A veces, los empleados pagan gastos de su bolsillo cuando trabajan en proyectos de clientes, como el transporte o el alojamiento. Estos gastos deben refacturarse al cliente. Odoo 17 facilita refacturar estos gastos directamente al cliente. ¡Descubre con nuestra guía paso a paso cómo gestionar y refacturar gastos de forma eficiente con los módulos Contabilidad, Ventas y Gastos de Odoo 17!
La refacturación es necesaria en distintos casos de uso de diversos sectores
La refacturación en Odoo 17 es un proceso integrado en el que intervienen los módulos Contabilidad, Ventas y Gastos. Garantiza que todos los gastos relacionados con proyectos se registren y facturen al cliente con precisión. Así es como distintas empresas pueden beneficiarse de este proceso:
- Empresas de consultoría: Las empresas de consultoría pueden registrar los gastos de viaje y alojamiento en el módulo Gastos e incluirlos en las facturas de sus clientes, lo que garantiza una facturación precisa
- Empresas de construcción: Las empresas de construcción pueden registrar y aprobar gastos de proyecto y facturarlos a sus clientes, lo que garantiza que se recuperen todos los costes del proyecto
- Proveedores de servicios: Los proveedores de servicios pueden registrar como gastos las compras para proyectos de clientes y asegurarse de que se les reembolsen todos los costes incurridos
- Autónomos y pequeñas empresas: Los autónomos y las pequeñas empresas pueden registrar gastos de viaje, software o equipos, obtener su aprobación, vincularlos a las facturas de sus clientes y gestionar su flujo de caja de forma eficaz
Necesitas las aplicaciones Contabilidad, Ventas y Gastos para automatizar la refacturación en Odoo 17
La refacturación en Odoo 17 no consiste solo en gestionar gastos. Es un proceso integrado que se apoya en los módulos Ventas y Contabilidad para facturar al cliente con precisión. Así funciona la integración:
- Módulo Gastos: Registra los costes en los que incurren los empleados
- Módulo Ventas: Vincula los gastos a los pedidos de venta para que se facturen al cliente
- Módulo Contabilidad: Gestiona la aprobación y el registro contable de estos gastos
Cómo refacturar gastos a clientes en Odoo 17: guía en 5 pasos
Para tu información: Antes de empezar, asegúrate de tener instalados los módulos Ventas y Contabilidad, además de la aplicación Gastos.
Paso 1: Activa los ajustes de Contabilidad
Ve al módulo Contabilidad y después a Configuración > Ajustes
Activa Contabilidad analítica y haz clic en Guardar para aplicar los cambios
Paso 2: Configura la aplicación Gastos y los productos
De forma predeterminada, la opción «Cliente a refacturar» está activada en algunas categorías de gastos, como Viajes y alojamiento, Comunicación, Comidas y Kilometraje. Sin embargo, no todas las categorías predeterminadas la tienen activada. Para activarla:
Ve a la aplicación Gastos en Odoo
Ve a Configuración > Categorías de gastos para ver todas las categorías
Revisa la columna Refacturar gastos para ver la configuración actual y haz clic en una fila para abrirla
En la sección Factura, selecciona «Al costo» o «Precio de venta» en el campo «Refacturar gastos»
Paso 3: Añade gastos al pedido de venta
Crea un pedido de venta y añade un cliente y un producto. Confirma el pedido de venta
Ve al tablero de la aplicación Gastos y haz clic en «Nuevo»
Añade una descripción al formulario de gasto y elige una de las siguientes categorías. Como vamos a crear un gasto de alojamiento en hotel, elegiremos la última opción.
- Comunicación: cualquier tipo de comunicación relacionada con un proyecto o pedido
- Otros: gastos que no encajan en ninguna otra categoría
- Comidas: cualquier gasto de comidas relacionado con un proyecto o pedido
- Regalos: cualquier gasto en regalos relacionado con un proyecto o pedido
- Kilometraje: cualquier gasto de kilometraje (combustible) relacionado con un proyecto o pedido
- Viajes y alojamiento: cualquier gasto de viaje o alojamiento relacionado con un proyecto o pedido
Introduce el importe total del gasto (el mismo que el del producto en el pedido de venta). Campos como Impuestos incluidos, Fecha del gasto y Cuenta se rellenan automáticamente, pero puedes modificarlos si es necesario
Elige el empleado responsable del gasto. En este ejemplo, el empleado lo pagó de su bolsillo, así que elegiremos la opción Empleado (a reembolsar)
En la sección Cliente a refacturar, selecciona el pedido de venta al que debe vincularse este gasto. También puedes adjuntar recibos y dividir gastos si es necesario.
Paso 4: Registra y contabiliza el gasto
Una vez cumplimentado el gasto, haz clic en «Crear informe»
Una vez creado el informe, haz clic en «Enviar al responsable» para su aprobación
Una vez aprobado el informe, el responsable hará clic en «Registrar asientos contables»
Paso 5: Refactura el gasto
Vuelve al pedido de venta (puedes hacer clic en el botón inteligente de la parte superior del informe de gastos)
El nuevo gasto aparece ahora como línea de pedido, la columna Entregado está rellenada y ya puedes hacer clic en «Crear factura».
Al hacer clic en «Crear factura», aparecerá una ventana emergente. Deja la opción predeterminada «Factura normal» y haz clic en «Crear borrador».
Este borrador solo mostrará el gasto en la línea de pedido. Si todo es correcto, haz clic en Confirmar. El estado de la factura cambiará a «Registrado».
Una vez registrada la factura, haz clic en «Enviar e imprimir» para enviarla al cliente.
Aparecerá una ventana emergente en la que podrás revisar y modificar el mensaje y los documentos.
La factura se ha enviado al cliente; ahora puedes hacer clic en «Registrar pago».
Aparecerá una ventana emergente para registrar el pago en Contabilidad; la información debería rellenarse automáticamente de forma correcta. Confirma y haz clic en «Crear pago».
Al hacer clic en el botón, la ventana emergente desaparecerá y tu flujo de pago de la refacturación estará completo. ¡Ahora puedes conciliar el pago registrado directamente en tus operaciones contables!
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