¿Por qué necesito un sistema ERP si soy una startup?
Resumen
- Facilitación de tareas de negocio y administrativas en tu startup
- Plataforma central para todos los procesos de negocio desde el principio
- Mantén siempre una visión general de las cifras operativas clave y del flujo de caja
- Tu enfoque permanece en lo esencial
Las startups se centran en cumplir su visión y alcanzar sus objetivos. Mientras construyes tu negocio, se acumulan multitud de procesos y herramientas distintos. Normalmente se introducen sobre la marcha, sin una estrategia, lo que da lugar a una maraña de herramientas que no encajan entre sí. Poco a poco se pierde la visión de conjunto de las finanzas, los procesos y las herramientas, mientras tu eficiencia se reduce.
¡Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede ayudarte! Conecta las interfaces de todas las áreas de negocio de tu empresa en un único sistema. De la compra a la venta, de la planificación de personal al registro de horas, del seguimiento de procesos y la contabilidad al inventario y la gestión de almacén: mantenerlo todo bajo control con herramientas individuales u hojas de cálculo de Excel resulta cada vez más difícil de gestionar a medida que aumentan los pedidos y la complejidad, ya que los procesos y, por tanto, sus parámetros están cada vez más interrelacionados. Un sistema ERP, en cambio, ofrece una solución lista para usar y fácilmente ampliable para todas estas tareas ¡y muchas más!
¡Además, tu startup puede volver a concentrarse en su tarea principal! ¡El ERP se ocupa por ti de las tediosas tareas administrativas y de gestión del negocio!
¿Cuál es el momento adecuado?
Resumen
- Después de validar el ajuste producto-mercado, antes de que tus ventas crezcan exponencialmente
- Haz la lista de verificación
- Los procesos automatizados te ayudan a escalar
- Regla general: a partir de 20 empleados y más de 100 facturas emitidas o recibidas al mes, un ERP será una buena inversión
Es difícil encontrar el momento perfecto para introducir un sistema ERP, ya que los problemas de no tener un ERP solo se notan cuando ya es demasiado tarde. Como regla general, debes fijarte en el conjunto de tu startup: espera al menos hasta haber validado el ajuste producto-mercado y empieza antes de que tus ventas comiencen a crecer exponencialmente.
Como guía, utiliza nuestras listas de verificación:
Evalúa tu empresa respondiendo a las siguientes preguntas:
- Más de 20 empleados [6 puntos]
- Más de 50 facturas recibidas al mes (facturas de proveedores) [15 puntos].
- Más de 150 transacciones con clientes al mes [6 puntos]
- Clientes de 3 países diferentes [4 puntos]
- 5 clientes de fuera de la UE [14 puntos]
- Más de 5 productos físicos en tu catálogo [10 puntos]
- Fabricación propia o gestión de fabricación externa [10 puntos]
- Cualquier proceso relacionado con el cumplimiento normativo (por ejemplo, ISO, TÜV, otras certificaciones) que sea necesario para tu negocio [25 puntos]
- Más de 100 suscripciones activas [9 puntos]
- Más de 50 presupuestos al mes [6 puntos]
- Más de 5 millones de € de financiación total [6 puntos]
Si tienes al menos 25 puntos, deberías reservar una consulta gratuita y descubrir si necesitas un sistema ERP.
¿Cuáles son las ventajas de un sistema ERP para mi startup?
Con el fuerte crecimiento de una empresa, la carga de trabajo y la complejidad de los procesos suelen empezar a aumentar exponencialmente de forma repentina. En ese momento, como muy tarde, es el momento idóneo para implementar un sistema ERP y poder seguir actuando con rapidez y agilidad. Si ya se ha implementado un ERP con anterioridad, en esta fase crítica no hace falta buscar ni unificar las distintas plataformas de cada departamento para volcarlas en la herramienta ERP. Al contrario: basta con hacer unos pocos ajustes y el ERP adapta todos los procesos por sí solo, porque los procesos y sus vínculos entre sí (toda la cadena de producción, desde el pedido hasta la atención al cliente) ya están integrados en el sistema. Una gran oportunidad para ahorrar un tiempo valioso.
Además, siempre tienes una visión general del progreso de la producción y del flujo de materiales y mercancías a nivel central. Un sistema ERP se asegura de forma autónoma de que se cumplan todas las condiciones para una creación de valor fluida y avisa al controller si no es así. Todos los empleados tienen acceso a los datos más recientes a tiempo real, que pueden usar para analizar, evaluar y optimizar los procesos en curso en cualquier momento. Incluso es posible contar con interfaces automatizadas con máquinas de producción y equipos de medición. ¡De este modo, no hay límites para aumentar la eficiencia de tu empresa!
¡Desde el momento en que empiezas a comercializar tu producto, deberías contar con una herramienta ERP en funcionamiento para impulsar el crecimiento de tu negocio!
Si tu empresa crece incluso más rápido de lo que esperabas, o si estás planeando un paso hacia la internacionalización, no tienes que preocuparte por tus procesos. Los sistemas ERP te permiten absorber mucha más complejidad con poco esfuerzo, sin comprometer la facilidad de uso. Ya no necesitas hacer conversiones de divisas ni ajustes fiscales manuales para los pedidos internacionales: ¡el ERP lo hace por ti! Ya no tienes que comprobar de antemano si las personas de contacto en otras zonas horarias están disponibles en ese momento: ¡el ERP te lo dice!
¿Necesito un socio ERP?
