não só aumentaria a transparência intragrupo do nosso cliente, como também lhe permitiria dispensar recursos externos e gerir a contabilidade internamente.
• Otimização de transações entre várias entidades: Ajudámos o nosso cliente a simplificar a gestão de transações no próprio sistema e através de integrações bancárias. Isto permitiu um melhor controlo e visibilidade sobre o estado dos pagamentos e das transações de clientes multinacionais nas várias subsidiárias do nosso cliente.

2. Integrações fluidas do Odoo com sistemas de terceiros

Tendo em conta o complexo panorama do nosso cliente, integrámos de forma fluida os sistemas de terceiros existentes com o Odoo:

O resultado: contabilidade totalmente consolidada e visão global das entidades internacionais

O nosso cliente obteve benefícios claros ao integrar o Odoo nas operações diárias:

• Processos de vendas otimizados: O nosso cliente conseguiu simplificar os processos de gestão de despesas, combinando as funcionalidades próprias do Odoo com integrações de terceiros. Para tal, centralizou os sistemas de transações num único ambiente compatível com a sua complexa estrutura intragrupo, ganhando assim visibilidade sobre os movimentos financeiros entre subsidiárias.
• Faturação simplificada entre entidades: O nosso cliente conseguiu simplificar o processo de faturação nas plataformas integradas e unificá-lo no Odoo. O resultado foram operações mais fluidas e maior precisão nas transações financeiras e na gestão de faturas subsequente. Com visibilidade e funcionalidades melhoradas em todas as entidades, o nosso cliente passou a emitir facilmente uma fatura a partir da sede, mesmo que a transação tenha ocorrido com outra subsidiária.
• Contabilidade intragrupo automatizada: O nosso cliente beneficia agora de uma visão global de toda a empresa e de processos sincronizados, graças a uma maior transparência entre subsidiárias. Ao automatizar os processos contabilísticos com a conciliação intragrupo do Odoo, o nosso cliente conseguiu processos mais fluidos, desde o fecho contabilístico aos relatórios de auditoria. A maior visibilidade, aliada a processos simplificados, permitiu-lhe estabelecer processos contabilísticos sustentáveis em todas as entidades e centralizar totalmente os recursos internamente.