Como uma agência de marketing automatizou a faturação de projetos com o Odoo

Ficha do projeto

O desafio: um «zoo» de ferramentas dispendioso dificulta as operações e a visão do negócio 

O nosso cliente decidiu implementar o Odoo para ultrapassar os seguintes problemas: 

• Várias soluções isoladas com licenças caras: o nosso cliente tinha dificuldade em utilizar e gerir inúmeras soluções isoladas, cada uma com taxas de licença elevadas. Isto não só aumentava os custos, como também dificultava uma gestão integrada das operações.
• Muito trabalho extra devido à transferência manual de dados entre sistemas: o nosso cliente enfrentava dificuldades devido à falta de integrações entre os vários sistemas. Como utilizava soluções isoladas para cada processo de negócio, tinha de transferir dados manualmente, o que era moroso, sujeito a erros e aumentava a complexidade operacional.
• Falta de uma visão global: sem um sistema centralizado, os dados do nosso cliente estavam dispersos por várias plataformas, o que dificultava uma visão abrangente da informação do negócio.
• Desconexão entre vendas e gestão de projetos: o nosso cliente enfrentava desafios porque os processos de vendas e de execução de projetos não estavam bem ligados. Isto causava problemas na afetação de orçamento às tarefas dos projetos, já que não estava associada às ordens de venda nem ao registo de tempo. Consequentemente, havia problemas de comunicação interna e menor eficiência no cumprimento das encomendas dos clientes.

A solução: substituir soluções isoladas redundantes e criar processos totalmente integrados

Implementámos o Odoo 15 para o nosso cliente como fonte única de verdade, de modo a unificar processos e integrar os sistemas existentes num só:

• Aplicação Odoo personalizada para afetação de orçamento: ajudámos o nosso cliente a otimizar a gestão de projetos com o desenvolvimento de uma solução personalizada de afetação de orçamento baseada no Odoo. Este módulo especializado automatiza a criação de tarefas de projeto distintas com afetações de orçamento predefinidas quando determinados produtos ou serviços são vendidos. Isto permitiu ao nosso cliente supervisionar eficazmente projetos com várias equipas, manter um controlo de custos rigoroso e adaptar-se a modelos de preço fixo. Oferece ainda flexibilidade para ajustar a afetação de orçamento ao nível do projeto e da tarefa, de acordo com as preferências dos clientes.
• Processos automatizados da encomenda à fatura para vários tipos de produtos e faturação: ajudámos o nosso cliente a criar um fluxo eficiente de transações, desde a colocação da encomenda até à criação e envio da fatura. Através da personalização dos intervalos de faturação dos produtos de subscrição e da automatização dos processos de faturação, incluindo a geração de faturas de subscrição anuais, permitimos-lhe reduzir o elevado trabalho manual e melhorar a exatidão dos processos.
• Integração de vendas e projetos: aproveitámos a conectividade das aplicações do Odoo para garantir fluxos de dados contínuos entre as equipas de vendas e de projetos. Assim, os dados críticos passaram a ser transmitidos sem falhas ao longo de todo o fluxo, da lead à fatura, resultando numa execução de projetos mais eficiente. 
• Integração do Odoo com o Salesforce: ajudámos o nosso cliente a integrar o Salesforce com o Odoo para manter o acesso aos dados de CRM existentes e centralizá-los num único sistema.

O resultado: visão completa, custos operacionais reduzidos e execução de projetos eficiente 

Depois de mudar para o Odoo, o nosso cliente obteve rapidamente benefícios significativos:

• Soluções unificadas e redução significativa de custos: o nosso cliente conseguiu reduzir significativamente os custos ao consolidar várias plataformas num único sistema centralizado, substituindo várias soluções isoladas dispendiosas pelo Odoo. Esta transição não só diminuiu as despesas, como também facilitou o acesso aos dados e eliminou a necessidade de trabalho manual excessivo.
• Visão completa do negócio: reunir todos os dados de clientes num único sistema deu ao nosso cliente uma visão abrangente. A forma de trabalhar melhorou, já que toda a informação passou a estar unificada num só sistema, eliminando a fragmentação entre fontes de dados como o CRM e os sistemas de faturação e reduzindo imprecisões e o elevado trabalho manual.
• Ligação entre processos de vendas e execução de projetos: graças à solução personalizada de afetação de orçamento e às funcionalidades de conectividade do próprio Odoo, o nosso cliente conseguiu não só ligar as vendas à gestão de projetos, como também automatizar os processos associados, da cobrança à faturação. Isto melhorou os prazos de entrega dos projetos e reduziu tanto o risco de erros como o elevado trabalho manual.
• Funcionalidades de relatórios melhoradas: o nosso cliente beneficiou ainda de uma fonte de dados unificada, que permitiu criar relatórios sólidos. Isto proporcionou uma visão abrangente e interligada das leads, da faturação e de todo o fluxo de trabalho, desde a geração de leads até à faturação.