Como um prestador de serviços de TI automatizou todo o processo da lead à fatura com o Odoo

Ficha do projeto:

O desafio: um panorama de TI disperso prejudica o registo de horas e a faturação dos projetos

Ao escolher o Odoo como motor da mudança, o nosso cliente procurou unificar sistemas até então desligados, que dificultavam o bom funcionamento do seu percurso da lead à fatura. Pretendia também otimizar a gestão do tempo nos projetos e o controlo de assiduidade em geral, que era deficiente devido à má comunicação entre os sistemas operacionais e financeiros. O objetivo era automatizar a faturação, melhorar a faturação de projetos com base nos registos de horas e consolidar três sistemas existentes no Odoo.

Para atingir estes objetivos, o nosso cliente enfrentou desafios decisivos que exigiam soluções engenhosas e atempadas:

• Panorama de TI desarticulado: O cliente enfrentava ineficiências operacionais devido a uma infraestrutura de TI complexa e fragmentada, com vários sistemas desligados entre si 
• Falta de visão das transações: A ausência de visibilidade sobre as transações com clientes afetava o acompanhamento e a gestão das interações
• Lacuna entre operações e finanças: Os processos operacionais e financeiros estavam isolados, o que gerava problemas de coordenação e ineficiências nos fluxos de trabalho, sobretudo no registo e na gestão do tempo e na faturação subsequente 
• Processamento manual de propostas: O fluxo manual de processamento de propostas criava problemas de eficiência e evidenciava a desarticulação dos processos dentro do mesmo projeto

A solução: implementar o Odoo 15 como fonte única de verdade para substituir sistemas isolados e consolidar os dados

Determinado a otimizar os seus processos, o nosso cliente escolheu o Odoo 15 como catalisador para resolver problemas como a desarticulação entre sistemas, melhorar o registo de horas e assegurar a sustentabilidade dos seus processos financeiros. 

Com o Odoo, o cliente criou um novo fluxo de vendas que liga de forma integrada as funções operacionais e financeiras através do registo de horas. Para além disso, integrou módulos próprios do Odoo para automatizar processos antes morosos, substituindo vários sistemas por um único ambiente que cumpre todos os seus requisitos.

1. Implementação das aplicações do Odoo Enterprise

O conjunto de aplicações do Odoo criou uma base sólida para o sucesso deste projeto. Tirámos partido de funcionalidades de aplicações do Odoo 15 como CRM, Vendas, Despesas, Registo de Horas, Assinatura, Ausências, Contabilidade e Faturação, e Colaboradores e Contratos. Como resultado, o cliente conseguiu:

• Processo de vendas eficiente e totalmente automatizado: Foi criado um fluxo de vendas à medida, baseado no Odoo, para otimizar um processo da lead à fatura antes fragmentado e com muito trabalho manual
• Integração da gestão de projetos com a contabilidade: Ao implementar e integrar eficazmente o Projeto do Odoo com a Contabilidade do Odoo, possibilitámos uma faturação de projetos correta.
• Registo de horas simplificado: A anterior ferramenta de registo de horas do cliente foi substituída pelo Registo de Horas do Odoo, simplificando a gestão do tempo e aumentando a precisão, o que permite analisar o tempo dedicado aos projetos.
• Gestão otimizada do tempo e da assiduidade: Os módulos Ausências e Presenças do Odoo foram implementados para substituir a ferramenta de RH existente, melhorando as operações de RH, incluindo a assiduidade dos colaboradores e o planeamento de férias

O resultado: processos end-to-end automatizados, faturação de projetos precisa e uma visão clara da utilização dos recursos

A integração do Odoo nas operações diárias trouxe resultados concretos ao nosso cliente:

• Faturação de projetos simplificada: Com o Odoo, o nosso cliente automatizou a faturação de projetos, utilizando os dados dos registos de horas para gerar faturas de forma eficiente e precisa, o que contribuiu para  uma maior coesão entre os processos operacionais e financeiros.
• Melhor planeamento de projetos: O registo de horas integrado do Odoo e a posterior configuração de planos de trabalho permitiram ao nosso cliente melhorar a análise do planeamento de projetos e tirar o máximo partido dos seus processos da lead à fatura.
• Consolidação num sistema unificado: Com a adoção do Odoo, o nosso cliente substituiu com sucesso três sistemas díspares, criando um ambiente operacional unificado e eficiente que simplificou os fluxos de trabalho e reduziu a complexidade.