Porque é que a sua startup precisa de um sistema ERP?
Resumo
- Facilitação das tarefas administrativas e de negócio na sua startup
- Plataforma central para todos os processos de negócio desde o início
- Manter sempre uma visão geral dos principais indicadores operacionais e do fluxo de caixa
- O foco mantém-se no essencial
As startups concentram-se em cumprir a sua visão e alcançar os seus objetivos. Ao construir o negócio, surge uma multiplicidade de processos e ferramentas diferentes. Normalmente, são introduzidos de forma improvisada, sem estratégia, o que leva a uma manta de retalhos de ferramentas que não funcionam em conjunto. Aos poucos, perde-se a visão geral das finanças, dos processos e das ferramentas, ao mesmo tempo que a eficiência diminui.
Um sistema de Planeamento de Recursos Empresariais (ERP) pode ajudar! Liga as interfaces de todas as áreas de negócio da empresa num único sistema. Da compra à venda, do planeamento de pessoal ao registo de horas, do acompanhamento de processos e da contabilidade ao inventário e à gestão de armazém: manter tudo sob controlo com ferramentas individuais ou folhas de cálculo Excel torna-se cada vez mais difícil à medida que aumentam as encomendas e a complexidade, uma vez que os processos e os respetivos parâmetros ficam cada vez mais interligados. Um sistema ERP, por outro lado, oferece a solução pronta a usar e facilmente expansível para todas estas tarefas e muitas mais!
Além disso, a startup pode voltar a concentrar-se na sua tarefa principal! O ERP alivia-a da fastidiosa carga de tarefas administrativas e de gestão do negócio!
Qual é o momento certo?
Resumo
- Depois de validar o ajuste produto-mercado, antes de as vendas crescerem exponencialmente
- Preencha a lista de verificação
- Os processos automatizados ajudam a expandir o negócio
- Regra geral: a partir de 20 colaboradores e mais de 100 faturas emitidas ou recebidas por mês, um ERP será um bom investimento
É difícil encontrar o momento perfeito para introduzir um sistema ERP, uma vez que as dificuldades de não ter um ERP só se fazem sentir quando já é tarde demais. Como regra geral, é importante olhar para o conjunto da startup: esperar, pelo menos, até ter validado o ajuste produto-mercado e começar antes de as vendas passarem a crescer exponencialmente.
Para se orientar, utilize as nossas listas de verificação:
Avalie a sua empresa ao responder às seguintes perguntas:
- Mais de 20 colaboradores [6 pontos]
- Mais de 50 faturas recebidas por mês (faturas de fornecedores) [15 pontos].
- Mais de 150 transações com clientes por mês [6 pontos]
- Clientes de 3 países diferentes [4 pontos]
- 5 clientes fora da UE [14 pontos]
- Mais de 5 produtos físicos no seu portefólio [10 pontos]
- Produção própria ou gestão de produção externa [10 pontos]
- Qualquer processo relacionado com conformidade (por exemplo, ISO, TÜV, outras certificações) necessário para o seu negócio [25 pontos]
- Mais de 100 subscrições ativas [9 pontos]
- Mais de 50 orçamentos por mês [6 pontos]
- Mais de 5 milhões de € de financiamento total [6 pontos]
Se tiver, pelo menos, 25 pontos, deve marcar uma reunião gratuita e descobrir se precisa de um sistema ERP.
Quais são os benefícios de um sistema ERP para a sua startup?
Com o forte crescimento de uma empresa, a carga de trabalho e a complexidade dos processos começam muitas vezes, de forma repentina, a aumentar exponencialmente. Esse é, o mais tardar, o momento certo para um sistema ERP, de modo a manter a capacidade de agir com rapidez e agilidade. Se já tiver sido implementado um ERP anteriormente, nesta fase crítica não é preciso procurar nem unificar as diferentes plataformas de cada departamento para as introduzir na ferramenta ERP. Pelo contrário: bastam alguns pequenos ajustes e o ERP adapta todos os processos por si só, porque os processos e as suas ligações entre si (toda a cadeia de produção, desde a encomenda até ao apoio ao cliente) já estão integrados no sistema. Uma ótima oportunidade para poupar tempo valioso.
Além disso, existe sempre uma visão geral do progresso da produção e do fluxo de materiais e mercadorias a nível central. Um sistema ERP garante, de forma autónoma, que todas as condições para uma criação fluida de valor são cumpridas e avisa o controller caso não seja esse o caso. Todos os colaboradores têm acesso aos dados mais recentes em tempo real, que podem utilizar para analisar, avaliar e otimizar os processos em curso a qualquer momento. São ainda possíveis interfaces automatizadas com máquinas de produção e equipamentos de medição. Desta forma, não há limites para aumentar a eficiência da empresa!
A partir do momento em que começa a comercializar o produto, deve ter uma ferramenta ERP em funcionamento para dar início ao crescimento do negócio!
Se a empresa crescer ainda mais depressa do que seria de esperar, ou se estiver a planear um passo rumo à internacionalização, não há motivo para se preocupar com os processos. Os sistemas ERP permitem absorver muito mais complexidade com pouco esforço, sem complicar a facilidade de utilização. Já não é preciso fazer conversões cambiais nem ajustes fiscais manuais para encomendas internacionais: o ERP trata disso! Já não é preciso verificar antecipadamente se os contactos noutros fusos horários estão disponíveis nesse momento: o ERP informa!
Precisa de um partner de ERP?
