A contabilidade é a parte de um projeto de ERP que ninguém quer fazer mal. Se algo falhar, as consequências aparecem rapidamente: relatórios que não batem certo, impostos mal configurados ou uma equipa financeira soterrada em correções manuais.
O Odoo oferece as ferramentas necessárias para evitar isso, desde que a configuração seja feita corretamente. Este guia percorre os passos para preparar os seus dados, configurar o seu sistema e garantir que tudo funciona sem problemas desde o primeiro dia.
AVISO LEGAL: Este guia baseia-se em experiência prática com o Odoo e não constitui aconselhamento jurídico ou fiscal. Para temas relacionados com a conformidade, certifique-se de consultar o seu consultor fiscal ou jurídico.
Prepare os seus dados de contabilidade
Antes de avançar para as definições de configuração, reserve um momento para esclarecer alguns aspetos básicos de contabilidade. Estes dados determinam a forma como o sistema é estruturado, e acertar nisto desde o início torna tudo o resto mais fácil.
- O plano de contas da sua empresa (CoA), incluindo os nomes, códigos, tipos e atribuições fiscais das contas
- Uma lista clara das taxas de imposto e das regras de reporte fiscal, idealmente confirmada com o seu consultor fiscal
- Conhecimento das suas contas bancárias, fornecedores de pagamento e fluxos de reconciliação
- Compreensão dos requisitos fiscais locais, incluindo os relatórios necessários, as posições fiscais ou as opções de digitalização
- Clareza sobre se serão utilizadas funcionalidades multiempresa, multimoeda ou de contabilidade analítica
Dica profissional: O ideal é instalar o pacote de localização fiscal correto (por exemplo, SKR03 ou SKR04 para a Alemanha) antes de começar a configurar o resto.
Instale a Contabilidade do Odoo em 6 passos
Quer seja a primeira vez com o Odoo quer esteja a configurar uma base de dados nova, siga estes seis passos fundamentais para preparar a base da contabilidade:
Passo 1 – Escolha o seu pacote de localização
Aceda a Definições > Localização fiscal e selecione o pacote correto para o seu país. Isto instalará as contas, os impostos e os relatórios padrão.
Passo 2 – Importe o seu plano de contas
Aceda a Contabilidade > Configuração > Plano de contas e importe o seu CoA através de um ficheiro CSV ou Excel. Verifique os tipos de conta, as etiquetas e os impostos predefinidos.
Passo 3 – Configure os impostos
Em Configuração > Impostos, adicione ou ajuste as suas regras fiscais. Associe-as às contas corretas e atribua-as aos grupos de impostos adequados para a impressão de faturas.
Passo 4 – Crie os diários
Ainda em Configuração de Contabilidade, defina diários para:
- Vendas
- Compras
- Operações diversas
- Cada conta bancária (tipo: Banco)
- Operações de caixa (tipo: Caixa)
Passo 5 – Configure as condições de pagamento e os métodos de pagamento
Configure as condições de pagamento padrão (por exemplo, vencimento a 30 dias, 3% a 10 dias) e os fornecedores de pagamento como SEPA, PayPal ou Stripe em Configuração de Faturação > Pagamento.
Passo 6 – Defina os valores predefinidos
Em Definições, reveja:
- Impostos predefinidos de vendas e compras
- Termos e condições predefinidos
- Incoterms predefinidos
- Contas predefinidas para ganhos/perdas, diferimentos e descontos de pagamento antecipado
Depois de rever tudo isto, está pronto para afinar os detalhes com modelos de reconciliação, modelos de ativos e dimensões analíticas de acordo com os processos específicos.
Verificações importantes antes do Go-live
Certifique-se de que os seguintes processos de contabilidade estão a funcionar corretamente para garantir que o sistema Odoo está pronto para o Go-live e alinhado com os processos financeiros:
- Plano de contas: importe ou configure o seu CoA com os tipos de conta corretos, os códigos, as contas de imposto predefinidas e as etiquetas para BS/P&L.
