O Odoo tem funcionalidades integradas que cobrem os processos de conformidade mais importantes: rastreabilidade, registos de auditoria, controlos de qualidade, proteção de dados e muito mais.
Como todas estas funcionalidades existem dentro dos fluxos de trabalho que a sua equipa já utiliza, passam muitas vezes despercebidas. Mas, uma vez configuradas corretamente, todas as suas necessidades regulamentares são tratadas automaticamente em segundo plano.
Veja como o Odoo pode manter a sua empresa em conformidade de origem em alguns dos setores mais regulados.
O Odoo foi concebido para ser transparente e auditável em todas as aplicações
O Odoo tem duas funcionalidades principais que garantem a transparência em toda a empresa e em todas as aplicações.
Registos de auditoria ao nível do campo e atualizações no chatter
Os auditores precisam de saber quem alterou o quê, quando e porquê.
O Odoo regista as alterações até ao nível de cada campo em aplicações como Inventário, Compras, Qualidade e Contabilidade.
Um colaborador edita um campo, como uma especificação de produto, um dado bancário ou um estado de qualidade
O chatter do Odoo regista o autor, a data e hora exatas e os valores antigos e novos
O Odoo arquiva os registos em vez de os eliminar, mantendo intacto o seu histórico operacional
Durante a reconciliação bancária, o Odoo assinala como potenciais duplicados as transações com montantes e datas coincidentes (com base na sua própria lógica de deteção e no fornecedor dos dados bancários), para que os lançamentos duplicados sejam detetados antes de chegarem à aprovação
A IA integrada condensa registos extensos do chatter e todo o contexto num resumo rápido, para revisões ágeis.
Gestão controlada de documentos e controlo de versões
Trabalhar com documentos de processo desatualizados cria riscos de conformidade desnecessários.
As aplicações Documentos do Odoo e Assinatura do Odoo oferecem um local central para os ficheiros críticos:
Quando carrega uma nova versão de um ficheiro, o Odoo arquiva automaticamente a anterior
Quando chegam documentos, a classificação de documentos com IA do Odoo lê cada ficheiro e encaminha-o automaticamente para a pasta correta, com base numa instrução definida por si
Quando um documento de processo é alterado, a aplicação Assinatura do Odoo envia pedidos de assinatura aos colaboradores relevantes e regista a assinatura, a data e hora e o endereço IP diretamente no respetivo perfil de colaborador
Os lembretes de renovação automáticos são acionados com base nas datas de validade de certificados ou licenças, antes que algo caia no esquecimento.
Casos de utilização de conformidade no Odoo para setores de nicho regulados
Enquanto ERP open-source totalmente integrado, o Odoo é ideal para empresas de setores de nicho com requisitos rigorosos. A sua configurabilidade torna-o adequado para MedTech, o setor industrial regulado, alimentação e bebidas e compras públicas.
Farmacêutica e MedTech: rastreabilidade end-to-end de lotes e números de série
A gestão de recolhas de lotes exige uma visibilidade clara desde a receção dos componentes até à entrega final. Regulamentos como o MDR da UE e normas como a ISO, a par de organismos como a FDA e a EMA, exigem rastreabilidade documentada dos lotes em cada etapa de produção. Normalmente, espera-se também que o âmbito da recolha seja determinado no prazo de 24 horas após um aviso.
Rastrear materiais no Odoo, do fornecedor ao cliente
O Odoo impõe a leitura obrigatória de códigos de barras para matérias-primas e produtos acabados nas etapas de receção, transferência e fabrico.
Os operadores leem ou introduzem os números de lote e as datas de validade diretamente na receção de mercadorias. O Odoo associa automaticamente componentes e produtos e gera relatórios de rastreabilidade completos a pedido.
Automóvel e aeroespacial: ordens de alteração de engenharia (ECO) controladas
As normas internacionais de qualidade para a produção automóvel e aeroespacial exigem uma autoridade de aprovação documentada para cada alteração. Se uma modificação não aprovada chegar à linha de montagem, cria de imediato uma violação de conformidade.
O Odoo PLM gere as alterações de engenharia através de listas de materiais com controlo de versões, que ficam bloqueadas até que uma ECO seja totalmente aprovada.
As alterações de design passam por etapas de aprovação configuráveis antes de chegarem à produção. Ao configurar modelos de aprovação que separam os autores das ECO dos aprovadores, as empresas podem impor a segregação de funções em toda a equipa de engenharia.
Processo de aprovação de ECO
Setor alimentar e fabrico conforme à ISO: controlos de qualidade automatizados e quarentena
Saltar controlos de qualidade ou libertar stock não verificado expõe os produtos diretamente a riscos de contaminação ou não conformidade. As normas de segurança alimentar e de qualidade no fabrico exigem provas de controlo documentadas em cada fase de produção, com uma ação corretiva rastreável para cada controlo falhado.
