Rechnungsstellung in Odoo: Die Fakturierungsmethoden im Überblick

Odoo: Rechnungsmethoden individuell gestalten – passgenau für Ihr Unternehmen

Mit den Invoicing Policies in Odoo stehen Unternehmen verschiedene Methoden und Regeln zur Verfügung, mit denen sie automatisch Rechnungen erstellen und an ihre Kunden senden können. Diese Policies können an die verschiedenen Geschäftsbedürfnisse und -anforderungen angepasst werden, z. B. Rechnungsstellung nach Festpreis, Projektabschluss, Time & Material und viele weitere.

Festpreisabrechnung: Einfach und unkompliziert

Die Festpreisabrechnung ist eine beliebte Abrechnungsmethode für Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen zu einem Fixpreis anbieten. Mit Odoo können Sie automatisch Rechnungen zu Festpreisen erstellen, indem Sie entsprechende Fakturierungsregeln für Ihre Produkte oder Dienstleistungen definieren. Sie können den Festpreis pro Einheit oder pro Stunde festlegen und bestimmen, ob im Preis Steuern enthalten sind oder nicht. Diese Methode ist besonders nützlich für Unternehmen, die ein hohes Volumen an Kunden und Produkten oder Dienstleistungen haben, denn sie rationalisiert den Rechnungsstellungsprozess und fördert den pünktlichen Zahlungseingang.

Typische Anwendungsbereiche für diese Methode sind: 

• E-Commerce: Ein Online-Kleidungsgeschäft, das z. B. T-Shirts und Kapuzenpullis verkauft, kann die Methode „Rechnung nach Festpreis“ verwenden, um Rechnungen für jeden Verkaufsartikel zu erstellen. Ein T-Shirt könnte z. B. einen Festpreis von 20 € und ein Pullover könnte einen Festpreis von 40 € haben. Der Shop kann die Funktion „Rechnung nach Festpreis“ in Odoo nutzen, um mühelos Rechnungen für jeden Verkauf zu erstellen, wobei der Festpreis pro Artikel automatisch berechnet wird.
• Großhandel: Ein Großhandelslieferant von z.B. Büroausstattung kann die Methode „Rechnung zum Festpreis“ verwenden, um Rechnungen für jeden Großeinkauf seiner Kunden zu erstellen. So kann ein Kunde z.B. 50 Stühle zu einem Festpreis von je 100 $ kaufen. Der Großhandelslieferant kann die Funktion „Rechnung auf Festpreis“ in Odoo verwenden, um eine Rechnung für diesen Kauf zu erstellen, wobei der Festpreis auf der verkauften Menge basiert.
• Dienstleister: Eine Grafikdesign-Agentur kann z. B. die Funktion „Rechnung zum Festpreis“ in Odoo nutzen, um ihren Kunden einen Festpreis für jedes Design-Projekt zu berechnen, z. B. für die Erstellung eines Logos, die Gestaltung einer Website oder die Erstellung von Marketingmaterialien. Auf diese Weise kann die Agentur sicherstellen, dass ihre Arbeit angemessen vergütet wird, und die Kunden können die mit den einzelnen Projekten verbundenen Kosten leicht nachvollziehen.

Rechnungen basierend auf Timesheets: Präzise Abrechnung von Arbeitszeitkonten

Mit der Odoo-Funktion für die Zeitabrechnung können Unternehmen ganz einfach Rechnungen anhand der Arbeitszeit erstellen, die ihre Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt aufgewendet haben. Dies ist besonders nützlich für Dienstleistungsunternehmen oder Unternehmen, die Kunden auf Stundenbasis abrechnen. Mitarbeiter können ihre an einem Projekt geleisteten Zeiten erfassen, und diese Zeiten können verwendet werden, um Rechnungen zu erstellen. Auf diese Weise können Unternehmen ihren Kunden die für ein Projekt aufgewendeten Stunden exakt in Rechnung stellen und den Abrechnungs- und Rechnungsstellungsprozess rationalisieren. Timesheets können für einzelne Mitarbeiter oder ganze Teams erstellt werden und mit einer Beschreibung der jeweiligen Aufgabe oder des Projekts versehen werden.

Typische Anwendungsbereiche für diese Methode sind: 

• Beratungsunternehmen: Beratungen können die Funktion „Rechnung auf Basis von Stundenzetteln“ nutzen, um die Arbeitsstunden ihrer Berater zu erfassen und genaue Rechnungen für jedes Projekt zu erstellen. Wenn ein Beratungsunternehmen beispielsweise mit einem Kunden an einer Marketingstrategie arbeitet, kann es die von den einzelnen Beratern für Recherche, Planung und Besprechungen geleisteten Stunden erfassen und anhand dessen eine Rechnung erstellen, die die für das Projekt aufgewendete Zeit genau wiedergibt.
• Anwaltskanzleien: Anwaltskanzleien können die Zeitabrechnungsfunktion nutzen, um die von ihren Anwälten für verschiedene juristische Tätigkeiten aufgewendete Zeit zu erfassen und genaue Rechnungen für jeden Kunden zu erstellen. Wenn eine Anwaltskanzlei beispielsweise einen Mandanten in einem Rechtsstreit vertritt, kann sie die von den einzelnen Anwälten für Recherchen, die Vorbereitung von Dokumenten, Gerichtstermine und Mandantenbesprechungen aufgewendeten Stunden erfassen und anhand dieser Stunden eine Rechnung erstellen, die den Zeitaufwand für den Fall genau widerspiegelt.