- Impostos e grupos de impostos: certifique-se de que todos os impostos relevantes estão presentes e associados às contas e grelhas de relatório corretas. Utilize os grupos de impostos para controlar a forma como os impostos aparecem nos documentos.
- Posições fiscais: configure regras automáticas para aplicar os impostos/contas corretos consoante a localização ou o estatuto do cliente (por exemplo, UE B2B, fora da UE B2C).
- Diários: configure diários para todas as operações-chave (vendas, compras, caixa, banco, inventário). Certifique-se de que cada um tem as contas predefinidas e os códigos abreviados corretos.
- Condições de pagamento: verifique as condições de desconto e os tipos de prazo para o cálculo correto das datas de vencimento.
- Sincronização bancária: associe as suas contas bancárias e teste as importações automáticas de extratos. Reveja os modelos de reconciliação e verifique as regras de validação automática.
- Definições de moeda: se operar em várias moedas, ative as moedas necessárias e ative a importação automática de taxas de câmbio.
Não se esqueça de configurar os impostos predefinidos, os métodos de arredondamento e a contabilidade de caixa, se necessário.
Configure as tarefas diárias de contabilidade
Depois de o sistema estar configurado, foque a usabilidade do dia a dia da equipa. Estas definições vão ajudar a equipa a trabalhar de forma eficiente e a manter os processos consistentes desde o primeiro dia.
Faturas e pagamentos de clientes
Ative os pagamentos online (por exemplo, SEPA, PayPal)
Defina os valores predefinidos para o envio de faturas, os incoterms e os termos e condições
Configure os limites de crédito e os avisos para os clientes.
Faturas e pagamentos de fornecedores
Ative a conciliação a três vias para o controlo de compras
Configurar métodos de pagamento (SEPA, cheques)
Utilize a digitalização para a automatização das faturas de fornecedores, se pretendido.
Banco e reconciliação
Certifique-se de que os feeds bancários são estáveis e de que todas as contas estão sincronizadas
Verifique se as contas suspensas e os modelos de reconciliação estão corretamente definidos.
Contabilidade analítica
Crie contas e planos analíticos para o acompanhamento interno de custos
Utilize modelos de distribuição se quiser que os lançamentos contabilísticos sejam etiquetados automaticamente.
Gestão de ativos e depreciação
Defina modelos de ativos com a duração e o método corretos, e as contas predefinidas corretas
Reveja se são necessários lançamentos de diferimento ou depreciação automática.
Inventário e definições de valorização
Para negócios baseados em produtos, confirme os métodos e as contas de valorização
Ative os custos adicionais e defina as estratégias de remoção quando aplicável.
Como manter a conformidade e estar pronto para auditorias
Um sistema bem configurado deve ajudar a manter a conformidade e a preparação para auditorias externas sem esforço adicional. Eis como garantir que o sistema está alinhado:
- Ative o Registo de auditoria para manter um registo claro das alterações nos lançamentos contabilísticos
- Utilize as etiquetas de conta e os grupos de relatório horizontais para corresponder à sua estrutura de relatórios (BS, P&L, relatórios fiscais)
- Defina o final do ano fiscal e os períodos fiscais se o seu ano contabilístico não for padrão
- Configure a localização correta para os relatórios, especialmente para as exportações para o DATEV ou específicas de impostos
- Reveja as definições de segurança e os direitos de acesso, para que apenas as pessoas certas possam lançar, validar ou modificar os lançamentos
- Automatize a validação do número de IVA e utilize o sistema OSS se vender na UE B2C
- Utilize a digitalização de documentos para simplificar o processamento e reduzir os riscos de introdução manual de dados
Pronto para configurar corretamente a Contabilidade do Odoo?
Configurar corretamente a Contabilidade do Odoo significa menos soluções de recurso, melhores relatórios e menos pressão para a equipa financeira. Quer esteja a configurá-la pela primeira vez quer esteja a rever uma implementação anterior, uma configuração bem feita faz uma diferença real. Fale com os nossos especialistas em Odoo para obter apoio prático nos processos de Contabilidade do Odoo.