Erfahren Sie, wie ein renommierter Fachverlag für offizielle Bundespublikationen mitOdoo15 sein Personalmanagement vollständig automatisiert hat und so den manuellen Arbeitsaufwand deutlich reduzieren konnte.
Über den Kunden
Unser Kunde ist ein deutscher Verlag, der auf die Verbreitung offizieller Informationen, die Einhaltung rechtlicher Vorschriften und Unternehmensdatendienste spezialisiert ist. Das Unternehmen bündelt verschiedene gesetzliche Aufgaben unter einem Dach und veröffentlicht Gesetze, Verordnungen und Unternehmensbekanntmachungen, sowohl in gedruckter Form als auch online. Darüber hinaus führt es verschiedene Register für die Bundesregierung und die Europäische Union.
Durch die Einführung von Odoo wollte man vorallem die übermäßigen manuellen Prozesse bei der Personalverwaltung automatisieren und die digitale Datenerfassung voranzutreiben, um nicht mehr von einzelnen Wissensträgern im Unternehmen abhängig zu sein.
Industrie: Öffentliche Verwaltung
Tätig in: DE
Mitarbeiter: 250-1000
Projektsteckbrief
Odoo Personalbeschaffung
Odoo Mitarbeiter & VerträgeDie Herausforderung – ineffiziente Mitarbeiterverwaltung & hoher manueller Aufwand
Ziel unseres Kunde war es seine Betriebsprozesse speziell bezüglich der Personalführung durch Odoo rundumzuerneuern.
Diese waren stark veraltet und mit hohem manuellen Arbeitsaufwand verbunden, was diverse Schwierigkeiten mit sich brachte:
- Ineffizientes Mitarbeiter- und Vertragsmanagement: Unübersichtliche Prozesse bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Verträgen führten zu operativen Ineffizienzen.
- Starke Abhängigkeit von einem einzigen Administrator: Die Abhängigkeit von einer einzelnen Person für die Verwaltung der Microsoft Access-Datenbank war riskant und beschränkte den Zugriff auf wesentliche Daten
- Manuelle Datenpflege: Arbeitsintensive manuelle Datenpflegeprozesse beanspruchten wertvolle Ressourcen und Zeit.
- Fehlender Überblick: Dadurch, dass das Monitoring manuell durchgeführt werden musste, fiel es der Führungsebene extrem schwer, den Überblick über die Belegschaft und den Personalbedarf zu behalten und Recruitingprozesse effektiv zu steuern.
Die Lösung – Personal- und Vertragsmanagement in Odoo zusammenführen & Datenerfassung automatisieren
Um die beschriebenen betrieblichen Herausforderungen zu überwinden entschied sich unser Kunde für die Einführung von Odoo 15 .
1. Implementierung von Odoo Enterprise Apps & Anpassungen
Das Grundgerüst unserer Lösung bildeten wesentliche Standard Module der Odoo Enterprise Suite. Hier implementierten wir speziell die Odoo 15 Apps für Personalbeschaffung, Mitarbeiter- und Vertragsmanagement , und entwickelten zudem basierend auf Odoo spezielle Algorithmen und Tools:
- Datenmodelle zur Überwachung von Personaländerungen: Wir haben spezielle Datenmodelle entwickelt, um die Entwicklung des Personalbestands in Odoo leicht verfolgen und mit dem Personalplan abgleichen zu können.
- Optimierte Benutzeroberflächen: Entsprechend den speziellen Wünschen unseres Kunden haben wir die Benutzeroberflächen von Odoo so angepasst, dass alle Mitarbeiterdaten und Verträge übersichtlich und bedarfsgerecht eingesehen werden können.
- Automatisierte Workflows: Mit Odoo haben wir automatische Workflows eingerichtet, beispielsweise für die rechtzeitige Benachrichtigung bei Vertragsablauf.
- Manager-Dashboards: Wir haben übersichtliche Dashboards entwickelt, anhand derer die Geschäftsführung die aktuelle Personalbesetzung und -planung mühelos im Blick behalten kann.
2. Integration von Odoo mit SAP per Datenimport
| Um die manuelle Datenübertragung abzuschaffen, mussten wir eine Lösung finden, um Daten automatisch aus dem SAP-Kernsystem des Kunden in Odoo zu übertragen. Zu diesem Zweck haben wir ein spezielles Tool entwickelt, das den einfachen und korrekten Import und die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten ermöglichte. |
Das Ergebnis – einfaches Personalmanagement mit Echtzeitüberwachung
Die Integration von Odoo in den täglichen Betrieb unseres Kunden brachte konkrete Ergebnisse:
- Effiziente Mitarbeiterverwaltung: Durch die effektive Integration der bestehenden Datenbank in Odoo war unser Kunde nun in der Lage, alle HR-Prozesse mühelos in einem einzigen System zu verwalten.
- Verbessertes Datenmanagement & erhöhte Sicherheit: Mit Odoo konnte unser Kunde die Abhängigkeit von einer einzelnen Person zur Datenbankpflege beseitigen. Dies führte zu einer verbesserten Datenintegrität und reduzierte die Verwundbarkeit, da nun mehrere Personen das System nutzen und pflegen konnten.
- Weniger manuelle Arbeit: Mit Odoo wurden zeitaufwändige manuelle Prozesse beseitigt. Dies erlaubte die Steigerung der betrieblichen Effizienz, optimierte Ressourcenzuweisung und eine Senkung der Fehleranfälligkeit
- Echtzeit-Datenzugriff: Dank Odoo konnten Führungskräfte wichtige Informationen über Mitarbeiter und aktuelle Personalveränderungen stets im Blick behalten. Dies half ihnen, fundierte Entscheidungen bei der Personalplanung zu treffen, frühzeitig auf mögliche Neuerungen zu reagieren. Odoo