Resumen
- Externalización de la configuración, instalación, mantenimiento, cuidado y ampliación de la herramienta ERP
- Sin esfuerzo adicional para tu empresa
- El consultor informático aporta un alto grado de conocimiento y ya conoce el sistema
- Formación y recomendaciones de uso por parte del consultor
La implementación inicial de una herramienta ERP, así como la posible integración de ampliaciones, queda en tus manos. Sin embargo, poner la asistencia técnica en manos de socios que ya conocen el sistema ofrece una serie de ventajas. Como tu negocio se enfrenta constantemente a nuevos retos, ya tienes suficiente con gestionar esos retos. Cómo integrar esto técnicamente en tu ERP es por tanto tarea de tu consultor informático, que puede que ya conozca soluciones de otros proyectos.
La consultoría informática hace de intérprete entre los distintos departamentos de la empresa:
Desde la dirección hasta el departamento de informática, pasando por el usuario. A la hora de elegir los sistemas de CRM, finanzas y ERP adecuados, los consultores de informática asesoran a tu empresa de forma individual sobre qué sistemas y soluciones se ajustan mejor a tu orientación actual. Para ello, analizan el estado de tu sistema y los retos a los que se enfrenta, y combinan los objetivos de negocio con la implementación informática.
Sobre todo si quieres automatizar la comunicación con tus clientes, por ejemplo diseñando una página web u operando una tienda online o un helpdesk online, tu consultor informático ya dispone de las soluciones listas para usar, junto con el conocimiento necesario, lo que te ahorra tiempo y costes.
La automatización de los pedidos a proveedores, la planificación del mantenimiento de máquinas, la producción en serie o la logística también entran dentro de la personalización de las soluciones existentes, donde tu consultor puede quitarte mucho trabajo de encima.
Por último, con un consultor tienes a tu lado a un usuario y desarrollador experimentado del software ERP, que no solo implementa el sistema y realiza cambios y ajustes, sino que también forma a tus empleados, da consejos y trucos para un manejo más sencillo, y está a tu disposición como persona de contacto experimentada para cualquier duda.
En definitiva, una vez más: puedes centrar a tu startup en sus objetivos de negocio
Mitos sobre el ERP
Resumen
- Debido a numerosos ejemplos del mundo corporativo (por ejemplo, Lidl, que malgastó 500 millones de € al introducir un nuevo SAP) los sistemas ERP tienen mala reputación. Aunque muchos de estos problemas son ciertos en el caso de las grandes implementaciones corporativas, los retos de introducir un ERP en una startup son muy limitados.
- Si implementas tu sistema ERP en el momento adecuado y con el socio adecuado, se evitan la mayoría de los problemas a los que se enfrentan las startups. Como se ha descrito antes con más detalle, introducir un ERP después de validar el ajuste producto-mercado, pero antes de tu fase de crecimiento, es el mejor momento.
El ERP resta recursos y atención a proyectos más importantes
Este argumento es especialmente cierto si tienes un equipo joven con experiencia limitada en grandes proyectos de informática e implementación de ERP. Para aportar ese conocimiento y evitar una gran carga para tus recursos, te recomendamos asociarte con una empresa de implementación con experiencia en startups.
Si colaboras con un socio, el proyecto estará mejor planificado, los recursos internos necesarios serán limitados y el conocimiento que falta se adquiere de forma rápida y eficaz.
Al final, tu ERP también introducirá procesos estándar que te ayudarán a gestionar el caos de tu crecimiento y a ahorrar tiempo y dinero desde el primer día después del go-live.
Alto riesgo de fracaso
El fracaso de un ERP es uno de los mayores riesgos para una startup, ya que esta herramienta clave deja de estar disponible, se malgastan muchos recursos y se daña la reputación ante los inversores. Aunque cerca del 70% de los proyectos ERP corporativos no cumplen los objetivos de plazos, presupuesto o requisitos, en nuestra experiencia conseguimos finalizar con éxito el 100% de los proyectos.
La implementación tarda demasiado
En el mundo de las medianas empresas y las corporaciones, los proyectos suelen tardar entre 12 y 18 meses o más en completarse. Esto es claramente un motivo de descarte para las startups. Con nuestra metodología Quick Start, que apuesta por la paralelización, unos requisitos limitados y el enfoque en los procesos clave, conseguimos completar proyectos de startups en unos 3 meses de media.
Los ERP son demasiado caros o una mala inversión
Las startups están en una posición única: como la mayor parte de su crecimiento aún está por llegar, pueden aprovechar la automatización de forma mucho más eficaz que las empresas medianas. Ahorrar tiempo, sobre todo en los procesos clave y estándar, reduce directamente la necesidad de contratar en el futuro. Mientras que otras empresas tienen que prescindir de empleados, las startups pueden evitar desde el principio esos costes fijos. En muchos casos vemos que esto tiene un impacto directo y notable en el plan de negocio. Además, al contratar a menos personas, pero mejor formadas y con más experiencia, dispones de más capacidad de gestión adicional.
Mientras que los proyectos ERP normales parten de unos 100.000 € de implementación y desde 25.000 € al año en cuotas de licencia, nosotros logramos costes de implementación desde 20.000 € con licencias anuales desde 5.000 €.
El ERP solo beneficia a los directivos y a la dirección
Toda la empresa se beneficia del sistema ERP: mejora los procedimientos operativos y potencia el rendimiento de los empleados, desde el departamento de fabricación y ventas hasta la alta dirección, al proporcionarles información importante para los procesos de toma de decisiones.
Conclusión
Aunque se trata de una decisión caso por caso, definir tus procesos desde el principio de la vida de tu empresa ahorra costes importantes y hace más ágil tu estructura de procesos desde una fase temprana. A medida que tu negocio crece, también crece la cantidad de información que recopilas. El software debería crecer contigo, ser escalable e implementarse con facilidad.
Como consultoría de sistemas ERP con mucha experiencia trabajando con startups de distintos sectores y etapas, podemos ayudarte a elegir el sistema ERP adecuado para tu negocio y adaptarlo a tus necesidades específicas.
