Descubra como uma conceituada editora do setor público alemão, especializada em garantir a conformidade legal, iniciou um percurso de transformação com o Odoo 15 para automatizar processos de gestão de pessoal muito trabalhosos e otimizar a afetação de recursos.
Sobre o cliente
O nosso cliente é uma editora alemã especializada na divulgação de informação oficial, na conformidade legal e em serviços de dados empresariais. Reconhecida pela sua experiência na publicação de anúncios regulamentares importantes e de comunicações empresariais, tanto em papel como online, é uma fonte de confiança para empresas e profissionais que atuam no contexto regulamentar e empresarial da Alemanha.
Ao adotar o Odoo para gerir os contratos atuais dos colaboradores e os futuros recrutamentos, o nosso cliente pretendia automatizar processos excessivamente manuais e digitalizar a manutenção de dados, de modo a não depender de pessoas específicas para essa gestão.
Setor: Administração pública
Atua em: DE
Colaboradores: 250-1 000
Ficha do projeto:
Odoo Recrutamento
Odoo Colaboradores e ContratosO desafio – gestão de colaboradores ineficiente e esforço manual excessivo
Perante uma série de desafios, o nosso cliente procurou renovar os seus processos operacionais desatualizados com o Odoo. O objetivo final era centralizar a gestão dos colaboradores, digitalizar e automatizar totalmente as tarefas até então manuais e aceder aos dados do pessoal em tempo real para ter uma melhor visão de gestão.
Para superar estes desafios fundamentais, o nosso cliente precisava de soluções eficazes e transformadoras que lhe permitissem alcançar os seus objetivos:
- Gestão ineficiente dos colaboradores: o nosso cliente enfrentava ineficiências na gestão dos colaboradores e dos respetivos contratos, o que revelava uma necessidade urgente de melhorar os processos.
- Dependência de uma base de dados gerida por uma só pessoa: o nosso cliente dependia fortemente de uma base de dados Microsoft Access mantida por uma única pessoa, o que criava uma vulnerabilidade crítica
- Manutenção manual de dados: a manutenção de dados era um processo muito manual, que consumia tempo e recursos valiosos devido a um sistema disperso e a informação atualizada de forma irregular
- Dificuldades no acompanhamento do pessoal: o acompanhamento do pessoal, trabalhoso e muito manual, afetava a produtividade e a eficiência gerais do nosso cliente, enquanto os processos manuais de informação do pessoal provocavam atrasos e potenciais erros
A solução – tirar partido do Odoo 15 para o tratamento de dados do pessoal e a automatização dos fluxos de contratos
Perante uma série de desafios operacionais, o nosso cliente iniciou um percurso de transformação, tirando partido do Odoo 15 para renovar os fluxos de gestão de colaboradores e de processamento de dados.
1. Implementação das aplicações Odoo Enterprise
O sucesso deste projeto assentou no conjunto de aplicações do Odoo. Tirámos partido de funcionalidades de aplicações do Odoo 15, como Recrutamento ou Colaboradores e Contrato, o que permitiu ao nosso cliente alcançar o seguinte:
- Ferramentas eficientes de gestão de dados: foram concebidas e implementadas ferramentas especializadas baseadas no Odoo para melhorar significativamente a gestão de dados. Estas ferramentas simplificaram a importação e o processamento dos dados dos colaboradores a partir do sistema anterior do cliente e permitiram importar sem problemas o plano anual de pessoal.
- Interfaces de utilizador personalizadas: as interfaces de utilizador foram personalizadas no Odoo para otimizar a visão do cliente sobre os dados dos colaboradores, os contratos em vigor e as tarefas de processamento daí decorrentes.
- Automatização de fluxos de trabalho: com o Odoo, o nosso cliente automatizou fluxos de trabalho, como os alertas de renovação de contratos, de modo a reduzir a intervenção manual, minimizar os erros e garantir que as ações são realizadas atempadamente.
- Modelos de dados e painéis avançados: foram criados no Odoo modelos de dados sofisticados que permitem acompanhar em tempo real as alterações de pessoal no sistema e compará-las com o plano de pessoal. Além disso, foram criados no Odoo painéis intuitivos para que os gestores possam comparar com clareza os níveis de pessoal atuais com os planos de pessoal.
2. Integrações fluidas do Odoo com sistemas de terceiros
| Importação de dados do SAP – criámos com sucesso uma ferramenta que integrou e facilitou o processamento dos dados existentes do cliente, baseados em SAP, no seu novo sistema Odoo |
O resultado – gestão de colaboradores fluida e dados de RH otimizados
A integração do Odoo nas operações diárias do nosso cliente trouxe resultados concretos:
- Gestão unificada dos colaboradores: o nosso cliente passou a gerir os colaboradores de forma fluida num único sistema, integrando o Odoo com uma base de dados já existente para consolidar os processos e ganhar eficiência
- Dependência reduzida: o Odoo permitiu ao nosso cliente deixar de depender de uma única pessoa para a manutenção da base de dados, garantindo a integridade dos dados e reduzindo a vulnerabilidade
- Redução do esforço manual: com o Odoo, o nosso cliente eliminou processos excessivamente manuais, aumentando a eficiência operacional através da otimização da afetação de recursos e da redução de erros
- Acesso a dados em tempo real: o nosso cliente passou a ter acesso em tempo real a dados críticos do pessoal e aos níveis de pessoal para os gestores, o que facilita decisões informadas e uma gestão proativa, graças à implementação do Odoo na empresa