Abrechnung basierend auf Milestones: Pünktliche Zahlungen für Langzeitprojekte

Mit Odoo’s „Invoice based on Milestones“ können Unternehmen Rechnungen erstellen, die auf erfolgreichen Projektmeilensteinen basieren. Diese Methode ist ideal für langfristige Projekte oder Dienstleistungen, die sich über mehrere Phasen erstrecken. Sie ermöglicht eine zeitnahe Zahlung und vermeidet das Warten auf den Abschluss des Projekts. Unternehmen können die Meilensteine mit Fristen und Fortschrittsverfolgung einrichten und dann automatisch oder manuell Rechnungen erstellen und an Kunden senden. Diese Methode ermöglicht strukturierte Zahlungen und gibt Kunden einen Einblick in den Projektfortschritt und die Kosten.

Typische Anwendungsbereiche für diese Methode sind: 

• Softwareentwicklung: In der Softwareentwicklungsbranche ist es üblich, Rechnungen nach Meilensteinen zu erstellen, da der Abschluss bestimmter Aufgaben, Features oder Phasen für den Gesamterfolg eines Projekts entscheidend ist. So kann ein Softwareunternehmen einem Kunden beispielsweise eine Rechnung stellen, sobald ein neues Modul oder eine neue Funktion erfolgreich entwickelt und getestet wurde.
• Marketing: Marketing-Agenturen könnten die Milestones-Funktion nutzen, um ihren Kunden verschiedene Phasen einer Marketing-Kampagne in Rechnung zu stellen, z. B. den Abschluss von Recherche, Planung, Konzeption, Media-Buying und Reporting.

Rechnung nach Liefermenge: Genaue Rechnungsstellung für Teillieferungen

Für Unternehmen, die eine Rechnung für eine Teillieferung, ein Produktmuster oder eine Dienstleistung erstellen müssen, die außerhalb des regulären Lieferplans erbracht wurde, kann die Funktion „Invoicing based on delivered quantity“ von Odoo eine gute Option sein. Mit dieser Methode können Unternehmen Rechnungen anhand der tatsächlich gelieferten Warenmenge und nicht anhand der ursprünglich bestellten Menge erstellen. Dies kann in Anwendungsfällen nützlich sein, in denen die tatsächlich gelieferte Menge kleiner oder größer ist als die ursprünglich bestellte Menge. 

Typische Anwendungsbereiche für diese Methode sind: 

• Sonderaufträge: Wenn ein Kunde eine Sonderbestellung mit speziellen Vorgaben wünscht, kann der Händler diese Funktion nutzen, um die Menge der gelieferten Waren manuell zu verfolgen und entsprechend zu berechnen.
• Teillieferungen: Mithilfe dieser Funktion können auch Teillieferungen in Rechnung gestellt werden, bei denen ein Unternehmen einen Teil der Bestellung liefert und entsprechend in Rechnung stellt, dann den Rest der Bestellung zu einem späteren Zeitpunkt liefert und erneut anhand der gelieferten Menge in Rechnung stellt.

Abonnementbasierte Rechnungsstellung: Automatisierte Rechnungsstellung für Daueraufträge

Odoo’s Abonnementfunktion automatisiert die Erstellung wiederkehrender Rechnungen für Produkte oder Dienstleistungen, die auf Abonnementbasis verkauft werden. Ideal für regelmäßige Dienstleistungen oder Produkte wie Softwarelizenzen, Website-Hosting oder Fitnessstudio-Mitgliedschaften. Unternehmen können automatische Rechnungen für Kunden auf wiederkehrender Basis einrichten, anpassbare Rechnungsvorlagen, flexible Rechnungszyklen und automatische Zahlungserinnerungen nutzen, um rechtzeitige Zahlungen sicherzustellen. So können Abonnements, Rechnungsstellung und Zahlungseinzug effizienter verwaltet werden.

Typische Anwendungsbereiche für diese Methode sind: 

• Zeitschriften-Abos: Ein Verlag kann die Abonnementfunktion in Odoo nutzen, um Kunden ihr Zeitschriftenabonnement in Rechnung zu stellen. Das Abonnement kann als wiederkehrende Rechnung eingerichtet werden, wobei der Abrechnungsrhythmus dem Erscheinungsrhythmus der Zeitschrift entspricht.
• Mitgliedschaftsgebühren: Ein Verein, der Mitgliedsbeiträge erhebt, kann die Abonnementfunktion nutzen, um seinen Mitgliedern regelmäßig Rechnungen zu stellen. Der Mitgliedsbeitrag kann als Abonnement eingerichtet werden, und die Rechnungen werden automatisch auf einer wiederkehrenden Basis erstellt. ​
• Wartungsverträge: Firmen, die Wartungsverträge anbieten, können die Abonnementfunktion in Odoo nutzen, um Rechnungen basierend auf der Vertragsdauer zu erstellen. Der Kunde erhält eine monatliche oder jährliche Rechnung für die Vertragsdauer, und die Rechnungen werden automatisch gemäß dem in Odoo eingerichteten Abonnement erstellt.