A aplicação Qualidade do Odoo aciona pontos de controlo de qualidade (QCP) automáticos quando as mercadorias chegam, mudam de localização ou concluem uma etapa de fabrico. As ordens de trabalho ficam em pausa até os controlos obrigatórios serem aprovados.
Se um controlo falhar, o Odoo transfere automaticamente o stock afetado para uma localização de quarentena. O gestor de qualidade é notificado e documenta manualmente as ações corretivas e preventivas (CAPA) diretamente no alerta de qualidade.
Processo de controlo de qualidade e quarentena
Aprovisionamento: governação de despesas e correspondência a 3 vias
Uma única discrepância numa fatura pode criar problemas de conformidade financeira. As normas de aprovisionamento e de auditoria interna exigem cadeias de aprovação rigorosamente documentadas e a verificação de faturas, de modo a evitar pagamentos não autorizados e processamentos duplicados.
A aplicação Compras do Odoo permite definir regras de aprovação com base no montante da compra, na categoria do fornecedor ou em limites orçamentais. Através da configuração dos direitos de acesso, impede que os compradores aprovem as suas próprias encomendas.
Executa ainda verificações automáticas em segundo plano para detetar registos de fornecedores duplicados antes que causem problemas de pagamento ou de auditoria.
Quando chega uma fatura de fornecedor, a digitalização de documentos do Odoo lê automaticamente o PDF e efetua a correspondência a 3 vias. Assim, qualquer discrepância em quantidades, preços ou linhas face à ordem de compra original e à receção de stock é assinalada antes de o pagamento ser aprovado.
Processo de aprovação de compras
A IA agêntica leva o seu fluxo de conformidade no Odoo mais longe
O Odoo 20 introduziu um agente de IA para auditoria contabilística que percorre as listas de verificação financeiras de forma autónoma, verificando reconciliações e assinalando anomalias em linguagem simples.
Mas, para além das atuais funcionalidades de IA do Odoo (e caso não queira fazer já o upgrade para a v20), também pode conectar um assistente de IA externo ao seu sistema através do MCP (protocolo de contexto de modelo). Trata-se de uma norma aberta que permite aos assistentes de IA ler e atuar sobre sistemas empresariais de forma segura.
O much. Odoo MCP Server permite que assistentes de IA como Claude, ChatGPT ou Copilot acedam aos seus dados do Odoo em tempo real, para que possa fazer perguntas transversais às aplicações em linguagem simples:
«Que lotes de fornecedores foram utilizados no lote B-2023-114 e que clientes o receberam?»
«Abra um alerta de qualidade no lote LOT-2023-114 para o defeito de embalagem reportado pelo inspetor e atribua-o ao gestor de qualidade»
«Defina a data de validade dos lotes da entrega de ontem da Meyer para 12 de março de 2027, conforme indicado no respetivo certificado»
«Elimine as faturas de fornecedor em rascunho que foram importadas duas vezes esta manhã».
O assistente só vê o que o utilizador pode ver no Odoo, pode ser limitado a acesso só de leitura e cada pedido à IA fica registado. Também pode exigir que uma pessoa confirme antes de qualquer registo ser alterado.
Perguntas Mais Frequentes sobre conformidade no Odoo
O Odoo regista as alterações dos utilizadores em todas as aplicações?
Sim. As alterações aos campos monitorizados ficam registadas no chatter do registo, com o autor, a data e hora e os valores antigos e novos, e o mesmo se aplica a Inventário, Compras, Qualidade ou Contabilidade. Os registos são arquivados em vez de eliminados, pelo que o histórico continua disponível para os auditores, e a IA do Odoo pode resumir um chatter longo numa breve visão geral.
Posso configurar controlos de qualidade no Odoo e documentá-los na íntegra?
Sim. Os pontos de controlo de qualidade geram controlos automaticamente na receção, durante o fabrico ou antes da entrega. Cada resultado fica associado ao lote, à operação e ao operador. Quando um controlo falha, é aberto um alerta de qualidade onde o gestor de qualidade documenta a causa raiz e as ações corretivas e preventivas (CAPA) diretamente no registo.
Posso atribuir diferentes níveis de acesso no Odoo ao nível da aplicação, da ação e do registo?
Sim. Os direitos de acesso controlam que aplicações um utilizador pode abrir e se pode ler, criar, editar ou eliminar dados nelas. As regras de registo restringem esse acesso a registos específicos, como apenas o próprio departamento ou empresa, e os grupos ao nível do campo ocultam campos sensíveis aos utilizadores que não os devem ver.
Vamos falar sobre como configurar o seu fluxo de conformidade no Odoo
Os nossos especialistas podem ajudá-lo a automatizar os seus processos de conformidade no Odoo ou a criar fluxos de trabalho assistidos por IA, à medida da sua empresa.