Resumo
- Externalização da configuração, instalação, manutenção, cuidado e extensão da ferramenta ERP
- Sem esforço adicional para a sua empresa
- O consultor de TI traz um elevado grau de know-how e já conhece o sistema
- Formação e recomendações de utilização por parte do consultor
A introdução inicial de uma ferramenta ERP, bem como a possível integração de extensões, fica ao seu critério. No entanto, colocar o suporte técnico nas mãos de partners que já conhecem o sistema oferece uma série de vantagens. Como o negócio enfrenta constantemente novos desafios, a gestão desses desafios já ocupa bastante tempo. A forma de integrar isto tecnicamente no ERP é, então, tarefa do consultor de TI, que poderá já conhecer soluções de outros projetos.
A consultoria de TI faz de intérprete entre os diferentes departamentos da empresa:
Da direção ao departamento de TI e ao utilizador. Na escolha dos sistemas de CRM, financeiros e ERP adequados, os consultores de TI aconselham a empresa de forma individual sobre que sistemas e soluções melhor se adequam à orientação atual. Para isso, analisam o estado do sistema e os desafios que este enfrenta, e combinam os objetivos de negócio com a implementação de TI.
Sobretudo se quiser automatizar a comunicação com os clientes (por exemplo, ao criar um website ou ao gerir uma loja online ou um helpdesk online), as soluções prontas a usar, incluindo o know-how necessário, já estão disponíveis através do consultor de TI, o que poupa tempo e custos.
Também a automatização da colocação de encomendas junto de fornecedores de serviços, o planeamento da manutenção de máquinas, a produção em série ou a logística se enquadram na personalização de soluções existentes, onde o consultor lhe pode retirar bastante trabalho das mãos.
Por fim, com um consultor, tem ao seu lado um utilizador e criador experiente do software ERP, que não só implementa o sistema e faz alterações e ajustes, como também forma os colaboradores, dá conselhos e dicas para uma utilização mais simples e está disponível como pessoa de contacto experiente para todas as questões, em primeira instância.
Em suma, mais uma vez: a startup pode concentrar-se nos seus objetivos de negócio
Mitos sobre o ERP
Resumo
- Devido a muitos exemplos do mundo empresarial (por exemplo, a Lidl a desperdiçar 500 milhões de € na introdução de um novo SAP), os sistemas ERP têm má reputação. Ainda que muitos destes problemas sejam reais em grandes implementações empresariais, os desafios na introdução de um ERP numa startup são muito limitados.
- Se o sistema ERP for introduzido no momento certo e com o partner certo, evita-se a maioria dos problemas que as startups enfrentam. Como descrito acima em maior detalhe, introduzir um ERP depois de validado o ajuste produto-mercado, mas antes da fase de crescimento, é o melhor momento.
O ERP retira recursos e foco a projetos mais importantes
Este argumento é especialmente válido se a equipa for jovem e tiver experiência limitada em projetos de TI de maior dimensão e na implementação de ERP. Para trazer esse conhecimento e evitar também uma grande sobrecarga dos recursos, recomenda-se a parceria com uma empresa de implementação com experiência em startups.
Caso exista colaboração com um partner, o projeto ficará melhor planeado, os recursos internos necessários serão limitados e o conhecimento em falta será adquirido de forma rápida e eficaz.
No final, o ERP introduzirá também processos padrão que ajudam a gerir o caos do crescimento e a poupar tempo e dinheiro desde o primeiro dia após o Go-live.
Elevado risco de fracasso
O fracasso de um ERP é um dos maiores riscos para uma startup, uma vez que esta ferramenta essencial deixa de estar disponível, desperdiçam-se muitos recursos e a reputação junto dos investidores fica comprometida. Ainda que cerca de 70% dos projetos ERP empresariais não cumpram os objetivos de prazo, custo ou requisitos, na nossa experiência conseguimos concluir com sucesso 100% dos projetos.
A implementação demora demasiado tempo
No mundo das médias empresas e das grandes corporações, os projetos costumam demorar entre 12 e 18 meses, ou mais, até à conclusão. Isto é, obviamente, um fator decisivo contra as startups. Com a nossa metodologia Quick Start, que aposta na paralelização, em requisitos limitados e no foco nos processos essenciais, conseguimos concluir projetos de startups numa média de cerca de 3 meses.
Os ERP são demasiado caros ou um mau investimento
As startups estão numa posição única: como a maior parte do crescimento ainda está para vir, conseguem tirar partido da automatização de forma muito mais eficaz do que as empresas de média dimensão. Poupar tempo, sobretudo em processos essenciais e padrão, reduz diretamente a necessidade de contratação futura. Enquanto outras empresas têm de dispensar colaboradores, as startups conseguem evitar a criação desses custos fixos desde o início. Em muitos casos, isto tem um impacto direto e significativo no plano de negócio. Além disso, ao contratar menos colaboradores, mas mais qualificados e experientes, ganham-se recursos de gestão adicionais.
Enquanto os projetos ERP normais partem de cerca de 100.000 € de implementação e de 25.000 € por ano em taxas de licenciamento, conseguimos custos de implementação a partir de 20.000 € com licenciamento anual a partir de 5.000 €.
O ERP só beneficia executivos e a gestão de topo
Toda a empresa beneficia do sistema ERP: melhora os procedimentos operacionais e reforça o desempenho dos colaboradores, do departamento de produção e vendas até à gestão de topo, ao fornecer-lhes informação importante para os processos de tomada de decisão.
Conclusão
Ainda que seja uma decisão caso a caso, definir os processos numa fase inicial da vida da empresa poupa custos significativos e torna a estrutura de processos mais ágil desde cedo. À medida que o negócio cresce, também cresce a quantidade de informação recolhida. O software deve crescer em conjunto com a empresa, ser escalável e ser fácil de implementar.
Como consultores de sistemas ERP com bastante experiência a trabalhar com startups de diferentes setores e fases, podemos ajudar a escolher o sistema ERP adequado para o negócio e a adaptá-lo às necessidades específicas.
