Cómo una agencia de marketing automatizó la facturación de sus proyectos con Odoo

Ficha del proyecto

El reto: un caro «zoo» de herramientas que dificulta las operaciones y la visión del negocio 

Nuestro cliente decidió implementar Odoo para superar los siguientes problemas: 

• Diversas soluciones independientes con licencias caras: Nuestro cliente tenía dificultades para usar y gestionar numerosas soluciones independientes, cada una con elevadas cuotas de licencia. Esto no solo aumentaba los costes, sino que también dificultaba una gestión fluida de sus operaciones.
• Mucha carga de trabajo por la transferencia manual de datos entre sistemas: Nuestro cliente tenía problemas por la falta de integraciones entre sus distintos sistemas. Como usaba soluciones aisladas para cada proceso de negocio, tenía que transferir los datos manualmente, algo engorroso, propenso a errores y que aumentaba la complejidad operativa.
• Falta de una visión de conjunto: Sin un sistema centralizado, nuestro cliente tenía los datos dispersos en varias plataformas, lo que dificultaba obtener una visión completa de la información de su negocio.
• Desconexión entre ventas y gestión de proyectos: Nuestro cliente tenía dificultades porque sus procesos de ventas y de ejecución de proyectos no estaban bien conectados. Esto causaba problemas en la asignación de presupuesto a las tareas de los proyectos, ya que no estaba vinculada a los pedidos de venta ni al control de tiempos. Como resultado, había problemas de comunicación interna y menos eficiencia al cumplir los pedidos de los clientes.

La solución: sustituir soluciones independientes redundantes y crear procesos totalmente integrados

Implementamos Odoo 15 para nuestro cliente como fuente única de verdad para unificar procesos e integrar los sistemas existentes en uno solo:

• Aplicación de Odoo personalizada para la asignación de presupuestos: Ayudamos a nuestro cliente a optimizar la gestión de sus proyectos desarrollando una solución de asignación de presupuestos a medida basada en Odoo. Este módulo especializado automatiza la creación de tareas de proyecto diferenciadas con asignaciones de presupuesto predefinidas cuando se venden determinados productos o servicios. Así, nuestro cliente puede supervisar eficazmente proyectos con varios equipos, controlar los costes con precisión y adaptarse a modelos de precio fijo. Además, le ofrece flexibilidad para ajustar la asignación de presupuesto tanto a nivel de proyecto como de tarea según las preferencias de sus clientes.
• Procesos automatizados del pedido a la factura para distintos tipos de productos y facturación: Ayudamos a nuestro cliente a establecer un flujo eficiente de transacciones desde la realización del pedido hasta la creación y el envío de la factura. Gracias a la personalización de los intervalos de facturación de los productos de suscripción y a la automatización de los procesos de facturación, incluida la generación de facturas anuales de suscripción, le permitimos reducir su elevada carga de trabajo manual y mejorar la precisión de los procesos.
• Integración de ventas y proyectos: Aprovechamos la conectividad de las aplicaciones de Odoo para que los datos fluyeran sin interrupciones entre los equipos de ventas y de proyectos. Así, los datos críticos se transfieren sin problemas en todo el flujo del lead a la factura, lo que se traduce en una ejecución de proyectos más eficiente. 
• Integración de Odoo con Salesforce: Ayudamos a nuestro cliente a integrar Salesforce con Odoo para mantener el acceso a sus datos de CRM existentes y centralizarlos todos en un único sistema.

El resultado: visión completa, menos costes operativos y una ejecución de proyectos eficiente 

Tras pasarse a Odoo, nuestro cliente obtuvo rápidamente beneficios importantes:

• Soluciones unificadas y una importante reducción de costes: Nuestro cliente redujo sus costes de forma notable al consolidar varias plataformas en un único sistema centralizado y sustituir diversas soluciones independientes caras por Odoo. Esta transición no solo redujo el gasto, sino que también facilitó el acceso a los datos y eliminó el exceso de trabajo manual.
• Visión completa del negocio: Reunir todos los datos de clientes en un único sistema dio a nuestro cliente una visión completa. Su forma de trabajar mejoró al tener toda la información unificada, sin la fragmentación entre fuentes de datos como el CRM y los sistemas de facturación, lo que redujo las imprecisiones y la elevada carga de trabajo manual.
• Conexión entre los procesos de ventas y la ejecución de proyectos: Gracias a la solución de asignación de presupuestos a medida y a las funciones de conectividad propias de Odoo, nuestro cliente no solo pudo conectar las ventas y la gestión de proyectos, sino también automatizar los procesos asociados, de la facturación a la emisión de facturas. Esto mejoró los plazos de entrega de los proyectos y redujo tanto el riesgo de errores como la elevada carga de trabajo manual.
• Mejores funciones de informes: Nuestro cliente también se benefició de una fuente de datos unificada, que le permitió disponer de informes sólidos. Así obtuvo una visión completa e interconectada de los leads, la facturación y todo el flujo de trabajo, desde la generación de leads hasta la facturación.